چگونه تیم Cross-functional را مدیریت کنم؟ + تکنیک‌های طلایی برای ساختن تیم چند تخصصی

اگر با پروژه‌های بزرگی که با روش اجایل مدیریت می‌شوند سروکار داشته باشید، احتمالا ناخواسته با تیم‌های تخصصی مختلف در این پروژه‌ها مواجه شده‌اید. در ادبیات مدیریت پروژه برای توصیف این نوع از تیم‌ها از کلمه‌ی Cross-functional استفاده می‌کنند. با‌این‌حال، قصد داریم در این مقاله توضیح دهیم که تیم Cross-functional چیست؟

پاسخ به این پرسش که تیم Cross-functional چیست را باید در تیمی‌ از افراد با تخصص‌های مختلف که برای دستیابی به هدف مشترک سازمانی یا تیمی تلاش می‌کنند، پیدا کرد. 

تیم Cross-functional یا چند تخصصی چیست؟

معمولاً تیم‌ها را افراد با موقعیت‌های شغلی مرتبط می‌سازند. تیم‌های بازاریابی، فناوری اطلاعات، فروش و خدمات پشتیبانی از تیم‌های مختلف در کسب‌وکارها هستند. اما عبارت Cross-functional معنای تیم را در سازمان‌ها باز تعریف کرد. در تیم چند عملکردی افراد با تخصص‌های متنوع یا از بخش‌های مختلف سازمان کنار هم جمع می‌شوند.

ممکن است در تیم Cross-functional یا چند تخصصی، اعضایی از سطح ارشد سازمان نیز حضور داشته باشند یا حتی برای تصمیم‌گیری نهایی طرح پروژه را بدون طی‌کردن روند سازمانی به مدیرعامل ارائه دهند. امروزه از تیم چند تخصصی CFT در صنعت‌های مختلف از بیمه گرفته تا تولید خودرو و فناوری استفاده می‌شود.

انواع تیم Cross-functional در سازمان کوچک یا بزرگ

تیم‌های چند تخصصی در کسب‌وکارهای مختلف با روش‌های متنوعی فعالیت می‌کنند. استارتاپ‌های کوچک اغلب به دلیل تعداد کارکنان و ساختار سازمانی سازوکار چند تخصصی را ترجیح می‌دهند. در حقیقت این تیم‌ها به‌اندازه‌ای بزرگ نیستند که برای هر بخش تیم تخصصی اختصاصی داشته باشند و بیشتر کارمندان با مشاغل مختلف در پروژه‌های متنوع در یک تیم، با یکدیگر همکاری می‌کنند. می‌توان مدعی شد که آنچه باعث نوآوری در سازمان‌های کوچک می‌شود، دانش و تجربیات افراد مختلف است.

در طرف دیگر فضای کار، شرکت‌های بزرگ ممکن است برای پروژه‌ی تخصصی یا هدف سازمانی ویژه تیم Cross-functional را تشکیل دهند. به‌عبارت‌دیگر، اعضای تیم چند تخصصی هر کدام وظایف فردی و تخصصی خود را دارند، اما جدا از این وظایف برای تکمیل پروژه‌ی تخصصی کنار هم جمع می‌شوند. در سازمان‌های بزرگ‌تر تیم‌های چندوظیفه‌ای اعضای تیم و ساختاری ثابت دارند.

هنگامی که دیدگاه مدیران پروژه را در مورد رهبری تیم Cross-functional بپرسید، دو پاسخ کاملاً متفاوت خواهید شنید.

تجربه‌ی دسته‌ای از مدیران پروژه در همکاری با تیم cft بدین ترتیب است که اعضای تیم چند تخصصی از دانش فنی برای حل‌کردن چالش‌ها استفاده می‌کنند. در مقابل دسته‌ای دیگر از مدیران معتقدند که تعدد نظرات به اختلاف‌نظر و سوءتفاهم در تیم چند تخصصی منجر می‌شود که برای پیشرفت مانع ایجاد می‌کند.

تیم Cross-functional می‌تواند با رهبری خوب یا اشتباه سراسر مزیت یا چالش باشد. در مسیر صحیح استفاده از تیم چند تخصصی، نوآوری در تیم بیشتر می‌شود و مهارت‌ها و رضایت شغلی اعضای تیم نیز افزایش می‌یابد. در نقطه‌ی مقابل در مسیر نادرست منابع مالی سازمان ضایع می‌شود و پروژه شکست خواهد خورد. در این راهنمایی مدیریتی به شما خواهیم گفت که چگونه مدیریت تیم Cross-functional را انجام دهید تا پروژه را از بحران‌های تیمی و سازمانی خارج کنید.

