رفتار مدیران موفق با کارمندان چگونه است؟
منتشر شده در ۱۳۹۸/۴/۲۹ ساعت ۱۷:۰۸
زمان خوانش ۴ دقیقه
یک مدیر ممکن است در برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری و هدایت کسب‌وکار عملکرد درخشانی داشته باشد، اما آیا این توانمندی‌ها به‌تنهایی برای مدیریت موفق کارکنان کافی است؟ نحوه برخورد مدیر با اعضای تیم، از شیوه گفت‌وگو و ارائه بازخورد گرفته تا برخورد با اشتباهات و اختلاف‌نظرها، نقش مهمی در شکل‌گیری اعتماد، انگیزه و عملکرد کارکنان دارد. اما رفتار مدیران موفق با کارمندان در موقعیت‌های واقعی چگونه است؟ وقتی کارمندی عملکرد ضعیفی دارد، از شرایط کاری ناراضی است یا رفتاری غیرحرفه‌ای نشان می‌دهد، چه برخوردی می‌تواند هم احترام و اعتماد را حفظ کند و هم به بهبود عملکرد تیم کمک کند؟ پاسخ به این پرسش‌ها همیشه ساده نیست. در ادامه، مهم‌ترین اصول رفتار مدیران موفق با کارمندان را بررسی می‌کنیم و با مثال‌های کاربردی نشان می‌دهیم مدیران چگونه می‌توانند در موقعیت‌های مختلف، تصمیم‌های بهتری بگیرند.
چرا رفتار مدیر با کارکنان تا این اندازه مهم است؟
رابطه میان مدیر و کارمند فقط یک رابطه اداری نیست. کارکنان بخش زیادی از تجربه کاری خود را از طریق تعامل با مدیر مستقیم شان تجربه می‌کنند؛ از نحوه دریافت بازخورد گرفته تا چگونگی برخورد مدیر با اشتباه، فشار کاری یا اختلاف‌نظر. بر اساس یافته‌های موسسه گالوپ (Gallup)، مدیران در میزان مشارکت و تعهد کاری کارکنان نقش بسیار مهمی دارند؛ به‌طوری‌که تا ۷۰ درصد از تفاوت سطح مشارکت کارکنان میان تیم‌های مختلف، به مدیران آن‌ها مربوط می‌شود. این یافته نشان می‌دهد رفتار مدیریتی می‌تواند فراتر از رضایت روزمره کارکنان، بر انگیزه، عملکرد و ماندگاری آن‌ها در سازمان تأثیر بگذارد.
مدیری که انتظارات خود را شفاف بیان می‌کند، به حرف کارکنان گوش می‌دهد و در موقعیت‌های دشوار رفتاری قابل پیش‌بینی دارد، زمینه‌ای ایجاد می‌کند که افراد با اطمینان بیشتری کار کنند و مسئولیت بیشتری بپذیرند.
رفتار مدیران موفق با کارمندان چه ویژگی‌هایی دارد؟
شفاف و محترمانه ارتباط برقرار می‌کنند
ابهام، یکی از مهم‌ترین عوامل ایجاد اصطکاک در تیم است. مدیر موفق مشخص می‌کند چه کاری باید انجام شود، مسئول آن چه کسی است، نتیجه مورد انتظار چیست و چه زمانی باید تحویل داده شود.
شفافیت البته به معنای دستور دادن مداوم نیست. ارتباط حرفه‌ای باید دوطرفه باشد؛ یعنی کارمند نیز بتواند سوال بپرسد، ابهام‌ها را مطرح کند و درباره مشکلات اجرای کار صحبت کند.
قبل از قضاوت، گوش می‌دهند
یکی از مهم‌ترین مهارت های ارتباطی مدیران، گوش دادن فعال است. اگر کارمندی از شرایط کاری ناراضی است یا وظیفه‌ای را مطابق انتظار انجام نداده، اولین واکنش نباید قضاوت درباره شخصیت یا تعهد او باشد.
مدیر موفق ابتدا تلاش می‌کند بفهمد چه اتفاقی افتاده است. گاهی مسئله از کمبود مهارت است، گاهی از حجم بالای کار، گاهی از ابهام در وظایف و گاهی نیز واقعاً از ضعف عملکرد. شنیدن دقیق مسئله به مدیر کمک می‌کند به‌جای واکنش احساسی، تصمیم مدیریتی بگیرد.
