تیم سازی در کسب و کار: مراحل ساخت و مدیریت یک تیم منسجم
منتشر شده در ۱۳۹۸/۴/۲۹ ساعت ۱۷:۰۸
زمان خوانش ۳ دقیقه
هزینه ناهماهنگی تیم، گاهی در هیچ گزارشی ثبت نمی‌شود: دو نفری که هم‌زمان یک کار را انجام می‌دهند، تصمیمی که در پیام‌ها گم می‌شود یا اشتباهی که همه زود متوجهش شده‌اند، اما هیچ‌کس درباره‌اش حرف نزده است. این هزینه‌ها از وقت پروژه، انرژی کارکنان و اعتمادشان به یکدیگر پرداخت می‌شوند. تیم‌سازی در کسب و کار از همین موقعیت‌های روزمره اهمیت پیدا می‌کند. اما، مراحل ساخت یک تیم منسجم چیست؟ در ادامه، از روشن کردن هدف و نقش‌ها تا ایجاد اعتماد و حفظ هماهنگی پیش می‌رویم؛ تا ببینید کدام حلقه در همکاری اعضای تیم شما گم شده و برای تقویت آن از کجا باید شروع کنید.
تیم سازی چیست؟
تیم سازی، فرایندی مستمر است که یک گروه کاری را به مجموعه‌ای منسجم تبدیل می‌کند. در چنین مجموعه‌ای اعضا درباره انجام وظایف گروهی انتظارات مشترک دارند، به هم اعتماد می‌کنند، از هم حمایت می‌کنند و تفاوت‌های فردی را می‌پذیرند.
کلمه «مستمر» مهم است. تیم سازی یک رویداد یک‌روزه نیست. تیم به‌مرور حیات مستقلی پیدا می‌کند و مدیر باید همان‌قدر که به تک‌تک اعضا رسیدگی می‌کند، برای رشد و حفظ خود تیم هم وقت بگذارد.
در فارسی «تیم سازی» دو معنا دارد. معنای اول، ساختن تیم از صفر است: تعیین هدف، نقش‌ها و جذب افراد. معنای دوم، فعالیت‌هایی برای تقویت پیوند اعضای تیمی است که از قبل وجود دارد. این مقاله هر دو را پوشش می‌دهد، چون در عمل از هم جدا نیستند.
تیم سازی و کار تیمی چه فرقی دارند؟
کار تیمی نتیجه است؛ تیم سازی تلاشی است که به آن نتیجه می‌رسد. اگر کار تیمی را «رفتار هماهنگ اعضا» بدانیم، تیم سازی مجموعه اقداماتی است که این هماهنگی را ممکن می‌کند.
گروه کاری چه فرقی با تیم دارد؟
پیش از هر برنامه تیم سازی از خود بپرسید: آیا واقعا یک تیم دارید؟ یکی از تفاوت‌های کار تیمی و کار گروهی در وابستگی متقابل اعضا است. در تیم، رسیدن به نتیجه مشترک به هماهنگی کار اعضا بستگی دارد. در یک گروه، افراد شاید به یک مدیر گزارش دهند یا در جلسه‌های یکسان شرکت کنند، اما کارهایشان عمدتا مستقل است.
این تفاوت پیامد عملی دارد. اگر افراد نتیجه مشترک واقعی ندارند، مشوق‌هایشان با هم در تضاد است و برای انجام کار به یکدیگر نیاز ندارند، هیچ تمرین تیم سازی نمی‌تواند وابستگی معنادار بسازد. بسیاری از «مشکلات تیمی» در واقع مشکل طراحی سازمان‌اند. پس اول ساختار را درست کنید، بعد سراغ فعالیت‌ها بروید.
چرا تیم سازی در کسب و کار اهمیت دارد؟
مزایای تیم سازی از بهبود عملکرد فراتر می‌رود. بهبود عملکرد نتیجه نهایی است و پیش از آن چند اتفاق مهم‌تر می‌افتد: اعتماد میان کارکنان و میان کارکنان و مدیران بیشتر می‌شود، همدلی تقویت می‌شود، محیط کار مبتنی بر گفت‌وگو شکل می‌گیرد و وفاداری به سازمان بالا می‌رود.
