برنامه عملیاتی چیست؟ چگونه برنامه عملیاتی را با اهداف اسمارت بنویسیم؟

برنامه عملیاتی یا اکشن پلن نقشه راه را برای دستیابی به هدف‌ها به سازمان نشان می‌دهد؟ طرح اقدام راهکاری موثر برای دستیابی به اهداف و جلوگیری از مشکلات احتمالی در درون تیم و سطح سازمان است. در حقیقت برنامه عملیاتی را می‌توان یک شمارش معکوس بصری برای تحویل پروژه یا فهرستی از وظایف برای دستیابی به نتایج مطلوب تلقی کرد. 

اگر در هدف‌گذاری سازمانی مراحل اجرای پروژه واضح و روشن نباشد، احتمالا اعضای تیم مسیر هدف متفاوتی را طی کنند که منجر به شکست آن خواهد شد. در ادامه مراحل انجام طرح اقدام و مثالی از یک برنامه عملیاتی را بررسی می‌کنیم که فرایندهای پروژه از ایده تا ارائه محصول را با کمترین مراحل ممکن طی کنید. 

چرا به یک برنامه عملیاتی نیاز دارید؟ 
برنامه عملیاتی نقشه راه عالی نه‌تنها برای مدیران پروژه نیست؛ بلکه انواع متخصصان در حوزه‌های مختلف از بازاریابی تا تولید کفش می‌توانند از این برنامه استفاده کنند. طرح اقدام به سازمان‌ها برای شروع پروژه، پیگیری وظایف،حفظ مسیر پیشرفت کمک شایانی می‌کند. در حقیقت در اجرای پروژه بدون برنامه عملیاتی، تیم‌ها در معرض گم‌شدن در علف‌های هرز قرار می‌گیرند. اعضای تیم تمرکز اصلی خود را روی پیچیدگی برنامه‌ریزی می‌گذارند و مسیر روشن را برای تحویل پروژه پیدا نمی‌کنند.

در یک نظرسنجی که توسط شرکت توسعه نرم‌افزار گنجا (Geneca) انجام شده است، تنها ۵۵ درصد از پاسخ‌دهنگان در این نظرسنجی اهداف روشنی را برای کسب‌وکار خود انتخاب کرده‌اند. معمولا مدیران پروژه پس از ارزیابی دقیق دیدگاه اعضای تیم، برنامه عملیاتی را تدوین می‌کند. برنامه عملیاتی اصلاحی، نسخه به‌روزرسانی‌ شده از طرح اقدام سنتی است که مدیران پروژه برای برطرف‌کردن چالش‌ها و دستیابی به راحل‌های عملی آن طراحی می‌کنند.

مزایایی برنامه عملیاتی در مدیریت پروژه
برنامه عملیاتی چیست؟ طرح اقدام یک ابزار کلیدی در جعبه ابزارهای مدیریت پروژه است. این برنامه راهکاری موثر برای مستندسازی پروژه از برنامه‌ریزی و تدوین استراتژی است. از مهم‌ترین مزایایی برنامه عملیاتی عبارتند از: 
بهینه‌سازی بهره‌وری
اعضای‌ تیم باید وظایف خود را به صورت کامل انجام دهند تا سازمان به اهداف استراتژیک خود دست پیدا کند. 
کاهش ریسک
اعضای تیم در تدوین برنامه عملیاتی احتمالات مختلف را در مسیر اجرای پروژه بررسی می‌کنند تا چالش‌ها به حداقل برسد. 

موفقیت قابل اندازه‌گیری
سازمان‌ها می‌توانند از طریق طرح اقدام اهداف اسمارت را انتخاب کنند. این برنامه با پیگیری پیشرفت، گزارش نتایج و اهداف بلندمدت مسیر رشد تیم‌ها را هموارتر می‌کند.

