۶ راهکار مدیریت زمان قدرتمند برای بازیابی انرژی شما
زمان خوانش ۵ دقیقه
خوانش ۵ دقیقه
با این شش استراتژی موثر مدیریت زمان به شکل صحیح آشنا شوید که میتوانید آنها را در محیط کاری ترکیبی یا از راه دور اجرا کنید. ۷۴ درصد شرکتهای آمریکایی از مدل کاری ترکیبی دائمی استفاده میکنند یا قصد دارند آن را پیاده نمایند. این روند باعث میشود که رهبران مهارتهای مدیریت زمان خود را برای بقا در روشهای جدید کاری، تقویت کنند.
۱. حفاظت از تقویم، حفاظت از انرژی شماست
در یک مقاله برای Harvard Business Review، تونی شوارتز و کاترین مککارتی درباره اهمیت توجه به سطح انرژی و نیازها و برنامهریزی زندگی خود بر اساس آنها صحبت میکنند. آنها مینویسند: «در فیزیک، انرژی به عنوان ظرفیت کار تعریف میشود و در انسان از چهار منبع اصلی نشات میگیرد: بدن، احساسات، ذهن و روح. در هر کدام از این منابع انرژی میتوانند با ایجاد عادتی خاص و زمانبندی دقیق به صورت سیستماتیک گسترده شوند و به طور منظم تجدید گردند».
۲. شناخت ریتم بدن خود و تنظیم تقویمتان بر اساس نیازهای روانی، احساسی و فیزیکی
این مورد با نکته اول مدیریت زمان به شکل صحیح، همخوانی دارد. بخشی از اقدام برای حفظ سطوح انرژی شامل شناخت عادات شخصی شما میشود. آیا صبحها زود بیدار میشوید؟ چند ساعت باید بخوابید تا حس آرامش و آمادگی برای روز بعد را داشته باشید؟ در کدام ساعات روز بیشترین بهرهوری را دارید؟
هنگامی که یک پروفایل شخصی از نیازها و عادات خود ایجاد کردید، میتوانید تقویمی بر اساس این نیازها ایجاد کنید. آیا اول صبح انرژی زیادی ندارید؟ در نظر بگیرید که از این زمان برای انجام وظایف آسانتر از نظر ذهنی مانند پاسخ به ایمیلهای ساده استفاده کنید.
۳. اولویتبندی لیست کارهای خود برای مدیریت زمان به شکل صحیح
همه ما در هر لحظه با میلیونها کار مختلف روبرو میشویم که ممکن است منجر به استرس و فشار جدی شود. برای مدیریت لیست کارهایتان، از ماتریس ایزنهاور استفاده کنید. این روشی است برای تقسیم لیست وظایف شما به چهار دسته بندی بر اساس فوریت و اهمیت و ارائه یک استراتژی اساسی برای انجام کارها. این دستهبندی شامل موارد زیر است:
فوری؛ ابتدا انجام دهید — با تمرکز بر روی وظایف حیاتی که امروز باید انجام شوند، شروع کنید.
غیرفوری؛ زمانبندی کنید — شما باید وظایفی را که مهم هستند اما فوری نیستند را برای بازه زمانی خاصی زمانبندی کنید.
فوری و غیرمهم؛ واگذار کنید — وظایف فوری اما کم اهمیت را به اعضای تیم خود واگذار کنید.
غیرفوری و غیرمهم؛ انجام ندهید — آیا یک مورد در لیست کارهایتان اهمیت زیادی ندارد یا فوری نیست؟ آن را از لیست حذف کنید.
استفاده از ماتریس ایزنهاور یک روش ساده است که به شما کمک میکند وظایف مهمتر در لیست هفتگی یا ماهیانه کارهایتان را تعیین کنید و کارهایی که نباید انجام گردند یا به دیگران واگذار شوند را شناسایی کرده و به مدیریت زمان به شکل صحیح توجه کنید.
۴. تقسیم تقویمتان به چند بخش برای مدیریت زمان به شکل صحیح
معمولاً میتوانیم تقویمهایمان را به دستههای مختلفی تقسیم کنیم. به عنوان مثال، میتوانیم وظایف خاص را با عناوین مدیریتی، اداری یا شخصی و خانوادگی دستهبندی نماییم. تقویمهای آنلاین مانند Google یا نرم افزارهای مدیریت پروژه مثل میزیتو، راههای آسانی را برای تغییر رنگ یا برچسبگذاری وظایف و رویدادها ارائه میدهند و این یک راه ساده برای مشاهده آنها است. تقویم شما باید بازتابی از لیست کارهایتان باشد. هر وظیفه حیاتی نیاز به بلوک زمان مخصوصی دارد تا بتوانید آن را انجام دهید.
آیا انتظار میرود که یک مکالمه احساسی و چالشی داشته باشید؟ آن را در تقویم آنلاین خود با 15 دقیقه زمان آمادهسازی و تحلیل برنامه ثبت کنید. اگر در دنبال کردن برنامه ورزشی خود دچار مشکل هستید یا شامهای خانوادگی را از دست میدهید، تقویم خود را بهتر مدیریت کنید.
۵. از مفهوم تعادل کار و زندگی دست بکشید و به جای آن به ترکیب کار و زندگی توجه کنید
ما معمولاً درباره مفهوم تعادل کار و زندگی صحبت میکنیم، اما راههای بهتری برای تصور تعادل بین کار و وظایف شخصی وجود دارد. به جای این که زمان خود را بازنگری کنید، برقرار کردن یک ترکیب کار و زندگی (Work/Life-Integration) را در نظر بگیرید. استیون کوهلر، مدیرعامل و بنیانگذار Audira Labs، توصیفی از ترکیب کار و زندگی را به این صورت ارائه داده است: «تعادل کار و زندگی بر تمرکز بر حفظ جدایی کاری و زندگی شخصی شما تمرکز دارد، اما ترکیب کار و زندگی بر اعتقاد به این موضوع متمرکز است که هیچ تمایزی بین دو مورد فوق وجود ندارد و هر دو باید با هم در هماهنگی و تعامل با مدیریت زمان به شکل صحیح وجود داشته باشند».
ممکن است برنامهریزی کرده باشید که در یک تماس کنفرانسی دو ساعته حضور پیدا کنید که نیاز به توجه کامل شما ندارد. شما میتوانید این تماس را در حین یک پیادهروی در طبیعت یا در حین پخت و پز انجام دهید.
۶. زمانی را برای «روزهای خلاقیت» اختصاص دهید
هر چند ممکن است احساس کنیم که باید برنامههایمان را با وظایف پر کنیم، اما این مر چندان صحیح نیست. تحقیقات اخیر نشان دادهاند که داشتن کمی زمان آزاد ضروری است. بر اساس گفتههای اندرئاس الپیدورو از دانشگاه لوئیزویل، بیکاری یک حالت نظارتی است که هر فردی را در مسیر پروژههایش نگه میدارد. بدون بیکاری، افراد از تجارب عاطفی، شناختی و اجتماعی دور میمانند. بیکاری موردی است که ما را به سمت اهداف و پروژهها ترغیب میکند.
حداقل یک بار در ماه، یک روز کاملاً بیکار باشید تا ذهنتان از همه وظایفتان آزاد شود. به ذهنتان اجازه دهید تا به ایدهها، پروژهها و راهحلهای جدید توجه کند. به خود زمانی برای خلاقیت بدهید.
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این مقاله برای شما کپی میشود.