مدیریت انگیزش کارکنان؛ 9 راهکار عملی برای افزایش انگیزه در تیم
منتشر شده در ۱۳۹۸/۴/۲۹ ساعت ۱۷:۰۸
زمان خوانش ۴ دقیقه
ماه‌ها یا حتی سال‌ها برای ساختن یک تیم حرفه‌ای وقت گذاشته‌اید؛ افراد متخصص را جذب کرده‌اید، برای رشدشان زمان صرف کرده‌اید و حالا تیمی دارید که از پس کارها برمی‌آید. اما چه می‌شود اگر همان آدم‌های توانمند، دیگر انگیزه روزهای اول را نداشته باشند؟ کارها همچنان انجام می‌شوند، اما ایده‌های تازه کمتر شده، مشارکت پایین آمده و بعضی وظایف فقط برای «انجام شدن» پیش می‌روند. گاهی ریشه بی‌انگیزگی را باید در ابهام وظایف، دیده نشدن تلاش‌ها، نبود فرصت رشد، کنترل بیش از حد یا حتی شیوه مدیریت تیم جست‌وجو کرد. در این مقاله، سراغ همین عوامل می‌رویم و بررسی می‌کنیم مدیریت انگیزش کارکنان چیست و مدیران برای افزایش انگیزه و مشارکت اعضای تیم چه اقداماتی می‌توانند انجام دهند.
مدیریت انگیزش کارکنان چیست؟
روش های افزایش انگیزه کارمندان، مجموعه اقداماتی است که سازمان و مدیران برای ایجاد و حفظ شرایطی انجام می‌دهند که افراد بتوانند با انرژی، تمرکز و تمایل بیشتری برای دستیابی به اهداف فردی و سازمانی تلاش کنند. نکته مهم این است که انگیزه یک ویژگی ثابت نیست. ممکن است فردی هنگام ورود به محیط کار بسیار با انگیزه باشد، اما ابهام در وظایف، نبود بازخورد، مدیریت جزئی‌نگر (Micromanagement) یا دیده نشدن تلاش‌هایش به‌مرور انگیزه او را کاهش دهد.
از طرف دیگر، همه کارکنان نیز با عوامل یکسانی انگیزه نمی‌گیرند. برای یک نفر پیشرفت شغلی اهمیت بیشتری دارد و برای دیگری، رضایت شغلی در گرو استقلال، توسعه فردی و شغلی، درآمد، انعطاف‌پذیری یا مشارکت در تصمیم‌گیری مهم‌تر است. بنابراین ایجاد انگیزه در کارکنان، بیشتر از آنکه به پیدا کردن یک «ترفند انگیزشی» وابسته باشد، نیازمند شناخت اعضای تیم و ایجاد محیط کاری مناسب است.
چرا انگیزه کارکنان اهمیت دارد؟
انگیزه شغلی با موضوعاتی مانند مشارکت کارکنان، عملکرد، رضایت شغلی و ماندگاری آنها در سازمان ارتباط نزدیکی دارد. شواهد پژوهشی نیز نشان می‌دهد عواملی مانند حمایت مدیر، بازخورد مثبت، معنادار بودن کار، استقلال و قدردانی می‌توانند بر وضعیت انگیزشی و عملکرد کارکنان اثر بگذارند.
برای مثال، مرور پژوهش‌های CIPD درباره انگیزش کاری نشان می‌دهد حمایت مدیر، بازخورد مثبت، معنادار بودن کار و انواع مختلف پاداش و قدردانی از کارکنان، ارتباط مستقیمی با انگیزش و عملکرد آنهاه دارد. همچنین تحقیقات Gallup، شفافیت انتظارات، فرصت استفاده از توانمندی‌ها، دریافت قدردانی، امکان رشد و اهمیت داشتن نظر کارکنان را از مؤلفه‌های مهم مشارکت و افزایش بهره وری کارکنان معرفی می‌کند. بنابراین برای افزایش انگیزه کارکنان، بهتر است به‌جای اقدامات مقطعی، شرایط کاری و شیوه مدیریت تیم را بررسی کنید.
