نمودار RACI: چهار مولفهی کلیدی که مدیران پروژه را از سردرگمی وظایف نجات میدهد!
منتشر شده در ۱۴۰۴/۱۱/۲۳ ساعت ۱۴:۰۴
زمان خوانش ۵ دقیقه
در پروژهها با وظایف مختلف، مدیران پروژه باید مسئولیت پیگیری همهی نتایج را بر عهده داشته باشند؟ اغلب مدیران در شروع سالهای فعالیت خود به این سوال پاسخی مثبت میدهند و رهبری موثر را در انجام همهی وظایف تعریف میکنند. این در حالی است که بسیاری از مدیران موفق در شرکتهای بزرگ مانند آمازون از نمودار RACI برای تعریف دقیق نقشها در پروژهها استفاده میکنند.بدون شک مدیریت موثر برای هر پروژهای ضروری است؛ اما انجام همهی وظایف برای پیشرفت پروژه راهکاری مناسب نیست. قبل از شروع پروژه با استفاده از چارچوب فکری نمودار نقشها و مسئولیتهای تیمی را برای افزایش ارتباطات و همکاری تعریف کنید.
نمودار RACI چیست؟ ابزاری قدرتمند برای نقشهای فردی یا گروهی
نمودار RACI زبانی ساده برای تعریف نقشهای فردی یا گروهی است که هر وظیفه را در کسبوکار شفاف تعریف میکند. این نمودار نقشهای سازمان را به چهار بخش پاسخگو، مسئول، مشورتشده و مطلع طبقهبندی میکند. در واقع چارت RACI به ایجاد ارتباطات شفاف، بهبود تصمیم گیری و تضمین نتایج قابل تحویل کمک میکند.
مسئول (Responsible)
بخش مسئول در نمودار به تصمیم گیری اشاره میکند که افراد مسئولیت کل پروژه یا وظایف را بر عهده دارند. در این بخش در حالت ایدهآل باید هر وظیفه را یکی از اعضای تیم پیگیری کند تا از سردرگمی جلوگیری کنید. بیشتر افراد فرض میکنند که اگر وظیفهای را پیگیری میکنند، مسئول تکمیل آن هستند؛ اما در نمودار RACI برای این نقش برچسبگذاری شده است تا ردیابی پیشرفت پروژه و پاسخگویی به افراد راحتتر باشد.
پاسخگو (Accountable)
فرد پاسخگو به مدیران پروژه این اطمینان را میدهد که همهی اعضای تیم وظایف را به پایان میرسانند. این نقش اغلب در سازمانها باعث بلاتکلیفی میشود، به خصوص زمانی که تیم پروژه فرض میکند نقش مسئولیت و پاسخگویی یکسان هستند؛ اما در واقع این فرض اشتباه است. یک فرد پاسخگو لزوماً وظیفهای را انجام نمیدهند و این افراد در پروژه هستند تا از تکمیل وظایف و برآوردهشدن انتظارات مشتریان و ذینفعان مطمئن شوند.
در برخی از پروژهها فرد پاسخگو نقش مدیریت پروژه را در سازمان دارد؛ اما در پروژههای دیگر ممکن است که تحلیلگر کسبوکار و سرپرست بخش باشد. گزارشی که مککیزنی و شرکت (McKinsey & Company) منتشر کرده است، نشان میدهد که تنها ۲۰٪ سازمانها در تصمیمگیری عملکرد عالی دارند. این مشکل احتمالاً زمانی که افراد مختلف نقش پاسخگو را در پروژه داشته باشند، وخیمتر میشود. مهمترین وظایفی که از فرد پاسخگو در سازمان باید انتظار داشته باشید عبارتند از:
- حذف موانع برای تیم
- پیگیری وظایف و برنامهی زمانی پروژه
- ارتباط با ذینفعان
مشورتکردن (Consulted)
افراد که وظیفه مشورتکردن را بر عهده دارند، اطلاعات مرتبط برای تکمیل وظایف را به اعضای تیم ارائه میدهند. این افراد برای ارائهی اطلاعات بیشتر و مشاوره در تیم حضور دارند. در برخی تیمها این نقش به طور کامل نادیده گرفته میشود که اغلب منجر به انجام دوبارهی وظایف یا هزینههای سنگین میشود.
