میزیتو؛ نرم‌افزار مدیریت کسبوکار
میزیتو، نرم‌افزار مدیریت پروژه
داستان کسب و کار - داستان موفقیت BYD: از یک آغاز ساده تا سلطنت بر صنعت خودروسازی
میزیتو، نرم‌افزار مدیریت پروژه
مهم‌ترین جلسات در مدیریت پروژه چیست؟
میزیتو، نرم‌افزار مدیریت پروژه
برای رهایی از روند فرسایشی جلسات چه کنیم؟
۵ ترفند بهره‌وری که باید از تیم‌های اجایل یاد گرفت
منتشر شده در ۵ روز پیش
زمان خوانش دقیقه
انتشار ۵ روز پیش
خوانش دقیقه
در سال ۲۰۲۵ بهره‌وری به عنوان یک از اصلی‌ترین محرک‌های موفقیت در کسب‌وکارها شناخته شده است. از سویی در دنیای کار با واقعیتی تلخ روبه‌رو هستیم که در بسیاری از کسب‌وکارها افزایش بهره‌وری با فرسودگی شغلی و استرس گره می‌خورد. با‌این‌حال با بررسی مسیر کاری تیم‌های اجایل، می‌توان به‌وضوح رابطه‌ی صعودی بین بهره وری و اجایل را با رضایت شغلی کارکنان، مشارکت و محیط پویا همراه دید.
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه جامع با رویکرد اجایل بعداز مقایسه کانبان با اسکرام و انتخاب بهترین روش، در پیش‌بینی مسیر و دستیابی به نتایج بهتر نقش حیاتی خواهد داشت. در ادامه ۵ ترفند برای افزایش بهره‌وری در تیم‌های اجایل را معرفی می‌کنیم. چه در حال ساختن تیمی کوچک هستید یا یک تیم بزرگ با رویکرد اجایل را مدیریت می‌کنید، این ترفندهای کلیدی به افزایش بهره‌وری در تیم شما کمک می‌کند.
۱. پرورش تفکر اجایل در کسب و کار
مدیریت تیم با رویکرد اجایل، ممکن است به یک تغییر اساسی در تفکر سازمانی نیاز داشته باشد. برای افزایش بهره‌وری در کسبوکار، اعضای تیم باید فراتر از نقشه‌ی راه کسبوکار و ابزارها، یک ارزش و اصول را بپذیرند. در واقع برای اینکه ارزش‌های سازمانی با رویکرد اجایل همراه باشد، باید متد چابک در همه‌ی بخش‌های سازمان ادغام شود.
برای ادغام متد اجایل باید تمرکز سازمان از تکمیل وظایف یا بهینه‌سازی فرایندهای داخلی برداشته شود و به ارائه‌ی ارزش‌های واقعی به مشتری و نتایج قابل‌اندازه‌گیری تغییر کند. برای تقویت طرز تفکر اجایل در کسب‌وکارها به‌عنوان مدیر پروژه این سؤالات را از خودتان بپرسید:
- آیا به عنوان مدیر پروژه به بهبود مستمر پایبند هستم؟
- آیا به اعضای تیم اجازه می‌دهم که کارها را خود سازمانی کنند؟
- آیا بیشتر نگران چالش‌های کوچک یا پروژه‌های کوچک هستم؟
- آیا به‌جای رسیدن به نتایج فوری بر پیشرفت روی هر بخش تمرکز می‌کنم؟
برای پرورش رویکرد اجایل از سوالاتی شروع کنید که در پاسخ به‌آنها نه گفته‌اید. این سوالات نقطه شروع خوبی برای تغییر در مسیر نقشه‌ی راه سازمان است.
گام‌های عملی:
- در جلسه‌های هفتگی یا ماهانه تمرکز تیم را به سمت ارائه‌ی ارزش و نتایج پروژه هدایت کنید و از ارزیابی‌کردن سرعت یا تعداد وظایف انجام شده خودداری کنید. جلسه را با سوالاتی مانند:
چگونه انجام این وظیفه به سازمان برای رسیدن اهداف استراتژیک کمک می‌کند؟
چگونه این کمپین به مشتریان ما احساس خاص بودن را القا می‌کند؟
- در جلسه‌ها فرصت دهید که کارکنان با گفتگوی آزاد به فرایند کار بازخورد دهند. به نظرات کارمندان به‌عنوان یک مسیر شکست‌خورده نگاه نکنید، آنها قطب‌نمایی برای تغییر مسیر هستند.