با این تفاسیر برنامه عملیاتی در مدیریت پروژه حیاتی است. آمار تحقیقات موسسه مدیریت نشان می‌دهد که بیش از یک سوم پروژه‌ها به دلیل اینکه اهداف را به‌صورت روشن و قابل اندازه‌گیری انتخاب نمی‌کنند، شکست می‌خورند. در حقیقت می‌توان این ادعا را کرد که با تدوین برنامه عملیاتی ۶۶ درصد از مسیر موفقیت پروژه را طی می‌کنید.

۶ عناصر کلیدی برنامه عملیاتی
قالب برنامه عملیاتی در تیم‌های مختلف متناسب با فرهنگ سازمانی تفاوت دارد؛اما برای تدوین یک طرح اقدام کارآمد باید به ۶ مولفه مهم دقت کنید:

• اهداف تعریف شده:‌ در زمان طراحی برنامه عملیاتی حتما دقت کنید که هدفی را انتخاب کنید که روشن و قابل اندازه‌گیری باشد.
• نکات عملیاتی: اهداف را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید تا در زمان کوتاه‌تری آن را پیاده‌سازی و مدیریت کنید. 
• جدول زمانی: در برنامه عملیاتی برای هر مرحله از پروژه تاریخ تحویل مشخص کنید.
• منابع: قبل از شروع پروژه، تجهیزاتی را که برای اجرای هر مرحله نیاز دارید را مشخص کنید و بخشی از بودجه مالی پروژه را به تامین منابع اولیه اختصاص دهید.
• نیرو انسانی: در طرح اقدام به‌صورت روشن وظایف اعضای تیم را مشخص کنید. 
• برنامه پیشرفت: از ابزارهای مدیریت پروژه برای پیگیری پیشرفت استفاده کنید.

مقایسه برنامه عملیاتی با برنامه‌های پروژه و فهرست کارها
اگر مدیر پروژه هستید، احتمالاً در زندگی کاری خود برنامه‌های متنوعی را تدوین کرده‌اید. اگر چه برنامه عملیاتی با برنامه‌های پروژه برچسب‌ها و عملکرد مشابهی دارند؛ اما با توجه به فاکتورهای مختلفی متفاوت هستند. در ادامه مفصل‌تر برنامه‌ عملیاتی، فهرست کارها و برنامه پروژه را مقایسه کرده‌ایم.

نوشتن یک برنامه عملیاتی در ۵ مرحله 
مرحله ۱: هدف را شفاف و دقیق انتخاب کنید
در اولین مرحله، انتخاب هدف اهمیت بالایی دارد. در این مرحله مشخص کنید که با اجرای پروژه به چه نتایجی دست پیدا می‌کنید. به عنوان مثال اگر برای یک تیم بازاریابی برنامه عملیاتی را تدوین می‌کنید، می‌توانید طرح اقدام برای حمایت از مشتریان را تنظیم کنید. 
مرحله ۲: فهرست کارها و وظایف 
در مرحله بعدی پس از انتخاب اهداف باید وظایف و تاریخ مهلت آن‌ را مشخص کنید. به عنوان مثال می‌توانید برای تیم‌های درون سازمان وظایف زیر را انتخاب کنید. 

• درخواست طراحی جدید از تیم طراحی: ۲۵/۰۷/۲۱
• درخواست الگوی عملیاتی از تیم محصول: ۲۵/۰۷/۳۰
• انتشار راهنمای نحوه‌کار در وب‌سایت: ۲۵/۰۷/۱۲
• اشتراک گذاری پست و استوری در شبکه اجتماعی: ۲۵/۰۷/۱۵

مرحله ۳: شناسایی وظایف حیاتی 
مرحله سوم نقش حیاتی در برنامه عملیاتی دارد که قبل از شروع پروژه باید این سوال را از خودتان بپرسید که کدام وظیفه از لحاظ زمانی اولویت بالاتری دارد. اگر این وظایف را به اعضای تیم واگذار می‌کنید، تاریخ مهلت را واقع‌بینانه انتخاب کنید. به عنوان مثال برای تیم محتوایی خلاقیت اهمیت بالایی دارد و حتما بررسی کنید که محتوا را چه نفر از اعضای ذی‌نفعان بررسی می‌کنند. 
مرحله ۴: تعیین وظایف 
در مرحله چهارم پروژه را به وظایف کوچک‌تری تقسیم کنید و وظایف را برای اعضای تیم مشخص کنید. اگر بخشی از پروژه را برون‌سپاری می‌کنید، بهتر است که قبل از شروع پروژه، عضو جدید تیم را انتخاب کنید. به عنوان مثال در تیم محتوایی چندین منبع معتبر را برای پست‌بلاگ‌ها مشخص کنید. 

