مدیریت اختلاف در محیط کار؛ ۷ موقعیت دشوار واقعی
منتشر شده در ۱۳۹۸/۴/۲۹ ساعت ۱۷:۰۸
زمان خوانش ۱۴ دقیقه
تصور کنید در جلسه هفتگی شرکت هستید و یکی از همکاران، ایده‌ای را که هفته گذشته مطرح کرده بودید به نام خودش ارائه می‌کند. همه از پیشنهاد او استقبال می‌کنند، اما شما نمی‌دانید باید همان لحظه واکنش نشان دهید یا بعد از جلسه موضوع را مطرح کنید. یا شاید مدیرتان درست زمانی که می‌خواهید محل کار را ترک کنید، وظیفه جدیدی به شما واگذار کند؛ در حالی که انجام کارهای قبلی هم تمام وقتتان را گرفته است.
این موقعیت‌ها ممکن است برای هر فردی در محیط کار پیش بیاید. مسئله فقط این نیست که حق با چه کسی است؛ مهم این است که چگونه از حقوق و خواسته‌های خود دفاع کنیم، بدون اینکه یک اختلاف‌نظر ساده به تعارضی جدی تبدیل شود.
گاهی یک جمله مناسب می‌تواند مسیر گفت‌وگو را تغییر دهد. بااین‌حال، همیشه گفتن یک جمله کافی نیست و لازم است با اقداماتی مانند مستندسازی، مذاکره و پیگیری اصولی، مسئله را مدیریت کنیم.
در ادامه، 7 موقعیت دشوار در محیط کار را با مثال‌هایی از فضای کاری شرکت‌های ایرانی بررسی می‌کنیم تا بدانید در هر موقعیت چه بگویید، چگونه رفتار کنید و چه زمانی سراغ راهکارهای جدی‌تر بروید.
زمانی که همکارتان ایده شما را به نام خودش مطرح می‌کند
موقعیت اول: فرض کنید سارا، کارشناس بازاریابی یک شرکت نرم‌افزاری، در جلسه برنامه‌ریزی ماهانه پیشنهاد می‌دهد که برای افزایش فروش، یک کمپین معرفی مشتری راه‌اندازی شود؛ کمپینی که در آن مشتریان فعلی با معرفی مشتری جدید، اعتبار هدیه دریافت می‌کنند.
مدیر بازاریابی معتقد است اجرای چنین کمپینی در شرایط فعلی دشوار است و پیشنهاد سارا را رد می‌کند.
یک هفته بعد، امیر که در همان تیم فعالیت می‌کند، ایده مشابهی را با تغییراتی جزئی در جلسه مطرح می‌کند. این بار مدیر از پیشنهاد استقبال می‌کند و مسئولیت اجرای کمپین را به امیر می‌سپارد. سارا از این اتفاق ناراحت است؛ به‌ویژه چون امیر هنگام ارائه، اشاره‌ای به پیشنهاد اولیه او نکرده است. اما آیا بهتر است همان لحظه اعتراض کند؟
در این موقعیت چه باید گفت؟
سارا می‌تواند بدون متهم کردن همکارش و با لحنی محترمانه بگوید:
«خوشحالم ایده‌ای که هفته پیش درباره کمپین معرفی مشتری مطرح کردم، دوباره مورد بررسی قرار گرفته. امیر، ممنون که پیشنهاد رو توسعه دادی. من هم چند راهکار تکمیلی دارم که می‌تونیم برای اجرای بهتر کمپین بررسی کنیم.»
این جمله سه کار انجام می‌دهد: به پیشنهاد اولیه سارا اشاره می‌کند، سهم امیر در توسعه ایده را نادیده نمی‌گیرد و فرصت مشارکت دوباره را برای سارا فراهم می‌کند.
چرا این برخورد مناسب است؟
اولین واکنش در چنین شرایطی ممکن است اعتراض مستقیم یا متهم کردن همکار به سرقت ایده باشد. اما قبل از واکنش بهتر است مشخص کنیم که آیا همکار واقعا قصد داشته ایده را به نام خودش تمام کند یا صرفا به منشا اولیه آن اشاره نکرده است.
