نقشه راه پروژه چیست و چرا به نقشه راه پروژه نیاز داریم؟

یکی از بخش‌های اصلی طراحی استراتژی در مدیریت پروژه، طراحی نقشه راه پروژه (Project Roadmap) است که به مدیر این امکان را می‌دهد تا اهداف و نقاط عطف کلیدی پروژه را به تصویر بکشد. علاوه‌براین، نقشه راه پروژه به سهامداران نیز در راستای درک بهتر اهداف پروژه، منابع تخصیص‌یافته و دستاوردهای مورد انتظار کمک می‌کند. در این مقاله قصد داریم بدانیم که نقشه‌ی راه پروژه چیست و  چرا به آن نیاز داریم؟

تفاوت طرح پروژه با نقشه راه پروژه در این است که طرح پروژه مروری بر جزئیات فنی و تاکتیکی پروژه ارائه می‌دهد، در حالی که نقشه راه پروژه تصویر کلی از مسیر وظایف ترسیم می‌کند.

نقشه راه پروژه چیست؟

نقشه راه پروژه بهترین روش برای خلاصه‌سازی اطلاعات پروژه است که به پرسش‌هایی نظیر: «پروژه چیست؟ هدف از انجام این پروژه چیست؟ و چطور به اهداف پروژه دست پیدا می‌کنیم؟» به‌گونه‌ای پاسخ می‌دهد که برای هرکسی قابل درک باشد و به‌راحتی اشتراک‌گذاری شود. نقشه راه مدیریت پروژه ابزاری منحصربه‌فرد با اهدافی متمایز از سایر اسناد پروژه مثل منشور پروژه، نمودار موعد (Milestone)، برنامه زمان‌‌بندی پروژه و طرح پروژه دارد.

نقشه راه پروژه منبعی ساده برای مدیران و ذینفعان کلیدی محسوب می‌شود که با استفاده از آن می‌توانند خیلی سریع وضعیت پروژه را از منظر استراتژیک زیرنظر بگیرند و بدون نیاز به غربال جزئیات تصمیم‌گیری کنند. نقشه راه در مدیریت پروژه موارد زیر را ارائه می‌کند:

• نوسان‌های مهم
• اطلاعات مدیریت منابع و مدیریت ریسک
• چگونگی وضعیت پیشرفت کار در هر زمانی
• چگونگی به‌کارگیری منابع اختصاص داده شده
• وضعیت کلی پروژه در مسیر دستیابی به تمام اهداف استراتژیک و اهداف SMART طبق برنامه‌ی زمانی

تمام اطلاعات موجود در نقشه راه پروژه به مدیران کمک می‌کند مطمئن شوند افراد دخیل در پروژه به‌طور کامل طرح پروژه را درک می‌کنند. گانت چارت یکی از ابزارهای کاربردی برای رسم نقشه راه پروژه به‌حساب می‌آید که در انواع نرم افزار مدیریت پروژه از جمله میزیتو ارائه می‌شود و به مدیران پروژه اجازه می‌دهد جدول زمانی پروژه را به‌صورت بصری ترسیم کنند.

مقایسه نقشه راه پروژه و نقشه راه محصول

با اینکه تولید محصول نیز به‌عنوان پروژه شناخته می‌شود؛ اما ماهیت نقشه راه پروژه با نقشه راه محصول یکسان نیست. نقشه راه محصول ویژن تیم محصول برای دستیابی به موعدهایی مشخص در مدت زمان معین است. مهم‌ترین شباهت نقشه راه پروژه و نقشه راه محصول این است که معمولا برای برنامه‌ریزی هردو نقشه، از ابزار بصری یکسانی می‌توان استفاده کرد، ولی همچنان به‌دلیل تفاوت در ویژگی‌های مورد نیاز برای رسم هرکدام، تفاوت‌های بنیادینی در آن‌ها به‌چشم می‌آید.

مقایسه نقشه راه پروژه با طرح پروژه

نقشه راه پروژه و طرح پروژه نیز شباهت‌های زیادی دارند، برای مثال هر دوی آن‌ها باید در ابتدای پروژه آماده شوند و هردوی آن‌ها به‌جای اینکه حالتی ثابت و تغییرناپذیری داشته باشند، ماهیت زنده و پویایی دارند. با‌این‌حال، وجه تمایز این دو در این است که برخلاف طرح پروژه، نقشه راه پروژه روی نمای کلی پروژه در سطح بالا تمرکز می‌کند.