مدرسه کسب و کار EAE بارسلونا از مزایای دیگری هم نام می‌برد: تقویت احساس تعلق، افزایش خلاقیت و نوآوری، و کمک به مدیریت استرس. سایت Indeed نیز تیم سازی را با رضایت و ماندگاری بیشتر کارکنان مرتبط می‌داند.
اهمیت تیم سازی در استارتاپ ها هم برجسته است. آزمایشگاه‌های نوآوری هاروارد ساختن تیم مناسب را یکی از دشوارترین و مهم‌ترین بخش‌های راه‌اندازی کسب و کار نوپا می‌داند. باید توجه کرد که هیچ فرمول بی‌نقصی برای آن وجود ندارد؛ کار اصلی در گفت‌وگو دربارهٔ ارزش‌ها، سهم هر فرد، میزان تعهد و انگیزه‌هاست.
مراحل تیم سازی: از هدف تا شروع کار
تیم سازی مجموعه‌ای از گام‌هاست. ترتیب زیر، جمع‌بندی منابعی است که بررسی کردیم، نه یک فرمول جهان‌شمول.
۱. نتیجه مشترک را روشن کنید
تیم باید درباره نتیجه‌ای که دنبالش است، اولویت‌های فعلی و معنای «انجام‌شده» بودن کار درک مشترک داشته باشد. وقتی این موارد مبهم باشد، تیم‌ها با جلسه بیشتر، تایید گرفتن‌های مکرر و دوباره‌کاری سعی می‌کنند ابهام را جبران کنند.
۲. نقش‌ها و اختیار تصمیم‌گیری را مشخص کنید
هر عضو باید بداند چه مسئولیتی دارد، تا کجا اختیار تصمیم‌گیری دارد و کار چگونه از یک نفر به نفر بعدی تحویل می‌شود. اگر بپرسید «آیا هر عضو نقشی ضروری دارد؟»، جواب این پرسش به شما در تعیین اندازهٔ تیم هم کمک می‌کند. عدد جهانی‌ای برای اندازه ایده آل تیم وجود ندارد؛ به نوع کار، مهارت‌های موردنیاز و میزان وابستگی متقابل بستگی دارد.
۳. افراد را با نگاه بلندمدت انتخاب کنید
در تیم‌های استارتاپی، هاروارد توصیه می‌کند برای انتخاب هم‌بنیان‌گذار عجله نکنید و پیش از تعهد بلندمدت، روی یک پروژه کوچک با هم کار کنید. این تجربه بیش از شور اولیه نشان می‌دهد که همکاری‌تان جواب می‌دهد یا نه.
پرسش دیگر این است: هم‌بنیان‌گذار لازم دارید یا فقط به مجموعه‌ای از مهارت‌ها برای مدتی مشخص نیاز دارید؟ هم‌بنیان‌گذار باید کسی باشد که حضورش برای مسیر بلندمدت ضروری است، نه فردی که کمبودی کوتاه‌مدت را پر می‌کند. همچنین سهم افراد باید با تلاش و ریسک واقعی‌شان متناسب باشد؛ اگر یکی تمام‌وقت و دیگری پاره‌وقت کار می‌کند، سهم برابر منشأ تنش می‌شود.
۴. انگیزه هر عضو را بشناسید
همه اعضا از یک چیز انگیزه نمی‌گیرند. برای بعضی ماموریت کسب و کار مهم است، برای بعضی یادگیری و برای بعضی منفعت مالی. شناخت این تفاوت‌ها تیم را هم‌راستا نگه می‌دارد و از انتظارهای ناسازگار جلوگیری می‌کند.
۵. با ارزش‌های مشترک شروع کنید
فرهنگ سازمانی چیزی نیست که بشود روی یک وبسایت زیبا گذاشت. در ابتدای مسیر، توافق بر سر ارزش‌های مشترک از همه چیز مهم‌تر است. روال‌ها، از جلسه‌ها تا ابزارها، با رشد کسب و کار تغییر می‌کنند؛ ارزش‌ها تکیه‌گاه می‌مانند.
