چگونه از نرم‌افزار گانت‌چارت پروژه استفاده کنیم؟

نرم‌افزار ایجاد نمودار گانت

در سال ۱۸۹۶ کارول آدامامیکی اولین نمودار گانت را ایجاد کرد و نام آن را هارمونیوگرام گذاشت؛ اما توضیحات آن را تنها به زبان روسی و لهستانی نوشت. بنابراین منابع توضیح این نمودار به زبان انگلیسی موجود نبود. یک مهندس مکانیک آمریکایی به نام هنری گانت حدود ۱۵ سال بعد چیزی شبیه به نمودار گانت ابداع کرد. او برای تولید نمودار گانت از رویکرد مدرن و سنتی در کنار هم کمک گرفت. به همین دلیل نام گانت روی این نمودار گذاشته شد و بسیاری از مردم معتقدند که او فردی است که نمودار گانت را ایجاد کرده است.

نمودار گانت دقیقا چیست؟

ابزار مدیریت پروژه معروف به نمودار گانت، به برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و نظارت پروژه‌ها کمک می‌کند. برنامه‌ریزی، مشارکت و همکاری در مشاغل دورکاری، تخصیص منابع و تفویض کار همگی در نمودار گانت قابل انجام است.

نرم افزار گانت چارت پروژه چه اهدافی را دنبال می‌کند؟

نرم‌افزار گانت‌چارت پروژه تعیین مسیر پروژه و تکمیل آن را برای مدیران ساده می‌کند و به آن‌ها اطمینان می‌دهد که هیچ تأخیری در اتمام فعالیت‌های پروژه وجود نخواهد داشت. مدیران پروژه می توانند از نمودار‌های گانت برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی فعالیت‌ها، تخصیص منابع، نظارت مستمر بر پیشرفت هر کار و تضمین تکمیل به موقع و کارآمد وظایف حیاتی استفاده کنند. در ادامه برخی از مزایای استفاده از نمودار گانت را بررسی خواهیم کرد.

نحوه ترسیم نمودار گانت

از ابزار‌های مدیریت پروژه یا صفحات گسترده ای مانند Microsoft Excel یا Google Sheets می‌توان برای ایجاد نمودار گانت استفاده کرد. با این حال، ابتدا باید گروه خود را جذب و سازماندهی کنید.

برنامه‌ریزی در نرم افزار گانت چارت پروژه

برای ایجاد نمودار گانت، باید داده‌های زیر را جمع‌آوری کنید:

• فهرست وظیفه یا لیست کارها
• تاریخ شروع و پایان هر کار
• وابستگی و ارتباط بین وظایف و افراد

فهرستی از وظایفی که در نهایت پروژه را تشکیل می‌دهند باید اولین موردی باشد که برای جلسه خود با گروه آماده می‌کنید. پس از آن شما باید منابع لازم، ارتباطات افراد و وظایف نسبت به یکدیگر و غیره را برای هر فعالیت ارزیابی کنید تا از تخصیص کارآمد منابع مطمئن شوید. همانطور که پروژه توسعه می‌یابد، شما باید آماده تخصیص و تنظیم مجدد منابع خود باشید.

به یاد داشته باشید که لیستی از وظایف با تاریخ شروع و پایان، داده‌های اساسی مورد نیاز برای کار با نرم افزار گانت چارت پروژه است. بر اساس میزان پیچیدگی که برنامه نمودار گانت شما پشتیبانی می‌کند، می‌توانید اطلاعات اضافی مانند وابستگی‌ها و پیوند‌های بین فعالیت‌ها، وظایف کلیدی، منابع اختصاص‌یافته و موارد دیگر را اضافه کنید.

بخش‌های نرم افزار گانت چارت پروژه

در این بخش، اجزا و جنبه‌هایی که نمودار گانت را تشکیل می‌دهند را بررسی می‌کنیم:

• لیست وظایف پروژه یا لیست فعالیت‌های پروژه: قسمت سمت راست که وظایف پروژه را در این قسمت لیست می‌کنیم.
• تقویم: یک تقویم گسترده برای قابلیت تعریف دقیق تاریخ انجام وظایف.
• تاریخ امروز: یک خط عمودی که تاریخ جاری را نشان می‌دهد.
• وابستگی‌ها: برای تعیین توالی فعالیت‌ها، وظایف وابسته توسط خطوط خاصی به هم متصل می‌شوند.
• نشانگر فازهای کاری: نشانگر طوسی رنگ در قسمت بالای هر فاز که کل فاز را نشان می‌دهد و امکان جابجایی کل فاز را نیز دارد.
• مقدار پیشرفت هر وظیفه: نشانگری در بخش پایین هر وظیفه نشان می‌دهد که هر فعالیت چقدر پیشرفت کرده است.