بازخورد می‌دهند، برچسب نمی‌زنند
بازخورد موثر روی رفتار یا خروجی مشخص تمرکز می‌کند، نه شخصیت فرد. برای مثال، به‌جای اینکه به کارمند گفته شود: «تو همیشه بی‌دقت هستی.»
می‌توان گفت: «در این گزارش دو بخش از اطلاعات مورد نیاز وارد نشده و لازم است قبل از تحویل بعدی دوباره بررسی شوند.»
در حالت دوم، فرد دقیقا می‌داند مشکل چیست و چگونه باید آن را اصلاح کند. این شیوه هم احترام فرد را حفظ می‌کند و هم مسئولیت‌پذیری را از بین نمی‌برد.
اعتماد می‌کنند، اما پیگیری را کنار نمی‌گذارند
یکی از اصول مدیریت پرسنل، ایجاد تعادل میان اعتماد و نظارت است. مدیر موفق قرار نیست جزئیات تمام کارهای کارکنان را لحظه‌به‌لحظه کنترل کند؛ همان‌طور که نباید وظیفه‌ای را واگذار کند و تا زمان بروز مشکل کاملا از آن بی‌خبر بماند.
هدف، تفویض اختیار همراه با شفافیت است: مسئولیت مشخص باشد، معیار موفقیت تعریف شود و امکان مشاهده روند پیشرفت کار وجود داشته باشد. این رویکرد احتمال مدیریت ذره‌بینی یا Micro Management را هم کاهش می‌دهد.
برای رشد کارکنان فرصت ایجاد می‌کنند
رفتار یک مدیر موفق فقط در مدیریت عملکرد فعلی کارکنان خلاصه نمی‌شود. مدیر باید به رشد آینده آن‌ها نیز توجه داشته باشد.
ویکتور لیپمن در مقاله‌ای در Forbes درباره مدیران موفق تاکید می‌کند که یکی از ویژگی‌هایی که مدیران بسیار خوب را از مدیران معمولی متمایز می‌کند، تمایل آن‌ها به توسعه کارکنان و کشف استعدادهایی است که شاید حتی خود افراد هنوز به آن‌ها آگاه نباشند.
مدیران موفق تلاش می‌کنند اهداف حرفه‌ای هر کارمند را بشناسند و در صورت امکان فرصت‌هایی برای یادگیری، افزایش مهارت و پذیرش مسئولیت‌های جدید ایجاد کنند. چنین رویکردی می‌تواند هم برای فرد و هم برای سازمان ارزش ایجاد کند.
فضای امنی برای سؤال و اشتباه ایجاد می‌کنند
کارکنان باید بتوانند سوال بپرسند، درخواست کمک کنند یا اشتباه خود را مطرح کنند؛ بدون اینکه از تحقیر یا واکنش شدید مدیر بترسند.
این موضوع به معنای نادیده گرفتن خطا نیست. تفاوت در این است که مدیر به‌جای ایجاد ترس، ابتدا مسئله را بررسی می‌کند و سپس برای اصلاح آن اقدام می‌کند. وقتی افراد احساس امنیت بیشتری برای مطرح کردن مشکلات داشته باشند، احتمال پنهان ماندن خطاها نیز کمتر می‌شود.
مدیر موفق با اشتباه یا ضعف عملکرد کارکنان چگونه برخورد می‌کند؟
هنگام مشاهده عملکرد ضعیف، بهتر است مدیر از یک مسیر مشخص حرکت کند:
شناسایی مشکل ← بررسی علت ← بیان انتظارات ← توافق بر راه‌حل ← پیگیری نتیجه
فرض کنید کارمندی چند بار یک وظیفه را بعد از زمان مقرر تحویل داده است. قبل از اینکه او را «بی‌مسئولیت» بدانید، بررسی کنید آیا زمان‌بندی از ابتدا مشخص بوده، حجم کار او منطقی بوده و منابع لازم برای انجام وظیفه در اختیارش قرار داشته است یا خیر. اگر مشکل از شرایط کاری باشد، مدیر باید برای اصلاح آن اقدام کند. اگر مسئله ناشی از کوتاهی فرد باشد، لازم است انتظار موردنظر و پیامد تکرار این رفتار نیز شفاف بیان شود. مدیریت خوب نه به معنای سخت‌گیری دائمی است و نه چشم‌پوشی از ضعف عملکرد.
نحوه برخورد با کارمندان ناراضی چگونه است؟
در نحوه برخورد با کارمندان ناراضی، اولین قدم شنیدن دلیل نارضایتی است. کارمند باید فرصت داشته باشد بدون قطع شدن صحبتش، مسئله را توضیح دهد.
