ساختار شکست کار چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟

ساختار شکست کار چیست؟
ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure) یا WBS یکی از رویکردها در مدیریت پروژه است. در این روش پروژه شما به اجزای کوچک‌تر قابل تحویل تقسیم‌بندی می‌شود. همچنین در این رویکرد از انواع ابزارهای بصری مانند فلوچارت، نمودار، صفحات گسترده و ... برای ایجاد یک نمای بصری از کل پروژه و اجزای آن استفاده می‌شود. در این مطلب از میزیتو با ساختار شکست کار و مزایای آن آشنا می‌شوید.
 

چرا از ساختار شکست کار در مدیریت پروژه استفاده می‌کنیم؟
ایجاد ساختار شکست کار یکی از اقدامات کاربردی برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه است و می‌تواند مقدمه‌ای بر زمان‌بندی باشد.

در این روش شما پروژه را به اجزای کوچک‌تر مانند پروژه‌های فرعی یا فازهای اجرایی یا کارهای مختلف و ... تقسیم‌بندی می‌کنید.

در واقع این روشی برای تجسم کردن یک پروژه عظیم از طریق درک اجزای آن است و حد و حدود پروژه را به شما نشان می‌دهد.
ساخت این ساختار به شما در تمامی فرآیندهای مدیریت پروژه مانند برنامه‌ریزی پروژه، بودجه‌بندی پروژه، مدیریت منابع، مدیریت وظائف و مدیریت تیم کمک می‌کند. هر WBS را می‌توانید یک نقشه راه عالی برای پروژه‌های بزرگ و کوچک یا پروژه‌های پیچیده در نظر بگیرید.
 
دو مدل رایج ساختار شکست کار
دو مدل رایج برای WBS وجود دارند که شامل ساختار شکست کار مبنی‌بر تحویل و ساختار شکست کار مبنی‌بر فاز می‌باشند. مدل اول مربوط به زمانی که محصول هر بخش قابل ارائه باشد. مانند یک پروژه تولید محتوا که در آن شما در هر بخش، برای مثال ۱۰ مقاله هزار کلمه‌ای را به مشتری تحویل می‌دهید. مدل دوم مربوط به زمانی که محصولی قابل تحویل وجود ندارد اما می‌توانید برای هر فاز یک بسته کامل از پیشرفت را در نظر بگیرید و گزارش آن را در صورت نیاز در اختیار مشتری قرار دهید.

انواع ساختار شکست کار از نظر فرمت
انواع مختلفی از ساختارهای شکست کار وجود دارند. یکی از آن‌ها فهرست یا لیست است. در این مدل لیستی از بسته‌های کاری، موارد قابل تحویل و تسک‌ها تهیه می‌شود. مدل دوم نمودار درختی شکست کار است که رواج بیشتری دارد. در این مدل سطوح نیز کاملا قابل تشخیص هستند. مدل سوم نیز نمودار گانت است که کاربرد آن را احتمالا در مدیریت وظائف مشاهده کرده‌اید. مزیت نمودار گانت در این است که امکان نمایش وابستگی‌ها نیز در آن وجود دارد.

ساختار شکست پروژه دارای چه عناصری است؟
درک WBS با استفاده از درک المان‌های آن آسان‌ می‌شود. برای مثال یکی از عناصر آن، فرهنگ لغات WBS است. این فرهنگ لغات به ذی‌نفعان پروژه و همچنین اعضای تیم کاری در درک اصطلاحات این ساختار کمک می‌کند.
 
برخی از عناصر دیگر ساختار شکست کار عبارتند از:

• سطوح WBS: این سطوح همان سلسله مراتب ساختار شکست کار هستند. بیشتر این ساختارها دارای ۳ سطح می‌باشند. برای مثال در یک نمودار درختی، تحول اصلی پروژه عموما در بالا قرار دارد. حساب‌های کنترلی و بسته‌های کاری یا موارد قابل تحویل نیز در پایین قرار می‌گیرند.
• حساب‌های کنترلی: این حساب‌ها در واقع عوامل گروه‌بندی تحویل‌ها هستند.
• تحویل‌ها: این موارد نیز ممکن است شامل وظائف یا موارد قابل تحویل باشند.
• بسته‌های کاری: هر بسته کاری شامل یک یا چند کار کوچک است که می‌توان آن را به یک فرد از اعضای تیم برای تکمیل سپرد.

