۱۰ نکته سریع درباره نرم افزار مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در حال حاضر یکی از موضوعات پرطرف‌دار در صنعت فناوری اطلاعات است. در این روزها، تقریبا همه شرکت‌ها و سازمان‌ها از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای ایجاد و مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کنند. اما با توجه به تعداد بسیار زیادی از ابزارهای مدیریت پروژه در بازار، شاید سخت باشد تصمیم‌گیری در مورد کدام یک از آن‌ها برای پروژه خود بگیرید. در این مقاله، به شما ۱۰ نکته سریع درباره نرم افزار مدیریت پروژه ارائه می‌دهیم که به شما کمک می‌کند تا تصمیم بهتری برای پروژه خود بگیرید.
 
 

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه یا Project Management Softwares به نرم‌افزارهایی اطلاق می‌شود که برای مدیریت، برنامه‌ریزی، پیش‌بینی و کنترل پروژه‌ها به کار می‌روند. این نرم‌افزارها به تیم‌های پروژه اجازه می‌دهند تا برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌های خود را به‌صورت کامل و جامع انجام دهند.

با استفاده از این نرم‌افزارها، تیم‌های پروژه می‌توانند برای هر بخش پروژه مهلت زمانی، منابع، هزینه‌ها و مسئولیت‌های مرتبط با آن را تعیین کنند و به‌راحتی پیشرفت و موفقیت پروژه خود را بهبود بخشند. 
همچنین این نرم‌افزارها به تیم‌ها امکان مشارکت و هماهنگی بیشتر را در بین اعضای پروژه می‌دهند و به آن‌ها اجازه می‌دهند تا از روند پیشرفت پروژه خودآگاه شوند و در صورت نیاز، تغییری در روند برنامه‌ریزی ایجاد کنند. در مجموع، نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی باعث بهبود کارایی و بهره‌وری تیم‌های پروژه می‌شود.
 
۱۰ نکته سریع درباره نرم افزار مدیریت پروژه
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه در امروزه برای مدیریت بهتر پروژه‌های کوچک و بزرگ بسیار مورداستفاده قرار می‌گیرند. به همین دلیل باید این نرم‌افزارها را به‌خوبی بشناسید. برخی از نکات مهم هنگام استفاده از این نرم‌افزارها عبارت‌اند از:
۱. مزایا و عیب‌های استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را در نظر داشته باشید
قبل از استفاده از هر نرم‌افزار، باید مزایا و عیب‌های آن را بررسی کنید. از مزایای استفاده از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌توان به بهبود کارایی، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها اشاره کرد، اما باید به عوارضی مانند هزینه بالا، نیاز به تربیت کاربران، وقت‌گیری در یادگیری و محدودیت‌های قابل‌توجه در انتقال داده‌ها و اطلاعات نیز توجه کنید.
۲. به دنبال یک نرم‌افزار با مجموعه کاملی از ویژگی‌ها باشید
یک نرم افزار مدیریت پروژه باید قابلیت پوشش‌دادن تمامی نیازهای پروژه را داشته باشد. ویژگی‌هایی مانند برنامه‌ریزی زمان، مدیریت منابع و اعضای تیم، مانیتورینگ پیشرفت پروژه، ارتباطات و هماهنگی بین اعضای تیم، ذخیره و به‌اشتراک‌گذاری سند‌ها و فایل‌ها، گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها و... باید در این نرم‌افزار وجود داشته باشند.
۳. نرم افزار مدیریت پروژه را بر اساس نیازهای پروژه خود انتخاب کنید
تمام نرم‌افزارهای مدیریت پروژه دارای ویژگی‌های متفاوت هستند. بنابراین، برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب برای پروژه خود، باید نیازهای پروژه را در نظر بگیرید و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که نیازهای شما را به بهترین شکل ممکن پوشش می‌دهد.
۴. حتما به محدودیت‌های بودجه و هزینه توجه کنید
باید هزینه استفاده از نرم‌افزار را به‌دقت محاسبه کنید و برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای پروژه خود، باید محدودیت هزینه و بودجه موردنظر خود را در نظر داشته باشید. همچنین، باید مطمئن شوید که هزینه استفاده از نرم‌افزار در طول مدت پروژه به دسته‌بندی‌های مختلفی مانند هزینه کاربری، هزینه نگهداری و پشتیبانی و... تقسیم شده است.
۵. هماهنگی با تیم پشتیبانی نرم‌افزار را در نظر بگیرید 
باید مطمئن شوید که تیم پشتیبانی نرم‌افزار در دسترس شماست و در صورت بروز مشکلات و سوالات، به آنها مراجعه کنید. همچنین، باید مطمئن شوید که تیم پشتیبانی قادر به ارائه راه‌حل‌های مناسب برای مشکلات شماست.
 
