اعترافات یک مدیر از پشت صحنه مدیریت پروژه آنلاین | قسمت دوم

سلام دوباره!

اگر بخش اول این مطلب را نخواندید اینجا کلیک کنید.

اما تا اینجا چه گفتیم؟

• اشتباه اول: نیازهای شروع یک کسب و کار را پیش از شروع آن برآورد نکنید! 

o    آنچه باید می‌دانستم

• اشتباه دوم: روش مدیریت پروژه ها را از قبل تعیین نکنید!

o    کاری که باید در این موقعیت انجام دهید

در قسمت اول به اینجا رسیدیم که چه کاری باید در موقعیت اشتباه دوم انجام دهیم و رسیدیم به:
الف- با در نظرگرفتن نتیجه و پایان کار شروع کنید.
نیازها، اهداف و چشم‌اندازی که مشخص کردید، در نظر بگیرید تا از آنچه قرار است ارائه کنید، مطمئن شوید. ببینید با امکانات موجود، به نتیجه دلخواه خود و مشتری می‌رسید یا نه. برای انجام پروژه و مدیریت پروژه چه چیزهایی نیاز دارید. 

ب- درکی عمیق از چرخه زندگی یک پروژه داشته باشید.
صرف نظر از این‌که چه نوع پروژه‌ای را برنامه‌ریزی می‌کنید، هر پروژه، کم و بیش، مراحل مشابهی را طی خواهند کرد. اگر چه هر پروژه به مجموعه‌ای از فرآیندها و وظایف منحصر به فرد خود نیاز دارد، اما هر یک، از ساختار مشابهی پیروی می‌کنند. همیشه یک شروع، یک میانه و یک پایان وجود دارد. 
به چرخه عمر پروژه خوش آمدید!
چرخه عمر پروژه به ارائه مقداری قابل پیش بینی کمک می‌کند و به مدیر پروژه راهی برای روبروشدن با وظایف، در مراحل مجزا می‌دهد. در این بخش، آنچه را که باید در مورد هر مرحله بدانید، توضیح خواهم داد:
۱.    مرحله شروع
۲.    مرحله برنامه‌ریزی
۳.    مرحله اجرا
۴.    مرحله کنترل و نظارت
۵.    مرحله بسته‌شدن
تمام این مراحل برای انجام پروژه‌های داخلی، با یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی آنلاین قابل انجام است. این نرم افزارها با در نظر گرفتن این چرخه زندگی پروژه، طراحی شده‌اند. مدیریت پروژه ها در این فضای از پیش تعریف شده، بسیار آسان‌تر است.

۱- مرحله شروع: بخش اول کل چرخه مدیریت پروژه
 هدف این مرحله، تعریف پروژه، ایجاد یک پرونده کاری برای آن و گرفتن تاییدیه است. در طول این مدت، مدیر پروژه لازم است موارد زیر را انجام دهد:

• امکان سنجی
• کارهایی که باید در پروژه انجام شود، مشخص کنید.
• نیروهای موظف کلیدی را شناسایی کنید.
• ابزارهای مدیریت پروژه را انتخاب کنید.

در پایان این مرحله، مدیر پروژه باید درک سطح بالایی از هدف پروژه، دستاورد نهایی، نیازها و خطرات پروژه داشته باشد.

۲- مرحله برنامه‌ریزی
مرحله برنامه‌ریزی، برای ایجاد نقشه راه پروژه‌ای که کل تیم می‌تواند دنبال کند، حیاتی است. در اینجا، جزئیات را تشریح می‌کنید و اهدافی برای برآورده کردن نیازهای تعیین‌شده، تعریف ‌کنید.
در طول این مرحله، مدیران حرفه‌ای پروژه معمولا این کارها را انجام می‌دهند:

• یک طرح پروژه ایجاد کنید.
• یک طرح منابع تهیه کنید.
• اهداف و معیارهای عملکرد را تعریف کنید.
• نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به اعضای تیم منتقل کنید.
• ایجاد گردش کار
• خطرات را پیش بینی کنید و برنامه‌ای برای موقعیت اضطراری داشته باشید.

قبل از مرحله اجرا بدانید!
مرحله بعدی، یعنی مرحله اجرا، معمولاً با یک جلسه شروع پروژه آغاز می‌شود که در آن مدیر پروژه اهداف را برای همه ذی‌نفعان درگیر تشریح می‌کند. قبل از برگزاری آن جلسه، مدیر پروژه باید موارد زیر را انجام دهد:

• چشم انداز و موارد نیازمند تحویل را مشخص کنید: یک هدف مشترک برای همه تعیین کنید. برنامه‌ریزی کنید که چه کاری باید انجام شود و تا چه زمانی.
• تیم هر پروژه را شناسایی کنید و نقش‌ها را تعیین کنید: چه کسی چه کاری انجام می‌دهد؟ برای ارتباط آسان، فهرستی ایجاد کنید و اطلاعات تماس افراد پروژه و نیروی کارفرما را در آن قرار دهید.
• برنامه اولیه پروژه را مشخص کنید: یک طرح و برنامه جایگزین داشته باشید، اما جزئیات را با تیم خود در جلسه شروع کار نهایی کنید.
• معیارهای موفقیت را تعریف کنید: پروژه چگونه اندازه‌گیری می‌شود؟ چه چیزی باعث موفقیت آن خواهد شد؟ انتظارات را الان تعیین کنید.
• خطرات و تنگناهای احتمالی را شناسایی کنید: تیم را برای موانع احتمالی آماده کنید و فرآیندی برای حل سریع این مشکلات در نظر بگیرید.
• تدارکاتی برای ارتباطات تیمی ایجاد کنید: چگونه اطلاعات یکدیگر را به روز می‌کنید؟ یک فرآیند ثابت (جلسات روزانه و/یا هفتگی) ایجاد کنید و فناوری آن را تعیین کنید.
• فرآیند کار یا روش‌شناسی مدیریت پروژه را انتخاب کنید: بهترین روش‌هایی را که تیم‌تان باید دنبال کنند، تعیین کنید.
• تصمیم بگیرید که از کدام ابزارها استفاده می کنید: مطمئن شوید که همه، ابزارهای مناسب را دارند و می‌دانند چگونه از آنها استفاده کنند.
• جلسه آغازین پروژه را برنامه‌ریزی کنید: کل تیم و گاهی کارفرما باید در آنجا حضور داشته باشند، چه حضوری یا مجازی.
• دستور کار را تنظیم کنید و اسلایدها را برای جلسه آماده کنید: برنامه را قبل از جلسه ارسال کنید تا همه بتوانند مطابق با آن آماده شوند، اگر اساید تهیه کردید، اسلایدها را برای یک ارائه خوب آماده کنید.

۳- مرحله اجرا
مرحله اجرا مهم‌ترین بخش پروژه است و به بیشترین زمان، پول و افراد نیاز دارد. در اینجا، برای اطمینان از تأمین نیازها، موارد لازم را مطرح می‌کنید.
همانطور که قبلا ذکر شد، یک جلسه آغازین، نشان‌دهنده شروع رسمی مرحله اجراست. دستور جلسه آغازین، چیزی شبیه به این است:
مقدمه: معرفی افراد تیم
پیشینه پروژه: چرا این پروژه را انجام می‌دهید؟ اهداف چیست؟
محدوده پروژه: دقیقاً چه کاری انجام خواهید داد؟ شامل چه نوع کاری می‌شود؟
طرح پروژه: چگونه می‌خواهیم این کار را انجام دهیم؟ نقشه راه چیست؟
نقش ها: چه کسی مسئول کدام عناصر پروژه خواهد بود؟
ارتباط: از چه نوع کانال‌های ارتباطی استفاده خواهید کرد؟ تیم شما باید منتظر چه نوع جلسات یا گزارش وضعیت باشد؟
ابزارها: از چه ابزارهایی برای تکمیل پروژه استفاده خواهید کرد و چگونه؟
مراحل بعدی: موارد اقدام فوری که باید تکمیل کنید، چیست؟
پرسش و پاسخ: برای هر نوع سؤالی، وقت باز کنید.

۴- مرحله کنترل و نظارت
این مرحله همزمان با مرحله اجرا اتفاق می‌افتد. همانطور که پروژه به جلو می‌رود، مدیر پروژه باید مطمئن شود که تمام بخش‌های فعال همیشه در مسیر درست قرار دارند. ممکن است به دلیل شرایط پیش‌بینی نشده یا تغییر جهت مجبور شوید برنامه را اصلاح کنید.
در طول مرحله کنترل و نظارت، به عنوان مدیران پروژه موارد زیر را انجام دهید:

• مدیریت منابع
• نظارت بر عملکرد پروژه
• مدیریت ریسک
• برگزاری جلسات و دریافت گزارش وضعیت 
• به روزرسانی برنامه زمانبندی پروژه
• اصلاح طرح‌های پروژه

در پایان مرحله اجرا، کلیه پروژه‌های مورد توافق باید تکمیل و توسط مشتری تایید شود.

۵- بسته شدن پروژه
مرحله بسته شدن، یک مرحله حیاتی در چرخه حیات مدیریت پروژه است. این نشانگر پایان رسمی پروژه است و فرصتی برای تأمل، جمع‌بندی و سازماندهی مواد و اسناد پروژه فراهم می‌کند.
مدیران پروژه باید این کارها را انجام دهند:

• لیستی از موجودی تمام فایل‌ها و کارهای انجام شده قابل تحویل را تهیه کنید.
• برای محکم کاری، هر جایی از پروژه که نیاز به بهبود دارد، تکمیل کنید. 
• پروژه را به مشتری یا تیمی که عملیات روزانه پروژه را مدیریت می‌کند، تحویل دهید.
• برای مستندسازی از هر گونه فعالیت در پروژه، یک نسخه پشتیبانی داشته باشید.
• همه اسناد پروژه را در یک مکان متمرکز سازماندهی کنید.
• موفقیت پروژه را با ذی‌نفعان و مدیران اجرایی در میان بگذارید.
• اتمام پروژه را جشن بگیرید و اعضای تیم را قدردانی کنید.

باز هم کمی از اشتباهاتم در انتخاب نرم افزار و کارهایی که انجام دادم بدانید....