افزایش بهره وری در کمتر از ۳۰ روز

افزایش بهره وری در کمتر از ۳۰ روز، عبارت جذاب و دلنشینی است و در عین حال برای برخی سخت به نظر می آید. اما خبر خوب این که اگر دنبال زمان و بهره وری بیشتری هستید، این کار ناممکن و دشوار نیست. فقط یک روتین مشخص و رعایت برنامه ای منظم را می طلبد. 
حتما شما هم به زمان بیشتری نیاز دارید. زمان ارزشمندترین دارایی دنیاست.

زمان، چیزی است که همه ما به آن نیاز داریم اما نمی‌توانیم بیشتر از آن را بسازیم؛ زمانی با خانواده‌مان، زمانی برای رشد کسب‌وکارمان و زمانی برای انجام کارهایی که دوست داریم. چیزهای زیادی وجود دارند که زمان ما را می‌دزدند. می‌توان این مسأله را به راحتی مدیریت کرد و بهره وری را بالا برد.
 در این مقاله میزیتو، به شما نشان می‌دهیم که چگونه از روش‌های بهره‌وری استفاده کنیم تا مقدار کاری را که در یک هفته انجام می دهیم، دو برابر کنیم. در ضمن، زمان زیادی هم برای خودمان ذخیره کنیم. اول ۳ نکته ضروری را توضیح می‌دهیم و سپس به ۷ تکنیک‌ می‌پردازیم.

۳ نکته مهم و اساسی که ابتدا باید بدانید:
۱-    تکنولوژی نقش موثری در میزان و کیفیت بهره وری دارد!
بهتر است اول کمی از نقش فناوری، در میزان بهره وری بدانید. به نظر می‌رسد که پیشرفت‌های تکنولوژیکی ما لزوماً ما را بهره‌ورتر نمی‌کنند. با افزایش استفاده از شبکه‌های اجتماعی و اپلیکیشن‌های گوشی‌های هوشمند، زمان توجه ما کوتاه‌تر شده است. در یک مطالعه ۵۴ صفحه‌ای، مایکروسافت به دنبال پاسخ به این سوال بود که فناوری چگونه بر زمان توجه متوسط انسان تأثیر می‌گذارد.
محققان داده‌هایی از نظرسنجی‌ها جمع‌آوری کردند تا تأثیر رسانه‌های دیجیتال و اطلاعات بر زندگی روزمره را تعیین کنند. همچنین فعالیت مغز بیش از ۱۰۰ نفر را با نظارت در آزمایشگاه و با استفاده از الکتروانسفالوگرام‌ها زیر نظر داشتند. یافته‌ها نشان داد که دامنه توجه انسان‌ها در حال کاهش است.

در مطالعه‌ای دیگر که در نشریه Media Education منتشر شده است، محققان به این نتیجه رسیدند که دانشجویان بیشتر از هر زمان دیگری حواس‌شان پرت است. این مطالعه نشان داد که دانشجویان یک پنجم زمان خود را در کلاس، به انجام کارهایی روی دستگاه‌های خود می‌گذرانند؛ کارهایی که هیچ ارتباطی با کارهای مدرسه‌ و دانشگاه ندارد.

اگر قرار است بهره وری خود را در کمتر از یک ماه افزایش دهید، منظورم این است که اگر واقعاً می‌خواهید این کار را انجام دهید، باید تعداد موانع را محدود کنید. هیچ چیزی نباید مانع شما شود تا کار را به پایان برسانید. مثلا تلفن خود را خاموش کنید. تمام پنجره‌های مرورگری را که به کاری که مشغول آن هستید، مربوط نیستند، ببندید.
چه حواس‌پرتی شما از نوع تکنولوژی باشد و چه چیز دیگری، مهم این است که خود را از هر چیزی که شما را حواس‌پرت می‌کند، دور کنید. هنگامی که عوامل حواس‌پرتی‌های شما حذف شوند، تمرکز روی کار بسیار آسان‌تر خواهد بود.

۲-    زمان را فشرده کنید
فشرده کردن زمان برای بهره وری بیشتر را حتما امتحان کنید. این کار، تغییر کوچکی در قانون پارکینسون است که می گوید کارها به اندازه زمانی که برای آن‌ها اختصاص داده شده است، گسترش می‌یابند. برای فشرده کردن زمان، به دقت به تمام کارهای‌تان نگاه کنید و از خود پرسید، واقعا، "چقدر زمان لازم است تا هر کار را انجام دهم؟"
سپس، وظایف را تقسیم‌بندی کنید و توجه کنید که این وظایف شامل چه چیزهایی هستند و چرا اینقدر زمان می‌برند. در این مرحله، زمان اختصاص داده شده برای هر وظیفه را بین ۲۰٪ تا ۳۵٪ کاهش دهید. وقتی زمان مورد نظر برای هر وظیفه را مشخص کردید، به وظیفه نگاهی بیاندازید تا هر کار اضافی مرتبط با آن را حذف کنید.
 

