۵ اشتباه رایج در مدیریت پروژه

 شروع یک پروژه جدید همیشه با هیجان و برنامه‌ریزی اولیه همراه است، اما ناگهان متوجه می‌شوید که اوضاع آن‌طور که باید پیش نمی‌رود. این اتفاق معمولا به دلیل بروز اشتباهات رایج مدیریت پروژه رقم می‌خورد. این اشتباهات کوچک، به مرور زمان تبدیل به موانع بزرگی می‌شوند که مسیر پروژه را به سمت شکست می‌برند. در این مطلب، ما به شما نشان می‌دهیم که چگونه با شناخت اشتباهات رایج مدیریت پروژه، می‌توان از شکست پروژه جلوگیری کرد. مثل همیشه با میزیتو همراه باشید.

اشتباهات رایج مدیریت پروژه چه اشتباهاتی هستند؟

بسیاری از سازمان‌ها سالانه بخش زیادی از بودجه خود را به دلیل عملکرد ضعیف در پروژه‌ها از دست می‌دهند. این اشتباهات فقط باعث ناامیدی نمی‌شوند، بلکه هزینه‌های پنهان زیادی دارند. حتی اگر یک اشتباه کوچک باشد، شاید در ابتدا کم‌اهمیت به نظر برسد؛ اما اگر به آن توجه نشود، می‌تواند مشکلات بزرگی مثل افزایش هزینه‌ها و تاخیر در تحویل را به دنبال داشته باشد. شناخت این اشتباهات و راه‌های جلوگیری از آن‌ها، یکی از اساس موفقیت و مدیریت پروژه به‌حساب می‌آید. در ادامه، به پنج مورد از اشتباهات رایج مدیریت پروژه می‌پردازیم.

۱. نادیده گرفتن فاز برنامه‌ریزی

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات رایج مدیریت پروژه، شروع کار بدون داشتن یک نقشه راه پروژه مشخص است. بسیاری از تیم‌ها با این تصور که می‌توانند در طول مسیر تصمیم‌گیری کنند، فاز برنامه‌ریزی را نادیده می‌گیرند. این کار باعث می‌شود که وابستگی بین وظایف، ریسک‌ها و حتی مهلت‌های تحویل مشخص نباشند. 

بسیاری از افراد شاید با نادیه گرفتن فاز برنامه‌ریزی و رسم نقشه راه پروژه این توهم را داشته باشند که در زمان صرفه‌جویی کرده‌اند، اما در واقع با نادیده گرفتن این مرحله، زمینه را برای مشکلات بزرگ‌تر فراهم می‌کنند. برای جلوگیری از این اشتباهات رایج مدیریت پروژه، باید قبل از هر کاری، محدوده پروژه، زمان‌بندی، نقش‌ها و ریسک‌ها را به طور کامل مشخص کنید و در این مرحله می‌توانید با نگاهی خلاقانه از گانت چارت کمک بگیرید.

۲. اهداف مبهم یا متغیر پروژه

یک پروژه بدون داشتن اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری، مانند خودرویی است که بدون مقصد حرکت می‌کند. وقتی موفقیت پروژه به طور شفاف تعریف نشود، هر کسی برداشت متفاوتی از آن خواهد داشت. این ابهام باعث سردرگمی در تیم می‌شود و اولویت‌ها به راحتی تغییر می‌کنند. 

یکی دیگر از اشتباهات رایج مدیریت پروژه این است که بدون توافق با ذی‌نفعان، کار را شروع کند. برای جلوگیری از این سردرگمی، حتما با تمام ذی‌نفعان اصلی بر سر اهداف مشخص و قابل سنجش توافق کنید. تعریف دقیق اهداف، از بروز بسیاری از اشتباهات رایج مدیریت پروژه در آینده جلوگیری می‌کند.

