کارهایی که نباید در اتوماسیون اداری ابری انجام داد

برخی از امور اداری آنقدر ساده هستند که بتوان آن‌ها را به کمک استفاده از راهکارهای خودکار به سمت اتوماسیون برد. امروزه از اتوماسیون اداری ابری به عنوان یک گزینه عالی به منظور افزایش قدرت کسب و کارهای مختلف یاد می‌شود. با بهره‌گیری از نرم‌افزارهایی که در این زمینه وجود دارند می‌توانیم در مدت کوتاهی به نتیجه مدنظر خود در زمینه انجام امور گوناگون دست پیدا کنیم. البته، یک سری نکات خاص نیز وجود دارد که نباید به سمت آنها رفت، در غیر اینصورت، شانس رسیدن به موفقیت برای ما کاهش پیدا می‌کند. 

اتوماسیون اداری به شکل ابری چیست؟
پیش از هر چیز باید به این امر بپردازیم که ماهیت اصلی این نوع اتوماسیون از چه مورد خاصی تشکیل شده است. به طور کلی می‌توان بیان کرد که اتوماسیون اداری به شکل ابری یک راه حل عالی محسوب می‌شود که کل ساختار آن مبتنی بر ابر یا کلود است.
این اتوماسیون به ما اجازه می‌دهد تا عملیات‌های مختلف را به کمک بهره گرفتن از یک سری اسناد الکترونیکی و گردش خودکار داده‌ها، کنترل کنیم. استفاده از این نوع اتوماسیون دارای مزایای بسیار زیادی است، به عنوان مثال موجب می‌شود تا کلیه کارمندان یک مجموعه درست در زمان مدنظر خود به اطلاعات گوناگون دسترسی داشته باشند و وابستگی آنان به سایر کارمندان کاهش پیدا کند. 
پایه و شالوده اصلی این نوع اتوماسیون، اینترنت و اینترانت است. هر دوی این موارد در کنار هم موجب به وجود آمدن یک پلتفرم عالی کلود می‌شوند که با استفاده از آن می‌توان خواسته‌های کاربران گوناگون را به بهترین شکل ممکن پاسخ داد. اتوماسیون اداری مبتنی بر کلود می‌تواند منجر به کاهش بسیار مناسب زمان صرف شده جهت انجام امور غیرضروری شود. 
در واقع کارمندان به جای اینکه وقت خود را صرف انجام یک سری امور نامناسب کنند، بیشتر به سمت ادامه روند پیشرفت می‌روند. این اتوماسیون اداری ابری است که وظیفه اصلی انجام امور بیهوده را بر عهده دارد.  
البته در پاره‌ای از موارد شاهد این امر هستیم که حتی امور پیچیده نیز با کمک استفاده از نرم افزارهای مخصوص اتوماسیون ابری صورت می‌گیرند. در هر صورت باید بیان کرد که امروزه نقش اتوماسیون اداری به شدت افزایش یافته است و نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد. امروزه این سیستم‌ها در مدل‌های مختلفی عرضه می‌شود. مهم‌ترین نقطه تمایز آن‌ها با یک دیگر را می‌توان در ابزارها و امکانات خاصی دانست که در اختیار شما قرار می‌دهند. 
اتوماسیون اداری ابری: عدم استفاده از توان کلی سیستم
یکی از مهم‌ترین مواردی که در زمان استفاده از اتوماسیون اداری مبتنی بر ابر نباید به سمت آن رفت، عدم استفاده از کل توان سیستم مذکور محسوب می‌شود. برخی از کاربران تصور می‌کنند که این سیستم‌ها دارای محدودیت خاصی هستند و به همین دلیل به گونه‌ای ویژه سعی در صرفه‌جویی منابع آن‌ها دارند. 
این دقیقاً خلاف جهت هدف اصلی تولید سیستم‌های اتوماسیون ابری است. چنین سیستم‌هایی ساخته شده‌اند تا به کلیه کاربران در هر زمان و هر شرایطی خدمت‌رسانی کنند. شما باید تمام توان سیستم مدنظرتان را به کار ببرید تا بتوانید نهایتاً به هدف دلخواه خود دست پیدا کنید. سیستمی که از تمام قدرت آن استفاده نمی‌شود فرقی با یک کارمند عادی در اداره شما ندارد و نمی‌توان به آن اعتماد کرد. 