چگونه انگیزه کارکنان را مدیریت کنیم؟
۱. اهداف، وظایف و انتظارات را شفاف کنید
یکی از اولین قدم‌ها در مدیریت انگیزش کارکنان این است که هر فرد بداند چه کاری باید انجام دهد، چرا آن کار اهمیت دارد و نتیجه مطلوب چیست. شفافیت صرفا به معنای تهیه فهرستی از وظایف نیست. مدیر باید درباره اولویت‌ها، مسئولیت هر فرد، زمان انجام کار و معیار موفقیت نیز با اعضای تیم به توافق برسد.
Gallup نیز «دانستن آنچه در محیط کار از من انتظار می‌رود» را یکی از مؤلفه‌های اصلی مدل Q12 خود برای سنجش شرایط مشارکت کارکنان می‌داند. در عمل، بهتر است اهداف بزرگ را به وظایف کوچک‌تر تبدیل کنید، مسئول هر فعالیت را مشخص کنید و اولویت‌ها را در دسترس تمام اعضای تیم قرار دهید.
۲. تلاش کارکنان را ببینید و بازخورد بدهید
قدردانی لزوما به معنای پرداخت پاداش مالی نیست. گاهی یک بازخورد مشخص و صادقانه درباره کاری که به‌خوبی انجام شده، می‌تواند بسیار ارزشمند باشد و رضایت شغلی را افزایش دهد. مرور شواهد CIPD نیز نشان می‌دهد سازمان‌ها نباید نقش مشوق‌ها و قدردانی غیرمالی را در افزایش انگیزه و بهبود عملکرد نادیده بگیرند. البته اثربخشی این اقدامات به نحوه اجرا نیز وابسته است و نظام پاداش باید منصفانه و متناسب با شرایط شغلی طراحی شود.
به‌جای تعریف‌های کلی مانند «عالی بود»، مشخص کنید از چه رفتار یا نتیجه‌ای قدردانی می‌کنید. برای مثال توضیح دهید حل سریع یک مسئله چگونه به تیم یا پروژه کمک کرده است.
۳. پرداخت و پاداش را منصفانه مدیریت کنید
انگیزش شغلی را نمی‌توان فقط با پول توضیح داد، اما این موضوع به معنی بی‌اهمیت بودن حقوق و مزایا نیست. اگر کارکنان احساس کنند پرداخت‌ها ناعادلانه است یا تلاش آنها به شکل منصفانه ارزیابی نمی‌شود، اقدامات انگیزشی دیگر ممکن است اثر محدودی داشته باشند.
CIPD (موسسه توسعه منابع انسانی و کارکنان) که یک نهاد حرفه‌ای بین‌المللی مستقر در بریتانیاست و در زمینه منابع انسانی، مدیریت افراد و توسعه سازمانی پژوهش و استانداردهای حرفه‌ای ارائه می‌کند، در بررسی شواهد مربوط به مشوق‌ها نیز بر اهمیت عدالت در طراحی و اجرای سیستم پاداش تاکید می‌کند. بنابراین بهتر است مدیران و واحد منابع انسانی، پرداخت و پاداش را بر اساس معیارهای روشن و قابل توضیح مدیریت کنند و تصور نکنند مزایای غیرمالی می‌تواند جایگزین جبران خدمات منصفانه شود.
۴. برای کارکنان فرصت رشد ایجاد کنید
احساس پیشرفت یکی از عوامل مهم در حفظ انگیزه کارکنان است. اگر فرد احساس کند پس از چند سال قرار است دقیقا همان کارها را با همان سطح مسئولیت انجام دهد، ممکن است اشتیاق اولیه خود را از دست بدهد. فرصت رشد الزاما به معنای ارتقای سمت نیست. یادگیری یک مهارت جدید، حضور در پروژه‌ای متفاوت، پذیرش مسئولیت بیشتر، منتورینگ یا شرکت در دوره‌های آموزشی نیز می‌تواند بخشی از توسعه فردی و شغلی باشد. مدیر می‌تواند در جلسات دوره‌ای از کارکنان درباره مهارت‌هایی که قصد توسعه آنها را دارند سوال کند و تا حد امکان بین اهداف سازمان و مسیر رشد افراد ارتباط ایجاد کند.
