تحلیل SWOT؛ چهار وجه اصلی نقشه‌ی راه پروژه

کلیدواژه‌ی اصلی برای متمایز شدن از رقبا و رشد کسب‌وکار چیست؟ پاسخ این پرسش را می‌توان در کاربرد ماتریس SWOT پیدا کرد. تحلیل SWOT تکنیکی هوشمندانه برای شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها در مسیر طراحی نقشه راه پروژه و ارائه‌ی برنامه‌ی استراتژیک شناخته می‌شود. در واقع ماتریس SWOT بخش‌های مختلف استراتژی را پررنگ‌تر می‌کند و نقشه‌ی راه را به کسب‌وکارها نشان می‌دهد.

کسب‌وکارها با تحلیل SWOT در بازار رقابت درجا نمی‌زنند و با بررسی واقع‌بینانه‌ی پتانسیل تیم و شرایط فعلی بهترین تصمیم را برای آینده‌ی کسب‌وکار خواهند گرفت. در اینجا صفر تا صد تحلیل SWOT را بررسی می‌کنیم تا از آن در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمان استفاده کنید.

تحلیل سوات چیست؟

ماتریس سوات تکنیکی قدرتمند برای شناسایی چهار بُعد نقاط قوت، ضعف، فرصت و تهدید کسب‌وکارها است. این ابزار مارکتینگ بیشتر در سازمان‌های بزرگ به کار گرفته می‌شود؛ اما می‌توانید برای رسیدن به اهداف شخصی نیز از آن استفاده کنید. شاید در نگاه اول تحلیل SWOT نموداری ساده از نقاط ضعف، قوت، فرصت و تهدیدها باشد؛ اما با ماتریس سوات می‌توانید تیم را بهتر بشناسید و درعین‌حال در رقابت با رقبای بزرگ و کوچک مزیت رقابتی بسازید.

به‌عنوان‌مثال فرض کنید که در حوزه‌ی گردشگری فعالیت می‌کنید و با تحلیل swot به این موضوع پی برده‌اید که ممنوع شدن ورود توریست خارجی بدون تور گروهی تهدیدی برای کسب‌وکار شما به‌حساب می‌آید. در مقابل نرخ سفرهای داخلی افزایش پیدا کرده است و فرصتی طلایی برای تبلیغات کلیکی، بنری یا پوستری محسوب می‌شود. در نتیجه تحلیل SWOT تصویری بزرگ از وضعیت درون سازمان و بازار به مدیران نشان می‌دهد که استراتژی را نه بر اساس حدس و گمان بلکه با ارزیابی داده‌ها انتخاب کنند.

چهار بخش ماتریس سوات

برای اینکه تکه‌های پازل ماتریس swot کامل شود باید چهار عنصر اصلی (نقاط ضعف، قوت، فرصت و تهدید) را کنار یکدیگر قرار دهید. معمولاً ماتریس سوات در ساختاری مشخص در جدول swot نمایش داده می‌شود. همچنین هر بخش کسب‌وکار می‌تواند برای پیشبرد اهداف درون تیمی و سازمانی ماتریس swot را تحلیل کند. زمانی‌که چارچوب SWOT را بررسی کنید، تصویری روشن از جایگاه فعلی در بازار و مسیر رسیدن به رشد و پیشرفت می‌سازید. در ادامه بیشتر تحلیل swot را بررسی می‌کنیم.

نقاط قوت (Strengths)

بررسی نقاط قوت به شما مزیت رقابتی کسب‌وکار را نشان می‌دهد. نیروی متخصص، مشتریان وفادار، فناوری‌های پیشرفته در این بخش قرار می‌گیرد. با شناسایی نقاط قوت می‌توانید تکنیک‌های مؤثر در هر بخش کسب‌وکار را شناسایی کنید و آن را به بخش‌های دیگر آموزش دهید. به‌عنوان‌مثال، کاربران به محصولات و خدمات شما امتیاز ۹ از ۱۰ را داده‌اند و در طرف دیگر بازار امتیاز رقبا ۷ از ۱۰ است که از نقاط قوت کسب‌وکار شما محسوب می‌شود.