۲. توانمندسازی تیم‌های چند تخصصی و تیم‌های مشارکتی
یکی از چالش‌های اصلی تیم‌ها که بهره‌وری را در سازمان حذف می‌کنند، ساختارهای خشک مدیر و کارمند است. در واقع اولین شکاف بین تیم رویکرد اجایل با تیم‌های سایر سازمان‌ها سپردن فرایند کاری به اعضای تیم است. تصمیم‌گیری کارکنان در مورد فرایند کاری خلاقیت و مسئولیت را در آنها پرورش می‌دهد. دومین شکاف، ساختار اعضای تیم است که سازمان اجایل بر اساس پروژه، مهارت‌ها و بازار هدف تغییر می‌کند و باید تیم بر اساس پروژه بهترین ترکیب را داشته باشد.
امروزه با تیم‌های چند تخصصی (Cross-Functional) روبه‌رو هستیم که از مجموعه‌ای از مهارت‌های مختلف تشکیل می‌شوند تا برای هر مرحله از پروژه، از طراحی ایده تا بررسی نتایج کمپین در بازار، آماده باشند. این تغییر به معنای شکستن مرزهای تخصصی بین تیم‌های مختلف از جمله فرانت‌اند و بک‌اند است، بدین‌ترتیب، که یک فرد ممکن است در یک یا دو حوزه تخصص داشته باشند اما با سایر حوزه‌ها نیز آشنایی دارند. در تیم‌های اجایل نیز شاهد هستیم که ساختارهای سنتی منقضی شده‌‌اند و این تیم‌ها با ساختار جدید اعضای تیم را همسو با هر پروژه سازماندهی می‌کنند.
برای پیشبرد اهداف پروژه و هماهنگ‌سازی اعضای تیم در بخش‌های مختلف سازمان استفاده از برنامه مدیریت پروژه میزتو به تیم شما کمک می‌کند که اطلاعات مورد نیاز را در بستری یکپارچه با بوردها به اشتراک بگذارید.
گام‌های عملی:
جلسه‌های کاری را طوری برنامه‌ریزی کنید که کارکنان دورکار یا هیبرد نیز به راحتی شرکت کنند.
بین اعضای تیم و مدیر پروژه ارتباط شفاف و موثر را اولویت قرار دهید تا کارکنان بدون استرس نظرات و دیدگاه خودشان را ارائه دهند.
برای افزایش بهره‌وری اعضای تیم روی آموزش و تقویت مهارت‌های آنها سرمایه گذاری کنید.
۳.بهینه‌سازی گردش کار با استفاده از معیارهای کانبان
روش کانبان مسیری راحت برای داشتن تیم اجایل به‌شمار می‌رود. با این نرم‌افزار گردش کار را مدیریت کنید تا بهره‌وری را افزایش دهید. در کانبان اعضای تیم می‌توانند کارهای در جریان را مشاهده کنند و میزان پیشرفت پروژه را ببینند. برای اینکه پروژه با شکست مواجه نشود، باید کشف کنید که محصول و خدمات برند شما چه ارزشی را برای مخاطبان می‌سازد. این‌کار با شناخت گردش کار انجام می‌شود که در رویکرد کانبان قابل اندازه‌گیری است. مهم‌ترین عناصر قابل اندازه‌گیری عبارتند از:
زمان تحویل کار: از زمان شروع کار تا تحویل نهایی آن به مشتری، زمان آن سرعت کار را نشان می‌دهد.
زمان چرخه: مدت زمانی که اعضای تیم روی یک پروژه صرف می‌کنند. از زمانی که روی حالت در حال انجام تا تکمیل پروژه که مدیر پروژه می‌تواند میزان کارایی را اندازه‌گیری کند.
توان عملیاتی: تعداد کارهایی که در طول هفته تکمیل‌شده را نشان می‌دهد. این عدد نرخ تحویل تیم را اندازه‌گیری می‌کند.
سن کارها: مدت زمانی را نشان می‌ده که از تکمیل یک کار می‌گذرد. این شاخص به مدیران پروژه کمک می‌کند که خطاهای پروژه را شناسایی کنند.
ردیابی این شاخص‌ها به شناسایی خطاها، کاهش زمان تحویل پروژه و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.
