میزیتو؛ نرمافزار مدیریت کسبوکار
میزیتو، نرمافزار مدیریت پروژه
استفاده از شبکه اجتماعی در محیط کاری، آری یا خیر؟
میزیتو، نرمافزار مدیریت پروژه
مدیریت پروژه دقیقا چیست؟ تعاریف، ابزارها و تکنیکها
میزیتو، نرمافزار مدیریت پروژه
مدیریت آنلاین پروژه با میزیتو، شیرین به شرط چاقو!!
۸ ترفند نتبرداری که جلسههای کاری شما را هدفمندتر میکند!
منتشر شده در ۱۴۰۴/۱۰/۲ ساعت ۰۳:۵۷
زمان خوانش ۶ دقیقه
امروزه در فضای دورکار استارتاپها، نتبرداری از اطلاعات به اشتراک گذاشته شده یا بحثهای درون تیمی در جلسهها بیشتر از قبل اهمیت پیدا کرده است. بدون نتبرداری خلاصه و مفید جلسههای هفتگی یا ماهانه کاربردی ندارند یا مسیر کار پروژه برای اعضای تیم روشن و مشخص نیست.
با این تفاسیر، نت برداری یکی از مهارتهای کلیدی است که بیشتر افراد در محیطهای کاری به آن کمتر توجه میکنند. چه در جلسه برنامهریزی استراتژی پروژه جدید شرکت میکنید یا با مشتری جلسه دارید؛ در اینجا به شما ترفندهای نتبرداری را معرفی میکنیم تا یادداشتهای کامل و کاربردی از جلسهها داشته باشید.
۵ موردی که در نوتبرداری در جلسههای آنلاین باید پوشش دهید
نت برداری از مفیدترین اطلاعات، کلید طلایی در جلسههای تیمی موثر است. اینکار، یادداشتها را کاربردیتر میکند و در آینده سریعتر و راحتتر آنها را مرور میکنید. شما میتوانید در جلسههای کاری یا هفتگی از همه مطالب ارائه شده نتبرداری کنید؛ اما به یادداشت کارهای طراح ارشد در آخر هفته نیاز دارید؟ پاسخ این سوال منفی است. در ادامه مهمترین نکاتی را که باید در نتبرداری از جلسه کاری پوشش دهید، معرفی کردهایم.
۱. دستور جلسه
در هر جلسه کاری سعی کنید نکات کلیدی مربوط به دستور جلسه را خلاصه کنید.
۲. موارد علمی
در جلسههای کاری موارد علمی همان چیزی است که جلسه را از یک گفتگو درون تیمی به قسمت نتیجه بخش برنامه تیم تبدیل میکند. پس از پایان جلسه، وظایف اعضای تیم و تاریخ سررسید آن را نتبرداری کنید. بهتر است که این وظایف را به برنامه مدیریت پروژه اضافه کنید که قبل از تاریخ تحویل وظیفه، به اعضای تیم پیام ارسال شود.
۳.ایدههای تیمی
اغلب در جلسههای کاری به ویژه طوفان فکری ایدههای جدید مطرح میشود؛ این ایدهها را نتبرداری کنید و برای عملیشدن آنها با بخشهای مختلف گفتوگو کنید.
۴. سوالات کلیدی
اعضایتیم در جلسهکاری چه سوالاتی را مطرح کردند؟این سوالات را همراه با پاسخ یادداشتبرداری کنید. حتما پس از پایان جلسه اگر برای پاسخ سوالات باید پیگیری انجام دهید، آن را به فهرست کاری خود اضافه کنید تا را فراموش نکنید.
۵.تصمیمات اصلی
در جلسههای کاری، تصمیمهای درون تیمی یا در سطح سازمان محور اصلی گفت و گوها هستند. اغلب در بیشتر جلسهها تصمیمهای اصلی در حاشیه صحبتهای غیرکاری قرار میگیرد؛ اما حتما پس از پایان جلسه برای اجراییشدن آنها، برنامهریزیهای لازم را انجام دهید و در جلسههای هفتگی نتیجه را به اعضای تیم اعلام کنید.
۸ ترفند نوتبرداری موثر در جلسههای کاری
زمانی که در جلسه هفتگی درون تیمی شرکتکردهاید، برای شروع نتبرداری از ترفندهای زیر استفاده کنید تا بیشترین بهرهوری را در جلسهها داشته باشید.
