۷ ویژگی ضروری نرم‌افزار مدیریت تیم

یک نرم‌افزار کنترل پروژه خوب چه خصوصیاتی دارد؟

استفاده روزافزون از نرم‌افزار کنترل پروژه به بسیاری از سازمان‌ها این امکان را داده است که به اهداف خود دست یابند. مدیران پروژه‌های موفق دارای مسئولیت‌های زیادی مانند برگزاری جلسات، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، مدیریت منابع و بودجه و تجزیه و تحلیل گزارش‌ها هستند. در یک روز شلوغ با حجم کاری بسیار زیاد، برای خودکارسازی کارهای وقت‌گیر و پیشبرد تیم بزرگی از متخصصان و مدیران، به بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز دارند.

جهت یافتن بهترین نرم‌افزار مدیریت تیم ابتدا باید در نظر بگیرید که چه ویژگی‌هایی برای مدیریت بهتر پروژه‌های خود نیاز دارید. از طرف دیگر با یک بررسی اولیه، شما با تعداد زیادی از نرم افزارهای مدیریت پروژه مواجه خواهید شد که ادعا می‌کنند در کسب و کار مدرن بهترین هستند و حالا شما در انتخاب خود سردرگم خواهید شد و حتی ممکن است به کنترل پروژه با اکسل روی بیاورید!

لطفا چند لحظه توقف کنید و ادامه این مطلب را بخوانید.

ویژگی‌های مهم در نرم‌افزار کنترل پروژه

۱- نمودار گانت

مواقعی وجود دارد که تعریف وابستگی‌های وظایف به یک فرآیند دست و پا‌گیر تبدیل می‌شود و این مورد حتی زمانی که شما یک نرم‌افزار مدیریت پروژه هم داشته باشید ممکن است اتفاق بی‌افتد. برای جلوگیری از چنین وضعیتی، مهم است ابزاری که انتخاب می‌کنید دارای یک ویژگی مانند نمای گانت چارت باشد. با استفاده از ویژگی نمودار گانت می‌توانید نحوه اتصال کارهای وابسته را پیگیری کنید و موانعی را که می‌تواند مانع پیشرفت آن شود را برطرف کنید و کارآیی تیم را به حداکثر برسانید.

۲- کانبان

کانبان واژه‌ای ژاپنی است که اولین بار تویوتا از آن استفاده کرد. گرچه امروزه در زبان‌های دیگر هم با همین نام و تلفظ مورد استفاده قرار می‌گیرد. همه ما می دانیم که چگونه بورد پروژه و تصویرسازی گردش‌کار به شکل‌دهی ایده‌ها و سازمان‌دهی بهتر آنها در طول یک پروژه کمک می‌کند و برنامه‌ریزی، ایجاد و پیگیری وظایف در یک پروژه به یک فرآیند یکپارچه تبدیل می‌شود. اگر ابزار مدیریت پروژه مناسب را برای کسب و کار خود انتخاب کنید، این امر قابل دستیابی است.

۳- گزارش‌های داخلی

برای اینکه پروژه‌های خود را با موفقیت مدیریت کنید، باید از کاستی‌ها، مشکلات و راه حل‌های سریع آن مطلع شوید تا آنها را مرتب کنید. گزارش‌های پروژه، برای درک چگونگی پیشرفت تیم شما در انجام وظایف بسیار حائز اهمیت هستند. همچنین آن‌ها به رهبر تیم کمک می‌کنند تا زمان‌بندی پروژه را به طور دقیق بررسی کند و تعیین نماید که آیا نیاز به تنظیم مجدد زمان‌بندی یا تخصیص منابع اضافی دارد یا خیر.

۴- تفویض وظایف

یک کار دلهره‌آور برای هر مدیر پروژه این است که وظایفی را تعیین کند اما این وظایف پس از ارجاع به همکاران نیز فراموش شود. اگر سیستم مناسبی برای کمک به ردیابی وظایف نداشته باشید، این مشکل می‌تواند گسترده‌تر شود و اگر تیم شما به رعایت اصول مدیریت کنترل پروژه پایبند نباشد، تحویل پروژه‌های شما به تاخیر خواهد افتاد و چیزی جز مشتریان ناراضی حاصل آن نخواهد بود. بنابراین، تفویض مناسب وظایف، یک ویژگی کلیدی و اصلی یک نرم افزار مدیریت پروژه است.

۵- پرونده مشتریان

ابزارهای مدیریت پروژه زیادی وجود دارد که به شما امکان می دهد یک فاکتور ایجاد کرده و در عرض چند دقیقه برای مشتریان ارسال کنید. اما این تمام چیزی نیست که در درازمدت به آن نیاز دارید. به زودی متوجه خواهید شد که به غیر از تولید گزارش، به عملکردهای بیشتری نیاز دارید. یک نرم افزار مناسب امکان ورود اطلاعات مشتریان و نیز گفت‌و‌گو در مورد آن‌ها با همکاران را به شما خواهد داد. همچنین با امکان دسته‌بندی مشتریان از طریق برچسب گذاری و ایجاد وظایف پیگیری‌ مختلف می‌توانید به بهترین شکل ممکن پرونده مشتریان خود را مدیریت کنید.

۶- نرم‌افزار موبایل

زمان زیادی از آن دوران نمی‌گذرد، روزگاری که تنها کاری که می‌توانستید با تلفن انجام دهید تماس و ارسال پیامک بود. نمی‌توانستید وبگردی کنید، ویدیو تماشا کنید، آنلاین خرید کنید و یا ایمیل بفرستید. تلفن‌های هوشمند اکنون ابزاری ضروری برای کسب و کار مدرن هستند. در واقع، ۷۵ درصد از مردم می‌گویند که از دستگاه‌های تلفن همراه خود برای بهره‌وری بیشتر استفاده می‌کنند. نرم افزار مدیریت پروژه‌ای را انتخاب کنید که یک برنامه تلفن همراه داشته باشد. این ویژگی باعث می‌شود که تیم شما وظایف روزانه خود را بدون توجه به مکانی که هستند مشاهده کنند، اعلان‌ها را دریافت کنند و در سفر یا در طول جلسات مهم با اعضای تیم و مشتریان تعامل داشته باشند.

۷- الگوها

ایجاد و اصلاح الگوهای پروژه برای یک نرم‌افزار مدیریت پروژه بسیار حائز اهمیت است. این ویژگی زمان زیادی را در پروژه‌های آینده صرفه‌جویی می‌کند زیرا قالب‌ها به تیم‌ها اجازه می‌دهند که به راحتی از پروژه قبلی استفاده کنند. الگوها برای پروژه‌های تکراری بسیار مفید است زیرا اعضای تیم‌ها مجبور نیستند بارها و بارها از ابتدا شروع کنند و اجزای کلیدی مانند مدت زمان کار، گردش کار، وابستگی‌ها، گزارش‌ها و غیره شبیه‌سازی می‌شوند.

انتخاب بهترین نرم افزار کنترل پروژه

امیدواریم لیست ویژگی‌های نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک کند که روی بهترین نرم‌افزار سرمایه‌گذاری کنید. همچنین در نظر داشته باشید که شرکت‌های نرم‌افزاری ابزارهای متفاوتی را ارائه می‌دهند و شما می‌توانید براساس نیاز و با توجه به ویژگی‌های مورد نظر خود، بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه را انتخاب کنید.
به عنوان مثال میزیتو، یک نرم افزار کنترل پروژه است که امکان ثبت‌نام و استفاده رایگان را برای شما فراهم می‌کند تا با بررسی دقیق به تصمیم نهایی خود برسید.