اعترافات یک مدیر از پشت صحنه مدیریت پروژه آنلاین | قسمت سوم و پایانی

اگر بخش اول و دوم این مطلب را نخواندید، ابتدا آن‌ها را بخوانید.

باز هم کمی از اشتباهاتم در انتخاب نرم افزار و کارهایی که انجام دادم بدانید....

وقتی که حلال مشکلات، خود باعث مشکل شد!
زمانی که دنبال ابزاری برای مدیریت پروژه می‌گشتم، با عنایت جناب گوگل با دو نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین آشنا شدم. یکی خارجی و یکی ایرانی. با هر کدام که کار کردیم، مشکلاتی اساسی داشتیم. نرم افزار ایرانی نیاز ما را به طور کامل برطرف نمی‌کرد. هم چنان پیام‌رسان‌های ایرانی و خارجی مورد لطف و توجه ما قرار داشتند؛ حجم آپلود فایل در آن نرم افزار کم بود. لازم بود چت و جلسه و ارسال برخی فایل‌ها را در آنجا انجام دهیم. بعد از مدتی که حساب کاربری رایگان داشتیم، هر چه امکانات و نواقص نرم افزار منظور و قیمت بالای خرید حساب کاربری را سنجیدم، دیدم توجیه اقتصادی ندارد.
نرم افزار مدیریت پروژه خارجی هم که زبانم لال، امکانات نسبتا خوبی داشت. اما زبان انگلیسی آن یک قوز بالای قوز دیگر بود؛ دائما باید به نیروها طرز کار با آن را می‌آموختم. بچه‌ها کار با کارت‌های وظیفه ساخته شده را متوجه نمی‌شدند، برخی هم اشتباها همه چیز را حذف می‌کردند. خلاصه ماجراهایی داشتیم با این کارت وظیفه‌ها. خوب، بعد از مدتی و با اصابت ترکش‌های سیاسی ناشی از تحریم بیشتر، نسخه رایگان این نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین هم از دسترس خارج شد. این رویه بی‌نظم، بدجور همه ما را رنج می‌داد و باز هم از لحاظ زمانی، به صرفه نبود. 
حتما می‌دانید همیشه در مشکلات است که یا راهی می‌یابیم یا راهی می‌سازیم. خوب، قضیه ما هم به اینجا ختم نشد. در یک پروژه جدید، با یک استارتاپ برای تولید نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین آشنا شدم. اوایل در استفاده از آن مردد بودم. اما با توجه به مشکلاتی که در مدیریت داشتم، این سوالات را از خودم پرسیدم و این ابزار جدید را انتخاب کردم. این سؤالات را برای شما هم آورده‌ام و نکات کنکوری آن را تنگش گذاشته‎ام. توصیه می‌کنم بخوانید.

انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه با ۷ سوال
گزینه‌های مختلف نرم افزار مدیریت پروژه در بازار وجود دارد. انتخاب نرم افزار مناسب برای شما و تیم‌تان هم بسیار مهم است. این هفت سوال نقطه شروع مفیدی برای انتخاب نرم افزار شما هستند، اما حتما به استراتژی بلند مدت خود نیز فکر کنید. مهم است بدانید آیا این نرم افزار توسعه می‌یابد و با تیم شما سازگار می‌شود یا آن را محدود می‌کند.
 

۱. "آیا تیم من واقعاً از آن استفاده خواهد کرد؟"
اگر با نرم افزار مدیریت پروژه مناسبی شروع نکنید، انتظار بازخورد منفی از تیم‌تان داشته باشید. امیدوارم شما با چالشی که من داشتم مواجه نشوید چون بر سرعت روند پروژه بسیار اثرگذار است. به خوبی یادم هست اوایل که کارها را از شبکه های اجتماعی به نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین منتقل کرده بودیم، بعضی از نیروهای من به صراحت اعلام می‌کردند که از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنند. البته دلیل برخی، ناآشنا بودن با محیط نرم افزار و عدم آگاهی از مزایای استفاده از آن بود.
آنچه آموختم:
شما فقط در صورتی از مزایای نرم افزار مدیریت پروژه بهره مند خواهید شد که تیم شما واقعاً آن را بپذیرد. آنها باید به خوبی متوجه شوند که این نرم افزار کار روزانه آنها را واقعا بهبود می‌بخشد. خوب تأثیری که نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین روی نیروها دارد، کم نیست؛ بیایید چند تا از آن‌ها را مرور کنیم:

• دیدن اینکه هم تیمی‌ها روی چه چیزی کار می‌کنند، آسان‌تر می‌شود، 
• به آنها فضایی متمرکز برای برقراری ارتباط می‌دهد، 
• در نرم افزار مدیریت پروژ ه می‌توانند سبک کاری خودشان را داشته باشند.
• فایل‌ها و روندی که باید برای انجام کار طی کنند، در یک فضای دسته بندی شده مشخص می‌شود و به راحتی قابل دسترسی است.

