چگونه به اعضای تیم بازخورد مثبت داد؟ ۵ توصیه که از تنش تیمی جلوگیری می‌کند

بازخورد یکی از بهترین هدیه‌های مدیران به اعضای تیم برای رشد کاری و فردی است. بیشتر اعضای تیم علاقه‌ای ندارند که به اشتباهاتشان گوش دهند و شنیدن بازخورد برای آن‌ها ناامیدکننده است. در مقابل برخلاف ادعا بسیاری از مدیران پروژه بازخورد دادن کار ساده‌ای نیست و بیشتر فیدبک‌ها منجر به نتایج فاجعه‌بار می‌شود. در حقیقت این وظیفه‌ی شما است که به‌عنوان مدیر سازمان یا پروژه نحوه‌ی بازخورد دادن سازنده را یاد بگیرید. 

با این‌ وجود زمانی که صحبت از بازخورد دادن در درون تیم یا در سطح سازمان می‌شود، بیشتر بازخورد مدیران به اعضای تیم اهمیت دوچندانی پیدا می‌کند؛ اما بازخورد همکاران نیز به همان اندازه ارزشمند است. براساس نتایج پژوهش گانتر، بازخورد همکاران تا ۱۴ درصد عملکرد اعضای تیم را افزایش می‌دهد. این آمار به مدیران پروژه کمک می‌کند که ارتباطات بین تیمی را افزایش دهند و درعین‌حال فرهنگ بازخورد دادن را در سازمان تقویت کنند. 

بازخورد سازنده چیست؟

بازخورد مفید به معنای ارائه‌ی بینش به اعضای تیم برای کمک به بهبود عملکرد آن‌ها تعریف می‌شود. برای اینکه بازخورد راهگشا باشد باید ویژگی‌های حمایتی و متمرکز بر راه‌حل را داشته باشد. مهم‌ترین مزایای بازخورد سازنده، رشد شخصی، همکاری و بهبود عملکرد است.

بازخورد غیرسازنده شرایط را برای بهبود عملکرد اعضای تیم تغییر نمی‌دهد. جمله‌هایی مانند روش دیگری را امتحان کنید یا این روش انتظارات مشتریان را برطرف نمی‌کند مثال‌هایی از بازخوردهای غیرسازنده هستند که این نظرات تنها اعضای تیم را ناامید و بی‌انگیزه می‌کند. 

انواع بازخورد: از دستوری تا تاثیر

به‌طورکلی بازخوردها را می‌توانید به چهار دسته‌ی، دستوری، اقتضایی، انتسابی و تاثیر تقسیم کنید. 

۱. بازخورد دستوری

این بازخورد برای اعضای تیم مشخص می‌کند که چه کاری را انجام دهند، حتی اگر آن را با لحن مودبانه بیان کنید. برای مثال: پیشنهاد می‌کنم اولویت‌ها را برای اعضای تیم شفاف‌تر کنید.

۲. بازخورد اقتضایی

این بازخورد پیامدی منفی در آینده را ارائه می‌دهد. برای مثال اگر مداوم در جلسات صحبت افراد را قطع کنید، ممکن است که در جلسات بعدی ایده‌ی خود را مطرح نکنند. 

۳. بازخورد انتسابی

 این بازخورد اعضای تیم یا وظایف آن‌ها را براساس کیفیت توصیف می‌کند. برای مثال: شما در طراحی نقشه‌ی راه پروژه عملکرد عالی دارید. 

۴. بازخورد تاثیر

 این بازخورد افراد را در مورد تاثیر رفتار آن‌ها روی سازمان یا مراحل بعدی پروژه مطلع می‌کند. بازخورد تاثیر در بررسی عملکرد اعضای تیم نقش کلیدی دارد؛ چرا که ممکن است بازخورد مسیری را روشن کند که فرد قبل از انجام وظیفه به آن توجهی نداشته است. برای مثال: اعضای تیم وظایف مختلفی را پیگیری می‌کنند که نتایج پروژه همسو با اهداف سازمان نیست.

چگونه به اعضای تیم بازخورد مثبت و منفی ارائه کرد؟

یکی از ابزارهای کلیدی برای ترویج فرهنگ یادگیری و رشد، بازخورد موثر است. برنامه‌ریزی منظم برای بررسی عملکرد و بازخورد دادن، تعامل و بهره‌وری را در تیم افزایش می‌دهد. بااین‌وجود عدم ارائه‌ی بازخورد موثر مانع از توسعه‌ی فردی می‌شود و ظرفیت‌های تیم و سازمان را محدود می‌کند. در ادامه ۵ نکته کلیدی را برای ارائه بازخورد به اعضای تیم که باید رعایت کنید، بررسی می‌کنیم.

۱. روی نتیجه‌های آینده تمرکز کنید و نه اشتباهات گذشته

بازخورد زمانی بیشترین تاثیر را روی عملکرد اعضای تیم دارد که آینده‌نگر باشد. برای بازخورد دادن به عملکرد منفی افراد از اشتباهات گذشته‌ی آن‌ها استفاده نکنید. در مقابل روی این تمرکز کنید که چگونه عملکرد منفی به سکوی پرش برای موفقیت‌های آینده تبدیل شود؟

به‌عنوان مثال: برای بازخورد زمان تحویل پروژه به‌جای جمله‌ی زمان تحویل پروژه گذشته است، از جمله‌ی مهلت محدود پروژه باعث ایجاد برخی چالش‌ها در آن شده است. چگونه ارتباط را تقویت کنیم تا از تکمیل به‌موقع پروژه اطمینان داشته باشیم؟

تغییر تمرکز به حل مسئله نشان می‌دهد که شما به اعضای تیم اعتماد دارید که به دنبال راه‌حل جدیدی برای مشکل باشند. 

