چرا در اتوماسیون اداری ابری شکست می خورید؟

اتوماسیون اداری ابری (Cloud Office Automation) که به اختصار به صورت COA نشان داده می‌شود، یک راه‌حل تجاری برای کمک به سازمان‌های مختلفی است که قصد دارند فرایندهای اداری خود را مدرن‌تر و سازنده‌تر پیش ببرند. پایه و اساس این فناوری بر فناوری ابر و هوش مصنوعی بنا شده است. به واسطه این فناوری پردازش اسناد و وظایف مرتبط با آن‌ها به صورت خودکار انجام می‌گیرد. 
از جمله مزیت‌های استفاده از این فناوری می‌توان به سهولت همکاری افراد یک شرکت با یکدیگر، افزایش دقت عملکردی آن‌ها، کاهش هزینه‌های اضافه، حفظ امنیت اطلاعات هر شرکت و سرعت بخشیدن به پروژه‌های گوناگون اشاره کرد. با وجود چنین امتیازاتی گاهی شرایطی به وجود می‌آید که چنین نتایجی در استفاده از COA حاصل نمی‌شود. بنابراین تصمیم گرفتیم که شما را با چالش‌ها و عوامل شکست در اتوماسیون اداری آنلاین آشنا کنیم.

آشنایی با چگونگی عملکرد اتوماسیون اداری ابری
برای بررسی صحیح عوامل شکست در کار باید طرز کار اتوماسیون اداری آنلاین را بشناسید. طرز کار COA بر مبنای مدیریت اسناد و فرایندهای گردش در کار شکل گرفته است. با به وجود آمدن چنین سیستمی نرم‌ افزار کنترل پروژه نیز توانسته در بین کسب‌وکارها جایگاه ویژه‌ای به خود اختصاص دهد. همچنین کارهای وقت‌گیری مثل عملیات مبتنی بر کاغذ در قسمت منابع انسانی، حسابداری، تدارکات و امور حقوقی را حذف کرده است. در واقع COA به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا انواع مختلف فرایند‌های مربوط به گردش وظایف کاری در یک سیستم دیجیتالی یکپارچه با قدرت فناوری اطلاعات بالارا با یکدیگر ادغام کنند. اما چه اتفاقی می‌افتد که برخی از کسب‌وکارها حتی با کمک گرفتن از چنین فناوری قدرتمندی شکست می‌خورند؟

دلایل شکست در اتوماسیون اداری آنلاین
 بر طبق گزارش IDG بیش از ۷۰ درصد از کسب‌وکارها حداقل یک برنامه کاربردی در فضای اتوماسیون اداری ابری برای خود تعریف کرده‌اند. اما متاسفانه عواملی وجود دارد که مانع پیروزی این کسب‌وکارها در رسیدن به هدف‌شان می‌شود. این عوامل عبارتند از: 
 

۱-    پذیرش اجباری
گاهی برخی از کسب‌وکارها تنها برای این که قصد دارند فضای کاری خود را مدرن کنند از این فناوری استفاده می‌کنند و سعی می‌کنند با به‌کارگیری نرم ‌افزار کنترل پروژه مسیر کاری خود را تغییر دهند. این در حالی است که آن‌ها هدف اصلی خود را ترسیم نمی‌کنند، وظایف را به درستی تعیین نمی‌کنند یا شاید نمی‌دانند چنین فناوری‌هایی چگونه می‌تواند آن‌ها را در این مسیر یاری دهد. با این حال از چنین مواردی استفاده می‌کنند. 
این خود یک مانع برای پیروزی هر کسب‌وکاری محسوب می‌شود، چرا که آشنا نبودن با نحوه عملکرد اتوماسیون ابری می‌تواند یک دردسر در روند کارها ایجاد کند. بنابراین قبل از پذیرش اتوماسیون اداری آنلاین با تیم فناوری اطلاعات خود یا حتی یک متخصص در این مورد صحبت کنید و پس از مشخص شدن دقیق وظایف و اهداف کاری در صورت لزوم از آن ها استفاده کنید.
 

