۷ تغییر کوچک که در نرم افزار مدیریت پروژه شما تفاوت بزرگی ایجاد می کند

نرم‌افزارهای مخصوص مدیریت کردن پروژه در سال‌های اخیر به جزئی اساسی از فرآیند‌های گوناگون تبدیل شده‌اند. یک نرم افزار مدیریت پروژه اختصاصی باید دارای ویژه‌های اختصاصی و خاصی باشد که آن را به طور کامل از سایر نرم‌افزارهای موجود در این رده متمایز نماید. 
در این متن قصد داریم به چند تغییر کوچک بپردازیم که وجود آن‌ها در درون نرم افزار مدیریت انواع پروژه منجر به ایجاد تمایزات متفاوتی می‌شود. بنابراین، اگر قصد دارید اطلاعات مناسبی در این زمینه کسب کنید، توصیه می‌کنیم که با ما در ادامه بررسی این تغییرات مهم همراه باشید. 

امکان دنبال کردن خطاها
یکی از مهم‌ترین مواردی که در زمینه تغییر کلی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه باید به سراغ آن رفت، ایجاد امکان دنبال کردن خطاهای به وجود آمده است. هنگامی که این امکان به وجود آید، می‌‌توان پیچیده‌‌ترین مشکلات را به سادگی برطرف کرد، آن هم بدون اینکه نیازی به پرداخت هزینه‌های بالا یا صرف زمان زیادی وجود داشته باشد. 
 

امکان بررسی اطلاعات به شکل آنلاین
دیگر تغییر اساسی در این زمینه، تغییر در شکل بررسی اطلاعات است. کلیه کارمندان و اعضایی که به نرم افزار مدیریت پروژه دسترسی دارند باید بتوانند به شکل آنلاین در هر زمان و مکانی اطلاعات موردنیاز خود را مشاهده کنند. این امر به خودی خود منجر به تولید یک فضای آرامش بخش جهت انجام امور گوناگون نیز می‌شود، زیرا همه می‌دانند که اطلاعات در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد. 
 

مدیریت پروژه: تیم‌سازی مجزا
تیم‌ها بخش مهمی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهد و به همین دلیل باید همواره به آن‌ها اهمیت داده شود. یک تغییر اساسی که می‌تواند منجر به ایجاد تفاوت‌های مثبت در نرم افزار مدیریت پروژه شما شود، به وجود آوردن محیط مناسبی جهت مجزا کردن تیم‌های مختلف است. 
شما باید بتوانید هر تیم خاصی را به یک کار خاص بگمارید. این کار موجب می‌شود تا در صورت ضعف یک تیم، سایر تیم‌ها بتوانند به فعالیت خود در مدیریت پروژه ادامه دهند و عملکرد کلی آن‌ها کاهش پیدا نکند. امروزه این امکان ویژه را می‌‌توان در کلیه نرم افزارهای بسیار حرفه‌ای مربوط به مدیریت پروژه مشاهده کرد. بنابراین، اگر می‌خواهید نرم افزار اختصاصی شما نیز در همین رده قرار بگیرد، باید به این نکته مهم توجه داشته باشید.  

چت گروهی
ایجاد ارتباطات سالم به کمک قابلیت چت گروهی یکی دیگر از مهم‌ترین تغییراتی است که در زمان سفارش دادن یک نرم افزار مخصوص مدیریت انواع پروژه باید به آن توجه شود. به کمک قابلیت چت گروهی اعضای مختلف می‌توانند نظرات خود را با یکدیگر در میان بگذارند و رسیدن به هدف نهایی را تسهیل کنند. 
تفاوتی ندارد که نرم افزار مربوطه چقدر پیشرفته است یا برای بخش‌های مختلف آن چه امکاناتی را در نظر دارید، زیرا در هر صورت ایجاد تغییر در بخش ارتباطات به کمک قابلیت چت گروهی کاملاً ضروری خواهد بود. 
وجود یا عدم وجود قابلیت چت گروهی بین کاربران نرم افزار مربوطه می‌تواند نشانه‌ای بر دقت رؤسا برای تکمیل روند پروژه‌های مختلف باشد. افرادی که قصد دارند کارمندان آن‌ها به کارمندانی موفق تبدیل شوند قطعاً به دنبال ایجاد ارتباطات مناسب بین آن‌ها هستند و این امر بدون داشتن چت گروهی امکان‌پذیر نیست. بنابراین، ایجاد بخش چت گروهی نیز یک تغییر کوچک ولی بسیار مثبت به شمار می‌آید. 
 

امکان گزارش
هر فردی که از نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین استفاده می‌کند باید امکان ارائه گزارش‌های نامحدود را به اعضای دیگر داشته باشد. این گزارش‌ها می‌توانند شامل مواردی مختلفی همچون نحوه تکمیل روند پروژه باشند. توجه داشته باشید که مهم ساختار گزارش نیست، بلکه بیشتر باید به قابلیت امکان ارسال گزارش توجه شود. 
حتی در سازمان‌های بسیار بزرگ هم برای اجرای پروژه‌های گوناگون چنین امکانی باید به وجود بیاید تا اعضا بتوانند بدون دغدغه گزارشات و مشکلات خود را به کمک نرم افزار مدیریت پروژه به مافوق اطلاع دهند. عدم وجود این بخش منجر به تولید بخشی ناکارآمد می‌شود که هیچ گزارش خاصی در آن انتقال پیدا نمی‌کند. 

مدیریت پروژه: امکان تخمین هزینه‌ها
پیشرفت پروژه‌ها مستلزم امکان تخمین هزینه‌ها به شکل صحیح است. تا زمانی یک تخمین صحیح از میزان هزینه‌های خود نداشته باشیم قاعدتاً نمی‌توانیم به هدف اصلی خود دست پیدا کنیم. به همین دلیل باید بیان کرد که یکی از تغییرات مناسب در نرم افزارهای مدیریت پروژه، ایجاد امکان تخمین هزینه‌ها است. 
نرم افزارهای باکیفیت بالا به کاربران خود اجازه می‌دهند تا یک تخمین عمومی از هزینه‌های مربوط به بخش‌های مختلف تکمیل پروژه داشته باشند. این تخمین شاید آن چنان دقیق نباشد، اما در هر صورت موجب می‌شود تا همه افراد بتوانند در زمینه کاهش هزینه‌های پروژه به خوبی تلاش کنند. 
تخمین هزینه‌ها را نباید با مواردی همچون حسابداری یا حسابرسی اشتباه گرفت. در حالی که حسابداری و حسابرسی به دنبال پیدا کردن جزئیات هزینه‌های پرداخت شده هستند، تخمین هزینه‌ها پیش از انجام امور مختلف صورت می‌گیرد تا بتوانیم به خوبی از دارایی‌های خود مراقبت کنیم.