مثال: ارسال ایمیل به کارکنان
علی مدیر یک کسب و کار دورکار است و  برای افزایش بهره وری از تکنیکی که گفتیم استفاده می کند. او شیوه کارش را به این صورت شرح می‌دهد:
من یک مثال ساده از اینکه چگونه این کار را انجام دادم، می‌زنم. من باید ۷ ایمیل جداگانه به ۷ عضو تیم ارسال می‌کردم. ۶ تا از این ایمیل‌ها یک سری داده بودند و همچنین بازخوردی درباره عملکرد عضو تیم ارائه می‌دادند، که من از انجام آن بسیار لذت می‌برم. اما ایمیل هفتم به اندازه ایمیل‌های قبلی خوشایند نبود. در واقع، من در مورد اینکه آیا می‌خواهم عضو تیم را در استخدام نگه‌دارم یا نه، شک و تردید زیادی داشتم. باید به او می‌گفتم که عملکردش نیاز به بهبود دارد. این ایمیلی نبود که تمایلی به نوشتن آن داشته باشم. به خودم ۲۰ دقیقه زمان دادم تا این ایمیل‌ها را ارسال کنم.
بنابراین من نظراتم را در ایمیل به ۳ دسته تقسیم کردم: عالی، خوب و ضعیف. در واقع، اینطور به نظر می‌رسید:
•    ۳ ایمیل "شما عالی هستید" (۶ دقیقه)
•    ۳ ایمیل "شما خوب عمل می‌کنید" (۶.۵ دقیقه)
•    ۱ ایمیل "از اخراج تو متنفرم اما این کار را انجام می‌دهم..." (۶.۵ دقیقه)
ایمیل تک‌نفره قطعاً بیشترین زمان را می‌برد، بنابراین من ابتدا آن را انجام دادم. آن را کوتاه کردم و آن را به یک الگو تبدیل کردم. ابتدا می‌خواستم بازخورد مثبت بدهم و از او به خاطر اتمام پروژه‌ها در زمان مقرر تشکر کنم. سپس به او بگویم که با کارش چه مشکلاتی داریم. بعد به این موضوع ‌بپردازم که این مشکلات چگونه بر شرکت تأثیر می‌گذارد. سپس مراحل بهبود را به او دادم و عواقب عدم بهبود وضعیت را توضیح دادم.

من از همان الگو برای سایر اعضای کارکنان استفاده کردم، اما ایمیل‌های دیگر بسیار آسان‌تر و سریع‌تر انجام شدند؛ زیرا مشکلات کمتری در کار آنها وجود داشت.
داشتن یک الگو برای پیروی به من این امکان را داد که بر روی هدف ایمیل‌ها تمرکز کنم. محدودیت زمانی باعث شد که ارتباطات خود را ساده‌تر کنم تا اطلاعات غیرضروری یا شوخی‌های بی‌مورد را مطرح نکنم. این کار ایمیل‌ها را هم واضح‌تر و مؤثرتر کرد. من از تمرین محدودیت زمانی برای هر وظیفه استفاده کردم. این روش نحوه‌ی کار با هر وظیفه را تغییر داد. اگر از محدودیت زمانی استفاده کنیم و به آن مهلت‌ها پایبند باشیم، بیشتر کارهایی که باید انجام دهیم می‌توانند در زمان کمتری انجام شوند.

۳-    از فناوری استفاده کنید اما به آن وابسته نشوید.
با هر مشکلی که امروز بشریت با آن مواجه است، یک توسعه‌دهنده اپلیکیشن، مهندس نرم‌افزار یا مخترع در تلاش است تا آن مشکل را حل کند. فناوری واقعاً زندگی را برای ما راحت‌تر کرده است. با این حال، با هر پیشرفت فناوری، یک مشکل جدید ایجاد می‌شود که نیاز به نوآوری فناوری برای اصلاح آن مشکل دارد و به همین ترتیب ادامه می‌یابد.
همان‌طور که قبلاً اشاره کردم، یکی از مشکلاتی که فناوری ایجاد کرده، کاهش تمرکز ما و افزایش حواس‌پرتی‌هاست. برای حل این مشکلات و مشکلات مشابه، اپلیکیشن‌هایی ایجاد شده‌اند تا به مردم کمک کنند حواس‌پرتی‌ها را کنار بگذارند و تمرکز خود را افزایش دهند. مشکل اینجاست که انتظار داریم این فناوری‌ها این مسائل را حل کنند.
برای افزایش چشمگیر بهره‌وری خود، باید از فناوری به عنوان ابزار استفاده کنید. اپلیکیشن‌های تهیه لیست کار مانند میزیتو و Todoist ممکن است به شما کمک کنند تا سازمان‌یافته بمانید. اما درک کنید که همه آن‌ها محدودیت‌هایی دارند. در واقع، این شما هستید که باید کار را انجام دهید.

