نرم افزار برنامه ریزی | بهترین نرم‌افزارهای این حوزه چه ویژگی‌هایی دارند؟

نرم افزار برنامه ریزی؛ بهترین ابزار برای اجرای پروژه‌های بزرگ

تمام پروژه‌ها با یک برنامه یا استراتژی شروع می‌شوند؛ اما هر مدیر پروژه‌ای از نرم افزار برنامه ریزی برای مدیریت تسک‌ها یا وظایف و رعایت ددلاین‌ها استفاده نمی‌کند. قطعا تمام مدیران علاقه دارند تا از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی برای پیشبرد اهداف پروژه‌های خود استفاده کنند؛ اما به علت تنوع بالای این نرم‌افزارها، انتخاب بهترین نرم‌افزار برنامه‌ریزی برای آن‌ها دشوار است. در این مطلب از وبلاگ میزیتو، با ویژگی‌های مهم بهترین نرم افزار برنامه ریزی آشنا می‌شویم؛ ویژگی‌هایی که برای مدیریت بهینه پروژه‌های خود به آن‌ها نیاز دارید.

بهترین نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی چه ویژگی‌هایی دارند؟

به‌عنوان یک مدیر پروژه، شما باید اجرای به موقع تسک‌های یا وظایف را مدیریت کرده و مطمئن شوید که پروژه در زمان تعیین شده به اتمام می‌رسد. نرم افزار برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا مدیریت صحیحی بر پروژه‌های در دست اجرای خود داشته باشید. اما هر نرم‌افزار برنامه‌ریزی نمی‌تواند ابزاری مفید به‌شمار آید. چرا که یک نرم‌افزار حرفه‌ای باید از ویژگی‌های مشخصی برخوردار باشید. با این ویژگی‌های مهم آشنا می‌شویم.

قابلیت برنامه‌ریزی و زمان‌بندی

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین نرم افزار برنامه ریزی، قابلیت برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌ها است. این قابلیت شامل ایجاد یک جدول زمانی و همچنین برنامه‌های فردی و گروهی برای تیم پروژه یا پروژه‌ها می‌شود. درواقع این جدول درون یک داشبورد قرار می‌گیرد که به شما و افراد تیمتان این امکان را می‌دهد تا پروژه‌های مختلف در حال اجرا و اعضای تیم مرتبط با آن‌ها را مشاهده کنید. با این قابلیت، شما می‌توانید اهداف کلیدی پروژه را مشخص و جدول زمانی آن را نیز مشخص کنید. همچنین این امکان را خواهید داشت تا هزینه‌ها و منابع مصرفی پروژه را مشاهده و برای هر پروژه در حال اجرا بودجه‌ای به‌صورت جداگانه در نظر بگیرید.

به‌طور کلی، قابلیت برنامه‌ریزی و زمان‌بندی یک نرم افزار برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا بخش‌های متفاوت و در عین حال ضروری یک پروژه را در کنار یکدیگر قرار داده و اهداف خود را به شکل واضحی تعیین کنید. همچنین این قابلیت در تسهیل مدیریت تیم‌های مختلف چندین پروژه بسیار کاربردی خواهد بود.

تسهیل کار تیمی

در تمام پروژه‌های بزرگ، تیمی متشکل از ده‌ها یا صدها کارمند مشغول به کار هستند که هر یک از آن‌ها وظایف خاصی برعهده دارند. در بیشتر موارد، اعضای تیم‌ها باید به کار یکدیگر دسترسی آسان و سریعی داشته باشند تا بتوانند وظایف خود را به‌خوبی انجام دهند. به عبارت دیگر، برقراری ارتباط سازمان‌یافته و تسهیل کار تیمی در برنامه‌ریزی پروژه اهمیت بالایی دارد. به همین خاطر یک نرم افزار برنامه ریزی حرفه‌ای باید بتواند کار تیمی را آسان‌سازی کند.

از جمله قابلیت‌های یک نرم افزار برنامه ریزی در زمینه تسهیل کار تیمی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

اشتراک‌گذاری فایل‌های پروژه: یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی حرفه‌ای باید از قابلیت اشتراک‌گذاری فایل پشتیبانی کند تا تمام اعضای پروژه بتوانند به فایل‌های یکدیگر دسترسی سریع داشته باشند. باید اشاره کرد که فضای ذخیره‌سازی فایل‌های اشتراکی می‌تواند ابری یا به‌صورت فیزیکی باشد.
ایجاد ارتباط تیمی:بسیاری از نرم‌افزارهای برتر برنامه‌ریزی پروژه دارای یک پیام‌رسان اختصاصی هستند تا اعضای پروژه بتوانند به‌آسانی و در سریع‌ترین زمان ممکن با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
داشبوردهای تیمی: پیاده‌سازی داشبوردهای تیمی به اعضای پروژه این امکان را می‌دهد تا نمودارها، تصاویر، داده‌ها و موارد دیگر را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
قابلیت دسترسی تحت وب: استفاده از یک نرم افزار تحت وب کنترل پروژه قطعا می‌تواند به اعضای تیم شما کمک کند تا دسترسی بسیار آسان‌تری به نر‌م‌افزار داشته باشند و بتوانند در هر شرایطی وظایف خود را مرور کنند.
امکان دسترسی از طریق پلتفرم‌های موبایلی: تقریبا تمام کارمندان یک سازمان از گوشی‌های هوشمند استفاده می‌کنند. به همین خاطر استفاده از نرم افزار برنامه ریزی روزانه اندروید یا آی او اس گزینه‌ای ایده‌آل برای تسهیل و تسریع دسترسی کارمندان به‌شمار می‌آید.