۲-    همپا شدن تیم با فضای ابری
یکی از دلایل شکست در هر کسب‌وکار می‌تواند استفاده بدون برنامه از اتوماسیون آنلاین باشد. چرا که این فناوری پیش از این که بتواند به نفع یک کسب‌وکار عمل کند می‌تواند یک مانع بزرگ محسوب شود. مدیریت هر کسب‌وکار برای به کارگیری نرم‌افزار کنترل پروژه ابتدا باید شرایط کاری و میزان آشنا بودن کارمندان را با فضای ابری بررسی کند. ممکن است آشنا کردن کارمندان با این فضا کمی زمان ببرد. بنابراین قبل از وارد کردن این فناوری به کسب و کار خود ابتدا کارمندان خود را با آن آشنا کرده، وظایف را تعریف کنید و در آخر اتوماسیون اداری ابری را به کسب و کار خود وارد نمایید.

۳-    عدم انتخاب صحیح پلتفرم 
از دیگر عواملی که سبب شکست کسب و کارها می‌شود استفاده نادرست و انتخاب نامناسب پلتفرم به عنوان COA برای کسب‌وکارها است. درست است که می‌توان با یک جست‌و‌جو در اینترنت به تعدادی از این پلتفرم‌ها دست پیدا کرد ولی انتخاب بدون هدف می‌تواند بسیار خطرناک باشد. هر یک از کسب‌وکارها یک پلتفرم مخصوص به خود را نیاز دارند. هر یک از این پلتفرم‌ها مزایا و معایبی دارد که سبب می‌شود برای کسب‌وکارهای مختلف کارآیی خاص خود را داشته باشند. بنابراین اگر با عملکرد هر یک از آن‌ها آشنا نیستید می‌توانید با افراد متخصص در این زمینه صحبت نمایید. 
 

۴-    توجه به ارتباطات داخلی
در اتوماسیون اداری آنلاین توجه به ارتباطات بسیار مهم است. هم در کسب‌وکارهای بزرگ و هم در کسب‌وکارهای کوچک ارتباط منظم و دقیق افراد و قسمت‌های مختلف با یکدیگر اهمیت زیادی دارد. معمولا ارتباط‌دهی صحیح افراد و وظایف مختلف زیر نظر مدیریت و قسمت IT صورت می‌گیرد. عدم ارتباط این دو نیز کل کسب‌وکار را به سوی نابودی می‌کشد. بنابراین پیش از تعریف وظایف در نرم‌افزار کنترل پروژه ارتباطات داخلی سازمان را باید در نظر گرفت. 
 

۵-    توجه به محرمانه بودن اطلاعات
در سازمان‌های مختلف حفاظت از اطلاعات آن سازمان شرط اول همکاری است. این موضوع به صورت اصل اولیه در فضای ابری نیز رعایت می‌شود. بدون توجه به چنین اصل مهمی نه تنها اطلاعات محرمانه شرکت فاش می‌شود بلکه اعتماد مشتریان نیز از بین می‌رود. اتوماسیون ابری آنلاین با امکانت حفاظتی بالا این شرایط را به وجود می‌آورد. ولی مطمئنا این امنیت بدون توجه افراد حاضر در آن سازمان صورت نمی‌پذیرد. افشای نحوه ورود به فضای اتوماسیون اداری ابری می‌تواند کل کسب‌وکار را تهدید کند. البته ناگفته نماند که میزان دسترسی به این فضا به صورت مستقیم زیر نظر مدیریت کنترل می‌شود.
 

۶-    بهینه‌سازی ضعیف هزینه‌ها
ورود اتوماسیون ابری به هر کسب‌وکار به هزینه‌هایی احتیاج دارد. این هزینه‌ها صرف ایجاد فضای ابری، زیرساخت‌های لازم برای آن، تهیه نرم‌افزار کنترل پروژه مخصوص همان کسب‌وکار و... می‌شود. گاهی صرفه‌جویی در هزینه‌های اجباری سبب سوخت شدن هزینه‌های قبلی می‌شود.

سخن پایانی
در این متن مهم‌ترین عواملی که سبب شکست در اتوماسیون اداری آنلاین می‌شوند را به شما معرفی کردیم. با شناخت آن‌ها می‌توانید از وقوع چنین مشکلاتی جلوگیری کرده و در کسب و کار خود به موفقیت ۱۰۰ درصدی دست پیدا کنید.