گام‌های عملی:
جریان پیشبرد پروژه را با استفاده از کانبان اندازه‌گیری کنید.
شاخص‌های گردش کار را به‌صورت منظم پیگیری کنید تا زمینه‌ی پیشرفت و بهره‌وری شناسایی شود.
۴. مدیریت کارهای عقب افتاده پروژه
یکی از بخش‌های مهم پروژه با رویکرد اجایل، کارهای عقب‌افتاده است که فهرست کارهای در حال انجام را طولانی‌تر می‌کند. برخی از کسب‌وکارها برای تکمیل کارهای عقب‌افتاده‌ی پروژه آن را به دو دسته‌ی کارهای «فعال» و «عقب‌افتاده» تقسیم می‌کنند و این کار فرایند را پیچیده‌تر می‌کند. برای مدیریت کارها در رویکرد اجایل برای هر بخش کار یک برچسب معین انتخاب می‌شود. این کار بینشی کلی به اعضای تیم می‌دهد که هر بخش پروژه در کدام مرحله قرار دارد.
گام‌های عملی:
برای مدیریت کارهای عقب‌افتاده اولویت‌بندی کنید و در جلسه‌ها این موضوع را به اشتراک بگذارید تا همه‌ی اعضای تیم یک هدف را پیگیری کنند.
درباره‌ی تاریخ تحویل پروژه با اعضای تیم صحبت کنید و از آنها بخواهید که یک تاریخ مشخص را اعلام کنند.
۵. استفاده از نرم افزار مدیریت اجایل برای گزارش‌نویسی
درحالی‌که در جلسه‌های کاری می‌توانید روش مدیریت چابک را با تخته‌ی سفید و چسباندن کاغذ پیاده‌سازی کنید، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه با روش اجایل مزایای بیشتری را به‌خصوص برای تیم‌های توزیع‌شده و پروژه‌های پیچیده ارائه می‌کنند. بسیاری از این نرم‌افزارها قابلیت ادغام با سایر نرم‌افزارهای کاری را دارند که آنها را برای حوزه‌های مختلف کاربردی‌تر می‌کند.
امروزه هوش مصنوعی به نرم‌افزارهای چابک متصل شده است و به طور قابل‌توجهی گزارش‌دهی و روند کارها را سرعت می‌دهد. با این دستیار هوشمند بسیاری از کارهای تکراری به‌صورت خودکار انجام می‌شوند و می‌تواند داده‌های پروژه را برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی ارائه دهد و چالش‌های هر مرحله را شناسایی کند.
گام‌های عملی:
از قابلیت‌های هوش مصنوعی در فرایند کاری استفاده کنید تا بسیاری از وظایف به‌صورت خودکار انجام شوند.
اگر از متد مدیریت پروژه اجایل استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که نیازهای اعضای تیم و پروژه را برطرف می‌کند.
چرا برای مدیریت پروژه باید از نرم افزار میزیتو استفاده کرد؟
اگر با پیاده‌سازی روش‌های چابک دنبال همکاری بیشتر و زمان تحویل دقیق‌تر هستید؛ سایت مدیریت پروژه میزیتو انتخابی عالی برای تیم شما خواهد بود. در نرم‌افزار میزیتو می‌توانید به‌صورت گروهی یا خصوصی با اعضای تیم صحبت کنید یا برای وظایف خود تاریخ تحویل مشخص کنید. این نرم‌افزار درحال‌حاضر مورد اعتماد بسیاری از کسب‌وکارهای ایرانی قرار دارد، شما نیز می‌توانید در سریع‌ترین حالت ممکن با ثبت نام در میزیتو به جمع خانواده‌ی میزیتو بپیوندید.
پرسش‌های متداول:
چگونه در سازمان خود از خود روش اجایل را پیاده‌سازی کنیم؟
برای پیاده‌سازی روش مدیریت پروژه اجایل در سازمان باید ابتدا کارکنان خود را آموزش دهید، سپس با کمک ابزار مدیریت پروژه مبتنی‌بر اجایل کارها را پیش ببرید.
بهترین روش مدیریت کارهای عقب افتاده چیست؟
کارهای عقب افتاده را در جلسه‌ای دوباره اولویت‌بندی کنید و از اعضای تیم بخواهید برای تحویل هر وظیفه تاریخ دقیقی را مشخص کنند.
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این مقاله برای شما کپی می‌شود.