چطور نقشه راه پروژه رسم کنیم؟

نقشه راه پروژه به‌عنوان یکی از مهم‌ترین بخش‌های پروژه در زمان برنامه‌ریزی پروژه محسوب می‌شود که به درک بهتر چالش‌ها و خروجی‌های پروژه در بازه‌ی زمانی مشخص کمک می‌کند. پیش‌تر به این پرسش‌ها که نقشه راه پروژه چیست و چرا به نقشه راه پروژه نیاز داریم؟ پاسخ داده‌ایم و حالا قصد داریم خیلی خلاصه به مراحل ساخت نقشه راه پروژه بپردازیم تا در مسیر مدیریت پروژه آمادگی بیشتری داشته باشید.

به‌بیان ساده نقشه راه پروژه داده‌های ضروری را از طرح پروژه استخراج می‌کند تا یک نمای کلی از پروژه آماده شود. نقشه راه پروژه باید تصویری و قابل مدیریت باشد تا توسط تمام اعضای درگیر در پروژه از مدیران و ذینفعان گرفته تا سایر اعضای تیم به‌راحتی درک شود.

چگونه نقشه راه پروژه بسازیم؟

برای ساخت نقشه راه پروژه‌ی کارآمد باید راهی را پیدا کنید که به‌کمک آن جدول زمانی و خروجی‌های پروژه‌ی خود را به‌صورت تصویری درآورید. این عناصر درکنار یکدیگر نقشه راه پروژه را تشکیل می‌دهند تا نمای کلی از پروژه و آنچه در حال وقوع است و زمان آن‌ها، ارائه شود.

ساخت نقشه راه پروژه شامل ۵ گام کلیدی است که به زبان ساده شامل موارد زیر می‌شود:

• فعالیت‌ها و خروجی‌ها
• زمان‌بندی
• وابستگی‌ها
• منابع و هزینه‌ها
• نقاط عطف

۱. تعیین محدوده پروژه (Project Scope)

ابتدا باید تمام فعالیت‌ها و کارهای پروژه باید مشخص شوند تا بتوانید به‌راحتی محدوده پروژه را تعیین کنید. استفاده از ساختار تفکیک در کارها کمک می‌کند همه وظایف شناسایی شوند و برای هر فعالیتی و وظیفه‌ای خروجی نهایی (Deliverable) معین و معیارهای کیفی کاربردی تعیین شود.

۲. زمان‌بندی پروژه (Schedule)

بعد از شناسایی وظایف، مدت زمان هر کدام را برآورد کنید تا آماده‌ی واردکردن در ابزاری مثل گانت چارت شود. علاوه‌براین، نمودار گانت جدول زمانی کلی نیز ارائه می‌دهد که در آن تمام تاریخ‌های مهم پروژه اعم‌از وظایف با اولویت و زمان موعد انجام آن‌ها به‌چشم می‌خورد.

۳. وابستگی وظایف (Dependencies)

یکی از بخش‌های مهم در طراحی نقشه راه پروژه تعریف وابستگی وظایف است. بدین‌ترتیب، ترتیب انجام وظایف مشخص می‌شود و همه‌ی اعضا می‌دانند کدام وظایف قبل از شروع یا پایان وظایف دیگر انجام خواهد شد. وابستگی وظایف را می‌توان در چهار دسته‌بندی اصلی تعریف کرد:

• پایان-شروع (Finish to Start یا FS): وظیفه‌ی وابسته‌ای که نمی‌تواند شروع شود، مگر اینکه وظیفه‌ی قبل‌از آن تمام شود.
• شروع-پایان (Start to Finish یا SF): وظیفه‌ی وابسته‌ای که نمی‌تواند تمام شود، مگر اینکه وظیفه‌ی قبل‌از آن شروع شود.
• پایان-پایان (Finish to Finish یا FF): وظیفه‌ای که نمی‌توان تمام کرد، مگر اینکه وظیفه‌ی قبل‌از آن تکمیل شده باشد.
• پایان-پایان (Start to Start یا SS): وظیفه‌ای که نمی‌توان شروع کرد، مگر اینکه وظیفه‌ی قبل‌از آن شروع شده باشد.

تعریف وابستگی وظایف اهمیت بسیار زیادی دارد چون یک خطا می‌تواند کل زمان‌بندی را بهم بزند.

۴. تخصیص منابع و مدیریت هزینه‌ها

هر وظیفه و پروژه‌ای نیاز به منابع (نیروی انسانی، بودجه، تجهیزات، مواد) دارد. باید وظایف را براساس منابع تقسیم کنید و هرکدام را به‌عهده‌ی عضوی بگذارید؛ همچنین، باید مقایسه‌ی هزینه‌های تخمینی و واقعی را برای مدیریت هزینه پروژه انجام دهید.

۵. تعیین نقاط عطف (Milestones)

به دستاوردهای مهم پروژه نقاط عطف در پروژه گفته می‌شود که ازجمله می‌توان به پایان یک فاز یا تحویل یک محصول کلیدی اشاره کرد.

علاوه‌بر ۵ مرحله‌ی بالا می‌توان دو گام تکمیلی دیگر برای پروژ‌ه‌های بزرگ درنظر گرفت که عبارتنداز:

• بررسی ریسک: پیش‌بینی موانع و ریسک‌ها و برنامه‌ریزی برای مدیریت آن‌ها
• جلب نظر ذینفعان: اشتراک‌گذاری نقشه راه با ذینفعان برای دریافت بازخورد بگیرید و کسب اطمینان از درک جمعی نسبت‌به چشم‌انداز پروژه

پرسش‌های متداول

۱- چگونه نقشه راه پروژه بنویسیم؟

نقشه راه پروژه در واقع یک نمای کلی و استراتژیک است که نشان می‌دهد چه کاری باید انجام شود، چه زمانی، توسط چه کسی، با چه منابعی و تحت چه شرایطی؛ بنابراین برای نوشتن نقشه راه پروژه باید تمام این موارد را مدنظر قرار دهید و با نرم افزار مدیریت پروژه خود آن را آماده کنید.

۲- مراحل ساخت نقشه راه پروژه شامل چه مواردی می‌شود؟

۵ مرحله ساخت نقشه راه پروژه شامل فعالیت‌ها و خروجی‌ها، زمان‌بندی، وابستگی‌ها، منابع و هزینه‌ها، نقاط عطف می‌شود.