مطرح کردن ایده اولیه در فضایی حرفه‌ای کمک می‌کند بدون ایجاد تنش غیرضروری، نقش خود را در شکل‌گیری پیشنهاد مشخص کنید. البته اگر این رفتار چندین بار تکرار شود، موضوع دیگر صرفا یک سوءتفاهم نیست و باید جدی‌تر پیگیری شود.
برای جلوگیری از تکرار این اتفاق چه کنیم؟
بهتر است ایده‌های مهم را به شکل مکتوب ثبت کنید. برای مثال، پس از جلسه برنامه‌ریزی، پیشنهاد خود را همراه با جزئیات و تاریخ در فضای مشترک تیم قرار دهید.
اگر قرار است چند نفر روی یک ایده کار کنند، نقش هر فرد را مشخص کنید تا بعدا اختلافی درباره میزان مشارکت اعضا شکل نگیرد.
همچنین می‌توانید پس از جلسه، با همکارتان به‌صورت خصوصی صحبت کنید و توضیح دهید که انتظار دارید هنگام ارائه پیشنهادهای مشترک، به نقش شما نیز اشاره شود.
اگر این موضوع بر ارزیابی عملکرد یا پیشرفت شغلی شما تأثیر دارد، لازم است مستندات مرتبط را نگه دارید و در صورت نیاز مسئله را با مدیر مستقیم خود مطرح کنید.
زمانی که کار ضروری دارید، اما از شما می‌خواهند بیشتر در محل کار بمانید
موقعیت دوم: مریم، طراح رابط کاربری یک شرکت نرم‌افزاری، باید هر روز ساعت ۵ محل کارش را ترک کند تا فرزندش را از مهدکودک تحویل بگیرد.
یک روز ساعت چهار و نیم، مدیر محصول از او می‌خواهد در جلسه‌ای شرکت کند که احتمالا تا ساعت شش ادامه خواهد داشت.
مریم می‌داند حضور در جلسه مهم است، اما امکان تغییر برنامه شخصی خود را ندارد. از طرف دیگر، نگران است که خروج زودهنگام باعث شود مدیر تصور کند به مسئولیت‌های شغلی‌اش اهمیت نمی‌دهد. چگونه می‌تواند این موقعیت را مدیریت کند؟
در این موقعیت چه باید گفت؟
مریم می‌تواند محترمانه و در عین حال شفاف به مدیرش بگوید: «من امروز یک تعهد شخصی دارم و باید راس ساعت ۵ از شرکت خارج بشم. می‌تونم تا اون ساعت در جلسه حضور داشته باشم و اگر موضوعی باقی موند، فردا صبح در اولین فرصت پیگیریش کنم.» اگر واقعا با یک وضعیت اضطراری روبه‌رو است، بهتر است به‌جای توضیحات طولانی، اضطراری بودن موضوع را اعلام کند و در صورت امکان، برنامه‌ای برای کارهای فوری ارائه دهد.
چرا این برخورد مناسب است؟
مرزبندی حرفه‌ای به این معنا نیست که مسئولیت‌های کاری را نادیده بگیریم. در عین حال، کارمندان نیز لزوما موظف نیستند جزئیات زندگی شخصی‌شان را با تمام همکاران در میان بگذارند. وقتی محدودیت زمانی خود را روشن بیان می‌کنید، طرف مقابل بهتر می‌تواند برای ادامه کار برنامه‌ریزی کند.
نکته مهم این است که از عذرخواهی‌های مکرر یا ساختن بهانه‌های غیرواقعی پرهیز کنید. اگر امکان حضور در جلسه را ندارید، بهتر است این موضوع را زودتر اعلام کنید.
البته در بعضی مشاغل، مانند مراکز درمانی یا واحدهای عملیاتی حساس، ترک محل کار ممکن است به هماهنگی برای تحویل مسئولیت و رعایت الزامات ایمنی نیاز داشته باشد.
چه کارهای دیگری می‌توان انجام داد؟
اگر جلسات خارج از ساعت کاری به‌طور مرتب برگزار می‌شوند، درباره زمان‌بندی آن‌ها با مدیرتان صحبت کنید. همچنین می‌توانید کارهای ضروری را پیش از خروج به یکی از اعضای تیم تحویل دهید و وضعیت آن‌ها را در ابزار مدیریت وظایف ثبت کنید تا سایر اعضا برای ادامه کار منتظر شما نمانند.
