آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه، اصول مدیریت پروژه و انواع مدیریت پروژه

مدیریت پروژه؛ یک پیش‌نیاز مهم برای پیشرفت اهداف پروژه‌ها

بدون داشتن نظم و برنامه‌ای مدون، امکان موفقیت در پروژه‌ها وجود ندارد. مدیران پروژه‌ها با به‌کارگیری استراتژی‌های مدیریت و تعیین و تقسیم وظایف میان اعضا، نقشی مهم در پیشبرد اهداف پروژه‌ها برعهده دارند. مدیر پروژه به‌عنوان شخص اول نظارت بر این فرایند، سازماندهی تعداد فراوانی از عوامل مانند مدیریت منابع، مدیریت ریسک، زمان‌بندی، برنامه‌ریزی و ارزیابی فعالیت‌ها را برعهده دارد. بسیاری از مدیران از نرم‌افزارهای آنلاین و هوشمند برای این کار استفاده می‌کنند و این نرم‌افزارهای مدیریت پروژه در به‌ثمر رسیدن اهداف مدیران تاثیر مثبت بسیار زیادی دارند.

مدیریت پروژه چیست؟

پروژه فرایندی کامل بر اساس یک آغاز و پایان مشخص و با هدفی از پیش تعیین شده است. مدیریت پروژه با در اختیارگذاشتن وظایفی معین به مسئول نظارت بر فعالیت‌ها، روشی برای برنامه‌ریزی، ارزیابی، کنترل و گزارش به‌شمار می‌رود.

سیاست‌گذاری‌های موجود در کنترل فرایندهای ارزیابی اهداف پروژه، باید در زمان مشخصی برنامه‌ریزی شده و با کمک اعضا، برنامه‌ها، منابع و زمان‌بندی مشخص به هدف مورد نظر ختم شوند. توسعه ارتباطات هوشمند و اهمیت بررسی دقیق مراحل و زمان‌بندی پروژه، بسیاری از مدیران را به استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین ترغیب کرده است.

مفاهیم مدیریت پروژه چه هستند؟

مدیران پروژه برای انجام صحیح مسئولیت‌ها و دقت کامل بر شرایط انجام کار، باید مفاهیم اصلی مدیریت پروژه را در کار خود به‌کار بگیرند. این مفاهیم در مراحل ابتدایی، میانی و پایانی پروژه‌ها وجود دارند و چرخه حیات یک پروژه موفق را تکمیل می‌کنند. در ادامه به مهم‌ترین مفاهیم مدیریت پروژه اشاره می‌کنیم.

شروع پروژه؛ گام اول را محکم بردارید

نخستین گام برای مدیریت یک پروژه موفق شروع پرقدرت آن است. ایده شروع پروژه و ترسیم خط روندی که اهداف پروژه را تعیین می‌کند، چراغ راه روشنی در ادامه این مسیر برای مدیران روشن می‌کند. در این مرحله باید کاملا مشخص شود که پروژه دقیقا به دنبال چه چیزی است و در انتهای کار چه دستاوردی به همراه دارد.

برنامه‌ریزی؛ اولویت اصلی برای مدیریت پروژه

مهم‌ترین وظیفه مدیران هر پروژه‌ای برنامه‌ریزی درست وظایف، منابع، فعالیت‌ها و اهداف متناسب با ایده‌ای است که پروژه با این نگرش طراحی شده است. به دلیل اهمیت این فرایند مدیران از نرم افزار مدیریت پروژه‌ها کمک می‌گیرند که تمام نیازهای آن‌ها در حوزه برنامه‌ریزی را برطرف می‌کند. میزیتو یکی از این برنامه‌ها است که می‌توانید از مزایای بی‌نظیر آن بهره‌مند شوید.

همچنین استفاده از نرم‌ افزار مدیریت جلسات آنلاین برای نظم دهی به جلسات و قرارهای مدیران و سایر اعضای تیم پروژه‌ها به برنامه‌ریزی مناسب اهداف پروژه‌ها کمک فراوانی می‌کند که بسیاری از مدیران از این نرم افزارها استفاده می‌کنند.

بدون اجرای اصولی، هیچ پروژه‌ای به نتیجه نمی‌رسد

چگونگی اجرای یک پروژه به اندازه برنامه‌ریزی آن اهمیت دارد. در طول این مسیر تمام فعالیت‌ها باید از نظر زمان‌بندی، بودجه و کیفیت کار متناسب با اهداف ابتدایی بررسی شوند. بسیاری از فعالیت‌های اصلی مربوط به مدیریت پروژه در این مرحله اتفاق می‌افتند و مدیران با چالش‌های بی‌شماری برای رفع موانع و کاهش ریسک‌های احتمالی مواجه می‌شوند. آن‌ها می‌توانند برای اجرای اصولی و زمان‌بندی شده پروژه‌ها از اپلیکیشن مدیریت زمان میزیتو استفاده کنند تا کیفیت اجرای اهداف خود را بالا ببرند.

نظارت و کنترل

یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران پروژه، نظارت و کنترل بر فرایندهای صورت گرفته و فعالیت‌های اعضای سازمانی است. این مرحله عملکرد تمام اعضا، میزان هزینه‌ها و تناسب زمان‌بندی و پیشرفت پروژه را نظارت می‌کند. تضمین کیفیت و موفقیت در یک پروژه ناشی از فرایند صحیح نظارت و کنترل است. امکانات متنوع و فضای کاربری ساده در انواع نرم افزار مدیریت پروژه فارسی، امکان نظارت بر فعالیت‌های پروژه را در کم‌ترین زمان و با بالاترین دقت فراهم می‌کند.