نکته:
اطمینان حاصل کنید هر نرم افزاری که انتخاب می‌کنید، به راحتی قابل استفاده است و با عادات فعلی، فرآیندهای استاندارد و سایر ابزارهای مورد علاقه تیم شما مطابقت دارد.

۲. "آیا چندین بخش از سازمان، می‌توانند با هم، از آن استفاده کنند؟"
هیچ تیمی در انزوا کامل کار نمی‌کند. من برای تکمیل پروژه تا مرحله آخر با بخش‌های مختلفی در ارتباط بودم؛ اعضای تیم خودم، حسابداری، بخش فنی و کارفرما. لازم بود بین تمام این افراد هماهنگی و همکاری خوبی برقرار باشد. گاهی این بی‌اطلاعی بخش‌ها از روند کار یکدیگر، ¬موجب ناهماهنگی، درگیری و ارائه کاری ناقص می‌شد.
آنچه آموختم:
انتقال آسان، ارتباطات واضح، اولویت‌بندی وظایف و هماهنگی پروژه‌ها با بخش‌های دیگر نیازمند ابزاری است که به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد. به این ترتیب، همه از بازاریابی و طراحی گرفته تا حسابداری و فناوری اطلاعات بتوانند به راحتی از آن برای کارهای روزمره خود استفاده کنند. به دنبال یک ابزار قابل تنظیم باشید که به تیم‌ها اجازه می‌دهد گردش کار و ساختار پوشه، پرونده یا کارت وظایف خود را ایجاد کنند. وقتی همه از یک ابزار استفاده می‎کنند، ارتباط و همکاری بین تیم‌ها بسیار ساده‌تر و کارآمدتر است.

۳. "آیا وظایف افراد، روند پروژه، ارتباطات، نتیجه کار و بازخورد مدیران می‎تواند در این نرم افزار مدیریت پروژه از شفافیت لازم برخوردار باشد؟
به رسمیت شناخته شدن تلاش های شما و نیروها موضوعی پیش پا افتاده نیست. وقتی افراد احساس می‌کنند کارشان مورد توجه قرار نمی‌گیرد و از آنها قدردانی نمی‌شود، آنقدر درگیرکار نیستند و برای فراتر رفتن از آن سطح تلاش زیادی نمی‌کنند. بازخورد مثبت به ایجاد عادات خوب، تیم های قوی و شرکت‌های موفق کمک می‌کند. 
به عنوان یک مدیر، وقتی همیشه دقیقاً می‌دانید چه کسی مسئول کدام وظایف است، کار کجاست و چه نتایجی به دست می‌آید، می‌توانید موفقیت‌ها را با مدیران به اشتراک بگذارید، پروژه‌ها را با اهداف تجاری جدید هماهنگ کنید و برای دستاوردهای تیم خود اعتبار کسب کنید. به دنبال نرم افزار مدیریت پروژه ای باشید که به‌روزرسانی‌های پروژه را به شما اطلاع می‌دهد؛ به شما امکان می‌دهد برچسبی برای «موارد مهم یا لیست علاقمندی» ایجاد کنید یا پروژه‌های با اولویت بالا را به راحتی دنبال کنید.

۴. "آیا سازمان دهی پروژه، فایل‌ها و اطلاعات، در آن نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین ، راحت و انعطاف‌پذیر است؟"
اگر شما و تیم‌تان نتوانید چیزی که می‌خواهید پیدا کنید، کارآمد نخواهید بود. ابزاری پیدا کنید که ساختار سازمان‌یافته آن به شما کمک کند و بتوانید هر طور که می‌خواهید فایل‌ها و کارت‌های وظیفه را دسته‌بندی کنید. یا حتی نحوه نمایش اطلاعات را بتوانید تغییر دهید. به این ترتیب می‌توانید به سرعت مطمئن شوید که پروژه‌های مهم، طبق برنامه پیش می‌روند یا به راحتی برنامه خود را تغییر دهید.

۵. "آیا می‌توانید در آن نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین گزارش‌ها را سفارشی‌سازی کنید؟"
بدون نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین باید با ابزارهایی مثل اکسل کار کنید. اما مشکلاتی از این دست خواهید داشت: 

• به‌روز نگه داشتن فایل‌های اکسل، به طور دقیق و منظم کار زیادی می‌طلبد. 
• فرمول‌های پیچیده، داده‌هایی که به‌طور تصادفی وارد سلول اشتباه شده‌اند
• ردیابی این که چه کسی و چه زمانی تغییراتی را انجام داده است
• تلاش برای یافتن و رفع خطاها زمان‌بر و خسته‌کننده است. 