به‌عنوان مثال، مریم می‌تواند آخرین تغییرات طراحی را همراه با توضیحات لازم در میزکار پروژه ثبت کند تا تیم توسعه در زمان غیبت او به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد.
زمانی که همکار مورد اعتمادتان شما را غافلگیر می‌کند
موقعیت سوم: رضا و محمد چند سال است در یک شرکت طراحی وب با یکدیگر همکاری می‌کنند. رضا مسئول ارتباط با مشتریان است و محمد مدیریت شرکت را بر عهده دارد. آن‌ها رابطه‌ای دوستانه دارند و همیشه تلاش کرده‌اند در انجام پروژه‌ها به یکدیگر کمک کنند.
یک روز، محمد در جلسه برنامه‌ریزی اعلام می‌کند که قصد دارد ساختار تیم را تغییر دهد و بخشی از وظایفی را که تا امروز رضا پیگیری می‌کرده است، به تیم دیگری منتقل کند.
رضا از شنیدن این تصمیم غافلگیر می‌شود. او انتظار داشته محمد پیش از اعلام عمومی چنین تغییری، موضوع را با او در میان بگذارد. بعد از جلسه، رضا ناراحتی خود را مطرح می‌کند؛ اما محمد در پاسخ می‌گوید که همیشه در موقعیت‌های مختلف از او حمایت کرده و انتظار چنین واکنشی را نداشته است. بحث آن‌ها خیلی زود از یک اختلاف کاری به مرور دلخوری‌های گذشته تبدیل می‌شود.
در این موقعیت چه باید گفت؟
رضا می‌تواند گفت‌وگو را به مسئله اصلی برگرداند: «محمد، من واقعا از حمایت‌هایی که تا امروز ازم کردی ممنونم. ناراحتی من بابت همکاری‌های قبلی‌مون نیست. مسئله اینه که این تغییر مستقیما روی کار من تاثیر می‌ذاره و انتظار داشتم قبل از اعلامش در جلسه، درباره‌اش با هم صحبت کنیم.»
چرا این برخورد مناسب است؟
یکی از اشتباهات رایج هنگام اختلاف با همکاران صمیمی، وارد کردن موضوعات نامرتبط به گفت‌وگو است. برای مثال، ممکن است هنگام اعتراض درباره یک تصمیم کاری، طرف مقابل فهرستی از کمک‌های گذشته خود را مطرح کند. در نتیجه، به‌جای بررسی تصمیم فعلی، هر دو نفر وارد بحثی احساسی درباره رابطه‌شان می‌شوند.
برای جلوگیری از این اتفاق، باید میان قدردانی از رفتارهای گذشته و مخالفت با تصمیم فعلی تفاوت قائل شد. به‌جای استفاده از عباراتی مانند «تو همیشه بدون هماهنگی تصمیم می‌گیری»، بهتر است درباره یک اتفاق مشخص و تاثیر آن بر کارتان صحبت کنید.
تمرکز بر رفتار مشخص، شنیدن دیدگاه طرف مقابل و توافق بر راه‌حل از اصولی هستند که در مدیریت تعارض نیز توصیه شده‌اند.
چگونه از تکرار چنین اختلاف‌هایی جلوگیری کنیم؟
اگر تصمیم‌های چند تیم بر یکدیگر تاثیر می‌گذارند، بهتر است فرآیندی مشخص برای هماهنگی میان تیم‌ها تعریف شود. برای مثال، رضا و محمد می‌توانند توافق کنند که از این پس هر تغییر مهمی در تقسیم وظایف، پیش از اعلام عمومی، در جلسه‌ای مشترک بررسی شود. همچنین بهتر است مسئولیت‌ها، افراد تصمیم‌گیرنده و زمان اجرای تغییرات مشخص باشند.
اگر اختلاف‌نظر هنوز برطرف نشده است، می‌توانند با حضور مدیر پروژه درباره تاثیر -تصمیم بر زمان‌بندی و مسئولیت‌های هر تیم صحبت کنند.
زمانی که باید به درخواست همکارتان «نه» بگویید
موقعیت چهارم: علی، کارشناس تولید محتوای یک شرکت نرم‌افزاری، در حال آماده‌سازی مطالب کمپین جدید است. طبق برنامه، باید تا پایان هفته پنج مقاله را تکمیل کند و محتوای صفحات لندینگ را نیز تحویل دهد.