برای دستیابی به نقاط قوت کسب‌وکار می‌توانید پرسش‌های زیر را پاسخ دهید:

• کدام ویژگی سازمان رقبای اصلی را در بازار شکست می‌دهد؟
• در بین رقبا کدام ویژگی کسب‌وکار ما منحصربه‌فرد است؟

نقاط ضعف (Weaknesses)

نقاط ضعف عوامل داخلی هستند که مانع از عملکرد مطلوب سازمان می‌شوند و برای پیشرفت سازمان باید زنجیره‌ی آنها را قطع کنید. به نقاط ضعف نگاهی منفی نداشته باشید و آنها را نقطه‌ی شروع خوبی برای بهبود پروژه ببینید. به‌عنوان‌مثال به‌دلیل تبلیغات منفی نرخ بازدید از اپلیکیشن و وب‌سایت بسیار پایین آمده و تعداد بسیار پایینی از کاربران از اپلیکیشن خرید می‌کنند.

برای شناسایی نقاط ضعف سوالات زیر را بپرسید:

• چه منابعی عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشند؟
• چگونه در مقایسه با رقبا در بازار رتبه‌بندی می‌شویم؟
• کدام ایده‌های تیم در زمان اجرا نتیجه‌ی ضعیفی دارند، چرا؟

فرصت‌ها (Opportunities)

فرصت‌ها عوامل خارجی هستند که کسب‌وکار می‌تواند با استفاده از آن‌ها مزیت رقابتی خلق کند. فرصت‌ها شامل موقعیت‌هایی می‌شوند که شما در نقشه راه پروژه برای آن برنامه‌ای نداشته‌اید؛ اما به‌صورت غیرارادی به‌وجود آمده است و می‌تواند بدون انحراف اهداف سازمان، سبب رشد بیشتر شود.در بازار رقابت هر سازمانی که به‌خوبی از فرصت‌ها استفاده کند، جایگاه بالاتری پیدا خواهد کرد. به‌عنوان‌مثال، کسب‌وکار شما در حوزه‌ی خودرو فعالیت می‌کند و دولت تعرفه‌ی صادرات را کاهش داده است. تیم شما می‌تواند با فروش در بازار بین‌المللی سهم بیشتری از جهان را به دست بیاورد و مشتریان بیشتری برند شما را بشناسند.

برای کشف فرصت‌ها از سؤالات زیر شروع کنید:

• تحلیل و بررسی عملکرد چه پتانسیل‌هایی را نشان می‌دهد؟
• از چه منابعی برای بهبود نقاط ضعف استفاده کنیم؟
• آیا بین خدمات و محصولات کسب‌وکار ما و بازار شکاف وجود دارد؟
• رقبای بزرگ چه خدمات و محصولاتی را در بازار عرضه می‌کنند؟
• در سال آینده کسب‌وکار ما چه اهدافی را اجرا می‌کند؟

تهدیدها (Threats)

تهدیدها برخلاف نقاط ضعف، کاملا خارج از کنترل کسب‌وکارها اتفاق می‌افتند؛ بنابراین می‌توانند به فروش یا ایده‌های سازمان آسیب بزنند. افزایش هزینه‌های مولد، افزایش رقابت بازار و کمبود نیروی کار از تهدیدهای اصلی برای هر سازمانی به‌شمار می‌رود. به‌عنوان‌مثال، کسب‌وکار شما در حوزه‌ی فروش قطعات الکترونیکی فعالیت می‌کند و با ورود برند جدید در بازار، احتمال از دست رفتن مشتریان سهم بازار شما را تهدید می‌کند.

