مدیریت ارتباطات پروژه: اصلی‌ترین بخش سازمان که عمر پروژه را افزایش می‌دهد!

ارتباط ابزاری کلیدی برای برنامه‌ریزی و مدیریت جریان اطلاعات در پروژه است که اعضای‌تیم و ذینفعان را از تغییرات و چالش‌های مرتبط با پروژه مطلع می‌کند و همکاری را موثرتر می‌کند. در واقع بدون مدیریت ارتباطات، حتی اگر پروژه‌ای بی‌نقص طراحی کرده باشید، وظایف در مرحله‌ی اول باقی می‌ماند و پروژه پیشرفت نمی‌کند. با شناخت‌بهترین مسیرهای ارتباطی در سازمان رشد و پیشرفت در کسب‌وکارتان را تضمین می‌کنید. 
اگر در زمان اجرای پروژه، اعضای تیم مسیرهای مختلفی را پیگیری می‌کنند یا از آخرین تغییرات پروژه اطلاعی ندارند؛ وقت آن شده است که ارتباط تکانی کنید و مسیرهای بهتری را امتحان کنید. در ادامه نحوه‌ی تدوین طرح ارتباطی را با مثال‌های کاربردی بررسی شده است.

مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟
مدیریت ارتباطات پروژه فرایندی ساختاریافته برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه‌ی اشتراک‌گذاری و نظارت بر اطلاعات در طول چرخه‌ی حیات پروژه است. این فرآیند از گزارش‌های رسمی گرفته تا تاییدیه‌های مشتری را پوشش می‌دهد. در مسیر شروع پروژه، طرح ارتباطی را تهیه کنید تا از تاخیر در تصمیم‌گیری  یا وظایف در تیم جلوگیری کنید. برای این کار فهرستی از ذینفعان و اعضای تیم که در طول پروژه در ارتباط هستند را آماده کنید؛ اما به طور کلی هر کسب‌وکاری باید ارتباط‌های مختلفی را مدیریت کنند:
ارتباطات خارجی: رسانه‌ها، مشتریان، فروشندگان و سرمایه‌داران
ارتباطات داخلی:‌ اعضای داخلی سازمان 
مدیریت ارتباطات با مشتریان، مخاطب هدف، سبک‌های ارتباطی ترجیحی آن‌ها و بهترین راه برای برقراری ارتباط با محصولات و خدمات را شناسایی می‌کند. 
 

اهمیت مدیریت ارتباطات در پروژه
مدیریت ارتباطات پروژه مهم‌ترین فاکتور برای موفقیت یا شکست پروژه است. شما به عنوان مدیر پروژه نمی‌توانید تنها یک طرح پروژه را تدوین کنید و امیدوار باشید که همه‌ی اعضای تیم وظایف را دقیق انجام دهند. 
براساس گزارش‌هایی که منتشر شده است، آمار نشان می‌دهد که موانع ارتباطی سالانه ۶۲.۴ میلیون دلار برای شرکت‌های بریتانیا و ایالات متحده آمریکا هزینه دارد. در مقابل کسب‌وکارهایی که مدیران مهارت ارتباطی قوی دارند، در دوره‌ای پنج ساله ۴۷ درصد عملکرد بهتری داشته‌اند. مهم‌ترین مزایای مدیریت ارتباطات در سازمان‌ها عبارتند از: 

ایجاد اعتماد و تفاهم: ارتباط شفاف، اعتماد بین اعضای تیم و ذینفعان را تقویت می‌کند و افراد به سازمان وفادارتر می‌شوند.
ساده‌سازی فرایندها: با استفاده از ابزارهای ارتباطی از تکرار کارها و تفسیر اشتباه وظایف جلوگیری می‌کنید. همچنین با ساده‌سازی فرایندهای پروژه در زمان و هزینه‌های عملیاتی صرفه‌جویی می‌کنید.
پیشبرد نوآوری و تغییر: اغلب تغییرات سازمانی به‌دلیل ارتباطات ضعیف شکست می‌خورند. مدیران پروژه می‌توانند با اشتراک‌گذاری اهداف و بازخورد دادن، حل مسئله را تشویق کنند و سرعت استفاده از نوآورهای جدید را در تیم افزایش دهند. 

ارتباط درون تیمی را می‌توانید با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه تقویت کنید. طراحی برنامه‌ی ارتباطی در نرم‌افزار مدیریت پروژه، مسیری قابل دستیابی را به اعضای تیم و ذینفعان نشان می‌دهد.  میزیتو یکی از نرم‌افزارهای فارسی مدیریت پروژه است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا طرح ارتباطی پروژه را در تسک‌های مشخص، تدوین کنند. در این پلتفرم برای هر وظیفه امکان ثبت کامنت و اضافه‌کردن فایل وجود دارد. 
 

