بزرگترین مشکل نرم افزار برنامه ریزی و نحوه رفع آن

مدیریت و برنامه‌ریزی به شکل صحیح مهم‌ترین عامل در موفقیت هر پروژه‌ای به شمار می‌رود. بدون داشتن یک نرم افزار برنامه ریزی مناسب نمی‌توان در زمان مناسب پروژه‌های گوناگون را تکمیل کرد و به نتیجه نهایی رسید. این نرم افزارها نیز مانند هر نرم افزار دیگری ممکن است دچار مشکلاتی بشوند.

شناخت راه‌حل‌های موجود به منظور حل مشکلات نرم افزارهای مذکور از مهم‌ترین مواردی است که کلیه کاربران باید با آن‌ها آشنا باشند. تنها در این صورت احتمال افزایش شانس بهبود هدف نهایی وجود خواهد داشت. با ما همراه شوید تا با یکدیگر به بررسی چنین موضوع مهمی بپردازیم.

عدم تشریح پروژه به شکل صحیح
مهم‌ترین موردی که موجب شده است تا امروزه از نرم افزارهای مخصوص برنامه ریزی استفاده شود، امکان تشریح پروژه محسوب می‌شود. با تشریح مناسب پروژه می‌توان حتی جزئی‌ترین مراحل را به پایان رساند، آن هم بدون اینکه اختلال خاصی در روند و مسیر اصلی به وجود آید.

بسیاری از کاربران همین نکته مهم را فراموش می‌کنند. یک نرم افزار مخصوص برنامه‌ریزی تنها زمانی به شما کمک خواهد کرد که پروژه مدنظر را به شکل کامل برای آن تشریح کنید. این تشریح یا Describe کردن خود می‌تواند با توجه به نوع نرم افزار متفاوت باشد، اما به هر روی نباید آن را از یاد برد.

به منظور رفع این مشکل باید حتماً اهداف و ماهیت کلی پروژه را برای خود و نرم افزار به طور کامل تشریح کنید. بسیاری از نرم افزارهای مخصوص برنامه‌ریزی برتر این امکان را به شما می‌دهند تا حتی هدف‌های مدنظر را دسته‌بندی نمایید و آن‌ها را در گروه‌های جداگانه بچینید.

علاوه بر این، در چنین نرم افزارهایی می‌توان نقاط مختلفی را تعیین کرد که با رسیدن ب هر یک از آن‌ها، به هدف نهایی نزدیک‌تر می‌شویم. به چنین نقاط خاصی در نرم افزار برنامه ریزی milestone نیز گفته می‌شود. milestoneها در یک نرم افزار مخصوص برنامه‌ریزی مانند راهنمای نقشه عمل می‌کنند و به ما نشان می‌دهند که فاصله نهایی ما با هدف مدنظرمان چقدر است.

بنابراین، می‌توان بیان کرد که یکی از مشکلات اصلی برخی نرم افزارهای برنامه ریزی نه به خود برنامه، بلکه به روش استفاده نادرست از آن برمی‌گردد. به منظور دستیابی به اهداف خود باید حتماً اهداف گوناگون را به شکل مناسب در نرم افزار تشریح کرده و مسیر را پی‌ریزی کنید. توجه به همین نکته مهم می‌تواند اصلی‌ترین تفاوت بین رسیدن به هدف در زمان مناسب و یا عدم رسیدن به آن باشد.

عدم ایجاد ارتباط بین اعضای تیم
رسیدن به اهداف همواره به صورت شخصی امکان‌پذیر نیست. وجود تیم‌ها این امکان را به ما می‌دهد تا اهداف خود را با جدیت بیشتری دنبال کنیم. یک نرم افزار مخصوص برنامه‌ریزی که دارای قابلیت‌های مناسب است، با ارائه ابزارهای ارتباطی کامل در این زمینه ما را یاری می‌کند، اما در برخی از موارد چنین ارتباط‌‌هایی با اعضای تیم به شکل مناسب صورت نمی‌گیرد.