مدیریت وظایف؛ از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار برنامه ریزی

هر یک از کارمندان در فرایند اجرای پروژه وظایف مشخصی را برعهده دارند. قابلیت مدیریت وظایف یک نرم افزار برنامه ریزی، به شما این امکان را می‌دهد تا وظایف هر یک از اعضا را مشخص و مدیریت کنید. درواقع شما می‌توانید یک پروژه بسیار بزرگ را به چندین تسک کوچک‌تر تقسیم کرده و برای هر یک از آن‌ها یک ددلاین مشخص تعیین کنید. مدیریت وظایف به شناسایی و خودکارسازی فرایندهای تکرارشونده مانند جلسات تیم، ارائه گزارشات و ممیزی‌های کیفیت کمک می‌کند. همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا بین وظایف مرتبط به یکدیگر وابستگی ایجاد کنید تا مطمئن شوید که امور پروژه به ترتیب درستی انجام می‌شوند.

گزارش و پیگیری پروژه‌ها

با قابلیت گزارش و پیگیری پروژه‌های یک نرم افزار برنامه ریزی، شما می‌توانید پیشرفت پروژه‌ها را با کمک‌های فردی اعضای تیم تحلیل کرده و پیشرفت هر یک از اعضا را به‌صورت جداگانه پیگیری کنید. همچنین می‌توانید گزارش‌هایی درباره نرخ تکمیل پروژه و بهره‌وری تیم به دست آورید. به‌طور کلی این قابلیت، مشاهده پیشرفت کلی پروژه و پیشرفت کار فردی هر یک از اعضای تیم را ممکن می‌کند. در نتیجه شما می‌توانید گزارش‌های پیشرفت را به مشتریان و مدیران رده‌بالا ارائه دهید. همچنین با قابلیت گزارش و پیگیری پروژه‌ها، شما می‌توانید نرخ موفقیت در دسترسی به اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد را ارزیابی کنید.

قابلیت اولویت‌بندی وظایف

در بسیاری از پروژه‌ها رعایت ددلاین‌ها و پیگیری آن‌ها به علت حجم بالای کار یا تداخل چندین پروژه با یکدیگر بسیار دشوار می‌شود. ویژگی اولویت‌بندی وظایف نرم افزار برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا تسک‌ها یا وظایف پروژه را براساس فوریت آن‌ها اولویت‌بندی کرده و وظیفه انجام هر یک را به اعضای تیم خود بسپارید. همچنین با استفاده از این ویژگی، تیم شما می‌تواند تشخیص دهد که کدام تسک‌ها حیاتی‌تر هستند و برای اطمینان از اجرای اصولی پروژه به توجه فوری نیاز دارند.

قابلیت مدیریت زمان و هزینه

در صورت عدم مدیریت و دقت روی مدیریت بودجه و زمان پروژه، هزینه‌ها ممکن است افزایش شدیدی داشته باشند و ددلاین پروژه رعایت نشود. به همین خاطر ویژگی مدیریت زمان و هزینه، یک ویژگی ضروری برای هر نرم افزار برنامه ریزی به‌شمار می‌آید. با استفاده از این ویژگی، شما می‌توانید برای هر پروژه کوچک یا بزرگ، بودجه‌ای دقیق مشخص کرده و ساعات کار اعضای تیم خود را پیگیری کنید. همچنین با کمک این قابلیت، شما می‌توانید بودجه پروژه‌های آینده و ددلاین آن‌ها را نیز از قبل به‌صورت کاملا دقیق برنامه‌ریزی کنید.

میزیتو؛ بهترین نرم افزار برنامه ریزی با پشتیبانی کامل از زبان فارسی

یک نرم افزار برنامه ریزی حرفه‌ای به شما کمک می‌کند تا تسک‌های پروژه را مدیریت کنید و وظایف را به‌صورت دقیق اولویت‌بندی کنید. میزیتو به‌ عنوان بهترین نرم افزار برنامه ریزی روزانه با تقویم شمسی، یکی از بهترین نرم‌افزارهای آنلاین در حوزه مدیریت پروژه است که به‌صورت کامل از زبان فارسی پشتیبانی می‌کند. همچنین شما می‌توانید از طریق گوشی‌های هوشمند و به‌صورت تحت وب و آدرس www.mizito.ir، به نرم‌افزار مدیریت پروژه ما دسترسی داشته باشید.