کار تیمی موفق چیست؟ ۹ اصل کار تیمی برای ساخت همکاری اثربخش
منتشر شده در ۱۳۹۸/۴/۲۹ ساعت ۱۷:۰۸
زمان خوانش ۹ دقیقه
چه شباهتی میان یک تیم فوتبال با بازیکنان ستاره که مدام شکست می‌خورد، خانواده‌ای که بر سر تصمیم‌های ساده به اختلاف می‌رسد و شرکتی که با وجود کارکنان متخصص، پروژه‌هایش همیشه عقب می‌افتند وجود دارد؟ در هر سه، افراد توانمند حضور دارند، اما حلقه گمشده چیزی فراتر از توانایی فردی است: هنر با هم کار کردن. اما کار تیمی موفق چگونه شکل می‌گیرد؟ آیا داشتن یک رهبر مقتدر و افراد متخصص کافی است یا موفقیت به اصول دیگری وابسته است؟ در ادامه با ۹ اصل کار تیمی آشنا می‌شویم که نشان می‌دهند چرا بعضی تیم‌ها با وجود تمام استعدادهایشان شکست می‌خورند و بعضی دیگر فراتر از انتظار نتیجه می‌گیرند.
کار تیمی چیست و چه زمانی موفق محسوب می‌شود؟
کار تیمی یعنی چند نفر با مهارت‌ها و مسئولیت‌های متفاوت برای رسیدن به هدفی مشترک، فعالیت‌های خود را هماهنگ کنند. صرف حضور در یک واحد سازمانی یا شرکت در جلسات مشترک به معنای همکاری واقعی نیست. در یک تیم اثربخش، افراد نتیجه مطلوب، ارتباط وظایف و مسئولیت خود در برابر آن را می‌شناسند.
پس کار تیمی موفق چیست؟ همکاری‌ای که علاوه بر رسیدن به هدف، از توان افراد درست استفاده کند و کیفیت خروجی را بالا ببرد. چنین تیمی فقط کارها را تقسیم نمی‌کند؛ برای رفع موانع نیز کنار هم می‌ایستد.
اهمیت کار تیمی در سازمان و فواید آن
اهمیت کار تیمی در سازمان، زمانی آشکار می‌شود که یک پروژه به تخصص چند نفر یا چند واحد وابسته باشد. همکاری درست می‌تواند از دوباره‌کاری بکاهد، انتقال دانش را آسان‌تر کند و تصمیم‌ها را با دیدگاه‌های متنوع‌تری شکل دهد. فواید کار تیمی اثربخش شامل خلاقیت بیشتر، حل بهتر مسئله و حمایت متقابل است.
البته این مزایا خودبه‌خود به دست نمی‌آیند. اگر هدف مشترک نباشد یا مسئولیت‌ها مبهم بمانند، کار گروهی ممکن است حتی پیچیده‌تر از فعالیت فردی شود.
۹ اصل کار تیمی برای ساخت تیمی موفق
در ادامه با ۹ اصل کار تیمی موفق که در عمل نتیجه می‌دهند، آشنا می‌شوید.
۱. هدف مشترک را به نتیجه‌ای روشن تبدیل کنید
همه باید هدف و معیار موفقیت را بشناسند. به‌جای هدف مبهم «بهبود خدمات»، نتیجه‌ای مانند «کاهش زمان پاسخ‌گویی در فصل آینده» تعیین کنید. همچنین، شاخص‌هایی مشخص و قابل‌اندازه‌گیری تعریف کنید تا اعضای تیم بتوانند میزان پیشرفت خود را ارزیابی کنند و در صورت نیاز، مسیرشان را اصلاح کنند. این شفافیت، تصمیم‌های روزمره را همسو می‌کند.
۲. نقش‌ها و مسئولیت‌ها را شفاف کنید
یکی از مهم‌ترین اصول کار تیمی این است که هر وظیفه مسئول مشخصی داشته باشد. تعیین کنید چه کسی کار را انجام می‌دهد، چه کسی تصمیم نهایی را می‌گیرد و چه زمانی خروجی باید تحویل شود. برای این کار، استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف این امکان را فراهم می‌کند که مسئولیت‌ها، مهلت‌های تحویل و وضعیت پیشرفت هر فعالیت در فضایی مشترک ثبت شود و همه اعضای تیم به اطلاعات به‌روز دسترسی داشته باشند. به این ترتیب، علاوه بر کاهش سردرگمی و دوباره‌کاری، هماهنگی میان اعضا آسان‌تر می‌شود و هر فرد می‌تواند بدون نیاز به پیگیری‌های مداوم، وظایف خود را در راستای اهداف مشترک تیم پیش ببرد. به گفته DDI، شفافیت نقش‌ها به کاهش نیاز به مدیریت ذره‌بینی هم کمک می‌کند.