 ۳. نادیده گرفتن درس‌های آموخته‌شده

یکی دیگر از اشتباهات رایج مدیریت پروژه این است که تیمی پس از اتمام یک پروژه، بدون هیچ‌گونه تاملی به سراغ کار بعدی می‌روند. این عادت باعث می‌شود تیم‌ها در پروژه‌های آینده، همان اشتباهات قبلی را تکرار کنند. برای جلوگیری از این مشکل، لازم است در پایان هر پروژه یک جلسه بازنگری برگزار شود. در این جلسات، نقاط قوت و ضعف پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرند و درس‌های مهمی که آموخته شده، مستند می‌شوند تا در پروژه‌های بعدی به آن‌ها رجوع شود.

۴. عدم تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها به‌ شکل شفاف

وقتی نقش‌ها و مسئولیت‌ها در یک پروژه به درستی تعریف نشوند و چارت سازمانی مدوّنی وجود نداشته باشد، تیم با مشکلاتی مثل هم‌پوشانی وظایف، سردرگمی و کارهای انجام‌نشده روبرو می‌شود. گفتن جمله‌ی «همه در مواقع لزوم کمک می‌کنند» یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات رایج مدیریت پروژه محسوب می‌شود. این جمله در عمل باعث می‌شود هیچ‌کس مالکیت یک کار مشخص را به عهده نگیرد. برای جلوگیری از این اشتباه در مدیریت پروژه، از ابزارهایی مثل ماتریس واگذاری مسئولیت (ماتریس RACI) برای تعیین نقش‌های مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع، استفاده کنید. شفافیت در نقش‌ها به تیم کمک می‌کند تا با تمرکز بیشتر کار کنند تا از هدر رفتن انرژی جلوگیری شود.

۵. مدیریت نادرست حجم کاری تیم

مدیریت نادرست حجم کاری اعضا، به‌عنوان یکی دیگر از اشتباهات رایج مدیریت پروژه شناخته می‌شود. فرض اینکه افراد در صورت خستگی یا کم‌کاری، خودشان اعلام می‌کنند، احتمال فرسودگی شغلی یا بی‌انگیزگی در کارکنان را بالا می‌برد. مدیران موفق همیشه باید وضعیت کاری تیم را زیر نظر داشته باشند و به صورت منظم وظایف را بازتوزیع کنند. با این کار، هر عضو تیم به بهترین شکل از توانایی‌های خود استفاده می‌کند و تیم در بهترین حالت خود باقی می‌ماند.

تشخیص اشتباهات رایج مدیریت پروژه، قبل از بروز مشکلات

اشتباهات مدیریتی معمولا با علائم کوچکی خود را نشان می‌دهند که ممکن است در ابتدا بی‌اهمیت به نظر برسند؛ اما اگر به آن‌ها توجه نکنید، به سرعت به مشکلات بزرگ تبدیل می‌شوند. یک تیم سردرگم، ضرب‌الاجل‌های از دست رفته یا جلسات بی‌هدف، همگی نشانه‌هایی از ابتلا به یکی از اشتباهات رایج مدیریت پروژه هستند. تشخیص زودهنگام این نشانه‌ها به شما کمک می‌کند تا پیش از اینکه دیر شود، مسیر را اصلاح کنید. 

برخی از این علائم هشداردهنده عبارتند از:

• تکرار یک توسط اعضای تیم
• از‌دست رفتن مهلت‌های پروژه بدون دلیل مشخص
• تکرار بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها بدون نتیجه‌ی ملموس
• نارضایتی در چت‌های خصوصی یا بازخوردهای تیم به صورت پنهان

چند راهکار سریع برای اصلاح مسیر پروژه

اگر پروژه شما در حال حاضر نشانه‌های مشکل را نشان می‌دهد، نگران نباشید. برای اصلاح مسیر، لازم نیست همه چیز را از نو بسازید. حتی اقدامات کوچک و هدفمند نیز می‌توانند به پایداری تیم و بهبود وضعیت کمک کنند. تحقیقات نشان داده پروژه‌هایی که از روش‌های رسمی مدیریت پروژه استفاده می‌کنند تا ۲٫۵ برابر بیشتر احتمال موفقیت دارند.