با این حال، باید نحوه تخصیص منابع را در نظر بگیرید، کارایی تیم خود را نشان دهید، و بخش‌هایی که انتظارات را برآورده نمی‌کنند، مشخص کنید تا علت اصلی و مؤثرترین راه‌حل را کشف کنید. پس باید نرم افزار مدیریت پروژه آنلاینی انتخاب کنید که گزارش‌ها را در زمان واقعی ایجاد می‌کند. در این شرایط، همیشه به‌روزترین اطلاعات را دارید و گزارش‌ها به راحتی به اشتراک گذاشته یا صادر شوند.

۶. "آیا این نرم افزار به راحتی و در محیطی امن، امکان ارتباط کاربران را با یکدیگر و با خارج از سازمان فراهم می‌کند؟"
کار با پیمانکاران، مشتریان و فریلنسرها، برای اکثر تیم‌ها به بخشی از کارهای روزمره تبدیل شده است. با این حال بسیاری از آنها هنوز هم مثل اوایل کار تیم من، برای ارتباط به ایمیل یا پیام‌رسان‌های اجتماعی متوسل می‌شوند. پیوست‌ها و فایل‌ها حجم بالایی دارند. فایل و گزارش به راحتی در بین پیام‌های پیام‌رسان‌ها و ایمیل‌های قدیمی گم می‌شوند یا در فیلترهای هرزنامه گرفتار می‌شوند. پیگیری پاسخ‌ها یا پیوست به‌روزرسانی شده در مکالمات، کار بیشتری ایجاد می‌کند. در این وضعیت، به آسانی یک نظر یا درخواست از دید خارج می‌شود. 
در تیم خودم گاهی کارها انجام می شد اما یا نتیجه کار را به طور دقیق و  منظم اعلام نمی‌کردند یا فایل‌های پروژه بین آن همه چت و فایل در پیام‌رسان‌ها گم می‌شد. حتی پیش آمد که انجام بخشی از یک پروژه فراموش می‌شد. کارفرما مرتب پیگیر کار خود بود. بعضی‌ها هم به راحتی به گزارش‌هایی که از انجام کار می دادیم، اعتماد نمی‌کردند.
آنچه آموختم:
برخی از نرم افزارهای مدیریت پروژه به شما این امکان را می‌دهند که به طور موقت از کاربران خارج از سازمان که فقط به وظایف یا پروژه‌های خاصی دسترسی دارند، دعوت کنید. این کار، افرادی مثل کارفرما را در جریان پیشرفت کار قرار می‌دهد. به موقع بازخوردها را دریافت می‌کنید و به‌روزرسانی سریع و دقیق اطلاعات، آسان می‌شود.

۷. "آیا  این نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین ما را از ابزارهای دیگری که استفاده می‌کنیم بی‌نیاز می‌کند یا با آن ادغام می‌شود؟"
من با چالش‌هایی مثل برنامه‌ریزی روزانه کارهای هر پروژه و مدیریت پروژه مواجه بودم. روند تکمیل پروژه قابل اندازه‌گیری نبود. مدام بین فایل اکسل و گروه ها و تلفن در رفت و آمد بودم تا بفهمم چه می‌گذرد. روزانه باید به نیروها کارهای باقیمانده و زمان را یادآوری می‌کردم. عملکرد نیروها را نمی‌توانستم بسنجم. نمی‌توانستم متوجه شوم چه قدر زمان لازم است تا کار را تحویل دهیم و پول بگیریم. گاهی خودم هم مشغول کار تولید محتوا می‌شدم. اما باز هم برخی مشتریانم از تاخیر در تحویل کارها ناراضی بودند.
آنچه آموختم:
اگر دنبال پیدا کردن اپلیکشن‌های مناسب هستید، باید بدانید هیچ ابزاری پاسخگوی همه نیازهای شما نخواهد بود. البته نیاز نیست ابزارهایی را که دوست دارید و به آنها تکیه می‌کنید، صرفاً به این دلیل که تیم شما به راه بهتری برای همکاری با یکدیگر نیاز دارد، رها کنید. اما وقتی نرم افزار مدیریت پروژه شما با سایر اپلیکیشن‌های مورد علاقه‌تان ادغام می‌شود، کار برای کل تیم شما آسان‌تر می شود. اگر نرم افزار مدیریت پروژه ای بگیرید که در خود آن پیام‌رسان، امکان جلسه و ارتباط داشته باشید، عالی خواهد بود.