در همین شرایط، مدیر فروش از علی می‌خواهد که یک کاتالوگ جدید هم برای معرفی خدمات شرکت آماده کند. او تاکید می‌کند که کاتالوگ باید تا فردا تکمیل شود.
علی می‌داند که اگر این درخواست را بپذیرد، احتمالا نمی‌تواند سایر وظایفش را به‌موقع انجام دهد. بااین‌حال، نگران است که مخالفت با درخواست مدیر فروش، همکاری میان دو تیم را تحت تاثیر قرار دهد.
در این موقعیت چه باید گفت؟
علی می‌تواند ضمن توضیح شرایط خود، درباره اولویت‌ها مذاکره کند: «حتما در آماده‌سازی کاتالوگ کمک می‌کنم، اما با توجه به برنامه فعلی تیم، نمی‌تونم تا فردا تحویلش بدم. اگر این کار اولویت بیشتری داره، باید با مدیرم هماهنگ کنیم که کدوم یکی از کارهای فعلی رو به زمان دیگه‌ای منتقل کنیم.»
اگر علی واقعا ظرفیت انجام کار جدید را ندارد، باید بتواند صریح‌تر پاسخ دهد: «متاسفانه با حجم کار فعلی، امکان انجام این درخواست رو ندارم. پیشنهاد می‌کنم زمان تحویل رو تغییر بدیم یا بخشی از کار رو به همکار دیگه‌ای بسپاریم.»
چرا این برخورد مناسب است؟
نه گفتن حرفه‌ای به معنای مخالفت با همکاری تیمی نیست؛ بلکه مشخص کردن ظرفیت واقعی، محدودیت‌ها و تعهدات کاری است.
وقتی بدون بررسی حجم کار، هر درخواست جدیدی را می‌پذیریم، ممکن است کیفیت وظایف قبلی کاهش پیدا کند یا نتوانیم کارها را در زمان تعیین‌شده تحویل دهیم.
از طرف دیگر، پاسخ‌های مبهمی مانند «حالا ببینیم چی می‌شه» ممکن است این تصور را ایجاد کنند که درخواست را پذیرفته‌ایم. به همین دلیل، بهتر است پاسخ ما روشن و متناسب با شرایط باشد.
چگونه حرفه‌ای‌تر نه بگوییم؟
پیش از پاسخ دادن، سه موضوع را بررسی کنید: آیا درخواست جدید واقعا فوری است؟ آیا انجام آن جزو مسئولیت‌های شماست؟ آیا می‌توانید بدون ایجاد اختلال در سایر وظایف، آن را انجام دهید؟
اگر درخواست از طرف مدیر مستقیم شما مطرح شده است، به‌جای مخالفت کلی، درباره اولویت‌ها صحبت کنید. برای مثال، بپرسید کدام وظیفه باید زودتر انجام شود و چه کاری می‌تواند به تعویق بیفتد.
اما اگر همکارتان مرتب وظایف خودش را به شما واگذار می‌کند، لازم است مرزهای مشخص‌تری تعیین کنید. ثبت وظایف، زمان تحویل و مسئول هر فعالیت در یک ابزار مدیریت پروژه نیز به شما کمک می‌کند هنگام دریافت درخواست جدید، تصویر دقیق‌تری از حجم کارتان ارائه دهید.
زمانی که مجبورید به دوست یا همکار صمیمی‌تان تذکر بدهید
موقعیت پنجم: نگار و نرگس چند سال است در یک شرکت تبلیغاتی با یکدیگر همکاری می‌کنند. نگار مسئول طراحی گرافیک و نرگس مدیر تولید محتواست. این دو رابطه دوستانه‌ای دارند و در پروژه‌های مختلف کنار هم کار می‌کنند. اما اخیرا نگار چند بار فایل‌های طراحی را دیرتر از موعد مقرر تحویل داده است.
این تاخیرها باعث شده نرگس نتواند محتواهای کمپین را طبق برنامه منتشر کند و مجبور شود در آخرین لحظات، برنامه تیم را تغییر دهد. نرگس نمی‌خواهد با انتقاد از دوستش به رابطه‌شان آسیب بزند؛ اما ادامه این وضعیت نیز برای تیم امکان‌پذیر نیست.