۱. از ابزارهای نتبرداری استفاده کنید
در جلسههای کاری از هوشمصنوعی برای نوتبرداری در کلاس استفاده کنید. این دستیار هوشمند بینقص نیست؛ اما در جلسههای کاری در وقت شما صرفهجویی میکند. البته هوش مصنوعی هر زمان بهترین راهکار برای نتبرداری نیست و شما میتوانید راهکاری دیگر را نیز امتحان کنید.
۲.یادداشتبرداری دستی را امتحان کنید
گاهی اوقات یادداشتبرداری دستی از جلسههای کاری بهترین انتخاب است. اگر تایپ دهانگشتی را یاد گرفتهاید میتوانید از همه نکات نتبرداری کنید؛ اما این کار تنها تمرکز شما را در جلسه کاهش میدهد. بهتر است اگر در جلسات نتبرداری را دستی انجام میدهید، فقط نکات مهم جلسه را یادداشت کنید.
مزایایی یادداشت برداری دستی:
- یادداشت خلاصه و اولویتبندی شده هستند.
- بهبود دقت در یادداشتبرداری در مقایسه با نتبرداری در گوشیهمراه
- بهبود حافظه، درک مفهومی نکات جلسه
۳.تنها نکات کلیدی جلسه را ضبط کنید
اگر در جلسه هفتگی یا ماهانه به جزئیات جلسه نیاز دارید، از ابزارهای هوش مصنوعی استفاده کنید. در جلسه ضبط همه نکات شما را دچار استرس میکند و در جلسه به ماشین تحریری تبدیل میشوید که بدون اینکه به آنچه مهم است، توجه کند همه نکات را یادداشت برداری میکند. موارد کلیدی برای یادداشت نت در جلسه عبارتند از:
- نام جلسه
- هدف جلسه
- تاریخ و زمان برگزاری
- پاسخ سوالات کلیدی مطرح شده در جلسه
۴. در جلسه از الگو یادداشت برداری استفاده کنید
اگر در جلسه یادداشتبرداری را در لیست کارهای مهم خود قرار دهید، ممکن است که در جلسه آن را فراموش کنید. بهتر است که در هر جلسه از الگو یادداشت برداری مشخصی استفاده کنید. این الگو به شما کمک میکند که در جلسه نکات کلیدی را فراموش نکنید و پایان جلسه یادداشتی با ساختار محتوایی کاربردی و مفید داشته باشید.
۵. یادداشتهای جلسه را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید
در چند سال گذشته تیمها صورتجلسه را از طریق ایمیل برای اعضایتیم به اشتراک میگذاشتند که بیشتر نتها قابلیت ویرایش را نداشتند. امروزه برنامههای نتبرداری به تیمها این امکان را میدهد که یادداشت را با اعضای تیم دورکار یا حضوری به اشتراک بگذارند یا آن را ویرایش کنند.
۶. یادداشتهای جلسه را به منابع قابل اتکا تبدیل کنید
اولین قدم برای تبدیل کردن یادداشتها به منبع معتبر، دسترسی اعضای تیم به آن است. به عنوان مثال شما فرض کنید که به تازگی یک چالش را در جلسه هفتگی برطرف کردهاید. احتمال زیادی وجود دارد که یکی اعضای تیم در فرایند پروژه با آن مشکل مواجه شود، مستندسازی یادداشتها به تیم کمک میکند که بسیاری از مشکلات را پیشبینی کنند و برای آنها راحلهای کاربردی انتخاب کنند.
۷. بخشها با اولویت بالا که نیاز به پیگیری دارند را شناسایی کنید
معمولا در جلسههای کاربردی مشکلاتی مطرح میشود که نیاز به پیگیری دارند. اگر در جلسه موضوعی نیاز به پیگیری دارد، حتما نام شخص را یادداشتبرداری کنید تا در هفتههای آینده به اطلاعات شخص برای تماس یا پیامک دسترسی داشته باشید. حتما قبل از اینکه جلسه را ترک کنید به سوال زیر پاسخ دهید:
- چه مواردی مهم است؟
- چه پیگیریهای باید انجام شود؟
۸. پس از پایان جلسه خلاصه سریع از آن را یادداشت کنید
احتمالا در طول جلسه ممکن است که نکاتی را فراموش کردهاید که یادداشت برداری کنید،پس از اینکه اتاق جلسه را ترک کردید، زمانی را برای کاملکردن اطلاعات اختصاص دهید. حتما بررسی کنید که اطلاعات مربوط به اقدامات اجرایی، جزئیات مربوط به جلسه بعدی، نکات مربوط به پیگیری و تماس را یادداشتبرداری کردهاید.
