نرم‌افزار مدیریت پروژه بر اساس pmbok چه استانداردهایی دارد؟ | یک نرم‌افزار خوب برای شما

نرم افزار مدیریت پروژه؛ ابزار موفقیت مدیران در سامان‌دهی بهتر پروژه‌ها

بسیاری از مدیران چندین پروژه را به‌طور همزمان مدیریت و برای اطمینان از موفقیت هر پروژه با افراد بسیار زیادی مشورت و همکاری می‌کنند. چرا که مدیریت پروژه کار آسانی نیست و به راحتی می‌تواند بی‌نظم و ناموفق پیش برود. اگر همچنان از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنید، به احتمال زیاد زمان زیادی را برای کارهای کوچک تلف خواهید کرد. مهم است که از یک نرم‌افزار قدرتمند و کارآمد مدیریت پروژه استفاده کنید تا به شما کمک کند در حین برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها به‌صورت سازمان‌دهی شده عمل کنید. از این رو در این مطلب با نرم افزار مدیریت پروژه و استانداردهای آن بر اساس pmbok آشنا می‌شویم.

استاندارد مدیریت پروژه pmbok چیست؟

هر سازمانی بسته به اندازه و تعداد کارکنانش برای دستیابی به بهترین نتایج، به ابزارهای مدیریت پروژه نیاز دارد که منجر به رشد بیشتر کسب‌وکار آن سازمان شود. برای به دست آوردن نتایج مورد نظر، مدیران پروژه، باید برنامه‌ریزی درست، زمان‌بندی مناسب، برنامه‌ریزی بودجه، بررسی ضرب‌الاجل‌ها و منابع موجود، تخصیص وظایف و امر مدیریت را به شیوه‌ای سازمان‌یافته انجام دهند.

استانداردهای زیادی در دنیا برای بررسی کیفیت محصولات درست شده است! به همین ترتیب در صنعت مدیریت پروژه، استانداردی تحت عنوان راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه یا به اختصار PMBOK، وجود دارد که دستورالعمل‌هایی را برای مدیریت پروژه‌های فردی ارائه می‌دهد و مفاهیم مرتبط با مدیریت پروژه را تعریف می‌کند. روش‌های مورد توصیه PMBOK در 10 بخش ارائه شده‌اند که به هر کدام از این بخش‌ها یک حوزه دانشی (Knowledge Area) گفته می‌شود.که عبارت‌اند از:

· مدیریت یکپارچگی (Integration Management)

· مدیریت محدوده (Scope Management)

· مدیریت زمان‌بندی (Schedule Management)

· مدیریت هزینه (Cost Management)

· مدیریت کیفیت (Quality Management)

· مدیریت منابع (Resource Management)

· مدیریت ارتباطات (Communication Management)

· مدیریت ریسک (Risk Management)

· مدیریت تامین/خرید (Procurement Management)

· مدیریت ذینفعان (Stakeholder Management)

نرم‌افزارهایی برای رعایت استاندارد pmbok در مد‌یر‌یت پر‌وژه

نرم افزار مدیریت پروژه برای برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و تخصیص منابع به منظور مدیریت بهتر پروژه‌ها توسط مدیران پروژه استفاده می‌شود و به تیم‌ها کمک می‌کند تا با همکاری و پیگیری پیشرفت پروژه، وظایف و مسئولیت‌ها را به وضوح مشخص کنند. همچنین به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا هزینه‌ها و زمان را بهتر کنترل و امکان همکاری صحیح بین ذینفعان را فراهم کنند.

توجه داشته باشید که استاندارد pmbok، استانداردی برای تعیین فرایند و گام‌ها در مدیریت پروژه است. در نتیجه، pmbok یک استاندارد نرم‌افزاری نیست، بلکه به شیوه استفاده شما از نرم افزار مدیریت پروژه ارتباط دارد. با این حال نرم افزار مدیریت پروژه نیز باید از امکانات و ابزارهای داخلی متنوعی برخوردار باشد تا بتوانید از آن‌ها برای استانداردسازی فرایند مدیریت پروژه بر اساس استاندارد pmbok استفاده کنید. از جمله نرم‌افزارهای مناسب برای ادغام با استاندارد pmbok، می‌توان به نرم افزار ترلو فارسی با عنوان میزیتو اشاره کرد.