در زمان ترسیم نقشه راه پروژه نباید بیش‌ازحد در جزئیات گرفتار شد، زیرا ممکن است تمرکز اصلی سند منحرف شود. نقشه راه پروژه را برابر با دیدی از دور و از زاویه‌ی بالا شبیه «دید پرنده» معرفی می‌کنند و با مسیریابی کوچه‌به‌کوچه تفاوت دارد. اما، برای ساخت طرح پروژه (Project Plan) باید به جزئیاتی نظیر جدول زمانی پروژه، بودجه‌بندی، نقش هر سهامدار و معیار و متریک موفقیت برای ارزیابی پروژه پرداخت.

مقایسه نقشه راه پروژه با نمودار گانت

اگر نمی‌دانید گانت چارت چیست، به‌طور خلاصه باید بگوییم ابزاری برای نمایش بصری یک پروژه در بازه‌ی زمانی مشخص است. این نمودار مانند یک خط زمانی از نمودار میله‌ای افقی برای نمایش وظایف و آورده‌ها استفاده می‌کند. همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد بسیاری از تیم‌ها برای ساخت نقشه راه پروژه از گانت چارت کمک می‌گیرند و با تکیه‌بر نمودارهای میله‌ای افقی در این نمودار، بخش‌های مهم و سطح بالای پروژه را نمایش می‌دهند.

گانت چارت فارغ‌از استفاده در ساخت نقشه راه پروژه، کاربردهای متعددی دارد، برای مثال، از گانت چارت می‌توان برای نمایش بصری وابستگی‌ها و روابط بین وظایف استفاده کرد. دیگر مزایای استفاده از نمودار گانت شامل فراهم‌کردن دید کلی بر تمام اجزای پروژه و نقاط عطف مهم در مسیر پروژه می‌شود. با‌این‌همه، برای ترسیم نقشه راه پروژه با چنین نموداری بهتر است نکاتی را مدنظر قرار دهید.

حتی اگر تصمیم دارید نقشه راه پروژه را با گانت چارت رسم کنید، مطمئن شوید که ابزاری را انتخاب کنید که بتواند وظایف را در فرمت‌های بصری متفاوتی به‌نمایش درآورد. برای مثال، در میزیتو برای ساخت گانت چارت می‌توانید به‌صورت دستی وظایف به‌خصوصی را برای نمایش در نمودار گانت مشخص کنید. بدین ترتیب، تمام جزئیات پروژه در گانت چارت یا همان نقشه راه پروژه قرار نمی‌گیرند.

چرا به پروژه به نقشه راه نیاز دارد؟

به زبان ساده نیاز به نقشه راه در مدیریت پروژه به دلیل امکانی که در ردیابی پروژه برای مدیران و سهامداران فراهم می‌کند، بیشتر حس می‌شود. با وجود نقشه راه پروژه، برای ارزیابی میزان پیشرفت نیازی به بررسی جداول، نمودارها و به‌روزرسانی‌های متعدد نخواهد بود و همه‌ی اطلاعات به‌طور خلاصه در نقشه راه پروژه به‌عنوان نموداری بزرگ‌تر از کل پروژه با خط زمانی نمایش داده می‌شود.

نقشه راه پروژه در هر پروژه‌ی شخصی یا کاری به مدیریت بهتر وظایف کمک می‌کند؛ بنابراین، در فاز برنامه ریزی منابع پروژه باید آن را ترسیم کرد تا همه‌ی اعضای دخیل در پروژه را راهنمایی کند. با‌این‌حال، برخی از پروژه‌ها به دلیل عدم وابستگی به زمان نیازی به نقشه راه نخواهند داشت. مزایای نقشه راه پروژه شامل ۳ مورد زیر می‌شود:

1. شرح اهداف اصلی پروژه: کاربرد اصلی نقشه راه پروژه این است که اهداف پروژه را قبل‌از جلسه‌ی آغاز پروژه (Kickoff Meeting) و ساخت طرح پروژه مشخص کند. این نقشه باعث می‌شود بدانید اکنون کجا هستید و درنهایت کجا می‌روید. اگرچه جزئیات چگونگی دستیابی به اهداف در نقشه بیان نمی‌شوند؛ اما بیان شفاف اهداف پروژه شانس رسیدن به اهداف را به‌طرز چشم‌گیری افزایش می‌دهد.
   