چند راهکار سریع برای غلبه بر اشتباهات رایج مدیریت پروژه:

• طراحی سندی کوتاه از اهداف، معیارهای موفقیت و محدودیت‌های پروژه
• برگزاری جلسات هفتگی ۱۵ دقیقه‌ای با تمرکز بر کارهای انجام‌شده و موانع
• تهیه‌ی فهرستی ساده از ریسک‌های اصلی پروژه و راه‌حل‌های مقابله با آن‌ها
• استفاده از ابزار مدیریت پروژه انلاین برای سازماندهی کارها و وظایف

ابزارها و عادت‌هایی که از اشتباهات رایج مدیریت پروژه جلوگیری می‌کنند

حتی بهترین مدیران پروژه‌هم گاهی اشتباه می‌کنند. اما آنچه مدیران موفق را متمایز می‌کند، ساختن سیستمی است که از تکرار این اشتباهات جلوگیری می‌کند. هرچند به‌کارگیری ابزارهای مناسب مهم هستند؛ اما عادت‌های صحیح تیمی روی کاربرد ابزارها نیز اثر می‌گذارند و همان‌طور عادات غلط نیز می‌توانند ابزار را کم‌اثر یا بی‌اثر کنند. درحال‌حاضر با فراگیرشدن اینترنت استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین به بهبود سازماندهی کارها و جلوگیری از اشتباهات رایج مدیریت پروژه کمک می‌کند. 

برنامه‌های مدیریت پروژه با اتکا به ابزارهای مستندسازی برای ثبت اهداف و ریسک‌ها، داشتن یک برنامه ارتباطی مشخص برای تعیین فرکانس و کانال‌های گفتگو، ایجاد شفافیت در حجم کاری برای جلوگیری از فرسودگی و استفاده از قالب‌ها و چک‌لیست‌ها برای استانداردسازی فرآیندها، به تیم‌ها کمک می‌کنند تا ساختاریافته و متمرکز بماند. 

میزیتو؛ راهکاری برای غلبه بر اشتباهات رایج مدیریت پروژه

بهترین مدیران پروژه کسانی هستند که به سرعت اشتباهات خود را تشخیص دهند و تیم را دوباره همسو کنند. داشتن یک فرآیند قوی برای مدیریت پروژه یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت به‌شمار می‌رود. بدون وجود این فرآیندها، حتی قوی‌ترین تیم‌ها نیز در مسیر خود شکست می‌خورند.

خوشبختانه، ابزارهای زیادی برای کمک به مدیران در دسترس هستند. پلتفرم میزیتو با امکانات بی‌نظیری مثل مدیریت پروژه آنلاین، ابزارهای چت و گفتگو، مدیریت وظایف و سیستم مدیریت مشتریان، راهکاری کامل برای جلوگیری از اشتباهات رایج مدیریت پروژه است. با میزیتو می‌توانید به سادگی تیم خود را مدیریت و کنترل کنید و پروژه‌هایتان را با موفقیت به سرانجام برسانید.

سوالات متداول

رایج‌ترین اشتباه مدیریت پروژه چه اشتباهاتی هستند؟

ارتباطات ضعیف، رایج‌ترین اشتباه مدیریت پروژه است.

چطور می‌توانیم اشتباهات رایج مدیریت پروژه را در تیم خود شناسایی کنیم؟

علائمی مثل تکرار شبهات و سوالات، از دست دادن مهلت‌ها و نارضایتی پنهان اعضا از نشانه‌های اصلی بروز اشتباهات رایج مدیریت پروژه هستند.

یک مدیر پروژه موفق چه ویژگی‌هایی دارد؟

یک مدیر موفق به سرعت اشتباهات مدیریت پروژه را تشخیص می‌دهد و با استفاده از ابزار و فرآیندهای مناسب، مسیر پروژه را اصلاح می‌کند.