روشهای مختلف نتبرداری در جلسه: از کرنل تا نقشه ذهنی
هدف از نتبرداری در جلسهها پیگیری وظایف مربوطه و فراموشنکردن نکات کلیدی است. استفاده از روش یادداشتبرداری که برای تیم شما مناسب نیست، منطقی به نظر نمیآید. به عنوان مثال برخی افراد در جلسه برای نتبرداری از لیست استفاده میکنند. بنابراین این واقعیت وجود دارد که هیچ رویکرد مشابهی برای همه تیمها وجود ندارد. در ادامه برخی از روشهای رایج نتبرداری را معرفی کردهایم تا در جلسهها از این مدلها ایده بگیرید.
مدل اول: روش کرنل (Cornell Method)
در این مدل ایدههای اصلی جلسه را در سمت راست و نکات کلیدی را در سمت چپ یادداشتبرداری میکنید. روش کرنل به شما این فرصت را به شما میدهد تا با سرعت بالاتری به اطلاعات دسترسی داشته باشید و در عین حال آنها را ثبت کنید. این مدل یادداشتبردای پنج مرحله اصلی دارد:
۱.ضبط: اطلاعات کلیدی را یادداشت کنید.
۲. کاهش: اطلاعات را با استفاده از کلمات کلیدی خلاصه کنید.
۳. بازگویی: اطلاعات را با دیدگاه خودتان بازنویسی کنید.
۴. بازتاب: نحوه پیگیری از اطلاعات را نیز یادداشتبرداری کنید.
۵. مرور: پس از پایان جلسه اطلاعات را مرور کنید تا نکات مهمی را فراموش نکرده باشید.
مدل دوم: روش ربع دایره (Quadrant Method)
در این روش ساده، صفحه نت را به چهار بخش تقسیم کنید و در هر بخش مواد زیر را یادداشت کنید.
- سوالاتی که در جلسه مطرح میشوند.
- ایدههای که در جلسه پیشنهاد میدهید.
- وظایفی که اعضای تیم باید پیگیری کنند.
- وظایف شخصی از جمله تاریخ سررسید و مراحل انجام کار را نتبرداری کنید.
مدل سوم: روش نقشه ذهنی (The Mind Mapping Method)
اگر به کارهای بصری علاقه دارید، روش نقشه ذهنی را برای یادداشتبرداری امتحان کنید. در این روش از ایدههای اصلی جلسه یک نمایش گرافیکی ترسیم میکنید. در واقع در روش نقشه ذهنی اطلاعات در قالب نمودار به یکدیگر متصل میشوند و تصویری کلی از جلسه را به شما نشان میدهد.
در جلسههای درون تیمی یا سازمانی حرفهایتر یادداشت برداری کنید
یادداشتبرداری از جلسهها یک مهارت کلیدی در سازمانها است که به مدیریت دانش کمک میکند. درجلسهها از سوالات کلیدی، تصمیمهای مهم و موارد قابل پیگیری یادداشتبرداری کنید. برای نتبرداری میتوانید از برنامههای کاربردی، یادداشتهای دستی و نمودارهای بصری استفاده کنید.
سوالات متداول
۱. در جلسههای کاری از چه نکاتی باید یادداشتبرداری کرد؟
در جلسههای کاری از موضوعات مطرحشده در جلسه، وظایف قابل پیگیری و ایدههای جدید نتبرداری کنید.
۲.روشهای مختلف یادداشتبرداری در جلسههای چیست؟
برای نتبرداری در جلسههای کاری میتوانید از روشهای نقشه ذهنی، کرنل و ربع دایره ایده بگیرید.
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این مقاله برای شما کپی میشود.
دیدگاههای شما
هنوز دیدگاهی برای این مقاله ثبت نشده است.