مدیریت تیم دورکار: ۲۰ نکته تست شده برای مدیران تیم

یک رهبر فنی یا مدیر تیم برای تیم‌سازی و مدیریت تیم دورکار باید از ابزارها و استراتژی‌های مناسب استفاده کند و مانع ایجاد مسائلی مانند اختلال در ارتباطات و نارضایتی کارکنان شود. در ادامه، ۲۰ استراتژی برای ایجاد یک مجموعه دورکار قوی به اشتراک گذاشته شده است. این استراتژی‌ها به طور کامل از اعضای تیم پشتیبانی می‌کنند و ماموریت شرکت را پیش می‌برند.
 
۱. جلسات منظم شخصی (دو نفره) و تیمی برگزار کنید
ارتباط مستقیمی بین تعداد دفعات برگزاری جلسات تک به تک افراد و سطح مشارکت آنها و همچنین احتمال ماندن آنها در یک سازمان وجود دارد. به عنوان یک رهبر، بسیار مهم است که جلسات منظم یک به یک (هم به صورت مجازی و هم حضوری) برای ایجاد روابط عمیقتر داشته باشید.

۲. متد چابک را استفاده کنید
متدولوژی‌های چابک را پیاده‌سازی کنید. کارهای بزرگ را به قسمت‌های کوچک و متمرکز تقسیم کنید. این کار به تیم‌ها کمک می‌کند تا سریع‌تر سازگار شوند، ارتباط مؤثرتری برقرار کنند و همیشه در کاری که انجام می‌دهند، بهتر شوند. 

۳. چارچوبی از اعتماد و مسئولیت ایجاد کنید
ایجاد فرهنگ اعتماد برای یک تیم دورکار بسیار مهم است. اگر تیم اهداف و مسئولیت‌های روشنی داشته باشد، نیاز به فرآیندهای خاص برای مدیریت کار دورکار از بین می‌رود. چارچوب اعتماد و مسئولیت می‌تواند هم برای تیم‌های خدمات و هم برای تیم‌های فناوری محصول موثر باشد.

۴. اهداف و نتایج کلیدی کل شرکت را تنظیم کنید
بزرگ‌ترین مشکل تیم‌های دورکار این است که اعضا روی فضای کاری خود متمرکز هستند. مهمترین استراتژی، شفاف سازی چشم‌انداز، اهداف و انگیزه شرکت است. بهترین راه برای انجام آن و مدیریت تیم دورکار داشتن، اهداف و نتایج کلیدی برای شرکت، برای هر بخش و برای هر فرد است. به این ترتیب، هر کارمند می‌تواند رشد کند، ارزش کار خود را ببیند و بفهمد که چگونه بر اهداف شرکت تأثیر می‌گذارد.

۵. از نرم‌افزار مدیریت تیم دورکار استفاده کنید
یکی از استراتژی‌هایی که برای سازمان دورکار حیاتی است، استفاده از نرم‌افزار مدیریت تیم از دورکار (نرم‌افزار دورکاری) است. این ابزار به ما امکان می‌دهد، حضور اعضای تیم، پروژه‌هایی که روی آنها کار می‌کنند و زمان صرف شده برای وظایف را ببینیم و سطح همکاری را در تیم‌ها اندازه گیری کنیم.
 
۶. اطمینان حاصل کنید که هر فرد نقش و اهداف خود را می‌داند
کار از دورکار زمانی بهترین موفقیت را کسب می‌کند که یک استراتژی قابل پیش‌بینی و روشن و ساختار مناسبی برای تصمیم‌گیری وجود داشته باشد. یک سیستم عملیاتی واضح داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که افراد نقش و اهداف خود را می‌دانند و جلسات را هدفمند و سازنده کنید.

۷. برای مدیریت تیم دورکار معیارهایی برای موفقیت ایجاد کنید
ایجاد معیارهای واضح برای اندازه‌گیری موفقیت، برای کارکنان دورکار خود را برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کنید. شفاف‌سازی کنید که موفقیت در سراسر شرکت شما چگونه به نظر می‌رسد.

۸. هر زمان که ممکن است حضوری ملاقات کنید
در صورت امکان، فرصت‌هایی برای جلسات حضوری پیدا کنید. جلسات رو در رو به ایجاد حسی از روحیه تیمی و ارتباط کمک می‌کند. این احساس تعلق واقعا می‌تواند بهره‌وری و روحیه تیم را افزایش دهد.

۹. رویدادهایی که در مورد کار نیستند را میزبانی کنید
در زمان مدیریت تیم دورکار هر زمان که می‌توانید اعضای تیم خود را دور هم جمع کنید، حتی اگر تنها چند بار در سال باشد. آنها را به یک مکان مرکزی ببرید. شام و رویدادهایی را برگزار کنید که همه چیز مربوط به کار نباشد. 

۱۰. یک روال هفتگی برای جلسات ایجاد کنید
می‌توانید با برنامه‌ریزی هفته‌های خود، یک روال را به تیم ارائه دهید. مثلا روز دوشنبه، با اعضای تیم خود به صورت تک به تک جلسه داشته باشید. روز سه‌شنبه، هم جلسات تیمی و هم یک جلسه همگانی برگزار کنید. چهارشنبه برای پیگیری و جلسات اضطراری باشد. روز پنج‌شنبه، جلسات داخلی را برای پروژه اختصاص ندهید. در نهایت، جمعه، جمع‌بندی و بازتاب پایان هفته را داشته باشید. این آهنگ تکراری هفتگی باعث مسئولیت‌پذیری می‌شود.
 