این مشکل می‌تواند برای بسیاری از پروژه‌ها یک امر پرخطر باشد، زیرا عدم وجود ارتباط بین تیم‌های مختلف حتی برای یک مدت کوتاه نیز منجر به عقب افتادن روند تکمیل پروژه خواهد شد. به همین علت ضرورت دارد که پس از مشاهد اختلال در روند ارتباط بین اعضای تیم، هرچه سریع‌تر نسبت به حل آن اقدام شود.

به منظور حل این مشکل باید سرچشمه‌های ارتباطی بین بخش‌های گوناگون به طور کامل مورد بررسی قرار گیرد. نرم افزارهای معتبر برنامه ریزی به طور خودکار چنین خطاهایی را تشخیص داده و در نهایت یک ارور مشخص را به ما ارائه می‌کنند. به طور معمول با بررسی این ارورها در نرم افزار برنامه ریزی می‌توان خیلی سریع مشکلات به وجود آمده را تعیین تکلیف کرد.

تغییر میزان دامنه فعالیت
در برخی از موارد این مشکل به وجود می‌آید که نرم افزار به شکل مناسب با گسترش کلی پروژه تطابق پیدا نمی‌کند. عدم تطابق می‌تواند منجر به ایجاد اشکال در نحوه دستیابی به هدف نهایی گردد که طبیعتاً امر مناسبی به شمار نمی‌رود. نرم افزارهای برنامه ریزی مناسب دارای قابلیت گسترش متقابل هستند. در واقع هرچه scale یا سایز کلی پروژه افزایش پیدا کند، پیچیدگی ساختاری این نرم افزارها نیز بیشتر خواهد شد.

چنانچه این امر رخ ندهد، احتمالاً در بخش تعیین اندازه پروژه در نرم افزار مربوطه خطایی به وجود آمده است. این مشکل می‌تواند بارها و بارها رخ دهد. بهترین روش حل آن نیز پیشگیری از به وجود آمدن این مورد خواهد بود.

بهتر است در همان مراحل اولیه روند گسترش پروژه خود را پیش‌بینی کنید. به عنوان مثال اگر تصور می‌کنید که پروژه شما در آینده حداقل بیست درصد رشد خواهد داشت، بهتر است نرم افزار را به نحوی تنظیم کنید که حتی با رشد پنجاه درصدی نیز مشکلی به وجود نیاید.

به طور کلی افزایش تعداد مشتریان و یا کاربران فعال در پروژه می‌تواند منجر به افزایش کلی دامنه فعالیت آن شود. نرم افزارهای برنامه‌ریزی برتر به شما اجازه می‌دهند تا در همان ابتدای فعالیت یک سقف معین را در این زمینه مشخص کنید تا نرم افزار برنامه ریزی با گسترش حوزه فعالیت شما به خوبی کار کند و برنامه‌ریزی به هم نریزد.

البته، قاعدتاً بهتر است برای دوری از کلیه مواردی که به آن‌ها اشاره کردیم، به سراغ یک نرم افزار مناسب و مدرن بروید تا در حل مشکلات مربوطه اختلالی به وجود نیاید.  

سخن پایانی نرم افزار برنامه ریزی
امروزه با ظهور مواردی همچون نرم افزار تحت وب کنترل پروژه، رسیدن به اهداف مختلف تسهیل شده است. این نرم افزارها که در شالوده خود یک نوع نرم افزار مخصوص برنامه ریزی محسوب می‌شوند به ما کمک می‌کنند تا خیلی راحت‌تر از گذشته موارد مدنظر خود را اجرا کنیم.

نرم افزارهای برنامه ریزی شاید در موارد مختلفی دچار مشکل و یا خطا شوند، اما خوشبختانه راه حل‌های گوناگونی جهت حل مشکلات مذکور وجود دارد و نیاز نیست که در این زمینه نگرانی خاصی داشته باشید. انتخاب یک نرم افزار مناسب جهت برنامه ریزی، به شما اجازه می‌دهد تا با اطمینان خاطر مراحل متنوع را پشت سر بگذارید.