۱۵ اصطلاحی که همه افراد در مدیریت پروژه باید بدانند

مدیریت پروژه که یکی از پرطرفدارترین مشاغل در سراسر جهان است، دارای متدها و آموزه‌های متفاوتی است. در واقع، روش‌های متفاوتی برای مدیریت یک پروژه وجود دارد که شرکت‌ها برای تکمیل فعالیت‌های خود، به شیوه‌ای موفق به آنها تکیه می‌کنند. در این مقاله، اصطلاحات برتر و مهم در نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی و خارجی را که هر مدیر پروژه باید بداند، بررسی خواهیم کرد تا راهنمای مناسبی را در اختیار داشته باشید.

۱. اهداف:
اگر هدف پروژه به درستی تعریف نشده باشد، برای اعضای تیم پروژه سخت است که خود را با پروژه هماهنگ کنند. در طول جلسه شروع پروژه، معیارها را تعریف کنید و به آنها نشان دهید که چه چیزی در نظر دارید که باید کل تیم به آن برسند.

پس مهم است بدانیم که هدف و هدف‌گذاری در یک پروژه اهمیت بسیاری دارند. هدف، جهت حرکت در پروژه را تعیین کرده و به تیم کمک می‌کند تا به طور مؤثر به سوی هدف نهایی پیش بروند. هدف‌گذاری یک راهنمایی است که تیم را در جهت دستیابی به هدف هدایت می‌کند. با داشتن هدف و هدف‌گذاری، تیم می‌تواند برنامه‌ریزی مناسب انجام دهد، وظایف و مسئولیت‌ها را به همه افراد تخصیص دهد و بهبود عملکرد و کارایی را تسهیل کند.

همچنین، هدف‌گذاری به تیم انگیزه بیشتری داده و اعتماد به نفس اعضا را افزایش می‌دهد. در نهایت، هدف‌گذاری به تیم اجازه می‌دهد تا پیشرفت خود را ارزیابی کنند و در صورت نیاز تغییراتی را در برنامه و راهبرد خود اعمال نمایند.

۲. قابل تحویل:
اصطلاح دیگری که زمان استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین به وفور با آن مواجه خواهید شد، Deliverable  یا محصول قابل تحویل است. تصویر نهایی پروژه که اغلب به عنوان «قابل تحویل» نامیده می‌شود، یک نتیجه ملموس است که در نهایت از پروژه ما به جا می‌ماند. فراموش نکنید که هر پروژه محصولات تحویلی داخلی یا خارجی ایجاد می‌کند که در نتیجه اجرای صحیح پروژه تولید می‌شوند.

۳. نقشه راه:
با تعیین اهداف پروژه، تمرکز مورد نیاز برای ایجاد یک نقشه راه برای تحقق اهداف را در اختیار خواهیم داشت. توجه کنید که همه اهداف باید SMART (خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان) باشند تا دسترسی به این نقشه راه آسان‌تر شود.

۴. منابع قابل اعتماد در مدیریت پروژه
برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه‌ها، نیاز دارید تا منابع پروژه خود را به درستی انتخاب کنید. این منابع ممکن است شامل افراد، سرمایه، ابزار، فضا، زمان و سایر عوامل باشند. بدون تخصیص مناسب و بهینه منابع، دستیابی به اهداف و چشم اندازهای هر پروژه دشواری است و می‌تواند تأثیر منفی بر روند پیشروی پروژه داشته باشد؛ بنابراین، به منظور رسیدن به موفقیت در پروژه، تخصیص درست و با دقت منابع بسیار مهم است.

۵. تیم پروژه:
تیم پروژه شما، به عنوان مهم‌ترین منبع، نقش حیاتی در موفقیت پروژه ایفا می‌کند. برای انتخاب تیم مناسب، باید به توانایی‌ها و مهارت‌های فردی اعضا توجه کنید و بر اساس آنها تیم را تشکیل دهید. همچنین، تجربه اعضا نیز در انتخاب تیم بسیار مهم است. با داشتن یک تیم مجرب و ماهر، قادر خواهید بود به بالاترین سطح کارایی و عملکرد در نرم افزار مدیریت پروژه چابک دست پیدا کنید. همچنین، تیم قوی و هماهنگ قادر است به چالش‌های پروژه پاسخ دهد و بهبود و پیشرفت مستمر را تضمین کند.

