مدیریت پروژه چیست؟ | معرفی برترین نرم‌افزار کاربردی مدیریت پروژه

مدیریت پروژه و نرم‌افزارهایی برای افزایش کارایی مدیران

به نتیجه رسیدن یک پروژه در یک کسب‌وکار بدون آشنایی با راهکارهای مدیریت پروژه کاری دشوار است. به‌همین دلیل مدیریت پروژه همواره موضوعی مهم برای مهندسان و مدیرانی است که مسئولیت یک پروژه را برعهده دارند. از سوی دیگر برای این که مدیریت پروژه‌ها با دقت بیشتری انجام شود، بسیاری از مدیران از نرم‌افزارهای مخصوص این کار بهره می‌گیرند. در واقع دانستن مفاهیم اولیه مدیریت پروژه و استفاده از این نرم‌افزارها کیفیت کار مدیران پروژه را ارتقا می‌دهد.

تعریف مدیریت پروژه چیست؟

پروژه‌ها فعالیت‌هایی هستند که به یک هدف مشخص ختم می‌شوند. پروژه‌ها باید در زمان مشخصی نیز به اتمام برسند. توسعه نرم‌افزار برای بهبود فرآیند کسب و کار، ساخت ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی و فروش در بازارهای جدید، همگی نمونه‌هایی از پروژه‌ها هستند. روشی که برای برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، مدیریت پروژه نام دارد.

مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های خاص برای ارائه چیزی ارزشمند به مشتریان است. در مدیریت پروژه‌ها، مدیران پروژه با استفاده از روش‌های مختلف، تدوین برنامه‌ای را در دستور کار خود قرار می‌دهند و در آن منابع، وظایف و اهداف مهم را برای رفع نیازها مشخص می‌کنند.

مراحل چرخه مدیریت پروژه چه کارکردی دارند؟

در هر پروژه‌ای با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت، مراحل اجرای پروژه را بارها بررسی می‌کنند تا با کم‌ترین میزان از خطا روبه‌رو شوند. برای این که بدانیم مدیریت پروژه چیست باید این مراحل را بشناسیم. این پنج مرحله عبارتند از:

• شروع: از زمانی که ایده ساخت یک پروژه در ذهن ساخته می‌شود، آن پروژه شروع می‌شود.
• برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی به عنوان یک خط‌مشی روشن، تمام راه‌هایی را که باید برای انجام یک پروژه برداشته شود، پیش روی مدیر پروژه قرار می‌دهد. او با تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعاتی که در این مسیر به دست آورده است، قسمت‌های مختلف پروژه را برنامه‌ریزی می‌کند.
• اجرا: پس از برنامه‌ریزی‌های صورت گرفته، باید پروژه را اجرا کرد. در طول اجرای پروژه، مدیر باید تمام برنامه‌ریزی‌ها، هزینه‌ها، ریسک‌ها، مشکلات، زمان‌بندی‌ها، کیفیت عملکرد و ... را طبق برنامه‌ای که از پیش تعیین شده است، به مرحله اجرایی درآورد.
• نظارت و کنترل: این مرحله پیشرفت پروژه را بررسی می‌کند و آن را مطابق با زمان‌بندی با بودجه از پیش تعیین‌شده می‌سنجد.
• پایان: در این مرحله مدیر پروژه تمام اسناد و مدارک و گزارش‌های نهایی خود را آماده می‌کند و به طور کامل در اختیار کارفرما قرار می‌دهد.

انواع قراردادهای مدیریت پروژه کدامند؟

در هر پروژه برای این که نیازهای کارفرما و پیمانکار در نظر گرفته شود، قراردادی میان آن‌ها تنظیم می‌شود. قراردادها بیانگر اهداف پروژه هستند که علاوه بر مسائل فنی، نیازهای کارفرما و پیمانکار را در نظر می‌گیرند. این قراردادها متناسب با کارکردی که دارند، انواع مختلفی دارند. آگاهی و شناخت انواع قرادادها، مدیران را با مفهوم مدیریت پروژه چیست، بیشتر آشنا می‌کند.

