شرح وظایف مدیران پروژه؛ ۱۰ تا از وظایف روزانه‌ی هر مدیر پروژه

آیا مدیر پروژه فقط وظیفه‌ی مدیریت تیم را برعهده دارد؟ پاسخ سرراست به این پرسش خیر است و می‌توان توضیح داد که درواقع مدیر پروژه نقش اصلی در تحویل پروژه و هماهنگ‌سازی تیم با اهداف را برعهده دارد. این مدیران پل ارتباطی بین اعضای تیم هستند تا علاوه‌بر انجام پروژه در زمان معین، مشکلات احتمالی نیز توسط آن‌ها حل شوند. اگر به‌دنبال انتخاب موقعیت شغلی مدیر پروژه و چشم‌انداز مسیر شغلی آن هستید، در این مقاله به شرح وظایف مدیران پروژه می‌پردازیم.

مدیران پروژه؛ مسئول اجرای موفقیت آمیز پروژه

 مدیر پروژه یکی از اعضای تیم است که وظیفه‌ی اجرا و مدیریت پروژه را بر عهده دارد. از نظارت روی فرایند پروژه تا هماهنگی اعضای تیم از وظایف مدیر پروژه است. این فرد در کسب‌وکار به مدیران اصلی این اطمینان را می‌دهد که فرایند پروژه مطابق با استانداردهای کسب‌وکار و بودجه پیش خواهد رفت و به‌موقع تحویل داده می‌شود. در یک جمله مدیر پروژه مسئول موفقیت یا شکست پروژه خواهد بود.

اهمیت مدیر پروژه در کسب و کار

اگر در دنیای کسب‌وکار به آمار شرکت‌ها نگاه کنید، بیش از ۸۹ درصد از کسب‌وکارها نقشی را به‌عنوان مدیر پروژه تعریف کرده‌اند و برای این موقعیت شغلی شرح وظایف مدیران پروژه را اعلام کرده‌اند. این آمار بالا به‌خوبی نشان می‌دهد که نقش مدیر پروژه در کسب‌وکار اهمیت بالایی دارد. مهم‌ترین دلایل استخدام مدیر پروژه عبارتند از:

• برنامه‌ریزی پروژه: برای داشتن یک پروژه‌ی موفق باید به برنامه‌ریزی و استراتژی دقیق توجه کنید. پیش‌بینی تاریخ تحویل پروژه و عدم هماهنگی اعضای تیم از فاکتورهای اصلی برای شکست آن است.
• تقسیم‌بندی وظایف پروژه: هنگامی که پروژه‌ی کسب‌وکار شما به وظایف کوچک‌تری تقسیم می‌شود، اولویت‌ها و چالش‌های آن به‌خوبی شناسایی می‌شود. این وظیفه با کمک مدیر پروژه در کسب‌وکار به دست خواهد آمد.
• تعریف اهداف و وظایف مشخص: آیا بدون داشتن وظایف و اهداف مشخص پروژه پیشرفت خواهد کرد؟ تعریف‌نکردن اهداف و وظایف مشخص باعث سرگردانی اعضای تیم و ایجاد چالش‌های جدید می‌شود.مدیر پروژه به کسب‌وکار شما کمک می‌کند که اهداف و وظایف مشخصی را تعریف کنید.

نقش مدیران پروژه؛ از نظارت تا هماهنگی تیم

نقش مدیران پروژه در کسب‌وکار را نحوه‌ی ارتباط با اعضای تیم، مدیران و وظیفه‌ی آنها در پروژه مشخص می‌کند. در ادامه شرح وظایف مدیران پروژه را معرفی می‌کنیم تا بیشتر با وظایف این موقعیت شغلی در دنیای کسب‌وکارها آشنا شوید.

۱. تعریف اهداف و وظایف اعضای تیم

مدیر پروژه وظیفه دارد که برای بودجه‌ی پروژه برنامه‌ریزی کند و جزئیات فرایند آن را به اعضای تیم اعلام کند. معمولاً مدیران پروژه جلسات ماهیانه و هفتگی برگزار می‌کنند و با اعضای تیم درباره‌ی فرایند پیشرفت پروژه صحبت خواهند کرد.

