چرا استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف مهم است؟

هر پروژه برآیندی از وظایف مختلف است
پروژه‌ها توسط تیم‌هایی از متخصصان زمینه‌های مختلف انجام می‌شوند. هر یک از این متخصصان نیز دارای وظائفی هستند. بنابراین پروژه‌ها را می‌توانیم برآیندی از وظائف بدانیم. اما چه اتفاقی می‌افتد اگر اعضای تیم ندانند که دقیقا چه کاری را در چه زمانی انجام دهند؟ همچنین مدیران چگونه می‌توانند عملکرد اعضای تیم را ارزیابی کنند؟ دقیقا به‌همین دلیل است که مدیران پروژه از چارچوبی به نام مدیریت وظائف و ابزارهای خودکارسازی، پیگیری و شفاف‌سازی فرآیندهای آن استفاده می‌کنند. بنابراین در این مطلب با مفهوم مدیریت وظائف آشنا می‌شویم.

مدیریت وظایف چه معنایی دارد؟
مدیریت وظائف چارچوبی است که هر پروژه‌ را به وظائف (Tasks) تقسیم می‌کند و روش مدیریت تمامی این وظائف را به ما می‌آموزد. این چارچوب همچنین به ما کمک می‌کند که وظائف را متناسب با تخصص و مهارت‌های اعضای تیم بین آن‌ها توزیع کنیم. توجه داشته باشید که مدیریت وظائف در واقع بخشی از مدیریت پروژه نیز به‌شمار می‌آید و مدیران پروژه در ایران از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه فارسی برای مدیریت بهینه وظائف استفاده می‌کنند.
برخی از دیگر اقدامات در مدیریت وظائف را با هم مرور می‌کنیم:

• تعیین مهم‌ترین کارهایی که در هر روز باید توسط اعضای تیم انجام شوند
• تعیین اولویت‌بندی وظائف و وابستگی میان کارها
• سازماندهی موثر وظائف برای پیگیری آسان آن‌ها
• افزایش تعامل بین اعضای گروه برای نتیجه بهتر در کار گروهی
• توانمندسازی اعضای تیم برای افزایش کیفیت خروجی پروژه
• ارزیابی وظائف برای بهبود نحوه انجام آن‌ها

مدیریت وظایف چه اهمیتی دارد؟
تعیین و تخصیص وظائف از مهم‌ترین بخش‌ها در مرحله برنامه‌ریزی پروژه است. با این حال در بسیاری از پروژه‌ها مشتریان دائما در حال تغییر نظرات خود و درخواست‌های جدید هستند. بنابراین مدیران پروژه باید بتوانند به‌طور مداوم متناسب با نیازها، درخواست‌ها و حتی چالش‌های جدید، اولویت‌ها را جابه‌جا کنند. مدیریت وظائف به شما کمک می‌کند که بتوانید اولویت‌ها را درک کرده و در زمان مناسب دستورالعمل‌های جدید را برای انجام زودتر برخی از کارها ایجاد کنید.
 
از دیگر دلایل اهمیت مدیریت وظایف می‌توان به این موارد اشاره کرد:

• ارتباط میان اعضای تیم بر اساس ارتباط میان وظائف شکل می‌گیرد. بنابراین شما با استفاده از متدها و ابزارهای مدیریت وظیفه می‌توانید تیم را به بهترین شکل سازماندهی کنید.
• پویایی و گردش کار در پروژه به اولویت‌بندی صحیح وظائف با استفاده از ابزارهای مدیریت وظیفه بستگی دارد
• با استفاده از تکنیک‌های مدیریت پروژه می‌توانید به بهترین شکل، هزینه صرف شده برای انجام هر وظیفه را تعیین کنید. این اقدام برای مدیریت بودجه پروژه ضرورت دارد.
• زمان‌بندی دقیق‌تر یکی از مزایای مدیریت پروژه است، زیرا اقدامات و مراحل در درون یک برنامه زمانی ثبت و مدیریت می‌شوند.
• مدیریت وظیفه تعامل میان اعضا و مدیر پروژه را افزایش می‌دهد. یکی از مزایای این وضعیت، شناسایی سریع‌تر موانع انجام کار و دریافت بازخوردها از اعضا است.
• ارزیابی مداوم کارهای در حال انجام و شناسایی به‌موقع چالش‌ها باعث می‌شود تا مدیران در زمان مناسب در برخی از امور مداخله کنند و یا دستورالعمل‌های جدیدی را برای برطرف کردن چالش‌ها ارئه دهند. بنابراین مدیریت پروژه بهره‌وری را نیز در سازمان افزایش می‌دهد.