انواع این قراردادها عبارتند از:

• قرارداد قیمت مقطوع: در این قرارداد کارفرما در ازای دریافت مبلغی، وظایفی را برای پیمانکار انجام می‌دهد. پیمانکار نیز متعهد به انجام کلیه تعهدات خود در قبال کارفرما می‌شود
• قرارداد مشارکتی: این نوع قرارداد با مشارکت چند شرکت برای اجرای پروژه منعقد می‌شود
• قرارداد ساخت – راه‌اندازی – تحویل (B.O.T): پیمانکار در این قرارداد پس از پایان کار، در قبال عملکرد خود برای مدت مشخص متعهد می‌ماند. این روش در پروژه‌های بزرگ عمرانی کاربرد دارد

متد اسکرام؛ سبک نوین مدیریت پروژه

اسکرام به عنوان یک چهارچوب منعطف برای مدیریت پروژه، به افراد و سازمان‌ها برای پیداکردن راه‌حل‌های تطبیق‌پذیر، کمک می‌کند تا محصولی را خلق کنند. بر همین اساس برای این که پاسخ به سوال متد اسکرام مدیریت پروژه چیست، باید گفت روش مدیریت اسکرام، روشی است که دست مجریان پروژه را برای پیشبرد پروژه باز می‌گذارد. اسکرام برای این که روند کار و کنترل ریسک‌ها را بهبود دهد، از روشی چرخشی-افزایشی استفاده می‌کند. افرادی که در تیم اسکرام فعالیت دارند دارای مهارت‌های مختلفی هستند. آن‌ها مهارت‌های خود را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند و اگر لازم باشد متناسب با نیاز پروژه مهارت جدیدی می‌آموزند. یک مدیر ماهر برای این که بداند مدیریت پروژه چیست، باید با روش‌های نوین مدیریت مانند اسکرام آشنایی داشته باشد.

رکن‌های اصلی مدیریت پروژه اسکرام

اسکرام به عنوان یک متد مدیریتی برای این که کارکردی درست و بهینه داشته باشد، باید سه رکن اصلی آن اجرایی شود. این سه رکن هر کدام متناسب با اهداف خود اهداف کلی پروژه را پیش می‌برند.

این سه رکن عبارتند از:

• شفافیت: روند کار پروژه باید کاملا شفاف باشد، در صورتی که شفافیتی وجود نداشته باشد، ریسک انجام پروژه افزایش پیدا می‌کند
• بازرسی: تمام مراحل انجام پروژه باید بازرسی شوند. از آن جایی که مدیریت پروژه اسکرام مدام تغییر می‌کند، نبود بازرسی مناسب باعث می‌شود که تغییرات لازم صورت نگیرد
• سازگاری: کوچک‌ترین خللی در هر کدام از بخش‌های انجام پروژه، موفقیت آن را کاهش می‌دهد. اگر هر کدام از اعضای تیم اسکرام در زمان بازرسی با خللی در جهت خلاف اهداف پروژه روبه‌رو شوند، باید به‌سرعت آن را با فرآیند کار سازگار کند

نقش‌های تشکیل‌دهنده مدیریت پروژه اسکرام کدام‌اند؟

مدیر برای آن که بتواند مفهوم مدیریت پروژه چیست را در متد اسکرام درک کند، لازم است با رکن‌های اصلی و نقش‌های تشکیل‌دهنده این متد آشنایی داشته باشد. پروژه اسکرام از نقش‌های تعیین‌کننده‌ای تشکیل شده است که هر کدام از آن‌ها وظایف مهمی را در جهت پیشبرد اهداف پروژه برعهده دارد. برآیند این نقش‌ها وظایف کلی اسکرام را تشکیل می‌دهند.

این نقش‌ها عبارتند از:

• مالک محصول (The Product Owner)
• مدیر اسکرام (The Scrum Master)
• تیم اسکرام (The Scrum Team)

نرم‌افزار میزیتو؛ برترین نرم‌افزار مدیریت پروژه‎‌های شما‌

مدیرانی که پروژه‌های مختلفی را مدیریت می‌کنند، در کنار دانش و تخصص خود، از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کنند. از جمله بهترین نرم‌افزارها در این حوزه، نرم‌افزار مدیریت پروژه میزیتو است. نرم‌افزار میزیتو که توانسته است محبوبیت زیادی در بین مدیران به دست آورد، بهترین ابزار برای برنامه‌ریزی و مدیریت یک پروژه است.

میزیتو با رویکرد مدیریت پروژه آنلاین و مدیریت کسب و کار، بهترین ابزار برای مدیریت پروژه‌ در کسب‌وکارهایی با مقیاس گوناگون است. ما در مجموعه میزیتو امکان مدیریت پروژه‌ها را به صورت دورکاری برای شما فراهم کرده‌ایم و تمام امکاناتی را که باید در یک نرم‌افزار مدیریت وجود داشته باشد، در نرم‌افزار میزیتو قرار داده‌ایم. شما می‌توانید با مشاهده بخش‌های مختلف سایت ما، از قابلیت‌ها و امکانات نرم‌افزار میزیتو آگاهی پیدا کرده و به ساده‌ترین روش نسبت به خریداری این نرم‌افزار اقدام کنید.