 

۶. به تنظیمات امنیتی و حریم خصوصی نرم‌افزار توجه کنید
باید از تنظیمات مناسب برای حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات پروژه استفاده کنید و از هرگونه خطر احتمالی جلوگیری نمایید. برخی از این تنظیمات شامل کنترل دسترسی، رمزنگاری اطلاعات، ایجاد پشتیبانی اطلاعات و... هستند.
۷. روش‌های گزارش‌دهی و تحلیل داده‌های برنامه را ارزیابی کنید
راهکارهای گزارش‌دهی و تحلیل داده‌های به‌دست‌آمده از نرم افزار مدیریت پروژه، بسیار مهم هستند. باید مطمئن شوید که نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید، این قابلیت را دارد و به شما این امکان را می‌دهد که در هر لحظه، پیشرفت پروژه را مانیتور کنید و از وضعیت پروژه خود اطلاع دقیقی داشته باشید. 
۸. آموزش نرم افزار مدیریت پروژه را به تمامی اعضای تیم خود ارائه دهید
برای پیاده‌سازی موفق این نوع نرم‌افزار، باید تمامی اعضای تیم را درگیر کنید و آموزش‌های لازم را برای آنها فراهم نمایید. همچنین باید مطمئن شوید که تمامی اعضای تیم قادر به استفاده از نرم‌افزار هستند و در صورت بروز مشکلات، به آنها کمک کنید.
۹. با استفاده از این برنامه می‌توانید مشارکت چندنفره تیم خود را افزایش دهید!
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، امکانات مختلفی را برای افزایش مشارکت چندنفره تیم در پروژه‌ها فراهم می‌کنند که عبارت‌اند از:
۱.    تخصیص وظایف به اعضای تیم: وظایف مختلف را به اعضای تیم تخصیص دهید و روند آنها را دنبال کنید.
۲.    ایجاد یک پایگاه‌داده مشترک: می‌توانید یک پایگاه دانش مشترک ایجاد کنید که اعضای تیم بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. 
۳.    ایجاد یک فضای کاری مجازی: این فضای کاری شامل امکاناتی مانند چت، ارسال پیام، ارسال فایل و..  است و اعضای تیم می‌توانند با هم در آن ارتباط برقرار کنند.
۴.    ایجاد یک گزارش پیشرفت پروژه: این گزارش شامل اطلاعاتی مانند وضعیت پروژه، پیشرفت هر عضو تیم، مشکلات و راهکارهایی برای حل آن‌ها و... است.
با استفاده از این روش‌ها و امکانات، می‌توانید به راحتی مشارکت چند نفره تیم را در پروژه‌های خود افزایش دهید و به طور موثر‌تری به دست‌آوردن هدف خود برسید.
۱۰. یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها
بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها را دارند، از جمله ایمیل، سیستم‌های مدیریت منابع انسانی، حسابداری و غیره. این امکان، کارایی و جریان کار را بهبود می‌بخشد.
 
جمع‌بندی
در کل، نرم افزار مدیریت پروژه یک ابزار قدرتمند است که به تیم‌های پروژه اجازه می‌دهد تا بهترین کارایی ممکن را در انجام پروژه خود ببرند. در این مقاله، به 10 نکته سریع درباره این نرم‌افزار پرداختیم. با رعایت این نکات، تیم‌های پروژه می‌توانند بهترین استفاده را از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ببرند و به‌راحتی پروژه‌های خود را مدیریت کنند.