مزایایی تیم Cross-functional در سازمان

تیم‌های Cross-functional در مواجهه با چالش‌های درون تیمی یا در سطح سازمان بهتر عمل می‌کنند. باتوجه‌به شرایط فعلی برای بقا در اکوسیستم کاری امروزی باید از تیم چند تخصصی در سازمان استفاده کنید. تحقیقات جدید به مدیران پروژه نشان می‌دهد که نوآوری از همکاری هوشمند و تجربه‌های اعضای تیم چند تخصصی ایجاد می‌شود.

• افزایش نوآوری و خلاقیت
• پیداکردن سریع‌تر راه‌حل
• توسعه‌ی تعامل و حفظ اعضای تیم

بزرگ‌ترین مزیت تیم Cross-functional در سازمان‌ها این است که به آن‌ها در پیداکردن سریع‌ترین مسیر پیشرفت کمک می‌کنند؛ علاوه‌براین، می‌توان قبل از استخدام کارکنان به‌صورت آزمایشی در پروژه با آن‌ها همکاری داشت.

تیم چند تخصصی به توسعه، تعامل و حفظ اعضای تیم کمک می‌کند. در حقیقت کارکنان در سازمان احساس می‌کنند که با کل سازمان و نه‌تنها تیم خودشان ارتباط دارند. این موضوع آنها را تشویق می‌کند که مهارت‌های جدید یاد بگیرند. تیم چند تخصصی به کارکنان فرصتی برای بهبود مهارت‌ حل مسئله می‌دهد که یادگیری و رشد آنها زمینه‌ساز پیشرفت سازمان می‌شود.

چالش‌های تیم Cross-functional

باتوجه‌به مزایایی زیادی که تیم CFT در سازمان‌ها دارد؛ اما حدود ۷۵ درصد از تیم‌های چندتخصصی ناکارآمد هستند. در حقیقت ریشه‌ی اصلی شکست تیم چند تخصصی در پروژه مشخص نبودن هدف و تاریخ سررسید است که باعث می‌شود اعضای تیم چرخه‌ای تکراری از وظایف روزانه را پیگیری کنند و روند پیشرفت پروژه کُند شود و در روند کاری گلوگاه ایجاد شود.

• ایجاد گلوگاه در گردش کار به‌دلیل وقفه در انجام برخی از وظایف
• کاهش خلاقیت به‌دلیل تمرکز بر خواسته‌های فردی
• ناهماهنگی بین اهداف و فرایندهای کاری سازمان
• پشت‌گوش افتادن مشکلات بزرگ سازمانی

گاهی اوقات یکی از دلایل اصلی که اعضای تیم چند تخصصی هدف اصلی پروژه را فراموش می‌کنند، این است که آنها به‌جای اولویت دادن هدف تیم، روی منافع شخصی خود تمرکز می‌کنند. پیش‌تر در مقاله‌ی «موفقیت تیم، آیا آماده‌اید عادت‌های بد را ترک کنید؟» در مورد رفتارهای اشتباه در سازمان صحبت کردیم که مانع اصلی پیشرفت هستند. 

چگونه یک تیم چند تخصصی بسازیم؟

فرقی نمی‌کند که در حال ساخت تیم چند تخصصی دائمی یا موقت هستید، در قدم اول باید با به تحلیل و ارزیابی تیم و کسب‌وکار خود بپردازید. برای نمونه بخشی از ارزیابی را با کمک تحلیل SWOT انجام دهید، سپس برای تیم سازی اقدام کنید.

در تیم سازی در کسب و کار آگاهی از اهداف سازمانی و تمرکز روی آن‌ها، اولین قدم برای تیم سازی محسوب می‌شود. با شناخت هدف در انتخاب افراد برای استخدام و افزودن به تیم به نتیجه‌ی بهتری خواهید رسید، زیرا دقیقا می‌دانید به چه تخصص‌ها و مهارت‌هایی نیاز دارید. در ساخت تیم چند تخصصی همچنین باید افرادی را برای اعضای تیم انتخاب کنید که در مهارت‌های نرم نیز حرفی برای گفتن دارند.

۱. تمرکز بر تنوع

مهم‌ترین شاخصه‌ی تیم چند تخصصی این است که در آن تنوع افراد با تخصص‌ها و استعدادهای متفاوت در نظر گرفته شود. همچنین، انتخاب افراد با سنین متفاوت نیز می‌تواند روی موفقیت تیم بیشتر اثر بگذارد.