چرا به نرم افز‌ار مد‌یریت پر‌وژه بر اساس pmbok نیاز داریم؟

به‌عنوان یک مدیر، باید بدانید که چه کاری و در چه زمانی باید انجام شود و کدام یک از اعضای تیم روی چه موضوعی کار می‌کند. برنامه‌ریزی پروژه برای موفقیت تیم شما یک ضرورت است. انجام آن به‌صورت دستی یا استفاده از صفحات گسترده و از طریق ایمیل قطعا روش کارآمدی برای انجام این کار نیست و مجموعه‌ای از چالش‌ها را به همراه خواهد داشت. از این رو تمامی مدیران کسب‌وکارها به یک نرم افزار مدیریت پروژه درجه یک نیاز خواهند داشت که شرط اصلی کارایی آن ادغام با استاندارد pmbok است.

مراحل استفاده از استاندارد pmbok در نرم افز‌ار مدیر‌‌یت پرو‌ژ‌ه

باید اشاره کرد که مدیران کسب‌وکارها از هر نرم افزار مدیریت پروژه‌ای که برای پیشبرد بهتر پروژه‌های خود استفاده کنند، در نهایت برای استانداردسازی فرایند مدیریت پروژه بر اساس pmbok باید فرایند را به مراحل و فازهایی تقسیم‌بندی کنند. البته که خود نرم افزار این مراحل را برای شما انجام خواهد داد. به بیانی ساده‌تر در هر کدام از فازهای مختلف عملیاتی پروژه به وسیله نرم‌افزار، فرآیندها بر اساس استاندارد و روش‌های مورد توصیه PMBOK در 10 بخش ارائه شده تعریف می‌شود.

مراحل استفاده از استاندارد pmbok در نرم افزار مدیریت پروژه عبارت‌اند از:

· مرحله آغازین (Initiating): فرآیندهای این فاز در جهت تعیین کلی محدوده یک پروژه و اخذ تاییدیه‌های مربوطه می‌باشد و خروجی این فاز “منشور پروژه” است

· مرحله برنامه‌ریزی (Planning): تمرکز فرآیندهای این فاز بر تعیین جزئیات محدوده، برنامه زمان‌بندی، ریسک‌ها و ذینفعان پروژه است و خروجی اصلی این فاز “برنامه مدیریت پروژه” است

· مرحله اجرا (Executing): فرآیندهای این فاز بر اجرای برنامه مدیریت پروژه تعیین شده تمرکز می‌کند و خروجی اصلی این فاز “خروجی و جزئیات تحویل پروژه” هستند

· مرحله نظارت و کنترل (Monitoring and Controlling): فرآیندهای این فاز به مقایسه “خروجی و جزئیات تحویل پروژه” با “برنامه مدیریت پروژه” کمک می‌کنند. اگر انحرافات این دو فاز قابل توجه باشند، مدیر پروژه در زمینه ایجاد تغییرات مناسب برای برگرداندن پروژه در مسیر درست خود تصمیم خواهد گرفت

· مرحله اتمام (Close): نهایتا فرآیندهای این فاز در زمان تکمیل یا اتمام پروژه بکار گرفته می‌شوند و مصنوعات پروژه در این فاز آرشیو شده و دانش پروژه مستند می‌شود

نر‌م افز‌ار مدیریت پروژه میزیتو؛ گزینه‌ای عالی برای استاندارد PMBOK

راهنمای PMBOK، یک استاندارد است که به شرکت‌ها و کسب‌وکارها در مدیریت پروژه‌های متعدد با بهترین شیوه‌ها و رویه‌های موثر کمک می‌کند. رویکرد PMBOK از متخصصان در مورد استفاده از بهترین روش‌ها برای به دست آوردن بهترین نتایج پشتیبانی می‌کند. از این رو یک نرم افزار مدیریت پروژه درجه یک بر اساس استاندارد PMBOK به شما کمک می‌کند به طور موثری از موفقیت پروژه‌های خود اطمینان حاصل کنید. اگر به دنبال یک نرم افزار مدیریت پروژه عالی، باکیفیت با رابط کاربری زیبا و در عین حال آسان هستید، نرم افزار مدیریت پروژه میزیتو را امتحان کنید. شما می‌توانید با میزیتو کسب‌و‌کار خود را بهتر مدیریت کنید و با همکارانتان در محیطی اختصاصی ارتباط مستمر داشته باشید.