وبلاگ میزیتو ۱۵ نکته‌ای که باید درباره نرم افزار مدیریت پروژه بدانید
میزیتو؛ نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار
میزیتو، بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین، ابزار دورکاری و مدیریت کسب‌وکار با رویکرد شبکه‌اجتماعی است که با استفاده از آن می‌توانید فرآیندهای سازمانی خود را مدیریت کنید و با همکاران خود در لحظه ارتباط داشته باشید.
بیشتر بخوانید

۱۵ نکته‌ای که باید درباره نرم افزار مدیریت پروژه بدانید

منتشر شده در ۷ ماه پیش

زمان خوانش ۴ دقیقه

انتشار ۷ ماه پیش

خوانش ۴ دقیقه

همه کسب‌وکارها تنها زمانی به موفقیت دست پیدا می‌کنند که از یک برنامه مشخص پیروی نمایند، در غیر این صورت خیلی ساده با شکست مواجه می‌شوند. امروزه بحث مدیریت پروژه به یک مبحث بسیار مهم و اساسی تبدیل شده که حتی نرم‌افزارهای خاصی نیز برای آن توسعه یافته است. 
 نرم‌افزارهای مربوط به مدیریت کردن انواع پروژه‌ها به ما امکان می‌دهند تا برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌های مختلف را به سرعت و بدون اختلال در عملکرد بخش‌های مختلف پروژه به پایان برسانیم. با ما همراه شوید تا نکات مهمی در مورد نرم‌افزارهای حوزه مدیریت پروژه در اختیار شما عزیزان قرار دهیم.

۱- کمک به بهبود برنامه‌ریزی
اولین نکته‌ای که حتماً در مورد انواع برنامه‌های مخصوص مدیریت کردن پروژه بدانید، توانایی آن‌ها در زمینه کمک به برنامه‌ریزی و بهبود آن است. به طور کلی می‌توان بیان کرد که چنین مورد خاصی مهم‌ترین مزیت بهره‌گیری از نرم‌افزارهای مذکور به شمار می‌رود. 
۲- کمک به بهبود کلی مدیریت امور مختلف
همان‌طور که از نام این نرم‌افزارها می‌توان متوجه شد، برنامه‌های مدیریت کردن پروژه به ما اجازه می‌دهند تا امور گوناگون را طبق نیاز و سلیقه خود مدیریت نماییم. در این نرم‌افزارها حتی وظایف فرعی نیز به طور کامل قابل بررسی هستند و می‌توان آن‌ها را به افراد مختلف اختصاص داد. 
۳- ایجاد ارتباط بین بخش‌ها
نرم افزارهای مدیریت پروژه به دلیل توانایی بالای خود در ایجاد ارتباط بین بخش‌های مختلف سازمان شناخته می‌شوند. بدون بهره‌گیری از این نرم‌افزارها نباید انتظار ایجاد یک سیستم ارتباطی قوی و سالم را داشته باشید که بتواند به کلیه نیازهایتان پاسخ دهد. یک نکته قابل توجه در این زمینه، امکان دریافت اظهار نظر ونظرسنجی از افراد مختلف به کمک چنین نرم‌افزارهایی است. 
۴- مدیریت کردن منابع
نرم‌افزارهای مخصوص مدیریت پروژه به طور خاص در زمینه تعیین و تکلیف وضعیت منابع به شما یاری می‌رسانند. این مورد یک امتیاز فوق‌العاده در مورد چنین نرم‌افزارهایی است که اکثر مبتدیان نسبت به آن آشنایی کاملی ندارند. 
۵- استفاده از داشبوردهای مختلف
کلیه امور موجود در یک نرم افزار مدیریت کردن پروژه‌ها در داشبوردهای اختصاصی صورت می‌گیرد. هر پروژه می‌تواند یک داشبورد داشته باشد تا بتوان کل روند و عملکرد پروژه را به شکل آنی ملاحظه کرد. 
۶- امکان مدیریت زمان 
کسب‌وکارها حتماً باید به سمت مدیریت زمان خود بروند. این امر شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما دستیابی به آن بدون بهره‌گیری از یک نرم افزار مدیریت پروژه امکان‌پذیر نیست. شما باید در این بخش مهارت مناسبی از خود به نمایش بگذارید. 
۷- امکان مدیریت بودجه 
هنگامی که با بخش مدیریت بودجه در نرم‌افزارهای مدنظر آشنایی کاملی داشته باشید، می‌توانید از بابت کاهش هزینه‌های کلی تکمیل روند پروژه اطمینان حاصل کنید. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به این منظور ساخته شده‌اند که به شما در چنین مواردی یاری برسانند. 
۸- بازرسی پروژه
تمامی افرادی که در بخش بازرسی پروژه فعالیت می‌کنند، می‌توانند به سمت بهره‌گیری از قابلیت‌های ویژه نرم‌افزارهای مدیریت پروژه در این زمینه بروند. بازرسی پروژه با توجه به تکنیک‌ها و مکانیزم‌های موجود در نرم افزارهای مذکور به بهترین شکل ممکن صورت می‌گیرد.