در این موقعیت چه باید گفت؟
نرگس می‌تواند در یک گفت‌وگوی خصوصی، بدون سرزنش کردن نگار، مسئله را مطرح کند و این بازخورد را بدهد که: «نگار، می‌خوام درباره زمان تحویل طراحی‌ها باهات صحبت کنم. توی دو پروژه اخیر، فایل‌ها دیرتر از زمانی که توافق کرده بودیم آماده شدن و این موضوع برنامه انتشار محتوا رو تغییر داد. می‌خوام بدونم چه مشکلی پیش اومده و چطور می‌تونیم برای پروژه‌های بعدی هماهنگ‌تر کار کنیم.»
چرا این برخورد مناسب است؟
وقتی به یکی از دوستان یا همکاران صمیمی‌مان تذکر می‌دهیم، ممکن است به دلیل نگرانی از ناراحت شدن او، مسئله را بیش از حد غیرمستقیم مطرح کنیم.
در مقابل، گاهی صمیمیت زیاد باعث می‌شود بدون توجه به تاثیر کلاممان، با لحنی تند یا سرزنش‌آمیز صحبت کنیم. برای ارائه بازخورد سازنده، بهتر است به‌جای قضاوت درباره شخصیت افراد، به یک رفتار مشخص و تأثیر آن اشاره کنیم.
برای مثال، جمله «تو همیشه بی‌نظمی و هیچ‌وقت به برنامه اهمیت نمی‌دی» احتمالا گفت‌وگو را به سمت دفاع کردن و بحث می‌برد.
اما وقتی دقیقا مشخص می‌کنیم کدام فایل با تاخیر تحویل داده شده و این تاخیر چه تاثیری بر برنامه تیم داشته است، طرف مقابل فرصت بیشتری برای درک مسئله و ارائه راه‌حل خواهد داشت.
هنگام تذکر دادن به همکار چه نکاتی را رعایت کنیم؟
بهتر است موضوعات حساس را در گفت‌وگویی خصوصی مطرح کنید، نه در جلسه‌ای که سایر همکاران حضور دارند.
همچنین پیش از ارائه راه‌حل، فرصت دهید طرف مقابل شرایط خود را توضیح دهد. ممکن است تاخیر در تحویل کار به دلیل حجم زیاد وظایف، تغییر مداوم درخواست‌ها یا وابستگی کار او به فعالیت سایر اعضای تیم باشد. پس از شناسایی مسئله، درباره یک راهکار عملی توافق کنید.
برای مثال، نگار و نرگس می‌توانند تصمیم بگیرند که از این پس، فایل‌های طراحی یک روز پیش از زمان انتشار برای بررسی اولیه آماده شوند.
همچنین اگر نگار پیش‌بینی می‌کند که نمی‌تواند کاری را به‌موقع تحویل دهد، بهتر است این موضوع را پیش از رسیدن موعد مقرر اعلام کند تا نرگس فرصت اصلاح برنامه را داشته باشد.
زمانی که مجبورید به تصمیمی که به نظرتان اشتباه است اعتراض کنید
موقعیت ششم: احسان، مدیر پروژه یک شرکت نرم‌افزاری است. تیم او چند ماه است روی توسعه نسخه جدید محصول کار می‌کند و طبق برنامه، قرار است محصول در پایان ماه منتشر شود.
اما در جلسه هفتگی، مدیرعامل اعلام می‌کند که به دلیل نزدیک شدن به یک نمایشگاه تخصصی، زمان انتشار محصول باید دو هفته جلو بیفتد.
احسان می‌داند که تیم توسعه هنوز برخی از مراحل آزمایش نرم‌افزار را تکمیل نکرده است و تغییر ناگهانی برنامه می‌تواند باعث انتشار محصول با مشکلات فنی شود. بااین‌حال، نگران است که اعتراض به تصمیم مدیرعامل، به‌عنوان مخالفت با اهداف شرکت تلقی شود.
در این موقعیت چه باید گفت؟
احسان می‌تواند به‌جای مخالفت کلی، درباره پیامدهای تصمیم و گزینه‌های جایگزین صحبت کند: «می‌دونم حضور در نمایشگاه فرصت مهمیه و انتشار نسخه جدید می‌تونه به معرفی محصول کمک کنه. اما طبق برنامه فعلی، تیم هنوز دو مرحله آزمایش مهم رو تکمیل نکرده. پیشنهاد می‌کنم نسخه نمایشی رو برای نمایشگاه آماده کنیم و انتشار عمومی رو بعد از تکمیل آزمایش‌ها انجام بدیم.»