۶. قواعد پایه را بنویسید
افراد درباره شیوه همکاری فرض‌هایی دارند، اما به‌ندرت آن‌ها را بیان می‌کنند. پاتریک سناگان در مدرسه کسب و کار هالت (Hult International Business School) پیشنهاد می‌کند اعضا با هم سه یا چهار قاعده پایه تعیین کنند. نمونه‌اش: دستور جلسه از قبل برای همه ارسال شود، اختلاف‌ها مستقیم با خود فرد مطرح شود و تصمیم‌های مهم ثبت شود.
چطور تیم را منسجم نگه داریم؟
ساختن تیم نصف کار است. نصف دیگر، حفظ آن است. شواهدی که موسسه CIPD گردآوری کرده، چند عامل تکرارشونده را نشان می‌دهد: اعتماد و امنیت روانی، انسجام و هنجارهای مشترک، اشتراک‌گذاری اطلاعات و بازنگری تیمی در شیوه کار.
۱- امنیت روانی
امنیت روانی یعنی افراد بتوانند سوال بپرسند، اشتباه خود را بپذیرند یا نگرانی‌شان را بگویند و تحقیر یا تنبیه نشوند. CIPD رابطه مثبت متوسط تا قوی میان امنیت روانی و عملکرد تیم را گزارش می‌کند. با اعتماد نزدیک است، اما یکی نیست: اعتماد به انتظار ما از رفتار دیگران برمی‌گردد و امنیت روانی به اینکه آیا می‌توانیم بی‌ترس حرف بزنیم.
مدیر برای تقویت آن می‌تواند:
- با هدف فهمیدن سوال بپرسد، ولی بازجویی نکند.
- هنگام شنیدن خبر بد دنبال مقصر نگردد.
- اشتباه یا خطای خودش را بپذیرد.
- از اعضا بخواهد دیدگاه مخالف مطرح کنند.
- نگرانی‌های مطرح‌شده را پیگیری کند.
امنیت روانی به معنای کنار گذاشتن استاندارد نیست. باید میان یادگیری از اشتباه و سهل‌انگاری تکرارشونده فرق گذاشت.
۲- اعتماد
اعتماد با رفتار قابل‌اتکا در طول زمان ساخته می‌شود: تعهد روشن، عمل به وعده، شایستگی و رفتار منصفانه. بر اساس همان مرور CIPD، اعتماد در تیم‌هایی که وابستگی متقابل زیاد دارند، از راه دور کار می‌کنند یا سابقهٔ همکاری کمی دارند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
۳- تعارض
تعارض همیشه بد نیست. اختلاف‌نظر درباره وظیفه یا شیوه کار، اگر به بهتر فکر کردن کمک کند، مفید است. اما تحقیر، قلدری یا خصومت حل‌نشده موضوع دیگری است و به عملکرد و آسایش افراد آسیب می‌زند. جمع‌بندی هاروارد هم همین را می‌گوید: تیم‌های موفق، تیم‌هایی بدون تعارض نیستند؛ آن‌ها به‌اندازه کافی اعتماد و شفافیت ساخته‌اند تا از تعارض‌ها عبور کنند.
پاتریک سناگان در مدرسه کسب و کار هالت، یک الگوی مخرب را «مثلث‌سازی» می‌نامد: به‌جای گفت‌وگوی مستقیم با فرد، نزد دیگران از او شکایت کردن. نتیجه این است که مسئله هیچ‌وقت حل نمی‌شود. راه مقابله، نپذیرفتن این رفتار در تیم است.
۴- رفتار مدیر
اعضای تیم رفتار مدیر را زیر نظر دارند: ساعت ورود، سرعت پاسخ‌گویی، میزان تمرکز. به گفته هاروارد، فرهنگ از بالا شکل می‌گیرد و مدیر با رفتارش، خواسته یا ناخواسته، الگو می‌سازد.