مطلع (Informed)
معمولاً افراد مطلع در سازمان نقشهای تیم مالی، مشتریان، مدیران ارشد و تیم منابع انسانی را بر عهده دارند که اطلاعات مرتبط با پروژه را با تیم به اشتراک میگذارند. حضور این افراد در پروژه شفافیت داخلی، هماهنگی تیمی و برنامهی زمانی پروژه را بهبود میدهد.
طراحی نمودار RACI: چهار گام اصلی
مراحل اصلی برای طراحی چارت RACI عبارتند از:
۱. شناسایی همه نقشهای پروژه
اولین قدم در فرایند برنامهریزی و مدیریت پروژه، تهیهی فهرستی از همهی افرادی است که در تیم حضور دارند. این افراد شامل نقشهای زیر هستند:
- اعضای تیم
- مدیران
- شرکا
- ذینفعان
در زمان طراحی نمودار تنها عناوین شغلی را فهرست نکنید؛ چرا که ممکن است دو عضو با عنوان شغلی مشابه داشته باشید که مسئولیت و وظایف مختلفی را پیگیری میکنند. این موضوع منجر به سردرگمی در وظایف تیمی میشود و برای شفافیت بیشتر نامها را همراه با نقشها یادداشت کنید. همچنین میتوانید از نمودار گانت در میزیتو برای شناسایی نقاط عطف استفاده کنید تا پیشرفت پروژه را راحتتر پیگیری کنید.
۲. شناسایی وظایف پروژه
وظایف پروژه را میتوانید به مسئولیتها، تاریخ سررسید، مراحل انجام وظایف و تصمیمهای مهم تقسیم کنید. همهی وظایف در محور عمودی نمودار قرار میگیرد تا راحتتر به نقشهای مرتبط متصل کنید. تهیهی لیستی طولانی از جزئیترین وظایف ممکن است که وسوسه انگیز باشد؛ اما گاهی اوقات نمودار RACI با محورهای کمتر کارایی بیشتری دارد.
۳. تنظیم ساختار نمودار
زمانی که نقشها و وظایف را مشخص کردهاید، آنها را روی نمودار قرار دهید. پس از طراحی نمودار، آن را به صورت دورهای ویرایش کنید. ماتریس RACI ابزاری کاربردی در مدیریت پروژه است که میتوانید پیشرفت، بودجهی مالی و وظایف را پیگیری کنید.
۴. بررسی با اعضای تیم و ذینفعان
طراحی چارت RACI زمانی که با اعضای تیم و ذینفعان به اشتراک گذاشته نشود، در شروع پروژه با شکست مواجه میشود. در زمان شروع پروژه نسخهی اول از این نمودار را با اعضای تیم و ذینفعان به اشتراک بگذارید تا همهی افراد در سازمان درک روشنی از آن داشته باشند. ارزیابی منظم دورهای نمودار به شناسایی و رفع عدم تعادل نقشها کمک میکند.
مثال نمودار RACI
در مثال زیر یک نمونه از طراحی اولیه نمودار RACI برای پروژه راه اندازی وبسایت آمده است. قالب کلی نمودار صرف نظر از اینکه پروژه نقشهای مختلفی دارد، مشابه است.
مزایای نمودار RACI
زمانی که از چارچوب ماتریس RACI برای مشخصکردن وظایف پروژه استفاده میکنید، نتایج پروژه بهبود پیدا میکند. مهمترین مزایای این نمودار در مدیریت پروژه عبارتند از:
فرایند تصمیمگیری موثرتر میکند
با نمودار RACI همهی اعضای تیم میدانند که با چه کسی مشورت کنند یا چه کسی فقط در جریان وظایف قرار میگیرد. این شفافیت، به افزایش سرعت حل مسئله و کارایی تیم کمک میکند.