۳. ارتباط موثر را با گوش‌دادن فعال همراه کنید
ارتباط خوب به معنای پیام‌ها و جلسات بیشتر نیست. اعضا باید بتوانند تغییرات، ابهام‌ها و مشکلات را به‌موقع مطرح کنند و مطمئن باشند حرفشان شنیده می‌شود. برای گزارش‌های عادی از ارتباط مکتوب و برای تصمیم‌های پیچیده از گفت‌وگوی مستقیم استفاده کنید.
۴. اعتماد و امنیت روانی بسازید
در تیمی که اعضایش از اعتراف به اشتباه یا مخالفت با مدیر می‌ترسند، احتمالا مشکلات دیرتر آشکار می‌شوند. روحیه کار تیمی زمانی تقویت می‌شود که پرسیدن سوال و مطرح‌کردن نظر متفاوت با سرزنش همراه نباشد. مدیر می‌تواند با پذیرش اشتباهات خودش و استقبال از بازخورد، چنین فضایی ایجاد کند. در محیطی که اعتماد متقابل وجود دارد، اعضای تیم با اطمینان بیشتری ایده‌های خود را مطرح می‌کنند، چالش‌ها را به اشتراک می‌گذارند و برای یافتن راه‌حل‌های مشترک مشارکت می‌کنند.
۵. از تفاوت مهارت‌ها و دیدگاه‌ها استفاده کنید
قرار نیست همه اعضا شبیه هم فکر کنند. ترکیب نگاه تحلیلی، خلاق و اجرایی به تصمیم‌گیری کمک می‌کند. وظایف را با توجه به توانمندی افراد تقسیم کنید؛ در عین حال، فرصت بدهید هرکس درباره راه‌حل‌های پیشنهادی دیگران نیز، نظر بدهد.
۶. مسئولیت‌پذیری فردی و جمعی را هم‌زمان تقویت کنید
هر عضو باید پاسخ‌گوی تعهدات خودش باشد، اما نتیجه پروژه متعلق به کل تیم است. وقتی کاری عقب می‌افتد، فقط دنبال مقصر نگردید؛ علت تاخیر و اثر آن بر فعالیت دیگران را بررسی کنید. این نگاه، کمک‌کردن به هم‌تیمی‌ها را به بخشی از فرهنگ کار تبدیل می‌کند. برای تقویت مسئولیت‌پذیری در کار تیمی موفق، لازم است اعضا علاوه بر پیگیری وظایف فردی، از میزان پیشرفت کارهای مشترک و وابستگی فعالیت‌ها به یکدیگر آگاه باشند.
۷. اختلاف‌نظرها را به تصمیم سازنده تبدیل کنید
تعارض همیشه نشانه شکست همکاری نیست؛ گاهی اختلاف دیدگاه از تصمیم عجولانه جلوگیری می‌کند. مرز مهم، تفاوت میان نقد ایده و حمله به شخصیت افراد است. برای اختلاف‌های حل‌نشده، از قبل مشخص کنید تصمیم نهایی با چه کسی است تا گفت‌وگو به بن‌بست نرسد.
۸. اختیار بدهید؛ مدیریت ذره‌بینی را کنار بگذارید
گاهی تیمی از افراد توانمند، هدف روشن و ارتباط مناسب برخوردار است؛ اما دخالت دائمی مدیر در جزئیات، سرعت و استقلال آن را کاهش می‌دهد. به‌جای پرسیدن مداوم «کار به کجا رسید؟»، خروجی مورد انتظار، مهلت و حدود اختیار را مشخص کنید. نظارت بر نتیجه با کنترل تک‌تک قدم‌ها یکسان نیست. طبق مقاله «چگونه بدون مدیریت ذره‌بینی به کارکنان کمک کنیم؟» در نشریه هاروارد بیزینس ریویو، مداخله بیش‌ازحد یا کمک ناخواسته مدیر می‌تواند به روابط کاری آسیب بزند و استقلال کارکنان را تضعیف کند. بنابراین، برای دستیابی به کار تیمی موفق، بهتر است مدیر به‌جای کنترل مداوم جزئیات، در زمان‌های مشخص پیشرفت کار را بررسی کند و در صورت نیاز، برای رفع موانع و حمایت از اعضای تیم وارد عمل شود.