   برای مثال، فرض کنید که قصد ساخت نقشه راه پروژه برای تدوین تقویم محتوایی شبکه اجتماعی کسب‌وکارتان را دارید. در ابتدا می‌دانید چه تعداد دنبال‌کننده (فالوور) دارید و نرخ تعامل آن‌ها با شما چه میزان است. با کمک نقشه راه پروژه مشخص می‌کنید که در چه مدت زمانی به چه اندازه‌ای می‌خواهید اعداد و ارقام فعلی را افزایش دهید. شاید بخواهید تعداد دنبال‌کنندگانتان را در یک بازه‌ی ۶ ماهه دو برابر کنید و باید آن را در نقشه راه پروژه بیاورید.
    
2. جلب حمایت اولیه برای خروجی‌های پروژه: درخلال ساخت نقشه راه پروژه باید مشخص کنید که چه خروجی‌هایی برای پروژه درنظر دارید. تعیین این خروجی‌ها قبل‌از جلسه‌ی آغاز پروژه به شما کمک می‌کند که بدانید چه کسانی باید در جلسه حاضر باشند و نمای کلی پروژه برای سهام‌داران و ذینفعان نیز به جلب حمایت بهتر از پروژه کمک می‌کند.
   
   برای مثال، فرض کنیم نقشه‌ی راهی برای پروژه‌ی ردیابی بازخورد مشتریان می‌سازید. این نقشه باید نمای کلی از چگونگی فرایند ردیابی بازخورد مشتریان ارائه کند تا بدانید چگونه این خروجی‌ها به بهبود وضعیت ردیابی بازخوردها کمک خواهد کرد. بدین‌ترتیب، نقشه راه پروژه باید به‌طور شفاف خروجی‌های پایان پروژه را مشخص کند. می‌توان در این پروژه یکی از خروجی‌ها را ایجاد مخزنی از تمام بازخوردهای مشتریان تعریف کرد که امکان جستجو و طبقه‌بندی نیز داشته باشد یا شاید بخواهید تا پایان سال مالی حداقل ۱۰۰ بازخورد جامع و کامل از مشتریان جمع‌آوری کنید.
    
3. مدیریت انتظارات ذینفعان و سهامداران از ابتدا: در نهایت ساخت نقشه راه پروژه آسان‌ترین ابزار برای اشتراک‌گذاری اطلاعات مهم با سهامداران و ذینفعان است. با ارائه‌ی اطلاعاتی نظیر خروجی‌های مورد انتظار، نقاط عطف و برنامه‌ی زمان‌بندی پروژه در جلسه‌ی آغاز پروژه، سهامداران و ذینفعان می‌توانند دید بهتری از محدوده پروژه و چارچوب زمانی به‌دست بیاورند.
   
   برای مثال، تصور کنید می‌خواهید برای پروژه‌ی کمپین بازاریابی نقشه راه رسم کنید. در زمان جلسه‌ی آغاز پروژه ممکن است هر فردی اهداف خود را مطرح و روی آن‌ها پافشاری کند. اما با وجود نقشه راه پروژه به‌راحتی این انتظارات مدیریت می‌شوند.

نرم افزار مدیریت پروژه میزیتو

نرم افزار مدیریت پروژه میزیتو را می‌توان به‌عنوان یک برنامه‌ی کاربردی برای طراحی وساخت نقشه راه پروژه مورد استفاده قرار داد. این برنامه تمام ابزار لازم برای تدوین نقشه راه پروژه به روش‌های مختلف را دراختیار شما قرار می‌دهد تا با خلاقیت خود و متناسب‌با نیازتان نقشه راه پروژه‌ی خود را رسم کنید.

پرسش‌های متداول

آیا همه پروژه‌ها به نقشه راه نیاز دارند؟

خیر، اگر پروژه‌ی مدنظرتان مانند ردیابی محتوای یک بلاگ برای مدت زمان یک ماه باشد و محدوده‌ی کوچکی داشته باشد نیازی به نقشه راه پروژه نخواهید داشت، زیرا زمان صرف‌شده برای ایجاد نقشه‌ی راه پروژه توجیهی ندارد.

از کدام ابزار مدیریت پروژه می‌توان برای ساخت نقشه راه پروژه استفاده کرد؟

بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای ساخت نقشه راه، برنامه‌ای است که امکان ساخت گانت چارت، برد کانبان، داشبورد پروژه و خط زمانی پروژه را فراهم می‌کند. اگر از برنامه مدیریت پروژه میزیتو استفاده می‌کنید، برای ساخت گانت چارت میزیتو توضیحات آن را در بخش راهنما مطالعه کنید.