نرم‌افزار مدیریتی چیست و چه کاربردی دارد؟

اگر درگیر یک پروژه یا مجموعه‌ای از وظایف هستید، نرم افزار مدیریتی به شما کمک خواهد کرد تا تصمیمات بهتری بگیرید. به صورت کلی نرم افزار مدیریتی، نرم‌ افزاری است که برای ساده‌سازی و خودکارکردن فرآیندهای مدیریتی ایجاد شده و وظیفه اصلی آن‌ها کاهش پیچیدگی در پروژه‌ها و وظایف است. از طرف دیگر بررسی عملکرد کارکنان برای تشویق یا تسهیل همکاری تیمی و گزارش‌گیری هم بخشی از توانایی نرم افزارهای مدیریتی است.

پس بیایید با هم مرور کنیم. نرم افزارهای مدیریت در این امور به شما کمک خواهند کرد:

ساده‌سازی فرآیندهای مدیریتی

خودکارکردن فرآیندها

بررسی عملکرد کارکنان

تسهیل همکاری تیمی

گزارش‌گیری از روندها

نرم افزارهای مدیریتی چه شاخه‌هایی دارند و کدام به درد ما می‌خورد؟

به صورت کلی نرم‌ افزارهای مدیریتی شامل، نرم افزار مدیریت مالی، مدیریت پروژه، مدیریت منابع انسانی و مدیریت ارتباطات و ... هستند اما، تحقیقات نشان ‌می‌دهد برای اینکه یک نرم‌افزار مدیریتی مفید واقع شود باید این چند امکان در آن تعریف شده باشد.

• مدیریت وظایف
• قابلیت برنامه‌ریزی
• اشتراک‌گذاری فایل
• ارتباط بین افراد
• گزارش‌دهی

با دیدی کلی‌تر، نرم افزار مدیریت یک اصطلاح گسترده و فراگیر برای اشاره به هر و همه نوع نرم افزاری است که برای مدیریت یا کمک به مدیریت نوعی پروژه یا کار طراحی شده است اما، ویژگی‌های این نرم افزارها بسته به نوع فعالیت تغییر می‌کند.

به عنوان مثال، برای مدیریت پروژه، نرم افزار دارای ویژگی‌هایی است که به مدیریت تمام منابع مورد نیاز پروژه از جمله منابع مالی و انسانی کمک می‌کند.

در حقیقت نرم افزار مدیریت پروژه کمک می‌کند تا دیدی واضح از وظایف، وضعیت آن‌ها، تاریخ سررسید و همچنین شخص انجام‌دهنده آن‌ها داشته باشید.

مثال دیگر، نرم‌ افزار مدیریت مالیست که دارای ویژگی‌های کاملاً متفاوتی در مقایسه با یک نرم افزار مدیریت پروژه خواهد بود، اما هر دو در واقع نرم افزار مدیریتی هستند.

ویژگی‌های نرم افزار مدیریت

نرم افزارهای مدیریتی در اصل خود این چهار ویژگی را دارند:

• تعریف محدوده

قبل از انجام هر کار جدید، نتیجه و هدف فعالیت باید به وضوح تعریف شود. نرم افزار مدیریتی نیازمندی‌های پروژه، مهلت‌های زمانی مشتری، بودجه، منابع و سایر عناصر مورد نیاز تیم برای فعالیت را جمع آوری و مشخص می‌کند.

• برنامه ریزی

راه‌حل‌های نرم‌ افزار مدیریتی بر یک سیستم زمان‌بندی قوی و مبتنی بر تقویم تکیه دارند تا اطمینان حاصل کنند که منابع مناسب در زمان مناسب استفاده می‌شوند.

زمان‌بندی صحیح، تمرکز تیم‌های داخلی و دورکار را در یک مسیر نگه می‌دارد تا همه بخش‌های پروژه کاملا هماهنگ باشند و سرعت رسیدن به اهداف افزایش یابد.

• تخصیص افراد

نرم افزار مدیریت، پروژه‌ها را برای رهبر تیم قابل پیش‌بینی و ساده می‌کند و از سوی دیگر امکان شناسایی شکاف‌‌های تخصصی در منابع انسانی را قبل از اینکه جریان کار مختل شود در اختیار رهبر و مدیر پروژه قرار می‌دهد.

• همکاری

امکان ارتباط آسان برای موفقیت تیم، امری بسیار مهم است. نرم افزار مدیریتی با امکان چت آنلاین، ابزار کنفرانس ویدیویی، ابزارهای بررسی، اشتراک گذاری فایل و ذخیره اسناد کمک می‌کند تا اعضای تیم با هم در ارتباط باشند.

مزایای نرم افزار مدیریتی

پنج مزیت کلیدی نرم افزارهای مدیریتی فارغ از اندازه شرکت بشرح زیر است:

۱- چندین سیستم را ادغام می کند

از مدیریت پروژه تا هماهنگ کردن منابع، نیازمندی‌ها و ارتباط بین افراد، نرم‌افزار مدیریت همه این امور را کنار هم ادغام می‌کند.

۲- دید کلی نسبت به کل شرکت می‌دهد

نرم افزار مدیریتی دسترسی افراد مناسب به اطلاعات مناسب را در زمان مناسب فراهم می‌کند. زمان صرفه‌جویی شده زمانی است که می تواند صرف کارهای مهم‌تر و درآمدزا شود.

۳- تاریخ ها، محصولات و مسئولیت‌ها را روشن می‌کند

با استفاده از یک سیستم یکپارچه و یک ساختار ارتباطی آنلاین، همه اعضای تیم درکی صحیح از مسئولیت‌های خود در طول پروژه دارند.

۴- گزارش‌دهی واضح‌تر و سریع‌تر را تسهیل می‌کند

از آنجایی که نرم ‌افزار مدیریت، داده‌ها را در زمان واقعی جمع‌آوری و به مدیریت گزارش می‌دهد، امکان واکنش به تغییرات سریع‌تر و دقیق‌تر خواهد بود.

۵- خطر شکست را کاهش می دهد

طبق یک نظرسنجی جهانی در سال ۲۰۱۹ ، تنها ۱۹ درصد از سازمان‌ها، پروژه‌های خود را با موفقیت و به موقع تمام می‌کنند. هزینه و زمان بیش از حد، انحراف از ماموریت اصلی و در نهایت ذینفعان ناراضی، نتایج معمولی هستند که برای عدم موفقیت سازمان‌ها ذکر شده است.

در حالی که نرم افزار مدیریت نمی تواند احتمال شکست پروژه را از بین ببرد، راه حل مناسبی ایجاد می‌کند که عناصر پروژه می‌توانند دقیق‌تر و صحیح‌تر عمل کنند.

می‌توانید استفاده رایگان از نرم افزار مدیریتی میزیتو را از همین امروز آغاز کنید.