۹. پیشرفت را بررسی کنید و از تجربه‌ها یاد بگیرید
تیم موفق فقط برنامه‌ریزی نمی‌کند؛ مسیرش را نیز اصلاح می‌کند. در بازبینی‌های کوتاه بپرسید چه چیزی خوب پیش رفت و چه باید تغییر کند. ثبت تصمیم‌ها و درس‌آموخته‌ها مانع تکرار خطاهای قبلی می‌شود.
موانع کار تیمی اثربخش چیست؟
شناخت موانع کار تیمی اثربخش به‌اندازه یادگیری اصول آن اهمیت دارد. ۴ مانع رایج عبارت‌اند از: هدف‌های متناقض، ابهام در مالکیت وظایف، ارتباطات پراکنده و فرهنگ سرزنش. مدیریت ذره‌بینی نیز می‌تواند با گرفتن اختیار از اعضا، تصمیم‌گیری را کند کند.
برای رفع این موانع، از یک اقدام کوچک و مشخص آغاز کنید: اهداف را با همه مرور کنید، برای هر فعالیت یک مسئول پاسخ‌گو تعیین کنید، محل ثبت اطلاعات را یکپارچه نگه دارید و در جلسات ارزیابی به‌جای مقصریابی بر حل مسئله تمرکز کنید. اصلاح فرایندها را جایگزین توصیه‌های صرفا انگیزشی کنید.
چگونه مهارت کار تیمی و روحیه همکاری را تقویت کنیم؟
مهارت کار تیمی با تمرین رشد می‌کند. از اعضای تیم خوذ بخواهید در پایان هر هفته یک مانع همکاری و یک پیشنهاد عملی مطرح کنند. بازخورد را مشخص و محترمانه بدهید، موفقیت‌های مشترک را به رسمیت بشناسید و فرصت یادگیری از تخصص یکدیگر فراهم کنید. برای شروع لازم نیست فهرست بلندی از قواعد بنویسید، از دو عادت قابل‌اجرا شروع کنید.
اصول کار تیمی جان ماکسول چه می‌گویند؟
جان سی. ماکسول در کتاب «۱۷ قانون انکارناپذیر کار تیمی» بر نقش هدف مشترک، جایگاه درست افراد و شناخت وضعیت تیم تأکید می‌کند. برای مثال، «قانون تصویر بزرگ» یادآور می‌شود هدف جمعی از نقش فردی مهم‌تر است؛ «قانون جایگاه مناسب» بر استفاده از توانمندی هر فرد تکیه دارد و «قانون تابلوی امتیازات» اهمیت آگاهی از وضعیت پیشرفت را نشان می‌دهد. این اصول، مکمل تجربه و اقدامات اجرایی‌اند.
نمونه‌ای از کار تیمی موفق در محیط کار
فرض کنید تیم بازاریابی برای انتشار یک کمپین با نویسنده، طراح و مسئول تبلیغات همکاری می‌کند. پیش‌تر، هر نفر فقط کار خودش را پیگیری می‌کرد و تحویل‌های دیرهنگام، مرحله بعد را عقب می‌انداخت. تیم تصمیم می‌گیرد خروجی نهایی، مسئول هر مرحله، مهلت تحویل و وابستگی کارها را در یک برنامه مشترک ثبت کند. حالا همه می‌دانند توقف در کدام مرحله روی کل پروژه اثر می‌گذارد. این نمونه فرضی از کار تیمی موفق نشان می‌دهد شفافیت می‌تواند هماهنگی را بهبود دهد.
کار تیمی موفق را با مدیریت بهتر وظایف عملی کنید
اعتماد، گفت‌وگو و هدف مشترک ضروری‌اند؛ اما وقتی وظایف پراکنده باشند و وضعیت کارها روشن نباشد، همکاری دشوار می‌شود. یکی از قدم‌های عملی برای اجرای اصول کار تیمی، ایجاد فضایی مشترک برای برنامه‌ریزی و پیگیری مسئولیت‌هاست. با نرم‌افزار مدیریت پروژه میزیتو می‌توانید پروژه‌ها و وظایف تیم را سازمان‌دهی کنید، مسئول هر کار را مشخص کنید و پیشرفت فعالیت‌ها را شفاف‌تر ببینید. به این ترتیب، اعضا تصویر مشترکی از کارهای در جریان دارند و مدیر برای اطلاع از وضعیت هر وظیفه به پیگیری‌های مداوم وابسته نیست.
برای شروع همکاری منظم‌تر، در میزیتو رایگان ثبت‌نام کنید.
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این مقاله برای شما کپی می‌شود.
دیدگاه‌های شما
هنوز دیدگاهی برای این مقاله ثبت نشده است.