چگونه کاربرد اتوماسیون اداری را برای رئیس خود توضیح دهیم

اتوماسیون اداری ابری فرایندی است که با استفاده از فناوری و نرم‌افزارهای مرتبط به منظور اتوماتیک کردن و بهبود فرآیندهای اداری در یک سازمان استفاده می‌شود. این فناوری‌ها و نرم‌افزارها می‌توانند به رئیس شما در انجام وظایف روزمره کمک کنند و به طور کلی عملکرد و بهره‌وری سازمان را بهبود بخشند.
با استفاده از اتوماسیون اداری، رئیس شما می‌تواند فرآیندهای مختلفی را به صورت خودکار انجام دهد. به عنوان مثال، اتوماسیون می‌تواند به او کمک کند تا وظایف مرتبط با مدیریت منابع انسانی مانند مدیریت حضور و غیاب کارکنان، پرداخت حقوق و مزایا و مدیریت اطلاعات پرسنلی را بهبود بخشد. خوب است که این موارد را به جزئیات برای مدیر خود توضیح دهید تا ایشان را از مزیت‌های اتوماسیون اداری آنلاین و حتی آفلاین، آگاه نمایید. در ادامه لیستی از این مزیت‌ها را با هم مرور می‌کنیم تا در زمان ارائه توضیحات خود، نکات مثبتی را در نظر داشته باشید.
 

۱. مدیریت حضور و غیاب
مدیریت حضور و غیاب از جمله کاربردهای اتوماسیون اداری است که با استفاده از سیستم‌های مختلف انجام می‌شود. رئیس یک شرکت می‌تواند فرایند ثبت و مدیریت حضور و غیاب کارکنان را به صورت خودکار انجام داده و اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشد. این سیستم‌ها معمولا با استفاده از تکنولوژی‌هایی مانند برنامه‌های کامپیوتری و دستگاه‌های حضور و غیاب، اطلاعات حاضر بودن کارکنان را جمع‌آوری و ثبت می‌کنند. 
با تجمیع اطلاعات آنها، رئیس می‌تواند به راحتی و به صورت دقیق بررسی کند که کدام کارکنان حاضر نبوده‌اند و از آن‌ها توضیحاتی بگیرد. همچنین، اتوماسیون اداری ابری به مدیران امکان می‌دهند تا گزارش‌هایی را در مورد حضور و غیاب کارکنان تهیه کند و به طور کلی فرایند مدیریت حضور و غیاب را ساده‌تر و دقیق‌تر نمایند.
 

۲. مدیریت سند‌ها و اسناد
مدیریت سند‌ها و اسناد هم یکی از کاربردهای نرم افزار کنترل پروژه و اتوماسیون اداری است که با استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد، به مدیران امکان می‌دهد بتوانند فرایند ذخیره و جستجوی اسناد را ساده‌تر و سریع‌تر کند. این سیستم‌ها به مدیر امکان می‌دهند تا اسناد را به صورت الکترونیکی ذخیره کنند و به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشند. به علاوه، با استفاده از قابلیت‌های جستجوی پیشرفته، می‌توانند به سرعت اسناد مورد نیاز را پیدا کنند و زمان مورد نیاز برای جستجو و دسترسی به اسناد را کاهش دهند. 
به عنوان مثال، فرض کنید مدیر یک شرکت به یک قرارداد قدیمی نیاز دارد. با استفاده از سیستم مدیریت اسناد، می‌تواند با جستجوی نام قرارداد یا شماره آن به سرعت متن را پیدا کند و به آن دسترسی داشته باشد، در حالی که در حالت سنتی، ممکن است نیاز به جستجوی دستی در پرونده‌ها و سند‌ها، زمان و انرژی بیشتری را از ما بگیرد.
 
۳. مدیریت اموال و موجودی
مدیریت اموال و موجودی یکی دیگر از کاربردهای اتوماسیون اداری ابری است و به مدیران امکان می‌دهد با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون مدیریت اموال و موجودی، موجودی کالاها و اموال سازمان را به صورت دقیق و به‌روز رصد کرده و فرایند خرید و مدیریت اموال را بهبود بخشند. این سیستم‌ها امکان ثبت و رصد موجودی کالاها و اموال را به صورت خودکار و دقیق فراهم می‌کنند. 
به علاوه، با استفاده از این سیستم‌ها، مدیر مجموعه می‌تواند به راحتی اطلاعاتی مانند تعداد و موقعیت فیزیکی کالاها را در اختیار داشته باشد. به عنوان مثال، فرض کنید رئیس شما به خرید یک مواد اولیه برای تولید بیشتر نیاز دارد. با استفاده از سیستم مدیریت اموال و موجودی، می‌تواند به سرعت موجودی کالا را رصد کرده و در صورت نیاز به خرید، سفارش دهد. در حالی که در حالت سنتی، ممکن است نیاز به بررسی دستی موجودی و انجام مکالمات بیشتری با تأمین کنندگان داشته باشید.
 