چرا این برخورد مناسب است؟
اختلاف‌نظر با مدیر لزوما به معنای مخالفت با اهداف سازمان نیست. گاهی کارکنان به دلیل آشنایی بیشتر با جزئیات اجرایی، اطلاعاتی دارند که می‌تواند در تصمیم‌گیری بهتر به مدیران کمک کند. نکته مهم این است که اعتراض خود را بر اساس اطلاعات قابل‌بررسی مطرح کنید.
برای مثال، به‌جای گفتن «این تصمیم کاملا اشتباهه»، توضیح دهید که اجرای تصمیم چه منابعی نیاز دارد، چه ریسک‌هایی ایجاد می‌کند و کدام فعالیت‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد. ارائه راهکار جایگزین نیز کمک می‌کند گفت‌وگو از مخالفت شخصی فاصله بگیرد و به بررسی گزینه‌های اجرایی تبدیل شود.
اگر مدیر همچنان بر تصمیم خود اصرار داشت چه کنیم؟
ابتدا مطمئن شوید که نگرانی‌های شما به‌درستی منتقل شده‌اند. می‌توانید پیامدهای تصمیم را در گزارشی کوتاه و مستند ارائه دهید. اگر تصمیم نهایی تغییر نکرد، بهتر است انتظارات، منابع موجود و مسئولیت‌های اجرایی را شفاف کنید.
برای مثال، اگر لازم است محصول زودتر منتشر شود، احسان می‌تواند پیشنهاد دهد برخی قابلیت‌های غیرضروری از نسخه اولیه حذف شوند تا تیم زمان کافی برای آزمایش بخش‌های اصلی داشته باشد.
البته اگر تصمیم موردنظر خطر جدی برای ایمنی افراد، نقض الزامات قانونی یا آسیب قابل‌توجه ایجاد می‌کند، صرفا اعلام مخالفت کافی نیست و ممکن است پیگیری از مسیرهای تخصصی یا نظارتی ضروری باشد.
زمانی که باید موضوع مهمی را با جدیت پیگیری کنید
موقعیت هفتم: لیلا، کارشناس بازاریابی یک شرکت خصوصی است. او برای حضور در یک رویداد کاری، همراه مدیر خود به شهر دیگری سفر می‌کند.
در طول سفر، مدیر چند بار پیام‌های شخصی نامناسبی برای لیلا ارسال می‌کند و از او می‌خواهد خارج از برنامه کاری با یکدیگر ملاقات کنند. لیلا درخواست‌ها را رد می‌کند، اما مدیر همچنان به ارسال پیام ادامه می‌دهد.
او پس از بازگشت، موضوع را با مسئول منابع انسانی شرکت در میان می‌گذارد. بااین‌حال، مسئول منابع انسانی بدون بررسی دقیق پیام‌ها، از او می‌خواهد موضوع را فراموش کند و تاکید می‌کند که مدیر موردنظر جایگاه مهمی در شرکت دارد. لیلا نمی‌داند چگونه باید پیگیری کند؛ به‌خصوص که نگران تاثیر شکایت بر موقعیت شغلی خود است.
در این موقعیت چه باید گفت؟
لیلا می‌تواند درخواست رسیدگی خود را به‌صورت روشن و مکتوب مطرح کند: «من درباره رفتارهایی که در سفر کاری اتفاق افتاده، شکایت مشخصی دارم و مستندات مربوط به اون رو هم نگه داشتم. درخواست می‌کنم موضوع طبق فرآیند رسمی شرکت بررسی بشه و نتیجه رسیدگی رو به‌صورت مکتوب دریافت کنم.»
اگر مسئول منابع انسانی همچنان از رسیدگی خودداری کند، لیلا می‌تواند توضیح بخواهد که مرجع بعدی برای ثبت و بررسی شکایت چیست.
چرا این برخورد اهمیت دارد؟
رفتار نامناسب، تهدید، آزار یا سوءاستفاده از جایگاه سازمانی را نباید صرفا به‌عنوان یک اختلاف شخصی میان دو همکار در نظر گرفت.
در چنین موقعیت‌هایی، مسئولیت رسیدگی تنها بر عهده فردی که شکایت کرده نیست و سازمان نیز باید فرآیندی مناسب برای بررسی موضوع داشته باشد.