۹- امکان جمع‌آوری اسناد پروژه 
نکته دیگری که در مورد نرم افزارهای مدیریت پروژه باید بدانید، امکان جمع آوری اسناد یا Documentation پروژه مربوطه است. هرچه این امر به شکل مناسب‌تری صورت بگیرد، طبیعتاً از بی‌نظمی‌های معمول در زمان دنبال کردن روند تکمیل پروژه کاسته می‌شود. 
۱۰- دنبال کردن روند پروژه در هر شرایط
امروزه بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به شکل ابری (Cloud base) نیز فعالیت می‌کنند. این امر به شما اجازه می‌دهد تا در هر زمان و هر مکان به کلیه اطلاعات موجود در این نرم افزارها دسترسی کاملی داشته باشید. تنها یک اتصال اینترنتی کافی است تا بتوانید اطلاعات دلخواه خود را به سرعت و به راحتی هرچه‌تمام‌تر دریافت کنید. 
۱۱- معرفی نیازهای پروژه
تخمین نیازهای پروژه در طول تکمیل آن گاهی می‌تواند دشوار باشد. علاوه بر این، تخمین به شکل اشتباه قطعاً نتایج نامناسبی را برایمان به دنبال خواهد داشت. خوشبختانه با بهره‌گیری از نرم افزارهای مدیریت پروژه دیگر نگران این موضوع نخواهید بود. به محض کاهش یافتن منابع گوناگون، نرم افزار هشدارهای لازم را به ما ارائه می‌کند. 
۱۲- انتخاب تیم‌های مختلف
پروژه‌ها زمانی به نتیجه می‌رسند که جهت انجام آن‌ها از تیم‌های مناسبی کمک گرفته شود. نکته مهم مربوط به نرم افزارهای مدیریت پروژه نیز امکان ایجاد تیم‌های متخصص متعدد است. تیم‌هایی که هر یک دارای توانایی منحصر به فرد خود هستند.
۱۳- اتوماسیون
نرم افزار مدیریت پروژه به شما اجازه می‌دهد تا سرعت کلی انجام امور ساده و پیش پا افتاده را به بهترین شکل ممکن افزایش دهید. پاسخ به برخی از پرسش‌ها، ارائه برخی از هزینه‌ها و سایر موارد دیگر می‌توانند به کمک فرایند اتوماسیون موجود در نرم افزارهای مدنظر به راحتی انجام گیرند. 
۱۴- تعیین اهداف
اهداف پروژه، روح و کالبد آن را می‌سازند. بدون داشتن اهداف و تعیین صحیح آن‌ها هیچ پروژه‌ای به سر منزل مقصد نمی‌رسد. با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای مخصوص مدیریت پروژه می‌توان نه تنها یک هدف، بلکه هدف‌های گوناگونی را به شکل یکسان و هم‌زمان تعیین کرد. این اهداف به ما اجازه می‌دهند تا حتی جاه‌طلبانه‌ترین امور را بدون مشکل خاصی به پیش ببریم. 
۱۵- کاهش عوامل نامناسب
عوامل نامناسب، عواملی به شمار می‌آیند که موجب کاهش میزان تمرکز تیم‌های مختلف بر روی انجام امور مدنظر می‌شوند. این عوامل می‌توانند کلیه توجه را به خود جلب کنند، آن هم بدون اینکه سود خاصی برای ما داشته باشند. 
با بهره‌گیری از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌توان این عوامل نامناسب یا Distractions را به طور کامل از بین برد به گونه‌ای که دیگر هیچ امری سد راه ما برای رسیدن به هدف نهایی نباشد. 
سخن پایانی
در این متن سعی کردیم به پانزده نکته مهم در مورد نرم افزارهای مدیریت پروژه بپردازیم که به شکل ویژه به کاربردهای این محصولات اشاره دارند. شناخت این کاربردها به شما کمک می‌کند تا همواره از نهایت توان و قدرت نرم افزارهای مدنظر به بهترین شکل ممکن بهره ببرید.
امروزه امکان استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین نیز فراهم شده است تا کاربران به قابلیت‌های موردنیاز خود با سرعت بالایی دسترسی داشته باشند. 
 

شاید این مقالات هم برای شما جذاب باشند:
لینک مقاله کپی شد!