۲. جزئیات را دقیق ارائه دهید 

در زمان بازخورد دادن از جملاتی مانند نیاز به بهبود دارید یا شما کار فوق‌العاده‌ای انجام می‌دهید، استفاده نکنید؛ چرا که این جمله‌ها فضای کمی برای رشد به اعضای تیم می‌دهد. حتماً با ارائه مثال‌های خاص نشان دهید که به موفقیت آن‌ها اهمیت می‌دهید و اعضای تیم درک روشنی از نقاط قوت و زمینه‌های رشد دارند. 

به‌عنوان‌مثال: شما می‌توانید به‌جای جمله‌ی در جلسه ارائه عالی داشتید، از جمله‌ی تصاویر داده‌ عالی بود. این کار اطلاعات مالی پیچیده را حتی برای متخصصان غیرمالی، واضح و قابل‌فهم کرده بود. بااین‌وجود برخی از معیارهای کلیدی به‌صورت شفاف تعریف نشده بود که می‌توانیم برای اطمینان از اینکه همه‌ی مطالب برای همه‌ی افراد کاملاً قابل‌درک است یا نه؟ صحبت کنیم، استفاده کنید.

با بیان جزئیات دقیق شما نه‌تنها بازخورد مثبت ارائه می‌دهید، بلکه تلاش و عملکرد اعضای تیم را برجسته می‌کنید. 

۳. ایجاد فضایی امن برای گفتگویی آزاد 

بازخورد دادن یک خیابان دوطرفه است. فضایی را ایجاد کنید که اعضای تیم در آن احساس راحتی داشته باشند و چالش‌های خود را بیان کنند یا سوال بپرسند. درصورتی‌که شرایط برگزاری جلسه به‌صورت انفرادی را دارید، برای بازخورد دادن آن را به‌صورت گروهی برگزار نکنید یا در نظرسنجی از افراد بخواهید که نام خود را یادداشت نکنند تا فضایی آزاد برای گفتگو ایجاد شود. 

به‌عنوان‌مثال: جلسه‌های بازخورد را با پاسخ به این سوال به پایان برسانید. آیا نظری در مورد فرایند پروژه یا زمان تحویل وظایف دارید؟ 

۴. هر موفقیت را جشن بگیرید

رشد در فضایی از تشویق و قدردانی شکوفا می‌شود. موفقیت‌های تیم را جشن بگیرید. این کار، انگیزه را برای عملکرد عالی بین اعضای تیم تقویت می‌کند. همچنین قدردانی از تلاش در کنار موفقیت، روحیه‌ی تیم و حس موفقیت مشترک را افزایش می‌دهد. 

به‌عنوان‌مثال: اگر یکی از اعضای تیم برای طراحی یک مدل مالی پیچیده تلاش مضاعفی کرده است، در جلسه تیمی از او قدردانی کنید. 

۵. رویکرد خود را متناسب کنید

تیم شما طیف وسیعی از شخصیت‌ها را دارد که به سبک‌های مختلف ارتباطی بهترین واکنش را می‌دهند. برخی ممکن است که از بازخورد مستقیم استقبال کنند، درحالی‌که برخی دیگر ممکن است به تشویق بیشتر نیاز داشته باشند. درک ترجیحات ارتباطی تیم، به شما این امکان را می‌دهد که بازخورد را به شیوه‌ی سازنده‌تر و تاثیرگذارتر ارائه دهید. 

بازخورد سازنده؛ رشد درون تیمی و سازمانی 

بازخورد سازنده مسیر رشد را برای اعضای تیم روشن‌تر می‌کند. با بازخورد مثبت به اعضای تیم کمک می‌کنید که روی توسعه‌ی مهارت‌ها سرمایه‌گذاری کنند. برای بازخورد دادن رویکرد مشابهی را برای همه‌ی اعضای تیم انتخاب نکنید و جلسه‌ها را به‌صورت فردی برگزار کنید. همچنین دقت کنید که بازخورد دادن مسیری دوطرفه است و فضایی آزاد برای بازخورد گرفتن از اعضای تیم ایجاد کنید. 

سوالات متداول 

۱. بهترین نوع بازخورد کدام است؟

بازخورد سازنده با ارائه‌ی نظرات، پیشنهادها به دنبال دستیابی نتایج بهتر است. این نوع بازخورد مسیری روشن را برای حوز‌ه‌هایی که نیاز به تغییر دارند، ارائه می‌دهد.

۲. چگونه بازخورد موثری را به اعضای تیم ارائه دهید؟

برای ارائه بازخورد مفید با بیان رفتار مدنظر شروع کنید و سپس احساس خود را در مورد آن شرح دهید. در بازخورد دادن واقع‌بین باشید و از اعضای تیم حمایت کنید که بازخورد سکویی برای رشد تیم ‍باشد.