مدیریت موثر وظایف به چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟
مدیریت پروژه مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و نکات است و در عین حال می‌توانیم از یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی برای تسهیل امور در این زمینه استفاده کنیم. با این حال برای مدیریت موثر پروژه، مدیران پروژه باید دارای برخی از مهارت‌ها باشند.
 
مهم‌ترین مهارت‌های مورد نیاز برای مدیریت بهینه وظایف عبارتند از:
•    سازگاری: حتی در پروژه‌هایی که با تحقیقات آغاز می‌شوند نیز ممکن است مدیران در هر مرحله از کار تصمیمات اشتباهی گرفته باشند. به‌همین دلیل مدیران باید آمادگی داشته باشند تا برای ایجاد بهترین شرایط، تغییرات مورد نیاز را بپذیرند و شرایط ایجاد آن‌ها را فراهم کنند.
•    پیشگیری: مدیران پروژه باتجربه می‌دانند چالش‌های رایج در هر مرحله از چرخه عمر پروژه کدام چالش‌ها هستند. بنابراین برای انجام به‌موقع و صحیح وظائف، راهکارهایی را اجرا می‌کنند که از بروز این مشکلات پیشگیری کنند
•    کنترل پروژه: کنترل پروژه تنها زمانی ممکن است شما علاوه‌بر ارزیابی کارهای فردی و بررسی فرآیندها یک دید کلی از تمام پروژه و وابستگی میان کارها داشته باشید.
•    مدیریت زمان: وقتی یکی از کارها در زمان تعیین شده برای آن انجام نشود، تمامی کارهای وابسته به آن نیز دچار تاخیر می‌شوند. مدیران پروژه با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان، زمان اختصاص داده شده به هر کار را ارزیابی می‌کنند و در صورت لزوم برای جبران تاخیرها از راهکارهایی برای افزایش سرعت انجام کارها بهره می‌گیرند.

نرم افزار مدیریت وظیفه چیست؟
یک نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی جامع معمولا دارای ابزارهای متعددی برای مدیریت بهینه وظائف است. با این حال نرم‌افزارهایی نیز وجود دارند که بر این بخش از مدیریت پروژه یعنی مدیریت وظائف تمرکز دارند. نرم افزار مدیریت وظیفه ابزاری است که به کمک آن سازماندهی وظائف، توزیع کارها، اولویت‌بندی وظائف و ... آسان می‌شود. 
 
برخی از مزایای استفاده از این نرم‌افزارها را با هم مرور می‌کنیم:
•    کاهش خطر از دست دادن اطلاعات با ایجاد یک پایگاه داده
•    گردآوری آسان اطلاعات مرتبط با وظائف
•    ایجاد همکاری بهبودیافته
•    خودکارسازی ایمیل‌ها
•    امکان ایجاد هشدارهای پیشرفته دارای زمان‌بندی
•    توزیع آسان‌تر وظائف
•    افزایش آگاهی اعضای تیم نسبت به وظائف خود
•    اولویت‌بندی موثر وظائف
•    امکان ارزیابی عملکرد هر یک از اعضای تیم
•    امکان ارزیابی میزان پیشرفت هر یک از کارها
•    ایجاد گزارش‌های مرتبط با وظائف برای مدیران
با نرم‌افزارهای مدیریت وظائف، کارها با کیفیت مورد انتظار انجام می‌شوند.

مدیریت وظیفه بخشی از چارچوب مدیریت پروژه است که به مواردی مانند توزیع وظائف، پیگیری وظائف بر اساس برنامه زمان‌بندی، ارزیابی عملکرد اعضای تیم و ... می‌پردازد. نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت بهینه وظائف وجود دارند که هر کدام، ویژگی‌های مختلفی دارند. با این حال در زمان انتخاب بهترین نرم‌افزار باید به امکاناتی مانند ابزارهای قابلیت همکاری، ابزارهای برنامه‌ریزی، ویزگی‌های اتوماسیون، ابزارهای ردیابی زمانی و نیز امکان گزارش‌دهی و ایجاد نمودارها دقت کنید.
اگر چه نرم‌افزارهای مدیریت وظائف، نرم‌افزارهایی کاربردی هستند اما اگر به‌دنیال یک پلتفرم جامع هستید، پیشنهاد ما استفاده از پلتفرم‌های برتر مدیریت پروژه است. زیرا این پلتفرم‌ها امکانات بسیار بیشتری دارند و علاوه‌بر تسهیل مدیریت وظائف به شما در وجوه دیگر مدیریت پروژه مانند مدیریت منابع و بودجه، مدیریت زمان، مدیریت ارتباط با مشتریان و ... کمک می‌کنند.