اعترافات یک مدیر از پشت صحنه مدیریت پروژه آنلاین | قسمت اول

نیم ساعت از آفتاب ظهر گذشته، در کافه‌ی مقابل دفتر، با محمد که مدیر یک انتشارات کسب وکار است، نشسته‌ بودیم. در میان شلوغی خیابان و بخار قهوه، خاطرات روزهای اول کار، از جلوی چشمانم رد می‌شدند.

تقریبا ۵ سال پیش بود که یک گروه کوچک تبلیغاتی و بازاریابی آنلاین راه‌اندازی کردم. آن زمان، بیشتر نیروهایم از راه دور کار می‌کردند. بزرگترین چالشی که آن موقع داشتم، ابزاری برای مدیریت پروژه‌ها و نیروها بود. هر وقت به آن روزها فکر می‌کنم، پشتم می‌لرزد. اما حالا که توانسته‌ام در کنار حدود ۱۰۰ نفر نیرو به درآمدی بالا برسم، به خود می‌بالم.

همان روزها بود که شروع به نوشتن کردم؛ همه اشتباهات و تجربیاتم را می‌نوشتم. به نظرم، بیان تمام آنچه در مدیریت کارها با نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین تجربه کرده‌ام، از زبان کسی که طعم شکست و موفقیت را چشیده، جذاب و شنیدنی‌تر است.

همه آنها را با مطالب دیگری که آموختم، در یک دفتر، به راهنمایی برای مدیریت پروژه آنلاین تبدیل کردم.
محمد، صفحات دفترم را ورق می‌زند و هر از چندگاهی لبخندی به لبش می‌آید. خودم هم نیم نگاهی به صفحات می‌اندازم... تیترها و مطالب، مرا به همان روزها می‌کشانند. بعد از هر اشتباه، یک یا چند نکته از روش‌های مدیریت پروژه ها و حتی نکاتی درباره نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین آورده‌ام.

مطمئنم این مطالب به مدیران تازه‌کار و حتی باسابقه کمک می‌کند. ظاهرا همان چند صفحه اول برای محمد خیلی جذاب بود. چند تا از موارد مهم آن را که با هم مرور می‌کردیم، محمد بیشتر به وجد می‌آمد.
دوست دارم بخشی از آن را برای شما هم بگویم. چند نکته کلیدی که جلوی بسیاری از اشتباهات رایج مدیران را می‌گیرد، در این صفحه آورده‌ام. امیدوارم از خواندن آن لذت ببرید و بیاموزید.
تیتر مطالبی که در اینجا می‌خوانید:

• اشتباه اول: نیازهای شروع یک کسب و کار را پیش از شروع آن برآورد نکنید! 

o    آنچه باید می‌دانستم

• اشتباه دوم: روش مدیریت پروژه ها را از قبل تعیین نکنید!

o    کاری که باید در این موقعیت انجام دهید

• به چرخه عمر پروژه خوش آمدید!

o    مرحله شروع
o    مرحله برنامه‌ریزی
o    قبل از مرحله اجرا بدانید!
o    مرحله اجرا
o    مرحله کنترل و نظارت
o    مرحله بسته‌شدن

• وقتی که حلال مشکلات، خود باعث مشکل شد!
• انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه با 7 سوال + آنچه آموختم
• کدام نرم افزار مدیریت پروژه را انتخاب کردم؟
• نکته پایانی

«من از ابتدای شروع کسب و کارم اشتباهات و انتخاب‌های درست زیاد داشتم. راهنما و مشاوری نداشتم. ولی الان در کنار شما هستم تا از خطاهای احتمالی در مدیریت پروژه و حتی تعداد کمی نیرو جلوگیری کنیم. اشتباهاتم را که می‌گویم، در ادامه، راهکار مناسبی که خودم تجربه هم کردم، ارائه می‌کنم.

اشتباه اول
نیازهای شروع یک کسب و کار را پیش از شروع آن برآورد نکنید!
اگر می‌خواهید از همان ابتدا شکست خود را حتمی کنید، مدیریت پروژه‌ها را بدون برنامه و به یک باره شروع کنید. بدترین شیوه شروع، قبول حجم زیادی از پروژه‌ها، بدون در نظر گرفتن زمان، نیروی انسانی و انتظارات کارفرماست. 
از همان اوایل، حجم کار ما بیشتر از آن بود که تصور می‌کردم. وقت کم داشتیم و انتظارات کارفرما سطح بالا بود! فشار کار و وقت‌گیر بودن فرآیند استخدام نیروهایی هم که بتوانند به خوبی و به موقع کار کنند، جای خودش را داشت. نیروها تقریبا هر دو سه ماه، در رفت و آمد بودند و با شرایط کاری  ما کنار نمی‌آمدند. 