فرآیندهای کلیدی در مدیریت ارتباطات؛ برنامه‌ریزی، مدیریت و کنترل‌کردن
مدیریت ارتباطات در سازمان شامل سه فرایند اصلی، برنامه‌ریزی، مدیریت (اجرا) و کنترل‌کردن ( نظارت) است که هر مرحله فعالیت و نتایج مجزا دارد. 
۱. برنامه‌ریزی
هر ارتباط موثری در سازمان با برنامه‌ریزی شروع می‌شود. در مرحله‌ی اول اهداف ارتباطی خود را به‌صورت شفاف تعریف کنید و پیاهم‌های کلیدی را مشخص کنید. علاوه‌بر این در این مرحله تصمیم‌ بگیرد که پیام‌ها از طریق چه کانالی ارسال شوند و چگونه پیام‌ها را برای مخاطب‌های مختلف شخصی‌سازی کنید؟ هدف اصلی مرحله‌ی برنامه‌ریزی این است که تلاش کنید همه‌ی پیام‌ها شفاف و دقیق برای تیم داخلی، مشتریان بالقوه و ذینفعان ارسال شود. 
مثال: طرح ارتباط با ذینفعان برای عرضه محصول 


۲. مدیریت (اجرا)
مدیریت ارتباطات به معنای اجرای استراتژی در کانال‌های انتخاب شده، حفظ لحن و اطمینان از ارسال به‌موقع پیام‌ها است. در این مرحله باید دو طرف را تشویق به تعامل کنید و بازخورد دریافت کنید.
مثال: ردیابی اجرای ارتباطات 

۳. کنترل‌کردن (نظارت)
در مرحله‌ی نظارت میزان عملکرد ارتباطات را با بررسی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند نرخ باز شدن پیام، زمان پاسخ و میزان دسترسی به پیام ارزیابی کنید. بازخوردها (نظرسنجی) به شما کمک می‌کنند که مشخص کنید که کدام پیام به‌خوبی به‌دست مخاطب هدف رسیده است. اگر یک پیام نتایج خوبی را ارائه نمی‌دهد، کانال‌های ارتباطی خود را تغییر دهید. 
مثال: داشبورد نظارت بر ارتباطات

چالش‌های اصلی در مدیریت ارتباطات پروژه : راهکارهای کاربردی
استفاده از ابزارهای پراکنده، انتظارات متناقض مشتریان و اشتراک‌گذاری بیش از اندازه یا کم اطلاعات از چالش‌های اصلی در مدیریت ارتباطات پروژه است. این مشکلات منجر به انجام کارهای تکراری، تاخیر در فرایند پروژه و ارتباط تیره با ذینفعان می‌شود. 
 

چالش ۱: ابزارهای پراکنده ➡ پیگیری دشوار به روز رسانی‌ها
زمانی که تیم از ایمیل و برنامه‌های چت همزمان استفاده می‌کنند، تغییرات پروژه را به‌صورت جدا دریافت می‌کند که جزئیات مهم پروژه ممکن است فراموش می‌شود. بنابراین اعضای تیم براساس اطلاعات قدیمی وظایف را پیگیری می‌کنند و مشتریان پیام‌های متناقصی را دریافت می‌کنند. 
راهکار:
اطلاعات جدید را در برنامه‌ی مدیریت پروژه به اشتراک بگذارید. با استفاده این برنامه اعضای تیم می‌دانند که دقیقا که وظایف جدید و تغییرات پروژه را از کجا پیگیری کنند. 
 

چالش ۲: ناهماهنگی ذینفعان 
هماهنگی با ذینفعان زمانی اتفاق می‌افتد که انتظارات در شروع پروژه شفاف تعریف شده باشد. بدون توافق‌ با ذینفعان ممکن است که پروژه در مسیرهای مختلفی حرکت کند یا تصمیماتی را که قبلاً گرفته‌اند، زیر سوال ببرند. 
راهکار: 
قبل از شروع پروژه الزامات ارتباطی را مستندسازی کنید و تعیین کنید که هر ذینفع به چه اطلاعاتی نیاز دارد و هر چند وقت یکبار و در چه قالبی باید به روز رسانی انجام شود. این طرح را به اشتراک بگذارید تا همه انتظارات یکسانی داشته باشند. 
 

چالش۳: اطلاعات بیش از اندازه یا کم
در پروژه، اطلاعات بیش از اندازه زمانی اتفاق می‌افتد که هر به روز رسانی به همه اطلاع داده می‌شود و جزئیات کلیدی در سر و صدا پنهان می‌شود. در مقابل عدم اشتراک گذاری اطلاعات، نقاط کوری را در پروژه ایجاد می‌کند که ریسک را افزایش می‌دهد. 
هر دو حالت افراطی مسیر پیشرفت پروژه را کند می‌کنند. جزئیات بیش از اندازه، زمان را هدر می‌دهد. در حالی که جزئیات بسیار کم باعث از دست رفتن تصمیمات یا تاخیر در تایید آن‌ها می‌شود. 
راهکار: 
از گزارش‌های ساختار یافته برای تصمیم‌گیری هوشمندانه‌ی مدیریت ریسک استفاده کنید. 
 

میزیتو؛ پشتیبانی از مدیریت ارتباطات 
در پروژه زمانی ارتباطات موثر است که برنامه‌ریزی شده، منسجم و بررسی شده باشد. استفاده از ابزارهای پراکنده مسیر پیشرفت پروژه را کند می‌کند و گزارش‌های نامشخصی را به مشتریان ارائه می‌دهد. برای ساده‌سازی فرایند مدیریت ارتباطات پروژه می‌توانید در میزیتو براساس فعالیت کسب‌وکار خودتان میز کار بسازید. در این پلتفرم با اعضای تیم جلسه برگزار کنید یا مسیر پیشرفت پروژه را اندازه‌گیری کنید.

سوالات متداول 
۱. برای مدیریت شفاف ارتباطات پروژه باید چه اقداماتی را انجام داد؟
برای مدیریت ارتباطات پروژه از گزارش‌های ساختاریافته استفاده کنید و از اشتراک گذاری اطلاعات بیش از اندازه یا کم جلوگیری کنید. 

۲. شاخص‌های کلیدی برای بررسی عملکرد مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟
زمان ارسال پیام، میزان دسترسی به آن و کانال ارتباطی از شاخص‌های کلیدی عملکرد است.