۵- بازنگری منظم
«مدرسه کسب و کار هالت» پیشنهاد می‌کند تیم بخشی از زمانش را به گفت‌وگو درباره فرایند اختصاص دهد. نویسنده این وبسایت می‌گوید بزرگ‌ترین اشتباه تیم‌ها این است که ۹۰ تا ۹۵ درصد زمان را فقط صرف انجام وظایف می‌کنند. همچنین پس از تصمیم‌های مهم، مرور کنید چه چیزی خوب پیش رفت و چه چیزی نه. مرور CIPD نیز بازنگری تیمی را از عناصر کار تیمی موثر می‌داند. چند پرسش مفید:
- هماهنگی کجا دچار مشکل شد؟
- کدام فرض اشتباه بود؟
- مسئول پیگیری کجا نامشخص بود؟
- دفعه بعد چه چیزی را تغییر دهیم؟
مرور بدون تغییر، فقط تشریفات است.
مراحل رشد تیم: مدل تاکمن
مدل «شکل‌گیری، تعارض، هنجارسازی، عملکرد» رایج‌ترین چارچوب برای گفت‌وگو درباره رشد تیم است و به مدیر نشان می‌دهد روابط و هنجارها در طول زمان تغییر می‌کنند. اما آن را جدول زمانی قطعی ندانید. تیم‌های واقعی ممکن است به مرحلهٔ قبل برگردند، مرحله‌ای را رد کنند یا با تغییر اعضا دوباره شروع کنند. مدل را ابزار گفت‌وگو بدانید، نه حکمی که بگوید هر تیم باید چند ماه در هر مرحله بماند.
تیم سازی در استارتاپ یا سازمان؟
در استارتاپ‌ها، معمولا تیم کوچک است و تصمیم‌ها سریع‌اند. چالش اصلی انتخاب هم‌بنیان‌گذار، تقسیم سهم و توافق بر ارزش‌هاست. در سازمان‌های بزرگ‌تر، چالش جدا شدن واحدهاست. سایت Slack به «کار جزیره‌ای» اشاره می‌کند و می‌گوید فعالیت‌های تیم سازی می‌توانند همکاری میان واحدها را تقویت کنند و ورود کارکنان جدید را آسان‌تر کنند.
برای تیم‌های دورکار یا ترکیبی نیز هنجارهای روشن لازم است: تصمیم‌ها کجا ثبت می‌شوند؟ کدام کانال برای موارد فوری است؟ زمان معقول پاسخ‌گویی چیست؟ در تیم‌های چندفرهنگی هم به‌جای تکیه بر کلیشه، همین هنجارها را صریح کنید.
فعالیت‌های تیم سازی: چه زمانی و چگونه؟
فعالیت‌ها دو دسته کلی دارند. در بیرون سازمان: برنامه گروهی در طبیعت، فعالیت داوطلبانه یا رویداد تفریحی. در داخل سازمان: بازدید از واحدهای دیگر، جشن‌های کوچک، فضای استراحت مشترک و جلسه تبادل ایده. سایت Indeed آن‌ها را به تیم سازی طبیعی (از تعامل روزمره)، تسهیل‌گری داخلی و تسهیل‌گری بیرونی تقسیم می‌کند.
چند نکته برای انتخاب:
- اندازه و ترکیب تیم: فعالیت باید برای همه قابل مشارکت باشد، از جمله افراد خجالتی یا دارای محدودیت جسمی.
- شیوه کار: تیم دورکار به فعالیت آنلاین یا غیرهم‌زمان نیاز دارد. Slack نمونه‌هایی مثل چالش‌های کانالی یا معرفی‌های ضبط‌شده ارائه کرده است.
- هدف: آشنایی؟ اعتماد؟ ارتباط میان واحدها؟ فعالیت را با هدف انتخاب کنید.
- به‌زور درس ندادن: برایان اسکودامور، در مجله فوربس، می‌نویسد: رویدادهایی که آشکارا می‌خواهند درس رهبری بدهند، اثر کمتری دارند. تجربهٔ مشترک، طبیعی‌تر پیوند می‌سازد.