۲. حفظ ارتباط بین اعضای تیم

مدیران پروژه باید در تیم تلاش کنند که شعار همه باهم کار می‌کنند را اجرا کنند. برای دستیابی به این شعار در قدم اول باید برای اعضای تیم وظایف مشخصی را انتخاب کنند و برای پیاده‌سازی پروژه، اهداف معینی را برای اعضای تیم اعلام کنند. با تعریف نقش و وظایف در تیم حفظ هماهنگی و اعتماد بین اعضای تیم نیز تقویت می‌شود و احتمال موفقیت پروژه افزایش پیدا می‌کند. برای حفظ ارتباط بین اعضای تیم کارهای زیر را پیگیری کنید.

• به طور منظم به اعضای تیم بازخورد دهید.
• ارتباط بین اعضای تیم را تقویت کنید.
• منابع مالی تیم را بودجه‌بندی کنید.

۳. تقسیم وظایف کاری در تیم

یکی از شرح وظایف مدیران پروژه، تقسیم وظایف کاری بین اعضای تیم است. این وظیفه به سبک‌کاری مدیران بستگی دارد و با کمک روش‌های مدیریتی خودکار، وظایف بین اعضای تیم تقسیم می‌شود. شما به‌عنوان مدیر پروژه باید نقاط ضعف و قوت اعضای تیم را بشناسید و از آنها برای پیشبرد اهداف پروژه استفاده کنید. برای تقسیم‌بندی وظایف کاری تیم هوشمندانه فکر کنید و چارچوب‌های قدیمی در مورد مدیریت تیم را کنار بگذارید. در این مرحله از پروژه، برای تقسیم‌بندی وظایف از یک ابزار کاربردی استفاده کنید.

۴. بازخورد به اعضای تیم

یکی از ابزارهای قوی اما رایگان برای بررسی میزان پیشرفت پروژه، گرفتن بازخورد از اعضای تیم است. این بازخوردها به شما کمک می‌کند که مسیرهای اشتباه پروژه را شناسایی کنید و با کمک آن‌ها راحل‌های جدید را انتخاب کنید. همچنین این ابزار به شما کمک می‌کند که ارتباط نزدیک با اعضای تیم را حفظ کنید. اگر در آینده مسیر شغلی مدیریت پروژه را انتخاب کردید، حتما دقت کنید که بازخورد گرفتن از اعضای تیم را به شرح وظایف مدیران پروژه اضافه کنید.

۵. برنامه‌ریزی پروژه

برنامه‌ریزی پروژه از اجرا گرفته تا ارائه کامل آن به مدیر بر عهده‌ی شما به‌عنوان مدیر پروژه است. در واقع شما باید مسیر پروژه را به‌گونه‌ای ترسیم کنید که بهترین نتایج حاصل شود. در هنگام برنامه‌ریزی برای پروژه حتماً دقت کنید که تیم شما باید فضای پویا و راحت داشته باشد. پروژه را به بخش‌های مختلف تقسیم کنید و برای هر بخش زمان معینی را انتخاب کنید.

۶. رهبری و هدایت تیم

شما به‌عنوان مدیر پروژه باید مطمئن شوید که تیم در مسیر انجام درست پروژه قرار دارد و به‌خوبی وظایف خود را انجام می‌دهند. اعضای تیم را تشویق کنید و به آنها بازخورد دهید. با آنها جلسه برگزار کنید و درباره‌ی تعهد آنها به تاریخ انجام پروژه صحبت کنید. در پذیرش مشکلات و چالش‌ها پویا باشید و مسیر جدید برای حل آن‌ها را کشف کنید. در واقع اگر مدیر کسب‌وکاری هستید با اضافه‌کردن ایده‌های جدید در شرح وظایف مدیران پروژه آنها در مسیرهای جدید تشویق کنید.

۷. مدیریت زمان

زمان مهم‌ترین فاکتور در چرخه‌ی پروژه است. شما باید بتوانید به‌خوبی وظایف اعضای تیم را با زمان پروژه هماهنگ کنید تا آن را در تاریخ مقرر شده تحویل دهید. مدیریت زمان از طریق برنامه‌ریزی و انتخاب استراتژی مناسب امکان‌پذیر است. برای وظایف اعضای تیم تاریخ مهلت انتخاب کنید و از آنها بخواهید که روی تاریخ وفادار بمانند. اگر منابع پروژه را به‌خوبی شناسایی کنید، به‌راحتی می‌توانید با چالش‌های ناگهانی آن مقابله کنید و در نهایت از عقب‌افتادن پروژه جلوگیری کنید.