آنچه باید می‌دانستم:
شروع یک پروژه، در موفقیت آن در آینده نقشی بسیار مهم دارد. برای همه ما شروع کردن سخت‌ترین قدم است و سختی آن در نحوه شروع است. اگر با برنامه‌ریزی و بررسی آینده چند ساله‌ی پروژه، شروع کنی و بدانی چه چیزی به طور تقریبی در انتظار توست، راحت‌تر می‌توانی قدم اول را برداری.
کارهایی که باید از قبل برای شروع مدیریت پروژه‌ها انجام دهید:
•    تخمین و تعریف نیازها
•    تخصیص منابع
•    راه‌های ارتباط با منابع انسانی و مشتریان
•    فضای ارائه توضیحات در تیم 
این‌ها می‌تواند نحوه توسعه پروژه شما را شکل دهد. شما باید نبض موفقیت پروژه را تنظیم کنید.

اشتباه دوم
روش مدیریت پروژه ها را از قبل تعیین نکنید!
خوب به خاطر دارم به عنوان یک مدیر محتوا، لازم بود بدانم گروه تولید محتوای فلان پروژه چطور عمل می‌کنند؛ چه زمانی می‌توانم پروژه را تحویل بدهم. همگی دورکاری می‌کردند اما مجموعه‌ای بدون هزینه هم نبودیم. می‌دانید؟! مدیریت یک مجموعه از راه دور کار آسانی نیست. لازم بود با مدیریت پروژه آنلاین کارها را پیش ببریم. این انتخاب هم امکانات اینترنتی و فضای کار مشترک نیاز داشت. 
در ابتدا، فضای مشترک کاری ما به جای نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین گروه‌هایی در پیام‌رسان‌های مختلف بود. این فضاهای مشترک جایی بود برای گفتگو، انتقال وظایف، داده‌ها و گزارش روند کارها، گاهی هم شوخی و خنده و دعوا.  برای مدیریت هر بخش از پروژه‌‌ها، یک گروه در تلگرام و یک گروه پشتیبان در پیام‌رسان‌های ایرانی (برای محض  احتیاط اگه قندشکن وصل نشد) داشتیم. 
اعضای گروه کلافه و سردرگم بودند. ارتباط با کارفرماها هم در یک فضا انجام نمی‌شد. خصوصا کار با کارفرمایی که در همان شهر نبود، هزینه و زمان بیشتری نیاز داشت. 

کاری که باید در این موقعیت انجام دهید:
الف- با در نظرگرفتن نتیجه و پایان کار شروع کنید.
نیازها، اهداف و چشم‌اندازی که مشخص کردید، در نظر بگیرید تا از آنچه قرار است ارائه کنید، مطمئن شوید. ببینید با امکانات موجود، به نتیجه دلخواه خود و مشتری می‌رسید یا نه. برای انجام پروژه و مدیریت پروژه چه چیزهایی نیاز دارید. 
برای مدیریت پروژه‌های دورکاری یا هر پروژه‌ای، نیاز به یک فضای کاری مشترک و آنلاین است که در آن نیروها بتوانند تعامل داشته باشند.

تمام گفتگوها در یک فضا باشد تا مرور گفتگوها و جلسات مربوط به یک بخش از پروژه آسان باشد. این کار در سرعت عمل نیروها و رسیدن به نتایج دلخواه در کم‌ترین زمان بسیار موثر است.
وظایف و ریز نیازهای انجام آن وظیفه، برای شما به عنوان مدیر پروژه و نیروها مشخص باشد. اگر نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین داشته باشید، قسمتی به نام «کارت وظیفه» مشکل به‌هم‌ریختگی وظایف و فایل‌ها را حل می‌کند. این موضوع در آرامش فکری و نظم کاری آن‌ها هم اثرگذار است. اگر همه چیز در کارت وظیفه مشخص و واضح مطرح شود، انجام کار با دقت و سرعت بیشتر همراه خواهد بود و نتایج بهتری می‌گیرید.

این داستان ادامه دارد!
پایان قسمت اول
قسمت دوم را از اینجا بخوانید.