- تداوم: بیشتر برنامه‌های تیم سازی چون یک‌باره‌اند، اثری نمی‌گذارند. اسکودامور گردهمایی کوتاه روزانه را مثال می‌زند.
قبل از برنامه‌ریزی رویداد بعدی، یک ارزیابی ساده انجام دهید. از اعضا بخواهید به این گزاره‌ها امتیاز بدهند: «می‌توانیم اولویت‌های اصلی را یکسان توضیح دهیم»، «نقش‌ها و اختیار تصمیم‌گیری روشن است»، «افراد به تعهدشان عمل می‌کنند»، «اشتباه و ریسک را زود مطرح می‌کنیم». گفت‌وگو درباره تفاوت پاسخ‌ها اغلب از خود امتیازها مفیدتر است. اگر مشکل در نقش‌ها یا جریان اطلاعات است، یک روز پیک‌نیک آن را حل نمی‌کند.
اشتباهات رایج در تیم سازی
- درمان با رویداد: وقتی ریشه مشکل ابهام در نقش‌هاست، رویداد فقط موقتی حال‌وهوا را عوض می‌کند.
- گذاشتن همه چیز روی استعداد: تیم مؤثر با کنار هم گذاشتن چند فرد بااستعداد و امید به هماهنگ شدن خودبه‌خود شکل نمی‌گیرد.
- بی‌توجهی به فرایند: «سناگان» می‌گوید در ۲۵ سال کار با تیم‌ها، هیچ‌وقت به‌خاطر نداشتن مهارت انجام وظیفه دعوتش نکرده‌اند؛ مشکل معمولاً در فرایند یا روابط بوده است.
- همرنگی: انسجام مفید است، اما تیمی که کسی به دیگری اعتراض نمی‌کند، ممکن است تصمیم‌های ضعیف بگیرد.
- تلاش برای اصلاح همه چیز هم‌زمان: از نتیجه مشترک شروع کنید، سپس نقش‌ها، روابط، جریان اطلاعات و بازنگری منظم.
از کجا بفهمیم تیم سازی جواب داده است؟
به‌جای حس کلی، به نشانه‌های رفتاری نگاه کنید: اعضا اولویت‌ها را یکسان توضیح می‌دهند؟ تحویل کار بدون ابهام انجام می‌شود؟ مشکلات زود مطرح می‌شوند؟ جلسه‌ها کوتاه‌تر و تصمیم‌ها مشخص‌تر شده‌اند؟ نقش ابزارها اینجاست: اطلاعات مهم باید قابل‌اعتماد در دسترس باشد. ثبت روشن تصمیم‌ها، در دسترس بودن وضعیت پروژه، مشخص بودن مسئول هر اقدام و مهلت آن، همه سازوکارهایی هستند که منابع برای هماهنگی بهتر پیشنهاد می‌کنند.
جمع‌بندی و گام بعدی
تیم سازی یعنی تبدیل گروهی از افراد به تیمی که نتیجه مشترک را می‌شناسد، نقش‌ها را می‌داند و حرف زدن در آن امن است. این کار با یک رویداد تمام نمی‌شود؛ با شفافیت در نقش‌ها، اطلاعات و مسئولیت‌ها ادامه پیدا می‌کند. وقتی هر کار صاحب، مهلت و وضعیت روشنی ندارد، بخش بزرگی از انرژی تیم صرف پیگیری و دوباره‌کاری می‌شود.
نرم‌افزار مدیریت پروژه و وظایف میزیتو به همین نقطه کمک می‌کند: می‌توانید کارها را به افراد مشخص بسپارید و روند پیشرفتشان را در بخش مانیتورینگ ببینید، تا هماهنگی تیم به حافظه و پیام‌های پراکنده وابسته نباشد. اگر تیمتان را می‌سازید یا بازسازی می‌کنید، با تعریف نقش‌ها و تقسیم وظایف در میزیتو شروع کنید.
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این مقاله برای شما کپی می‌شود.
دیدگاههای شما
هنوز دیدگاهی برای این مقاله ثبت نشده است.