۸. نظارت بر پیشرفت و ردیابی موانع

یکی از وظایف اصلی به‌عنوان مدیر پروژه نظارت بر روند پیشرفت پروژه باتوجه‌به بودجه و چارچوب‌های کاری کسب‌وکار است. شما باید پروژه را رصد کنید و در صورت نیاز به اعضای تیم بازخورد دهید. نرم افزارهای مدیریت پروژه در اینجا نقش ناجی را دارند و با کمک این نرم‌افزارها می‌توانید روی روند پروژه نظارت کنید و وظایف کاری را بین اعضای تیم تقسیم کنید. این نرم‌افزارها آمار دقیقی از کارهای انجام شده و به تأخیر افتاده را ارائه می‌دهند.

۹. ارائه طرح B

اگر شرح وظایف مدیران پروژه را در کسب‌وکار خود خوانده باشید؛ شما به‌عنوان مدیر پروژه باید دقیق و هوشیار باشید. در طول پروژه باید برای شرایط بحرانی برنامه‌ریزی کنید و حتماً طرح جایگزین برای این شرایط را آماده داشته باشید. برای ادامه‌دادن پروژه باید در مسیر رکاب بزنید با وجود اینکه گاهی مسیر پروژه ناهموار است.

۱۰. مدیریت بودجه پروژه

شاید در نگاه اول مدیریت بودجه‌ی پروژه کار راحتی به نظر بیاید، اما گاهی ممکن است با چالش‌های زیادی روبه‌رو شوید. شما به عنوان پلی میان مدیر کسب‌وکار و اعضای تیم هستید که باید به‌صورت مستمر با دادن گزارش و بازخورد به اعضای تیم ارتباط بین آنها را محکم‌تر بسازید. در هر مرحله از پروژه بودجه را مدیریت کنید و متناسب با آن برنامه‌ی پروژه را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. حتما به عنوان مدیر کسب‌وکار در هنگام مصاحبه از فرد داوطلب در مورد توانایی مدیریت مالی صحبت کنید و آن را در شرح وظایف مدیران پروژه قرار دهید.

پلتفرم میزیتو، راهکار مطمئن برای اجرای پروژه‌ها

اگر برای برنامه‌ریزی بهتر پروژه به یک پلتفرم حرفه‌ای برای کسب‌وکار خودتان احتیاج دارید، پیشنهاد ما برنامه مدیریت پروژه میزیتو است. میزیتو همیشه در دسترس است و برای اتصال به آن نیازی به وی‌پی‌ان ندارید. در این پلتفرم وظایف کاری خود را پیگیری کنید و با همکارانتان به‌صورت خصوصی گفت‌وگو کنید. در صورت نیاز با اعضای تیم جلسه‌ی آنلاین برگزار کنید. با انتخاب میزیتو، یک پلتفرم برای همه‌ی کارها دارید که همیشه در دسترس است. برای مشاهده‌ی و تست رایگان پلتفرم از دسته‌بندی‌های بالا امکانات و قیمت را انتخاب کنید.

سوالات متداول

۱. مدیران پروژه چه وظایفی در ارتباط با اعضای تیم دارند؟
مدیران پروژه باید ارتباط و هماهنگی بین اعضای تیم را حفظ کنند. برای انجام این وظیفه باید به‌صورت منظم به آنها بازخورد دهند و اهداف مشخصی را برای آنها اعلام کنند.

۲. آیا مدیر پروژه نقش مهمی در بودجه‌بندی مالی دارد؟
بله، مدیران پروژه باید در هر مرحله از برنامه‌ریزی تا اجرا بودجه‌ی پروژه را برنامه‌ریزی کنند و متناسب با آن وظایف را به اعضای تیم اعلام کنند.

۳. ‌آیا دریافت بازخورد از اعضای تیم از شرح وظایف مدیران پروژه است؟
بله، مدیران پروژه می‌توانند با دریافت بازخورد از اعضای تیم میزان پیشرفت آن را اندازه‌گیری کنید و برای چالش‌ها استراتژی و برنامه‌ریزی کنید. این ابزار به مدیران پروژه کمک می‌کند با ارزیابی آن اندازه‌گیری کنند که پروژه در کدام بخش از مسیر حرکت می‌کند و روند رشد آن کند یا پرسرعت است.