۶. تصمیمات:
شفافیت در تصمیم‌گیری یکی اصول مهم در هر پروژه است. باید مشخص شود که کدام تصمیمات می‌توانند توسط هیئت مدیره پروژه بررسی شوند و کدام تصمیمات می‌توانند به صورت سریع اتخاذ شوند. برای ایجاد شفافیت در تصمیم‌گیری، باید نقش و مسئولیت هر فرد در تصمیم‌گیری به طور صریح مشخص شود. این کار به تیم اعتماد و قدرت تصمیم‌گیری می‌دهد و فرایند تصمیم‌گیری را سریع‌تر و مؤثرتر می‌کند.

۷. مناظرات:
یک موقعیت را از زوایای مختلف تجزیه و تحلیل کرده و تیم خود را تشویق کنید تا راه حل‌های متعددی را بیابند و بهترین را انتخاب کنند. در واقع باید این توانایی را داشته باشید که یک فضای مناسب برای بحث سالم و کشف فرصت‌های جدید را ایجاد کنید تا روند تصمیم گیری آگاهانه آغاز شود.

۸. مهلت:
زمان، به عنوان یکی از حیاتی‌ترین منابع در پروژه، بسیار اهمیت دارد. تیم شما باید به ضرب الاجل‌های پروژه پایبند باشد تا بتوانید پروژه را به موقع تکمیل کنید. هر تأخیری در زمان می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌ها و مصرف بیشتر منابع شود. از این رو، پیشنهاد می‌شود تیم به دقت به زمان‌بندی پروژه پایبند باشد و از تمام ظرفیت خود برای رعایت زمان‌ها استفاده کند تا استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه فارسی به طور مؤثر و بهینه انجام شود.

۹. برای مدیریت پروژه کاوش کنید:
راه‌های جدید و هر گزینه موجود را کاوش کنید. مزایا و معایب را درک کرده و بهترین طرح ممکن برای پروژه را ارائه دهید تا بیشترین ارزش را هم برای مشتری و هم برای شرکت ایجاد کند.

۱۰. محدودیت‌ها:
محدودیت‌ها همان چیزهایی هستند که خارج از کنترل پروژه خواهند بود و باید به طور مؤثر مدیریت شوند. محدودیت‌های منابع ممکن است در میانه راه و زمانی که تاریخ‌ها / زمان‌ها طولانی می‌شوند، ایجاد شوند.

۱۱. اولویت‌ها:
اولویت‌ها بارها و بارها تغییر می‌کنند؛ بنابراین اولویت‌ها را فهرست کنید و تیم خود را از تغییر زمینه مطلع نمایید. تنها در این وضعیت است که همه می‌توانند مطابق با طرح پروژه جدید پیش بروند.

۱۲. نقاط عطف در مدیریت پروژه:
نقاط عطف هم اصطلاحی رایجی است و به زمان‌بندی‌هایی اشاره دارد که نشان‌دهنده تکمیل یک پروژه بزرگ هستند. در واقع از آنها به عنوان یک نقطه بازرسی پروژه برای تأیید نحوه پیشرفت پروژه استفاده می‌شود.

۱۳. پرچم‌های قرمز:
سازمان باید محیطی ایجاد کند که در صورت وجود مشکل در پروژه، کارمندان مسائل را به راحتی با مدیران مطرح کنند. تیم‌های فعال در هر پروژه باید برای حل مشکلات گرد هم آیند و نظرات واقعی و بی‌طرفانه خود را ارائه دهند.

۱۴. مسئولیت پذیری:
مسئولیت پذیری و محافظت از تسک‌ها، همان چیزی است که پروژه را تکمیل می‌کند. تیم‌ها می‌توانند حجم کار خود را به اشتراک بگذارند، اما افراد در هر تیم، مسئول تکمیل وظایف خودشان هستند.

۱۵. مسیر بحرانی در مدیریت پروژه:
در نهایت، اصطلاح مسیر بحرانی در استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ها به طولانی‌ترین مسیر در طول برنامه کاری اشاره دارد. اگر یک فعالیت در مسیر بحرانی چند روز تأخیر داشته باشد، کل پروژه چند روز به تأخیر می‌افتد؛ بنابراین مطمئن شوید که مسیر بحرانی را در طول چرخه عمر پروژه شناسایی کرده‌اید.