۵ روش مدیریت هزینه شرکت‌های تجاری

آشنایی با راه‌های مدیریت هزینه کسب و کار

مدیریت هزینه برای شرکت‌ها و تیم‌های تجاری یکی از ضروری‌ترین بخش‌ها به‌حساب می‌آید. و با پیشرفت در پروژه‌ها و توسعه کسب و کار متعاقبا هزینه‌ها نیز افزایش پیدا می‌کند و باعث می‌شود موضوع مدیریت مالی شرکت نیز اهمیت بیشتری پیدا کند. مدیریت درست هزینه به شرکت‌ها کمک می‌کند تا موفقیت و پایداری خود را حفظ کنند و در مواجه با مشکلات احتمالی سرپا بایستند. این شرکت‌ها با استفاده از روش‌های بهینه سازی هزینه، می‌توانند منابع مالی خود را بهینه‌تر استفاده کنند تا در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود. با توجه به اهمیت مدیریت هزینه‌ها، در ادامه چند روش مؤثر برای مدیریت امور مالی در شرکت‌ها را بررسی می‌کنیم.

 
۱. بودجه بندی را برای مدیریت هزینه جدی بگیرید.

وقتی صحبت از بودجه بندی به میان می‌آید، بسیاری از افراد گمان می‌کنند این امر، نکته‌ای تئوری است و در عمل تأثیر چندانی ندارد. اما اگر تنها یک بار مدیریت پروژه خود را با چنین مولفه‌ای پیش ببرید، متوجه تاثیر آن خواهید شد. بودجه‌بندی به‌عنوان یکی از اصول اساسی مدیریت هزینه برای شرکت‌ها و تیم‌های تجاری شناخته می‌شود. مزایای بودجه‌بندی شامل امکان بررسی تمام هزینه‌ها و محدودیت‌ها می‌شود. با تعیین حداکثر مبلغی که می‌توانید هزینه کنید، برنامه‌ریزی دقیقی برای استفاده بهینه از منابع مالی خود خواهید داشت. 

به عنوان مثال، اگر شما بودجه‌ای مشخص برای تبلیغات در نظر بگیرید، می‌توانید بین رسانه‌ها و روش‌های تبلیغاتی مختلف، گزینه‌ای را انتخاب کنید که باعث افزایش بهره وری در مدیریت هزینه شود. در نتیجه، بودجه‌بندی مناسب به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های خود را کنترل کنید و به صورت مؤثرتری در مدیریت هزینه‌های شرکت پیش بروید.

۲. هزینه‌های غیرضروری شرکت را کاهش دهید.

کاهش هزینه‌های غیرضروری هم دیگر راهکار مهم در مدیریت هزینه برای شرکت‌ها و تیم‌های تجاری در شرایط اقتصادی کنونی محسوب می‌شود. با بررسی دقیق هزینه‌ها، می‌توانید موارد غیرضروری را شناسایی کنید و آنها را کاهش دهید. به عنوان مثال، شرکت‌ها می‌توانند هزینه‌های اشتراک‌های اینترنت و تلفن همراه را بررسی کنند و در صورت لزوم، از بسته‌های اقتصادی استفاده کنند یا به بررسی هزینه‌های دیگر مانند اجاره، بیمه، تجهیزات و برخی مواد مصرفی‌ بپردازند تا فرصت‌های کاهش هزینه را شناسایی کنند.

با استفاده از روش‌های صرفه‌جویی و بهره‌برداری از رقابت در بازار، شرکت‌ها می‌توانند هزینه‌های غیرضروری را به حداقل برسانند و منابع مالی خود را به‌صورت هفدمندی بهینه‌سازی کنند. این کاهش هزینه‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در شرایط اقتصادی دشوار به صورت پایدار عمل کنند و به رشد و توسعه خود ادامه دهند.

۳. از ابزار مدیریت وظایف استفاده کنید.

استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه انلاین مثل میزیتو می‌تواند کمک شایانی در کاهش هزینه‌ها به شرکت ارائه کند. علاوه‌بر حذف نیاز به خرید برخی ملزومات مثل کاغذ، با استفاده از این ابزارها، می‌توانید سایر هزینه‌های مرتبط با پروژه را نیز به دقت ردیابی کنید. این مسئله شامل ثبت هزینه‌های واقعی است که در طول پروژه برای منابع انسانی، تجهیزات، مواد مصرفی و سایر هزینه‌ها در نظر گرفته می‌شوند و در نتیجه شناسایی مقدار بودجه لازم برای اتمام کار و کاهش هزینه‌های غیرضروری هم آسان می‌شود.

برای مدیریت هزینه بهتر، باید هزینه‌های آتی نیز با دید باز در مورد هزینه‌های احتمالی پیش‌بینی شوند تا برنامه‌ریزی دقیقی برای مدیریت درست هزینه‌ها تدوین شود. بی شک با مقایسه بین بودجه و هزینه‌های واقعی، می‌توانید تفاوت‌ها را تحلیل و در صورت لزوم، تصمیم‌هایی برای کاهش هزینه‌ها اتخاذ کنید. برای مثال، اگر هزینه‌ها از بودجه فراتر بروند، می‌توان با اعمال تغییراتی در برنامه پروژه یا تبیین استراتژی‌های جدیدی برای کاهش هزینه‌ها اقدام کنید.

