مدیریت زمان را فراموش کنید! برای بهره‌وری، بر مدیریت توجه مسلط شوید

امروز می‌خواهیم شما را با مفهومی آشنا کنیم که جایگزین «مدیریت زمان» خواهد شد: مدیریت توجه.

چرا دیگر مدیریت زمان کافی نیست؟

اگر دیگر به حافظه خود برای یادآوری کارهایی که برنامه‌ریزی کرده‌اید اعتماد ندارید، دستتان را بالا بگیرید!
اگر هر بار که کاری کوچک و سریع به ذهنتان می‌رسد، همه‌چیز را رها می‌کنید تا به آن بپردازید، دستتان را همچنان بالا نگه دارید!

در دنیایی پر از عوامل پرت‌کننده‌ی حواس، تمرکز کار دشواری است. از صدای اطرافیان گرفته تا اتفاقات روزمره، اضطراب، شبکه‌های اجتماعی و میم‌های اینترنتی... همه و همه در حال رقابت برای جلب توجه ما هستند. تا زمانی که آگاهانه تصمیم نگیریم روی چه چیزی باید تمرکز کنیم، رسیدن به موفقیت واقعی ممکن نخواهد بود.

مدیریت توجه چیست و چرا اهمیت دارد؟

برنامه‌ریزی در تقویم یا تنظیم ساعت‌ها، ذهن شما را تغییر نمی‌دهد. آنچه نیاز دارید، تمرینی ذهنی است به‌نام مدیریت توجه یا مدیریت تمرکز. این هنر آگاهانه کنار گذاشتن موارد کم‌اهمیت و تمرکز بر چیزهای مهم و ارزشمند است.

تعریف مائورا توماس از مدیریت تمرکز

مائورا توماس، نویسنده و مربی بهره‌وری، می‌گوید:

«مدیریت تمرکز فقط حذف عوامل حواس‌پرتی نیست، بلکه تصمیم‌گیری آگاهانه در مواجهه با کارهای بی‌اهمیت است.»

این یعنی اختصاص دادن توجه حداکثری به معنادارترین وظایف، بررسی بی‌رحمانه فهرست کارها، ایجاد محیط مناسب کاری و حذف چندوظیفگی.

مدیریت توجه چگونه بهره‌وری فردی را افزایش می‌دهد؟

اگر می‌خواهید رشد کنید، باید با مسائل جدی روبرو شوید. اما اگر ذهنتان دائماً به‌سمت موضوعات بی‌اهمیت منحرف می‌شود، هیچ‌گاه نمی‌توانید به نتایج برجسته برسید.

آیا مدیریت توجه در سطح تیم و سازمان هم قابل‌اجراست؟

قطعاً بله!

مدیریت توجه در تیم‌ها و سازمان‌ها نیز کاربرد دارد. همان اصول فردی را می‌توان با کمی اصلاح و توجه به پویایی گروه، در سطح تیم اجرا کرد.

چرا برای تیم‌ها حیاتی است؟

طبق تحقیقات دانشگاه پنسیلوانیا، خلاقیت و حل مسئله نیازمند ترکیب تخیل و تمرکز است. تفکر خلاق ایده‌ها را تولید می‌کند و تمرکز باعث می‌شود که آن‌ها را ارزیابی و اجرا کنیم.

اما اگر یک تیم در حالت واکنشی مداوم به سر ببرد، بهره‌وری به شدت کاهش می‌یابد.

نمونه‌ای واقعی: چالش تیم مالی در تغییر به سبک چابک

فرض کنید تیم مالی تصمیم گرفته وظایف را به‌صورت چابک انجام دهد. برخلاف گذشته که ساختار سلسله‌مراتبی داشتند، اکنون نیاز است کارها به‌صورت موازی پیش برود.

اما فردی مثل حسابدار، به‌دلیل نبود اطلاعات آشنا، احساس سردرگمی می‌کند و ممکن است ترجیح دهد کار قدیمی اما آسان‌تری را انجام دهد، حتی اگر اثرگذاری کمتری داشته باشد. این رفتار، وقتی در کل سازمان تکرار شود، باعث عقب‌ماندگی می‌شود.

راهکارهایی برای پیاده‌سازی مدیریت توجه در مقیاس تیمی

۱. ارتباط با هدف از طریق «چرا؟»

داشتن هدفی روشن و مشترک مثل فشار دادن سنگی بزرگ به بالای تپه است. وقتی انرژی‌تان تمام می‌شود، فقط دلیل قوی می‌تواند شما را نگه دارد.

در جلسه‌های تیمی، روی این سؤال تمرکز کنید: «چرا این پروژه را انجام می‌دهیم؟»
این «چرا» را در همه اسناد، کانال‌ها و ابزارهای تیمی درج کنید.

۲. اولویت‌بندی بی‌رحمانه با OKR و ماتریس آیزنهاور

• از چارچوب OKR (اهداف و نتایج کلیدی) برای تعیین اهداف سطح بالا و نتایج قابل اندازه‌گیری استفاده کنید.

• از ماتریس آیزنهاور برای دسته‌بندی کارهای فوری و مهم استفاده کنید.

این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا فعالیت‌هایی را که واقعاً ارزش دارند، شناسایی و اجرا کنید.

۳. ماتریس اولویت‌بندی برای همکاری بین تیم‌ها

در مواجهه با درخواست‌های تیم‌های دیگر:

• یک ماتریس با محورهای فوریت (X) و تأثیر (Y) ترسیم کنید.

• با رهبران سایر تیم‌ها کار کنید تا وظایف را در جای مناسب قرار دهند.

• از این طریق، می‌توانید مرز بین «کار قابل انجام» و «کار کم‌اثر» را ترسیم کنید.

۴. فرهنگ تیمی متمرکز را پرورش دهید

• توافق بر سر زمان پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها و پیام‌ها داشته باشید.

• روزهای مشخصی را برای کار عمیق در نظر بگیرید.

• جلسات غیرضروری را کاهش دهید یا به‌طور کامل کنار بگذارید.

• با تعیین بازه‌های زمانی خاص برای تمرکز، فرهنگ تمرکز را نهادینه کنید.

۵. دوستان پاسخگویی برای یکدیگر باشید

جلسات روزانه، علاوه بر بروزرسانی وضعیت، به‌عنوان ابزار پاسخگویی عمل می‌کنند. مدیر پروژه می‌تواند اطمینان یابد که اعضا روی کارهای درست تمرکز دارند. جلسات اسپرینت نیز ابزار مناسبی برای تمرکز تیم هستند.

نکاتی برای تمرین فردی مدیریت توجه

اگر افراد تیم به‌صورت مستقل مدیریت توجه را تمرین نکنند، تلاش‌های گروهی بی‌ثمر خواهد بود. پیشنهاد می‌کنیم:

• وضعیت چت خود را در زمان تمرکز روی «مزاحم نشوید» بگذارید.

• موبایل را بی‌صدا یا دور از دسترس قرار دهید.

• تب‌ها و برنامه‌های غیرضروری را ببندید.

• در میانه کار استراحت‌های بدون صفحه‌نمایش داشته باشید.

• موارد جدید را روی کاغذ یادداشت کنید، نه در همان لحظه اجرا.

جمع‌بندی

مدیریت توجه مهارتی فردی و تیمی است. در عصری که فناوری‌ها هم نعمت‌اند و هم مانع، تسلط بر تمرکز تفاوت میان تیم‌های معمولی و تیم‌های موفق را رقم می‌زند.