۲. هماهنگی اهداف

در تیم سازی تیم Cross-functional این موضوع را درنظر بگیرید که اهداف فردی تیم با اهداف تیمی هماهنگ باشد. زیرا اعضای تیم باید برای دستیابی به اهداف سازمانی به‌طور شفاف در جریان نیازهای سازمان قرار بگیرند.

۳. استخدام متخصصان هر حوزه

حضور متخصصان در تیم Cross-functional به تیم در حل مسئله کمک می‌کند و مدیریت پروژه را در مسیر دستیابی به خروجی‌ها تسهیل می‌کند. برای مثال، اگر متخصص مالی در تیم باشد با به‌کارگیری توانایی تیم فروش و تیم بازاریابی، تصمیمات اساسی را بهتر مدیریت می‌کند.

۴. اتوماسیون‌سازی

با استفاده از سازوکارهای اتوماسیون سازی تیم Cross-functional را قدرتمندتر می‌کند. به‌زبان ساده فرایند اتوماسیون‌سازی، کار کردن روی طرز کار را کاهش می‌هد و تیم را روی اهداف متمرکز می‌کند. برای این منظور باید سراغ بهترین نرم افزار مدیریت پروژه بروید که به نیاز کسب‌وکار شما واقف باشد و آن را رفع کند.

۵. انتخاب رهبر؛ توانایی مذاکره 

توصیه می‌شود که در تیم‌های چند تخصصی رهبر و رئیسی برای اعضای تیم انتخاب نشود؛ اما رهبر به تیم برای داشتن عملکرد بهتر کمک می‌کند. رهبر تیم باید بتواند گفت‌وگوهای بین تیمی را هدایت کند و وظایف را به اعضای تیم واگذار کند. حتی اگر یکی از اعضای تیم در سلسله‌مراتب سازمانی جایگاه بالاتری داشته باشد، رهبر باید وظایف فرد و تاریخ سررسید را به او اعلام کند.

۶. تعیین قوانین در تیم؛ مشارکت و انتظارات شفاف 

یکی از اولین کارهایی که رهبر در تیم اجرا می‌کند، تعیین قوانین است. قبل از مشخص‌کردن قوانین، در مورد انتظارات با اعضای تیم صادق باشید. هر عضو تیم باید سهم خود را از پروژه انجام دهد و هیچ فردی در تیم نباید احساس بار اضافی داشته باشد. اعضای تیم شما باید بتوانند به‌راحتی در مورد چالش‌ها گفتگو کنند. برای پیدا کردن بهترین ایده جلسه برگزار کنید، اما اختلافات نظر بین اعضای تیم را مدیریت کنید.

چگونه‌ جلسه‌های تیم چندوظیفه‌ای پیگیری شود؟

جلسه بین اعضای تیم Cross-functional می‌تواند باعث موفقیت یا شکست آن شود. برای برگزاری جلسه‌ی مفید بهتر است که قبل از شروع، دستور کاری را مشخص کنید که موضوع جلسه را تعریف کند. حتماً پس از پایان جلسه برای وظایف جدید تاریخ سررسید اعلام کنید. 

تیم CFT و تعامل اثرگذار

تیم چند تخصصی از افراد متخصص سطوح مختلف سازمان تشکیل می‌شود که معمولاً در شرکت‌های بزرگ‌تر اعضای تیم و پروژه‌های ثابتی دارد. تیم Cross-functional به توسعه، حفظ ارتباط تیم و تعامل در سازمان کمک می‌کند. اما اگر زمان و اهداف پروژه مشخص نباشد، با شکست مواجه می‌شود. برای ساختن تیم چند تخصصی در قدم اول رهبر را انتخاب کنید تا با تعیین قوانین ارتباط اعضا را منسجم‌تر کند. پیشنهاد می‌کنیم برای مدیریت تیم Cross-functional، مهارت های مدیریت پروژه خود را نیز تقویت کنید.

سوالات متداول

۱. مزایا و چالش‌های تیم Cross-functional چیست؟ 

تیم چند وظیفه‌ای به حفظ ارتباط، تعامل و توسعه‌ی تیم کمک می‌کند. اما اگر هدف پروژه یا تاریخ سر رسید مشخص نباشد، پروژه با شکست روبرو می‌شود.

۲.چگونه یک تیم چند تخصصه بسازیم؟

برای ساختن تیم چند وظیفه‌ای در اولین گام رهبر تیم را انتخاب کنید و رهبر قوانینی را مشخص می‌کند که روند پروژه و همکاری بین اعضا شفاف‌تر باشد.