۴. قراردادها را مجدد بررسی کنید.

بررسی و اصلاح قراردادها دیگر روش و استراتژی مهم در مدیریت مالی صحیح برای شرکت‌ها و تیم‌های تجاری به‌حساب می‌آید. با دقیق بررسی قراردادهایی که با تأمین‌کنندگان بسته شده‌اند، می‌توانید شرایط بهتری برای خرید انتخاب کنید. این مورد شامل بررسی و تحلیل دقیق شرایط قرارداد، شرایط پرداخت، تعهدات تأمین‌کننده و سایر جزئیات می‌شود. در صورت لزوم، می‌توانید قراردادها را اصلاح کنید تا بهترین شرایط را برای خودتان فراهم کنید.

به عنوان مثال، با بررسی دقیق قراردادها ممکن است متوجه شوید که می‌توانید شرایط پرداخت را بهبود ببخشید و تخفیف‌های بیشتری از تأمین‌کنندگان دریافت کنید. همچنین، در جریان بررسی قراردادها برای مدیریت هزینه، امکان شناسایی اشتباهات احتمالی در شرایطی پذیرفته شده افزایش می‌یابد که می‌توانید با اصلاح قراردادها آن را برطرف کنید و از تکرار آن‌ها جلوگیری کنید تا درادامه به هدف اصلی، یعنی کاهش هزینه‌های اضافی دست پیدا کنید.

۵. ساختارهای گزارش‌دهی را پیاده‌سازی کنید.

گزارش‌ها کارآمدترین روش ارتباطی برای درک چگونگی عملکرد یک کسب‌وکار هستند. آنها جزئیات مهمی را ارائه می‌دهند و باعث می‌شوند پیش‌بینی‌های مربوط به آینده راحت‌تر شود. همچنین می‌توان با تکیه‌بر گزارش گیری آماری برنامه‌های فروش و بازاریابی ایجاد کرد، بودجه‌ها را هدایت و تصمیمات بهتری اتخاذ کرد. تطبیق پذیری این اسناد با عملکرد کارکنان به مدیریت اجازه می‌دهد تا پیشرفت و رشد را زیر نظر بگیرند و روندها و یا هرگونه بی‌نظمی را، شناسایی کند.

در حالی که اعداد ارائه شده در گزارش‌ها مهم هستند، به همان اندازه وجود یک برنامه مدیریتی هم برای جمع آوری داده‌های دقیق مهم است. اجرای روش‌های استاندارد جمع‌آوری داده‌ها، خطر جمع‌آوری اطلاعات بد و ناقص را کاهش داده و یکپارچگی آن را تضمین می‌کند. جداز از گزارش‌گیری آماری، دریافت گزارش از کارکنان نیز به بهینه‌سازی و مدیریت زمان انجام کارها کمک می‌کند که در پایان روی کاهش هزینه‌ها به‌صورت غیرمستقیم تاثیر خواهد داشت.

در مدیریت هزینه، بودجه‌بندی، کاهش هزینه‌های غیرضروری، ردیابی هزینه‌ها و بررسی و اصلاح قراردادها از اقدامات مهمی هستند که نباید از آنها چشم پوشی شود. در این میان استفاده از نرم افزار پروژه کار مدیریت هزینه را به‌شدت تسهیل می‌کند. این نرم افزارها ابزار لازم برای نظارت بر هزینه‌ها را فراهم می‌کنند. علاوه‌براین، گزارش‌گیری و داده‌های دقیقی برای مانیتورینگ ارائه می‌کنند. برای مثال، با ابزار مدیریت مالی در میزیتو تمام ابزار لازم برای ثبت اسناد مالی را در محیطی یکپارچه با ابزار کنترل پروژه دردسترس دارید.

پرسش‌های متداول

منظور از مدیریت هزینه چیست؟

مدیریت هزینه به فرایند بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی مالی گفته می‌شود که همگی در ذیل مدیریت مالی در شرکت‌ها به‌انجام می‌رسند تا از هزینه‌تراشی‌های بدون هدف برای شرکت جلوگیری شود.

مراحل اصلی مدیریت هزینه چیست؟

مراحل اصلی مدیریت هزینه شامل تخصیص منابع، برآورد هزینه‌ها، بودجه‌بندی، نظارت و کنترل هزینه می‌شود.

هزینه های پنهان کسب و کار شامل چه مواردی می‌شود؟

هزینه های پنهان بخشی از اصلی‌ترین مخارج کسب‌وکار است که در مدیریت هزینه به شناسایی و مدیرت آن‌ها می‌پردازیم و عبارتند از: هزینه پنهان منابع انسانی، هزینه پنهانی بخش مالی، هزینه پنهان استراتژی، هزینه پنهان بخش فناوری، هزینه پنهان ارتباط با مشتریان و سایر بخش‌های سازمان.