۱۱. در مدیریت تیم دورکار​​​​​​​ روی نتایج تمرکز کنید
روی آنچه مهم است تمرکز کنید: کار باکیفیت و به موقع تحویل داده شود. این مهم به هر یک از کارمندان شما این آزادی را می‌دهد که در زمان و مکانی که برای آنها بیشترین بهره‌وری را دارد کار کنند.

۱۲. ارتباطات ناهمزمان را پیاده‌سازی کنید
یکی از استراتژی‌های مدیریت تیم‌های دورکار، پیاده‌سازی ارتباطات ناهمزمان است که به اعضای تیم اجازه می‌دهد زمانی که بیشترین تمرکز و خلاقیت را دارند، پاسخ دهند. این روش همچنین از تعادل بین کار و زندگی پشتیبانی می‌کند که کلیدی برای تعامل طولانی مدت و رضایت کارکنان است.

۱۳. برای مدیریت تیم دورکار​​​​​​​ کار در دفتر را شبیه‌سازی کنید
رهبران فنی می‌توانند از پلتفرم‌های اداری مجازی برای افزایش بهره‌وری تیم دورکار استفاده کنند. این پلتفرم‌های مدیریت تیم دورکار یک دفتر واقعی را شبیه‌سازی می‌کنند و تعاملات و کار تیمی را تقویت می‌کنند که انزوا را کاهش می‌دهد و منجر به همکاری و بهره‌وری بهتر می‌شود. 

۱۴. پروژه‌های چند تخصصی راه اندازی کنید
با جفت کردن اعضای تیم از حوزه‌های تخصصی مختلف برای پروژه‌های کوتاه مدت، همکاری چند تخصصی را تشویق کنید. این کار نه تنها مهارت‌های آنها را گسترش می‌دهد، بلکه محدودیت‌ها را نیز از بین می‌برد و منجر به حل نوآورانه مشکلات می‌شود.

۱۵. برنامه‌های کاربردی فناوری خود را با دقت انتخاب کنید
تیم خود را با ابزارهای آنلاین مناسب و موثر ارزیابی و تجهیز کنید. تاثیر هر ابزار را در جریان کاری خود درک کنید و هرگونه شکاف در دسترسی یا پذیرش را برطرف کنید. یک برنامه به خوبی انتخاب شده، از جمله پلتفرم‌هایی مانند میزیتو، بهره‌وری را افزایش می‌دهد و تعامل را حفظ می‌کند. اطمینان حاصل کنید که برنامه شما از دورکاری پشتیبانی می‌کند و در عین حال امنیت و حریم خصوصی را در اولویت قرار می‌دهد.

۱۶. در زمان مدیریت تیم دورکار تعادل کار و زندگی را تشویق کنید
تشویق تعادل بین کار و زندگی در کار از دورکار بسیار مهم است. اطمینان از اینکه کارکنان زمان کافی برای فعالیت‌های شخصی و استراحت دارند، از فرسودگی شغلی جلوگیری می‌کند. این تعادل روحیه را تقویت می‌کند و منجر به افزایش بهره‌وری و رضایت شغلی می‌شود. 
 
۱۷. هر روز به اولویت‌ها رسیدگی کنید
روزانه پنج دقیقه با تیم خود فقط به این موضوع بپردازید که هر فرد روی چه چیزی کار می‌کند، برای چه چیزی به کمک نیاز دارد و چه چیز دیگری در حال برنامه ریزی است.

۱۸. پس از هر فاز کاری، مروری بر گذشته انجام دهید
رهبران فنی برای مدیریت تیم دورکار باید در هر فاز کاری، مرورهای گذشته‌نگر سریع را اجرا کنند. بررسی مکرر و منظم به آنچه خوب بوده و آنچه خوب نبوده، می‌تواند به اعضای تیم کمک کند تا در کار دشوار خود احساس شادابی و حمایت بیشتری داشته باشند. 

۱۹. برای مدیریت تیم دورکار​​​​​​​ چارچوبی مبتنی بر سه C بسازید
چارچوبی بر روی سه C بسازید: همکاری (collaborate)، تعهد (commit) و برقراری ارتباط (communicate). همکاری، هماهنگی با اهداف را تضمین می‌کند. تعهد، توافق تیم را در مورد آن اهداف تضمین می‌کند و ارتباط، به تیم کمک می‌کند تا هر گونه چالش در رسیدن به آن اهداف و یا انحراف از آن اهداف را برطرف کند.

۲۰. به هر یک از اعضای تیم در هفته مجموعه‌ای از اهداف بدهید
هر هفته برای هر یک از اعضای تیم دورکار، اهداف مشخصی تعیین کنید و از رویکرد اسپرینت چابک/اسکرام برای رهبری تیم دورکار استفاده کنید. کارمندان دورکار از دانستن اینکه چگونه می‌توانند نشان دهند که تاثیرگذار و سازنده هستند، استقبال می‌کنند. علاوه بر این، حداقل دو بار در ماه یک فرآیند بررسی معمولی با هر یک از اعضای تیم برای بررسی پیشرفت خود و بحث در مورد اولویت‌ها تنظیم کنید.