برای شناخت تهدیدهای خارجی سوالات زیر را بپرسید:

• چه تغییراتی در صنعت به وجود آمده است؟
• رقبای اصلی در کدام بخش عملکرد بهتری داشتند؟

نمونه‌ای از نمودار تحلیل SWOT را در زیر مشاهده می‌کنید:

انواع روش انجام تحلیل SWOT

سازمان‌ها تحلیل سوات را با روش‌های مختلفی انجام می‌دهند. برخی تیم‌ها جلسه‌های هفتگی دارند و ایده‌ها را روی تابلوی سفید مطرح می‌کنند. صرف نظر از اینکه چه روشی را برای ماتریس SWOT انتخاب می‌کنید، خلاقیت را از زمان برنامه‌ریزی تا رسیدن به ایده‌های جدید پرورش دهید. اگر اجازه دهید نوآوری همه‌ی اعضای تیم در تحلیل سوات جریان داشته باشد، به ایده‌های جدیدی می‌رسید که مزیت رقابتی تیم شما را در بازار می‌سازد.

در جدول زیر می‌توانید ۶ روش انجام تحلیل SWOT را به‌طور خلاصه بررسی کنید:

در مقاله‌ی دیگری مراحل مدیریت پروژه را معرفی کرده‌ایم که خواندن آن به کسب‌وکار شما کمک می‌کند که این فرایند حیاتی را بهتر مدیریت کنید.

چهار مرحله‌ی تحلیل SWOT؛ شناخت سازمان و بازار

معمولاً مراحل انجام ماتریس سوات به جدول swot شناخته می‌شود که به چهار بخش تقسیم شده است و هر بخش آن یک عنصر از سرواژه‌ی سوات (SWOT) را نشان می‌دهد. برای برنامه‌ریزی استراتژیک کسب‌وکار خودتان مراحل زیر را انجام دهید:

۱. نقاط قوتی که در رسیدن به اهداف سازمانی نقش دارند را شناسایی کنید.

۲. در مرحله‌ی دوم روی نقاط منفی تمرکز کنید. نقاط منفی موانع داخلی هستند که مانع از رشد و پیشرفت درون سازمانی می‌شوند.

۳. در این مرحله پس از بررسی نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها را شناسایی کنید. فرصت‌ها به سازمان شما کمک می‌کنند که سریع‌تر به اهداف تجاری و سازمانی دست پیدا کنید.

۴. در آخرین مرحله تهدیدهای خارجی را بررسی کنید. اگرچه شناسایی آنها احتمالا شما را ناامید می‌کند؛ اما شناخت آنها به تیم شما کمک می‌کند که از فرصت‌ها و نقاط قوت بیشترین بهره را ببرید.

تحلیل SWOT را می‌توان به‌عنوان یک فاز از پروژه تعریف کرد که برای اجرای هرکدام از مراحل و قدم‌های آن می‌توانید از نرم افزار مديريت پروژه کمک بگیرید و مسیر انجام هرکدام را رصد کنید.

چرا تحلیل SWOT برای کسب‌وکارها اهمیت بالایی دارد؟

ماتریس سوات با بهبود فرایند برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری استراتژیک مسیر رشد را هموارتر می‌کند، زیرا با بررسی نقاط قوت و ضعف مسیری را انتخاب می‌کنید که شانس موفقیت تیم را افزایش می‌دهد. مهم‌ترین مزایایی تحلیل swot برای سازمان‌ها عبارتند از:

• فرصتهای رشد را شناسایی کنید.
• کشف حوزه‌های که ممکن است در معرض تهدید باشید.
• بخش‌هایی که می‌توانید تقویت کنید را بشناسید.

ماتریس سوات کلید اصلی برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری استراتژیک است که چهار عنصر نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها را شامل می‌شود و به کسب‌وکارها فرصتی می‌دهد که عوامل داخلی و خارجی را ارزیابی کنند و بهترین استراتژی را اجرا کنند.

سوالات متداول

۱. چه زمانی از تحلیل SWOT باید در سازمان استفاده کرد؟

قبل از شروع پروژه‌ی جدید بهتر است برای شناخت وضعیت فعلی و شناخت فرصت‌ها و تهدیدهای بیرون سازمان از ماتریس سوات استفاده کنید.

۲. در زمان اجرای تحلیل SWOT چه مواردی باید رعایت کرد؟

برای انجام ماتریس سوات محیطی باز را برای جلسه‌های طوفان فکری انتخاب کنید و به اعضای تیم اجازه دهید که ایده‌های مختلف را بیان کنند.