۴. برنامه‌ریزی و زمان‌بندی با اتوماسیون اداری ابری
برنامه‌ریزی و زمان‌بندی یکی از مهم‌ترین کاربردهای اتوماسیون اداری به حساب می‌آید که با استفاده از نرم‌افزارهای مخصوص به مدیران امکان می‌دهد، وظایف و پروژه‌ها را به صورت هوشمند مدیریت کنند. در نتیجه می‌توانند بهبودی در برنامه‌ریزی و هماهنگی کارها را در نظر داشته باشند. این نرم‌افزارها امکان تعیین وظایف و مهلت‌ها، تخصیص منابع، مانیتورینگ پیشرفت و گزارش‌دهی را فراهم می‌کنند. با استفاده از این سیستم‌ها، رئیس می‌تواند به راحتی برنامه‌ها و زمان‌بندی‌ها را مدیریت کند و به دقت پیشرفت پروژه‌ها را پیگیری کند. 
 
به عنوان مثال، فرض کنید رئیس شما به برنامه‌ریزی یک پروژه بزرگ نیاز دارد. با استفاده از اتوماسیون اداری ابری و انواع نرم‌افزار برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، می‌تواند وظایف، منابع و مهلت‌ها را تعیین و پیشرفت پروژه را به صورت زنده مشاهده کند. در حالی که در حالت سنتی، ممکن است به استفاده از جداول یا برگه‌های دستی و ارتباطات مکتوب بیشتری با اعضای تیم نیاز داشته باشد.
 

۵. مدیریت ارتباط با مشتریان
نمی‌توانیم در مورد مزیت و کاربردهای اتوماسیون اداری حرف بزنیم و به مدیریت ارتباط با مشتریان اشاره‌ای نکنیم. زیرا همه مدیران با استفاده از سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، می‌توانند ارتباط با مشتریان را بهبود داده و اطلاعات مربوط به آنها را به صورت مرتب و سازماندهی شده در اختیار داشته باشند. 
این سیستم‌ها امکان ثبت و مدیریت اطلاعات مشتریان، تاریخچه تماس‌ها و خریدها، پیگیری درخواست‌ها و در کل مدیریت رابطه با مشتری را فراهم می‌کنند. به علاوه، با استفاده از این سیستم‌ها، مدیر می‌تواند به راحتی گزارش‌هایی در مورد عملکرد فروش و رضایت مشتریان تهیه کند. 
به عنوان مثال، فرض کنید رئیس به بررسی وضعیت یک مشتری و تاریخچه خریدهای او نیاز دارد. با استفاده از سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان، می‌تواند به سرعت اطلاعات مربوط به مشتری را دریافت و بر اساس آن تصمیم‌گیری کند. 
 
و در آخر؛ مدیریت پروژه با اتوماسیون اداری ابری
مدیریت پروژه هم یکی از کاربردهای اتوماسیون اداری ابری است که با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت هر پروژه، پیش می‌رود. در این وضعیت رئیس می‌تواند پروژه‌ها را بهبود داده و فرایند مدیریت آن‌ها را ساده‌تر و کارآمدتر کند. این نرم‌افزارها امکان مشاهده وضعیت پروژه، تخصیص منابع، برنامه‌ریزی زمانی و پیگیری پیشرفت را به مدیر می‌دهند. 
با استفاده از این سیستم‌ها، هر مدیری می‌تواند به راحتی وظایف و مسئولیت‌ها را به اعضای تیم تخصیص دهد، منابع را بهینه استفاده و پیشرفت پروژه را به صورت زنده مشاهده کند. به عنوان مثال، فرض کنید رئیس  شما به برنامه‌ریزی یک پروژه نیاز دارد. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه، می‌تواند وظایف، منابع و زمان‌بندی را تعیین کند و پیشرفت پروژه را به صورت گرافیکی و گزارش‌هایی مشاهده کند.