۵. به کارکنان استقلال بدهید و از کنترل جزئی بپرهیزید
مشخص کردن هدف با مشخص کردن تک‌تک حرکات کارکنان تفاوت دارد. اگر مدیر دائما روش انجام کار را تعیین کند، درباره تصمیم‌های کوچک مداخله داشته باشد و لحظه‌به‌لحظه فعالیت افراد را کنترل کند، استقلال کاری کاهش پیدا می‌کند.
مرور پژوهش‌های CIPD، استقلال کاری را یکی از عوامل مهم برای ایجاد انگیزه در کارکنان معرفی می‌کند؛ استقلال یعنی فرد در چارچوب مسئولیت خود، آزادی و اختیار معقولی درباره نحوه یا زمان‌بندی انجام کار داشته باشد. بنابراین هدف و محدودیت‌ها را شفاف کنید، منابع لازم را در اختیار فرد قرار دهید و تا جایی که ماهیت کار اجازه می‌دهد، انتخاب روش رسیدن به نتیجه را به خود او بسپارید.
۶. نظر اعضای تیم را جدی بگیرید
مشارکت کارکنان زمانی بیشتر معنا پیدا می‌کند که افراد احساس کنند فقط مجری تصمیم‌های مدیر نیستند. برای تصمیم‌هایی که مستقیما روی شیوه کار تیم اثر می‌گذارند، در راستای افزایش انگیزه کارکنان، از اعضای تیم نظر بخواهید. البته مشارکت دادن کارکنان به این معنی نیست که مدیر باید تمام پیشنهادها را اجرا کند. مهم این است که افراد امکان بیان دیدگاه داشته باشند و بدانند پیشنهادهایشان واقعا بررسی می‌شود. اگر پیشنهادی قابل اجرا نیست، توضیح درباره دلیل رد آن نیز می‌تواند بسیار بهتر از نادیده گرفتن کامل پیشنهاد باشد.
۷. اشتباه را از بی‌مسئولیتی جدا کنید
محیطی که در آن هر اشتباه با سرزنش همراه باشد، الزاما تیم کم‌خطاتری نمی‌سازد؛ ممکن است کارکنان را به پنهان کردن مشکلات یا اجتناب از تصمیم‌گیری سوق دهد. در مدیریت انگیزش کارکنان باید میان اشتباه قابل یادگیری و رفتارهایی مانند بی‌دقتی مکرر، بی‌مسئولیتی یا نقض آگاهانه استانداردها تفاوت قائل شد. پس از یک اشتباه، به‌جای تمرکز صرف بر مقصر، بررسی کنید چه اتفاقی افتاده، چه چیزی می‌توان از آن آموخت و چگونه می‌توان احتمال تکرار مشکل را کاهش داد.
۸. ارتباط کار روزانه را با یک هدف بزرگ‌تر نشان دهید
انجام مجموعه‌ای از وظایف بدون اینکه فرد بداند نتیجه آنها چیست، می‌تواند کار را به فعالیتی مکانیکی تبدیل کند. تحقیقات مربوط به انگیزش کاری نیز معنادار بودن کار را با انگیزه، رضایت شغلی و عملکرد مرتبط می‌دانند. مدیر می‌تواند این ارتباط را ملموس کند: این پروژه چه مسئله‌ای را برای مشتری حل می‌کند؟ فعالیت این فرد چه تاثیری روی تیم دارد؟ چرا رسیدن به این هدف برای سازمان مهم است؟ گاهی دانستن «چرا» به اندازه دانستن «چه کاری باید انجام دهم» اهمیت دارد.
۹. جلسات را کوتاه، هدفمند و نتیجه‌محور برگزار کنید
جلسه‌ای که هدف مشخصی ندارد و می‌تواند با یک پیام یا ثبت وضعیت کار جایگزین شود، زمان و تمرکز اعضای تیم را مصرف می‌کند. پیش از برگزاری جلسه مشخص کنید آیا واقعا به تعامل هم‌زمان افراد نیاز است یا خیر. اگر جلسه لازم است، موضوع، افراد موردنیاز و خروجی مورد انتظار را از قبل تعیین کنید. در پایان نیز بهتر است تصمیم‌ها، مسئول هر اقدام و زمان انجام آن مشخص باشد تا جلسه به یک گفت‌وگوی بدون خروجی تبدیل نشود.