هدف استفاده از نرم افزار گانت چارت پروژه

نمودار گانت برای نشان دادن مدت زمان فعالیت‌ها استفاده می‌شود. علاوه بر این موضوعات دیگری برای طبقه‌بندی در دست شما قرار دارد که در ادامه برخی از آن‌ها را مطالعه می‌کنیم:

۱. برنامه اولیه پروژه

چه زمانی شروع به کار کردید، چه زمانی باید کار را تمام کنید و در این مسیر باید چه کار‌هایی انجام دهید؛ همه این ها با نرم افزار رسم گانت چارت در دسترس شما خواهد بود.

۲. گزارش توسعه و پیشرفت پروژه

با استفاده از نرم افزار گانت چارت پروژه می‌توانید با برنامه پیش بروید کنید.

۳. مدیریت برنامه

ذی‌نفعان تصویر واضحی از پروژه به دست می‌آورند، می‌توانند هر مرحله را به صورت گرافیکی ببینند و پیشرفت و رویداد‌های مهم را بهتر درک کنند.

۴. شناخت مسائل و گزارش آن‌ها

با توجه به این واقعیت که همه چیز نشان داده شده است، می‌توانید فوراً هر کاری را که قرار بود تا تاریخ مشخصی تکمیل شود اما به تأخیر افتاده است را شناسایی کنید. با استفاده از این اطلاعات، می‌توانید به سرعت مراحل اصلاحی خود را سازماندهی کنید.

برای کار با نرم افزار گانت چارت پروژه باید این مراحل را طی کنید:

• شروه به استفاده از نرم افزار رسم گانت چارت کنید.
• هر فعالیتی که پروژه شما باید انجام دهد را در نظر بگیرید.
• آن‌ها را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم‌بندی کنید.
• در مرحله بعد، تصمیم بگیرید که چه کسی مسئول هر قسمت خواهد بود و به کدام تیم تعلق دارد.
• بین فعالیت‌ها ارتباط ایجاد کنید و تخمین بزنید که پروژه و وظایف آن چقدر طول می‌کشد تا تکمیل شود.

نرم افزار گانت چارت پروژه روابط وظایف را به تصویر می‌کشد و ارتباط کارها را مشخص می‌نماید. شما می‌توانید پس از وارد کردن داده‌های خود در برنامه و ایجاد نمودار گانت، منابع خود را تعیین کنید و اختصاص دهید.

وظایف مورد نیاز برای اتمام پروژه شما(WBS) معمولاً در سمت چپ نمودار ذکر شده است. می‌توانید فواصل زمانی را در بالای نمودار ببینید.

نتیجه‌گیری

زمانبندی پروژه و وظایفی که باید در یک بازه زمانی مشخص انجام شوند در نرم افزار گانت چارت پروژه نشان داده شده است. وظایف پروژه بر روی یک محور عمودی در این نمودار نمایش داده می شود، در حالی که زمان کار بر روی یک محور افقی مشخص است. نمودار‌های گانت توسط مدیران پروژه برای پیگیری انواع بخش‌های پروژه از جمله منابع، وظایف، اعضای تیم و وابستگی‌ها استفاده می‌شود.

دسترسی مدیران به گزارش‌های دقیق و اساسی در این زمینه بسیار مهم است. گزارش‌نویسی و گزارش‌های کنترل پروژه به طور کلی به پیشرفت شغلی شما کمک می‌کند. همانطور که قبلاً گفتیم نرم افزار گانت چارت پروژه یک ابزار مدیریت پروژه است. این مقاله هم به تعریف نمودار گانت و هم نحوه ایجاد آن پرداخته است و شما می‌توانید با دانلود نرم افزار گانت چارت از این برنامه کاربردی بهره ببرید تا وظایف درون یک پروژه را بهتر مدیریت کنید.