چگونه یک ساختار شکست کار را ایجاد کنییم؟
برای ایجاد یک ساختار شکست کار باید پیش از هر چیز اهداف پروژه را تعیین کنید. در ادامه محدودیت‌های پروژه باید درک و ثبت شوند. محدودیت‌ها شامل مواردی مانند منابع در دسترس، بودجه، زمان‌های تحویل، نیروهای انسانی و ... هستند.
برخی از مراحل دیگر ایجاد ساختار شکست کار عبارتند از:

• شناسایی مراحل پروژه
• فهرست کردن موارد قابل تحویل
• ایجاد بسته‌‌های کاری
• توزیع بسته‌های کاری بین اعضای تیم و شناسایی فرد مسئول برای هر وظیفه
•  

نرم‌افزار WBS چیست؟
اگرچه نرم‌افزارهای جامع مدیریت پروژه معمولا دارای ابزارهای داخلی مانند نمودار گانت برای ایجاد یک ساختار شکست کار حرفه‌ای هستند اما برخی از نرم‌افزارها نیز وجود دارند که گانت چارت یا ابزارهای مشابه یا مجموعه‌ای از این ابزارها را برای ایجاد ساختار شکست کار ارائه می‌دهند.
 

دلایل محبوبیت ساختار شکست کار چیست؟
ساختار شکست کار ابزاری برای درک تمامی پروژه در آن واحد و با استفاده از بررسی تجسم همه اجزای آن در کنار یکدیگر است. درست مانند زمانی که شما در حال تماشای یک ماکت سه بعدی خودرو هستید که همه اجزا و سیستم‌های درونی خودرو را نیز نشان می‌دهد.
در ادامه با برخی از مزایای استفاده از این روش کاربردی آشنا می‌شویم:

• شناسایی همه عناصر یک پروژه از جمله همه تسک‌ها.
• درک همه موارد قابل تحویل و حتی امکان بررسی اولویت‌ها.
• ایجاد یک نمای بصری از تمام پروژه.
• ایجاد WBS با افزایش درک تیم از کارها و ارتباطات میان آن‌ها همکاری را بهبود می‌بخشد.
• باعث افزایش وضوح در انتظارات می‌شود.
• روابط کاری خوب در آینده را تضمین می‌کند.
• باعث افزایش بهره‌وری شده و از همپوشانی کارها و دوباره‌کاری پیشگیری می‌کند.
• باعث تسهیل در تخمین هزینه‌های پروژه می‌شود.
• توزیع آسان و بهینه تسک‌ها بین اعضای تیم را ممکن می‌کند.
• از سردرگمی اعضا، مدیران و حتی مشتری در پروژه‌های پیچیده پیشگیری می‌کند.
• به پیگیری پیشرفت پروژه کمک می‌کند.

 
ایجاد ساختار شکست کار با استفاده از پلتفرم میزیتو
میزیتو یکی از برترین پلتفرم‌های ایرانی مدیریت پروژه است. این پلتفرم حتی دارای برتری‌هایی نسبت به نمونه‌های خارجی در زمینه تعدد ابزارها و قابلیت‌های کاربردی است. از میزیتو می‌توان برای مواردی مانند برنامه‌ریزی پروژه، زمان‌بندی پروژه، ردیابی زمانی پروژه، پیگیری پیشرفت کارها، مدیریت وظائف، تسهیل دورکاری، بهبود ارتباطات و ... استفاده کرد. میزیتو همچنین دارای ابزار نمودار گانت است که با آن می‌توانید ساختار شکست کار را ایجاد کنید. برای بهره‌مندی از این قابلیت‌ها کافی است با انتخاب یکی از پلن‌ها در سایت مجموعه ما ثبت نام کنید.

سوالات متداول
ساختار شکست کار چه تفاوتی با مدیریت وظائف با نمودار گانت دارد؟
ساختار شکست کار فقط وظائف را نشان نمی‌دهد. بلکه شامل سطوح، فازهای اجرا و موارد قابل تحویل است.
ایجاد ساختار شکست کار در چه مواردی ضرورت دارد؟
این ساختار بیش از هر چیز برای مواردی که پروژه دارای مراحل مختلف است یا مقیاس بزرگی دارد و یا شامل پروژه‌های فرعی است، ضرورت دارد.