پاسخگویی را تشویق میکند
در فرایند برنامهریزی پروژه، به فردی پاسخگو برای شناسایی وظایف و حجم کار نیاز است. بدون حضور این فرد در تیم، مسیر پیشرفت پروژه متوقف میشود و چالشهای زیادی در درون تیم یا در سطح سازمان به وجود میآید. با این وجود، زمانی که نقش پاسخگو در سازمان مشخص باشد، پروژه سریعتر پیشرفت میکند و همهی اعضای تیم تصویری روشن از وظایف خود دارند
روش چابک بهبود پیدا میکند
چارت RACI به ویژه برای تعیین نقشها در روش چابک مفید است. با استفاده از این نمودار میتوانید نقشهای جدید را به پروژه اضافه کنید و مطمئن شوید که همهی اعضای تیم میدانند از آنها انتظار دارید که چگونه در پروژه همکاری داشته باشند.
سردرگمی در مورد نقشها از بین میرود
مزایای نمودار RACI به شروع پروژه محدود نمیشود ؛ بلکه در مراحل بعدی آن نیز کاربرد دارد. در طول مسیر پروژه، افزایش مسئولیتها یا زمانی که عضو جدیدی به پروژه اضافه میشود، این نمودار به راهنمایی مرجع تبدیل میشود که وظایف سریعتر به فرد جدید واگذار شود. با این وجود از چارت RACI میتوان در همهی پروژهها استفاده کرد؟ در جدول زیر لیستی از پروژههایی که باید یا نباید از این نمودار استفاده کنید، معرفی شده است.
معایب نمودار RACI
طراحی چارت RACI روی کاغذ ساده به نظر میآید؛ اما اجرای آن در پروژهها آنقدر ساده و راحت نیست. گاهی اوقات، یکی از اعضای تیم چندین نقش مختلف را در پروژه ایفا میکند که این پویایی در چارچوب ثابت این نمودار قابل درک نیست. همچنین زمانی که اطلاعات نمودار قدیمی شود، اگر آن را به روز رسانی نکنید، اعضای تیم اعتماد خود را نسبت به آن از دست میدهند.
بهترین شیوه و قوانین نمودار RACI
در پروژهها، طراحی نمودار RACI نیمی از کار است و نیم دیگر آن ترغیب تیم به استفاده از آن است. در ادامه بهترین شیوه و قوانین نمودار را برای مدیریت پروژه معرفی میکنیم.
مسئولیت پذیری را منحصر به فرد نگه دارید
این قانون ساده به نظر میآید؛ اما اغلب در تیمها نقص میشود. حتماً در زمان اجرای پروژه مطمئن شوید که هر وظیفه برای یکی از اعضای تیم تعریف شده است. این قانون در پروژه از تصمیم گیری سریع پشتیبان گیری میکند.
با نرم افزار مدیریت پروژه ادغام کنید
زمانی که نمودار RACI کنار وظایف و جدول زمانی پروژه قرار میگیرد، به بخشی از نحوهی کار تبدیل میشود. همچنین ادغام این نمودار با نرمافزار مدیریت پروژه، پاسخگویی را افزایش میدهد.
نقشهای تیم را با نمودار RACI در میزیتو مشخص کنید
نمودار RACI یا واگذاری مسئولیت ابزاری کاربری برای شفافیت انتظارات و مسئولیتها در درون تیم یا در سطح سازمان است. این نمودار در پروژه سرعت پاسخگویی و کارایی تیم را افزایش میدهد؛ اما پویایی نقشها در چارچوب ثابت این نمودار تعریف نمیشود. اضافهکردن نمودار RACI به نرم افزار مدیریت پروژه به تیم شما انعطافپذیری بیشتری برای پیگیری وظایف و ارتباطات درون تیمی میدهد.
سوالات متداول
۱. چهار مولفهی اصلی نمودار RACI چیست؟
چهار مولفهی این نمودار، مسئول، پاسخگو، مطلع و مشورتکردن است.
۲.آیا نمودار RACI در پروژهها کارآمد است؟
بله، این نمودار به کاهش سردرگمی، افزایش سرعت تصمیم گیری و بهره وری تیم کمک میکند.
۳. تفاوت اصلی بین نمودار RACI با برنامه پروژه چیست؟
برنامهی پروژه، جدول زمانی، نتایج قابل تحویل را مشخص میکند؛ اما نمودار RACI روی شفافیت نقشها تمرکز دارد.
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این مقاله برای شما کپی میشود.
دیدگاههای شما
هنوز دیدگاهی برای این مقاله ثبت نشده است.