مرحله ۵: ارزیابی و بهبود 
در آخرین مرحله، عملکرد پروژه و شاخص‌های کلیدی عملکرد را تحلیل کنید. حتما از اعضای تیم در مورد مراحل مختلف پروژه بازخورد بگیرید و این پیشنهادها در پروژه‌های آینده از بروز بسیاری چالش‌ها جلوگیری می‌کند. 

مهم‌ترین نکات برای بهبود برنامه عملیاتی 
مراحل مختلف برنامه عملیاتی را می‌توانید با اضافه‌کردن فاکتورهای جدید تاثیرگذارتر کنید. در ادامه مهم‌ترین را برای طرح اقدام معرفی می‌کنیم.
اهداف را اسمارت (SMART) مشخص کنید
اهداف اسمارت راهکاری موثر برای بهبود هر برنامه کاری و شخصی است. کلمه اسمارت مخفف، قابل اندازه‌گیری، مرتبط، قابل دستیابی و زمان است. انتخاب اهداف اسمارت به شما کمک می‌کند که تصویری کلی از برنامه عملیاتی داشته باشید. 
از اعضای تیم بازخورد دریافت کنید
قبل از تهیه پیش نویس برنامه عملیاتی از اعضای تیم و ذی نغعان بازخورد دریافت کنید و مطمئن شوید که دیدگاه آن‌ها با شما همسو است. همچنین تحقیقات موسسه مدیریت پروژه نشان می‌دهد که ارتباط با ذی‌نفعان رمز موفقیت در پروژه است.

قالب برنامه عملیاتی 
اگر برای تدوین طرح اقدام به یک الگو برای شروع نیاز دارید، در ادامه مثالی از یک برنامه عملیاتی آمده است: 
چالش: 
راحل (هدف)
برنامه عملیاتی: 
اقدامات (وظایف یا مراحل)
اعضای تیم (افرادی که وظایف پروژه را پیگیری می‌کنند)
جدول زمانی (شامل مراحل مهم، وابستگی‌ها و تاریخ سررسید)
منابع (منابع موردنیاز برای هر مرحله)
ریسک‌ها (موانع)
اهداف (نتایج برنامه‌ریزی شده در هر مرحله)

برنامه عملیاتی راهکاری موثر برای دستیابی به اهداف 
طرح اقدام، نقشه راه را برای دستیابی به اهداف درون تیمی یا سازمانی به کسب‌وکارها نشان می‌دهد. این برنامه پنج مرحله دارد که بهبود نسخه سنتی آن باید اهداف را اسمارت مشخص کنید و از اعضای تیم بازخورد بگیرید. یکی از مراحل مهم در برنامه عملیاتی، ارزیابی آن با استفاده از شاخص‌های کلیدی است که احتمال خطا را در پروژه‌های بعدی کاهش می‌دهد. 

سوالات متداول 
۱. برنامه عملیاتی (Action Plan) چیست و چگونه نوشته می‌شود؟
برنامه عملیاتی راهکاری موثر برای دستیابی به اهداف سازمان و جلوگیری از چالش‌های احتمالی است . این برنامه در پنج مرحله از انتخاب اهداف اسمارت تا ارزیابی پروژه بر اساس شاخص‌های کلیدی تدوین می‌شود.

۲. برای افزایش تاثیرگذاری برنامه عملیاتی روی پروژه چه اقداماتی باید انجام داد؟
در طرح اقدام، اهداف را اسمارت انتخاب کنید و در تهیه پیش نویس برنامه از اعضای تیم و ذینفعان بازخورد بگیرید.