درخواست رسیدگی مکتوب کمک می‌کند موضوع، تاریخ ثبت شکایت و اقدامات انجام‌شده قابل پیگیری باشند. همچنین بهتر است شخصی که مسئول بررسی شکایت است، در موضوع موردنظر تعارض منافع نداشته باشد.
اگر شکایت جدی گرفته نشد، چه کنیم؟
در صورت امکان، پیام‌ها، ایمیل‌ها و سایر شواهد مرتبط را به روشی امن و قانونی نگهداری کنید. زمان وقوع اتفاق، افراد حاضر و مکاتبات مربوط به گزارش موضوع را نیز ثبت کنید.
اگر مدیر مستقیم یا مسئول منابع انسانی در ماجرا دخیل است، می‌توانید با توجه به ساختار سازمان، موضوع را از طریق مدیر بالاتر، واحد رسیدگی به شکایات یا مرجع مستقل دیگری پیگیری کنید.
در موارد جدی، دریافت مشاوره حقوقی متناسب با قوانین محل اشتغال نیز می‌تواند ضروری باشد. نباید فرض کرد که گفت‌وگوی مستقیم با فردی که رفتار نامناسبی داشته، همیشه امن یا مناسب است. در چنین شرایطی، حفظ امنیت فرد و جلوگیری از اقدامات تلافی‌جویانه اهمیت دارد. راهنماهای رسیدگی به شکایات شغلی نیز بر ثبت دقیق وقایع، بررسی بی‌طرفانه و جدی گرفتن شکایت‌ها تأکید می‌کنند.
در موقعیت‌های دشوار محیط کار چگونه رفتار کنیم؟
برخورد حرفه‌ای در محیط کار به این معنا نیست که همیشه سکوت کنیم، با تمام درخواست‌ها موافقت کنیم یا برای حفظ روابط کاری از حقوق خود بگذریم.
گاهی لازم است محترمانه نه بگوییم، گاهی باید درباره یک تصمیم اعتراض کنیم و در بعضی شرایط نیز لازم است مسئله را از طریق فرآیندهای رسمی سازمان پیگیری کنیم.
در بیشتر اختلاف‌های کاری روزمره، بیان شفاف مسئله، گوش دادن به دیدگاه طرف مقابل و تمرکز بر راه‌حل می‌تواند مسیر گفت‌وگو را سازنده‌تر کند. اما مسائل جدی مانند آزار و تهدید ممکن است به اقدامات حفاظتی و رسیدگی رسمی نیاز داشته باشند.
از طرف دیگر، بسیاری از اختلاف‌ها به دلیل مشخص نبودن مسئولیت‌ها، اولویت‌ها یا زمان تحویل کارها ایجاد می‌شوند. تعریف انتظارات روشن، ثبت تصمیم‌ها و استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه می‌تواند به کاهش این ابهام‌ها کمک کند.
برخورد حرفه‌ای در محیط کار با مدیریت بهتر وظایف شروع می‌شود
بسیاری از موقعیت‌های دشوار محیط کار، از اختلاف بر سر مسئولیت‌ها و اولویت‌ها تا تأخیر در تحویل کارها، با شفافیت و هماهنگی بیشتر قابل پیشگیری‌اند. وقتی همه اعضای تیم بدانند چه کاری بر عهده چه کسی است و چه زمانی باید انجام شود، زمینه بسیاری از سوءتفاهم‌ها کاهش پیدا می‌کند.
با نرم افزار كنترل پروژه میزیتو می‌توانید وظایف را مشخص کنید، مسئولیت‌ها و زمان تحویل را تعیین کنید و روند پیشرفت کارها را در یک فضای مشترک پیگیری کنید. به این ترتیب، به‌جای یادآوری‌های مکرر و اختلاف بر سر کارهای انجام‌نشده، فرصت بیشتری برای گفت‌وگوی سازنده و همکاری حرفه‌ای خواهید داشت.
برای مدیریت حرفه‌ای‌تر پروژه‌ها و همکاری منظم‌تر تیمی در میزیتو ثبت نام کنید.
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این مقاله برای شما کپی می‌شود.
دیدگاه‌های شما
هنوز دیدگاهی برای این مقاله ثبت نشده است.