پایان پروژه

آخرین مرحله از فرایند چرخه حیات یک پروژه به چگونگی به اتمام رسیدن پروژه بستگی دارد. مدیران باید با دقت بالا، از کیفیت کارهای انجام شده مطمئن شوند و بتوانند ایده‌ای را که به مرحله اجرایی رسیده با بهترین کیفیت به‌صورت پروژه‌ای عملی ارائه دهند.

اصول مدیریت پروژه چیست؟

بهترین مدیران و سرپرستان پروژه‌ها با اصول بنیادین مدیریت پروژه آشنایی دارند. این اصول شالوده اصلی به نتیجه رسیدن یک پروژه را مشخص می‌کنند و ضامن تحقق ایده‌ها و اهداف بزرگ سازمان‌ها به‌شمار می‌روند. مدیران برای اطمینان از به نتیجه رسیدن اهداف یک پروژه باید به اصولی پایبند باشند که این اصول عبارت‌اند از:

• اصل موفقیت: هدف اصلی مدیر پروژه برای اتمام موفقیت آمیز آن
• اصل مدیر پروژه: مدیر باید دارای مهارت‌های متفاوتی مانند دانش فنی، تجربه مدیریتی و مهارت‌های فردی باشد
• اصل تعهد: تعهد کامل مدیران، اعضا، ذینفعان و تمام افراد درگیر با پروژه به اهداف آن برای به نتیجه رساندن دامنه، کیفیت و اهداف برنامه‌ها
• اصل ساختار: این اصل شامل هدف پروژه، منابع و زمان می‌شود که ساختار کلی یک پروژه را تعیین می‌کند
• اصل تعریف: شرح کامل ایده‌ها، اهداف و نتایج پروژه برای ذینفعان توسط مدیر پروژه که باید تعریف مشخص و یکسانی داشته باشد
• اصل شفافیت: شفافیت کامل در مورد پیشرفت، هزینه‌کرد و گزارش‌های ارزیابی پروژه
• اصل ارتباطات: ایجاد کانال ارتباطی مطمئن میان مدیران و حامیان مالی پروژه برای اداره و برنامه‌ریزی مناسب پروژه
• اصل پیشرفت: آگاهی کامل تمام اعضا از نقش‌ها، سیاست‌ها و مسئولیت‌هایی که به آن‌ها داده شده است
• اصل فرهنگ: ایجاد فرهنگ سازمانی یکسان برای پیشبرد اهداف پروژه در تمام سطوح
• اصل ریسک: توجه به ریسک‌های احتمالی هر پروژه و به‌کارگیری الگوی ثبت ریسک برای کاهش ضررهای مالی
• اصل مسئولیت‌پذیری: اصلی مهم برای پایبندی تمام افراد پروژه برای رسیدن به هدف نهایی

انواع مدیریت پروژه؛ بهترین روش را به کار بگیرید

مدیران برای پیشبرد اهداف پروژه‌ها، از روش‌های متنوعی استفاده می‌کنند. به‌کارگیری هر یک از این روش‌ها به نوع پروژه‌ها، کاربردهای آن‌ها و اهدافی بستگی دارد که در ابتدا برای پروژه تعیین شده‌اند. روش آبشاری (Waterfall) یا روش پروژه ناب (lean) از جمله روش‌های سنتی مدیریت پروژه‌ها هستند که مدیران از آن‌ها استفاده می‌کنند؛ البته کاربرد این روش‌ها در مقایسه با روش‌های نوین کم‌تر است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین روش‌های نوین مدیریت پروژه می‌پردازیم.

روش مدیریتی چابک (Agile)؛ شناخته‌شده‌ترین روش مدیریت پروژه

کاربرد روش مدیریتی چابک بسیار گسترده بوده و برای پروژه‌های تکراری و افزایشی گزینه مناسبی است. این روش راه‌حل‌ها و نیازها را از طریق مشارکت و تلاش مشترک تمام تیم پروژه و عملکرد متقابل میان مشتریان و تیم پیدا می‌کند. استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه چابک نیازهای مدیران برای به‌کارگیری این متد را از بین برده است.

روش مدیریت اسکرام (Scrum)

اسکرام یکی از رایج‌ترین متدهای مدیریت پروژه است که نحوه عملکرد آن با استفاده از نقش‌ها، رویدادها و محصولات خاصی تعریف می‌شود. شش اصلی تعهد، جسارت، تمرکز، گشودگی و احترام در این متد، بسیاری از مدیران را به استفاده از آن ترغیب کرده است. معمولا انواعی از بهترین نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی، برای مدیریت پروژه‌ها این روش را پشتیبانی می‌کنند.

روش مدیریت پروژه کانبان (Kanban)

روش کانبان مانند اسکرام بر تحویل زودهنگام و همکاری و مدیریت تیمی تمام اعضای پروژه تمرکز دارد. این روش از چارچوب‌های معروف روش چابک است که هدف ارائه نتایج باکیفیت بالا و شناسایی موانع و مشکلات در مراحل اولیه توسعه را دنبال می‌کند.

مزیتو؛ بهترین نرم افزار آنلاین مدیریت‌ پروژه و دورکاری

در میان انواع نرم‌ افزارهای آنلاین مدیریت‌ پروژه، میزیتو بهترین خدمات را ارائه می‌دهد. اپلیکیشن ما با امکانات متنوعی مانند قابلیت گانت چارت، نظرسنجی، مانیتورینگ بهتر پروژه‌ها، برخورداری از انواع نمودارهای مالی، تعریف همزمان چند وظایف و ... بهترین شرایط را برای برنامه‌ریزی مدیران به وجود می‌آورد. شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر و آگاهی از فرایندهای تهیه این نرم افزار کاربردی مدیریت‌ پروژه به آدرس وبسایت میزیتو mizito.ir مراجع بفرمایید.