کدام نرم افزار مدیریت پروژه این ویژگی‌های ضروری را دارد و من انتخابش کردم؟
من بعد از یک سال شروع فعالیت شرکتم، با یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی آشنا شدم و کار با آن را شروع کردم. اولین تجربه‌ام با این نرم افزار جالب بود. ورود به آن رایگان بود. شباهتی به نرم افزارهای قبلی نداشت. وارد فضای آن که می‌شوی، همه چیز به زبان فارسی است. با خودم گفتم خدا رو شکر باری از دوشم برداشته می‌شود؛ دیگر لازم نیست هر روز کار با نرم افزار را آموزش بدهم. 
بعد از آن، اولین گزینه‌ای که دیدم، جایی برای گفتگوی اختصاصی برای هر پروژه و میز کار بود. این قسمت برای ما خیلی ضروری است.

حتی گروه هم تشکیل دادیم. می‌توانیم چندین پروژه تعریف کنیم و کارفرما را هم به آن دعوت کنیم تا روند پیشرفت کار را مشاهده کند، البته با امکان اعمال یک سری محدودیت ها!! حتی هزینه مکاتبات و مکالمات تلفنی با کارفرما هم حذف شد.
قسمتی به نام نامه‌ها هم دارد. در یک فضای آنلاین می‌توانیم نامه‌های رسمی ارسال کنیم. بخش شیرین‌تر آن رایگان بودن عضویت ۵ نیروی کار در هر پروژه است. یک فضای خصوصی هم برای یادداشت‌های روزانه خودم دارم. صورت جلسات را در بخشی به نام همین نرم افزار وارد می‌کنیم؛ پیگیری کارهایی که در جلسه با کلی بحث و جدل تصمیم گیری شده، در همین فضا بهتر قابل پیگیری است. 
با این نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین چیزی از قلم نمی‌افتد و مثل یک عقاب به همه چیز مسلطم. کارهای روزانه و کارهای در حال تأخیر و در حال پیگیری، با یادآوری‌های نرم افزار، کاملا مشخص است. مدیریت یک تیم ۲ تا بیش از چند هزار نفر، به راحتی در این فضا ممکن است. 
بعد از مدتی که از میزیتو استفاده کردیم ... راستی اسم این همراه همزبان را میزیتو گذاشته‌اند... داشتم می‌گفتم، بعد از مدتی که کار کردیم، در بخش مانیتورینگ با دنیای جدیدی از اطلاعات دسته‌بندی‌شده آشنا شدم که در عرض چند ثانیه آمار  عملکرد نیروها و روند کار پروژه را به من نشان می‌داد.

میزان گفتگوها، تعداد نامه‌های رد و بدل شده با کارفرما یا مشتریان، تعداد وظایف ایجاد شده و انجام شده، یادداشتها، پرونده مشتریان و بسیاری دیگر در یک ماه گذشته را می‌توانم ببینم. حتی وقتی در سفر هستم، از روی اپلیکیشن میزیتو در جریان کار قرار دارم.
 

خیلی خوب است که به طور نامحدود (البته در نسخه پیشرفته) به یک فضای ابری امن برای آپلود فایل‌ها دسترسی داریم. این ویژگی هم برای کار ما از واجبات است. در این مورد هم میزیتو سنگ تمام گذاشته است؛ با تجربه این مدت اطمینان پیدا کردم مثل گذشته فایل‌ها و کارهای انجام شده از دست نمی‌رود و حتی در صورت خطای انسانی، قابل بازیابی است. 

با افزایش تعداد اعضای تیم‌ام از نسخه رایگان به نسخه پیشرفته میزیتو رفته‌ایم. در اینجا با امکاناتی بیشتر که مناسب این تعداد نفرات است، مواجه می‌شوید. مبلغی که می‌پردازم به نسبت قابلیت‌ها و قیمت‌های دیگر نرم افزار مدیریت پروژه ها قابل قبول است. مرتب هم پیامی از تیم پشتیبانی دریافت می‌کنیم و امکانات جدید آن را به عرض ما می‌رسانند. خدا رو شکر!! (با تلفظ خاص مهران مدیری در سریال هیولا) کارمان راحت‌تر شده و تا به امروز مشکلی در این نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین نداشتیم. 
گاهی برای سوال یا شارژ حساب کاربری با میزیتو تماس گرفتم. پیگیری تیم پشتیبانی، مثال‌زدنی بود. همین را پتکی کرده‌ام بر سر تیم خودم و گهگاهی بهشان یادآوری می‌کنم: یاد بگیرید....

نکته پایانی
نکاتی که با شما مطرح کردم، لازم است در مراحل اولیه شروع کسب و کار یا پروژه و تا پایان آن، بهشان توجه ویژه داشته باشید. هر از گاهی به آن سر بزنید و مرور کنید. می توانید مطلب را برای خود ذخیره کنید. امیدوارم اشتباهات و آموخته‌هایم چراغ راه شما در مسیر کسب و کار باشد. همه ما هر روز هم با چالش های زیادی در کار مواجهم اما گذر از آنها بدون برنامه‌ریزی و نظم در مدیریت ممکن نیست.