۷ گام برای افزایش بهره وری
گام اول: زمانی که بهره وری شما بیشتر است، بشناسید.
بعضی ها صبح زود، برخی بعد از ظهر انرژی بیشتری دارند. عده ای هم بیشتر فعالیت شان را نیمه شب انجام می‌دهند. مهم نیست چه موقع روز یا شب بهره وری بیشتری دارید؛ فقط زمانی که مؤثرتر هستید و بهره وری بالایی دارید، پیدا کنید.
 

گام دوم: تمام عوامل حواس‌پرتی‌ را از بین ببرید؛ منظور تمام عوامل حواس پرتی است!
۱. شناسایی موانع متداول (رسانه‌های اجتماعی، ایمیل، جلسات).  از وسوسه چک کردن تلفن همراه، بلند شدن و برداشتن خوراکی از یخچال و حتی برای لحظه‌ای خیال‌پردازی کردن، دست بردارید.
۲. اجرای "قانون ۲ دقیقه‌ای": اگر کاری را می‌توان در کمتر از ۲ دقیقه انجام داد، بلافاصله آن را انجام دهید.  
۳. برای زمان‌های کاری متمرکز (۹۰ دقیقه) برنامه‌ریزی کنید و سپس استراحت‌های ۱۰ دقیقه ای داشته باشید.

گام سوم: اهداف تان را به طور مشخص و واضح تعیین کنید
۱. اهداف با اولویت بالاتر را علامت بزنید.
۲. بر اساس اصل SMART اهداف‌تان را بنویسید؛ اهداف مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان را بنویسید.  
۳. یک تابلوی رؤیا یا نقشه ذهنی ایجاد کنید تا اهداف خود را تجسم کنید.

گام چهارم: برنامه ریزی کنید.
۱. برای روز، هفته و ماه خود برنامه‌ریزی کنید.
۲. از تقویم یا پلنر برای تنظیم کارها و قرارها استفاده کنید.  
۳. یادآوری‌ها و اعلان‌هایی بگذارید تا طبق برنامه پیش بروید.

گام پنجم: از ابزارهای بهبود بهره وری استفاده کنید.
۱. از اپلیکیشن‌های افزایش بهره‌وری استفاده کنید (مانند Todoist، RescueTime، Focus@Will).  
۲. یک سیستم مدیریت وظایف پیاده‌سازی کنید (مانند میزیتو، Trello، Asana).  
۳. از افزونه‌های مرورگر برای مسدود کردن وب‌سایت‌های حواس‌پرت‌کن استفاده کنید. (مانند: Focus by MDS)

گام ششم: مراقبت از خودتان را در اولویت قرار دهید
۱. هر شب بین ۷ - ۹ ساعت بخوابید.  
۱. به طور منظم ورزش کنید (۳۰ دقیقه، ۳ بار در هفته).  
۱. روزانه مدیتیشن کنید یا به تمرین ذهن‌آگاهی بپردازید (۱۰ - ۱۵ دقیقه).

گام هفتم: عملکرد خود را بازبینی و تنظیم کنید.
۱. پیشرفت خود را به‌طور منظم مرور کنید (هفتگی، دو هفته یک‌بار).  
۲. برنامه‌ریزی و اهداف خود را در صورت نیاز تنظیم کنید.  
۳. موفقیت‌های خود را جشن بگیرید و از ناکامی‌ها درس بگیرید.

نکات کاربردی بیشتر:
•    از "تکنیک پومودورو" استفاده کنید (۲۵ دقیقه کار کنید، ۵ دقیقه استراحت کنید).
•    یاد بگیرید به وظایف غیرضروری "نه" بگویید.
•    کارهای مشابه را در دسته‌های واحد قرار دهید و سپس به آن‌ها بپردازید. (به عنوان مثال، بررسی ایمیل، برقراری تماس).

نتیجه‌گیری
زمان یک دارایی ارزشمند است و باید از آن به بهترین نحو استفاده کنیم. با دنبال کردن این مراحل و نکات، می‌توانید در کمتر از ۳۰ روز بهره‌وری خود را دو برابر کنید. به یاد داشته باشید که بهره‌وری یک عادت است که به زمان و تلاش نیاز دارد تا توسعه یابد. ثابت‌قدم باشید، متمرکز بمانید و پیشرفت‌های خود را جشن بگیرید. امیدواریم این تکنیک‌ها به شما کمک کنند تا زمان بیشتری صرفه‌جویی کنید و کارهای بیشتری انجام دهید.