چگونه میزان انگیزه کارکنان را بسنجیم؟
ایجاد انگیزه در کارکنان بدون شنیدن صدای آنها دشوار است. به همین دلیل بهتر است مدیران تنها بر برداشت شخصی خود از روحیه تیم تکیه نکنند. جلسات یک‌به‌یک (One-on-One)، نظرسنجی‌های کوتاه و دوره‌ای، گفت‌وگو درباره رضایت شغلی و بررسی الگوهایی مانند افزایش غیبت، کاهش مشارکت یا افت مداوم عملکرد می‌توانند اطلاعات مفیدی ایجاد کنند. این نشانه‌ها به‌تنهایی اثبات‌کننده کاهش انگیزه نیستند، اما می‌توانند شروع مناسبی برای گفت‌وگو باشند. سوال‌هایی مانند «چه چیزی در حال حاضر انجام کارت را دشوار کرده؟»، «در چه زمینه‌ای به حمایت بیشتری نیاز داری؟» یا «چه تغییری می‌تواند تجربه کاری تو را بهتر کند؟» از کارمندان، معمولا اطلاعات بیشتری از پرسیدن مستقیم «آیا انگیزه داری؟» در اختیار مدیر قرار می‌دهند.
مدیریت انگیزش کارکنان یک اقدام مقطعی نیست
افزایش انگیزه کارکنان با یک پاداش، سخنرانی انگیزشی یا برنامه تفریحی تضمین نمی‌شود. مدیریت انگیزش کارکنان یک فرایند مستمر مدیریتی است که از پرداخت منصفانه و فرصت رشد تا کیفیت بازخورد، استقلال کاری، قدردانی، شفافیت اهداف و نحوه ارتباط مدیر با اعضای تیم را دربرمی‌گیرد.
در این میان، بخشی از تجربه کاری کارکنان مستقیما به نحوه سازمان‌دهی کار مربوط است. وقتی وظایف و اولویت‌ها نامشخص باشند یا اعضای تیم برای اطلاع از وضعیت کارها دائما به مدیر مراجعه کنند، ایجاد استقلال و شفافیت دشوارتر می‌شود.
برای مدیریت انگیزه کارکنان، اول باید افت عملکرد را ببینید
کاهش انگیزه همیشه مستقیم خودش را نشان نمی‌دهد؛ گاهی افزایش کارهای عقب‌افتاده، تاخیرهای مکرر یا تغییر روند عملکرد یک کارمند، اولین نشانه‌ای است که مدیر باید بررسی کند. البته این موارد الزاما به معنای بی‌انگیزگی نیستند، اما می‌توانند زنگ هشداری برای گفت‌وگو و بررسی بیشتر باشند.
با نرم افزار مدیریت پروژه فارسی میزیتو می‌توانید روند انجام وظایف و عملکرد اعضای تیم را بهتر رصد کنید و تغییرات را زودتر ببینید. در نتیجه، به‌جای حدس زدن می‌توانید علت افت عملکرد را بررسی کنید؛ شاید مشکل از حجم کار یا ابهام وظایف باشد یا کارمند به حمایت، بازخورد و انگیزه بیشتری نیاز داشته باشد.
مدیریت انگیزه از دیدن مسئله شروع می‌شود. اگر می‌خواهید دید شفاف‌تری از روند کار تیم داشته باشید و تصمیم‌های مدیریتی را بر پایه اطلاعات دقیق‌تری بگیرید، در میزیتو رایگان ثبت نام کنید و مدیریت پروژه‌ها و وظایف تیم را یکپارچه پیش ببرید.
قبلا در مطلب "دلایل بی‌انگیزگی کارمندان چیست؟" علل کاهش انگیزه کارکنان را بررسی کردیم.
بیشتر بخوانید:
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این مقاله برای شما کپی می‌شود.
دیدگاههای شما
هنوز دیدگاهی برای این مقاله ثبت نشده است.