پس از آن، مدیر باید مشخص کند بخش قابل‌حل مسئله چیست. همه نارضایتی‌ها الزاما به تصمیمی که کارمند انتظار دارد منجر نمی‌شوند، اما حتی در چنین شرایطی شفافیت اهمیت زیادی دارد. بهتر است مدیر:
- علت اصلی نارضایتی را مشخص کند.
- درباره موارد قابل‌تغییر و غیرقابل‌تغییر شفاف باشد.
- در صورت نیاز روی یک اقدام بعدی توافق کند.
- و بعدا نتیجه موضوع را پیگیری کند.
شنیدن اعتراض به معنای پذیرفتن هر خواسته‌ای نیست؛ هدف، رسیدن به درک مشترک و تصمیمی حرفه‌ای است.
نحوه برخورد با پرسنل گستاخ و رفتارهای غیرحرفه‌ای
یکی دیگر از موقعیت‌های دشوار مدیریتی، نحوه برخورد با پرسنل گستاخ یا کارکنانی است که رفتار غیرحرفه‌ای از خود نشان می‌دهند. در چنین شرایطی واکنش احساسی یا تذکر تند در جمع معمولا مسئله را پیچیده‌تر می‌کند. بهتر است گفت‌وگو به‌صورت خصوصی انجام شود و مدیر دقیقا به رفتار مشخص اشاره کند.
برای مثال: «قطع کردن صحبت همکاران در جلسه قابل‌قبول نیست و انتظار دارم این رفتار در جلسات بعدی تکرار نشود.» این جمله بسیار مؤثرتر از حمله به شخصیت فرد است.
اگر رفتار نامناسب تکرار شود، مدیر باید آن را مستند و مطابق رویه‌های سازمان پیگیری کند. احترام متقابل به معنای نداشتن مرز نیست؛ مدیر موفق همزمان با حفظ احترام، استانداردهای رفتاری تیم را نیز حفظ می‌کند.
مدیریت رفتار سازمانی چه کمکی به مدیران می‌کند؟
مدیریت رفتار سازمانی به مدیر کمک می‌کند بفهمد افراد مختلف الزاما با یک روش ثابت مدیریت نمی‌شوند. انگیزه‌ها، شیوه ارتباط، شخصیت و نیازهای حرفه‌ای کارکنان با یکدیگر متفاوت است. به همین دلیل، آموزش رفتار سازمانی می‌تواند به مدیران کمک کند رفتار فردی و گروهی کارکنان را بهتر بشناسند، تعارض‌ها را مؤثرتر مدیریت کنند و سبک ارتباطی مناسب‌تری داشته باشند.
موسسه گالوپ نیز تاکید می‌کند که مجموعه ثابتی از ویژگی‌ها برای ساختن «مدیر ایده‌آل» وجود ندارد. مدیران موفق می‌توانند سبک‌های متفاوتی داشته باشند؛ مهم این است که نقاط قوت خود و نیازهای افراد تیم‌شان را بشناسند.
مدیریت بهتر کارکنان از شفافیت در کارها شروع می‌شود
حتی بهترین مهارت های ارتباطی زمانی که وظایف و مسئولیت‌ها مبهم باشند، نمی‌توانند همه مشکلات تیم را حل کنند. وقتی مشخص نیست مسئول هر کار چه کسی است، چه زمانی باید آن را تحویل دهد یا پروژه در چه مرحله‌ای قرار دارد، مدیر ناچار می‌شود مدام از کارکنان وضعیت کارها را پیگیری کند.
بخشی از رابطه حرفه‌ای مدیر و کارکنان از ایجاد همین شفافیت بر بستر نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین آغاز می‌شود: اینکه هر فرد بداند چه مسئولیتی دارد، اولویت‌ها چیست و عملکرد او بر چه اساسی ارزیابی می‌شود. با نرم‌افزار مدیریت پروژه و وظایف میزیتو می‌توانید پروژه‌ها و وظایف تیم را در یک فضای مشترک مدیریت کنید.
برای مدیریت منظم‌تر و شفاف‌تر کارهای تیم، در میزیتو رایگان ثبت‌نام کنید.
بیشتر بخوانید:
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این مقاله برای شما کپی می‌شود.
دیدگاههای شما
هنوز دیدگاهی برای این مقاله ثبت نشده است.