عدم پشتیبان‌گیری از اطلاعات 
مورد دیگری که در زمان استفاده از سیستمهای اداری اتوماسیون ابری باید به آن دقت کرد، پشتیبانی مداوم از اطلاعات است. شما نباید در زمره کاربرانی قرار بگیرید که بدون داشتن یک یا چند بک آپ مناسب به سراغ استفاده و نصب سیستم‌ها اتوماسیون اداری مبتنی بر ابر میروند. 
تفاوتی ندارد از چه نوع اتوماسیون اداری ابری خاصی استفاده می‌کنید و یا سیستم مدنظر چه توانایی‌های شگفت‌انگیزی دارد، مهم‌ترین نکته، حفظ اطلاعات شما است. اطلاعاتی که سال‌ها برای به دست آوردن آن زحمت کشیدهاید در صورت نصب یک سیستم نامناسب ممکن است به صورت کاملاً ناگهانی از دست برود. 
خوشبختانه امروزه کلیه سیستم‌های فعال در حوزه اتوماسیون اداری دارای بخش بک آپ هستند. این بخش به صورت خودکار هر چند مدت یکبار از کلیه اطلاعات موجود در سیستم یک بک آپ کامل تهیه می‌کند. این بک آپ در سرورهای جداگانه ذخیره می‌شود تا در صورت وجود هرگونه مشکل خاصی نسبت به بازیابی کلیه اطلاعات از دست رفته اقدام شود. 
بک‌آپ‌های که سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر ابر می‌گیرد، عموماً رمزگذاری می‌شوند تا افراد غیر به آن‌ها دسترسی نداشته باشند. همین موضوع موجب می‌شود تا میزان ریسک کلی ریکاوری اطلاعات نیز کاهش پیدا کند. 
عدم آپدیت سیستم‌ها به شکل منظم
یک سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر ابر تنها زمانی کارآمد است که از جدیدترین آپدیت‌های ارائه شده بهره‌مند باشد. شرکت‌های تولیدکننده چنین سیستم‌هایی در بازه‌های زمانی مشخص آپدیت‌های مناسبی را ارائه می‌کنند که در آن‌ها مشکلات نرم افزاری و سخت افزاری سیستم مدنظر برطرف می‌شود. 
کاربرانی که از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند نباید اجازه دهند که سیستم به شکل آپدیت نشده به فعالیت خود ادامه دهد. این موضوع منجر به تولید یک سری خطرات امنیتی شدید می‌شود و امکان هک شدن اطلاعات و یا اختلال در عملکرد کلی اتوماسیون را افزایش خواهد داد.  
سخن پایانی
امروزه استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری مبتنی بر ابر به شکل فزایندهای افزایش داشته است. دلیل اصلی این امر را میتوان ساده بودن بهره‌گیری از این سیستم‌ها به منظور صرفه‌جویی در هزینه‌ها و وقت دانست. انتخاب یک اتوماسیون اداری ابری به شما اجازه می‌دهد تا در هر زمان و مکانی اطلاعات موردنیاز کارمندان خود را در اختیار آن‌ها قرار دهید. 
در این متن سعی کردیم به چند نکته مهم در مورد اقداماتی که نباید در اتوماسیون اداری مبتنی بر ابر انجام گیرد با شما عزیزان صحبت کنیم. همان‌طور که گفته شد، رعایت این نکات موجب می‌شود تا بتوانید در زمان بهره‌برداری از سیستم‌های مذکور بیشتری میزان سود را به دست بیاورید و از ریسک‌های مالی متنوع دوری کنید. 
سیستم‌های اداری مبتنی بر ابر در آینده بیش از پیش اهمیت پیدا می‌کنند. انتخاب صحیح یک سیستم مناسب در این زمینه ضروری است، زیرا بدون داشتن چنین سیستم‌هایی بازار را به رقبای خود می‌بازید. به همین دلیل باید هرچه زودتر نسبت به تهیه یک سیستم اتوماسیون اداری آنلاین اقدام کنید. امیدواریم از مطالعه این متن لذت برده باشید.