تعریف گردش کار Workflow در میزیتو

دقیقا گردش کار (Workflow) چیست؟

در تعریف Workflow می‌توان گفت: Workflow مجموعه‌ای از فعالیت های تکراری است که باید برای تکمیل یک کار انجام شود.

هر شرکت یا سازمانی از گردش کاری استفاده می‌کند. درواقع Workflow همان وظایف روزانه‌ای است که کارکنان شما انجام می‌دهند. با این حال در اکثر موارد، با وجود اینکه تیم شما می‌داند وظایف و مسئولیت های روزانه آن‌ها چیست، گردش کاری در سازمان شما مستند یا تجزیه و تحلیل نشده است.

گردش کار (Workflow) برای تعیین جلسات:

یک گروه پروژه ایجاد کنید، از قسمت بورد پروژه انتخاب لیست بزنید و روزهای هفته را انتخاب کنید. حالا برای هر روز یک ستون مجزا دارید و می توانید در روز مورد نظر وظیفه ای جهت یادآوری جلسه قرار بدید.

برای این منظور: روی "وظیفه جدید" کلیک کنید نام جلسه را بنویسید زمان یادآوری را تنظیم کنید و در توضیحات ساعت و مکان جلسه را درج کنید مثلاً: ساعت 15 به صورت مجازی و مسئول یا مسئولین جلسه را به عنوان انجام دهنده وظیفه انتخاب کنید.

حال شما یک بورد هفتگی و یه تقویم ماهانه برای جلسات دارید به همین راحتی ...!

گردش کار (Workflow) به عنوان پشتیبانی یا خدمات پس از فروش:

در میزیتو این امکان را دارید که برای هر مشتری یا پروژه یک پرونده تشکیل دهید که در کنار ثبت اسناد مکتوب و مالی می توانید خدمات پس از فروش را مدیریت کنید. و نکته جذاب این بخش اینه که می توانید پرونده را به پروژه مرتبط کنید.
ابتدا یک پروژه ایجاد کنید مثلاً با نام "خدمات پس از فروش" و اعضاء تیم فروش و فنی را در آن عضو کنید حال از قسمت بورد می توانید واحد های داخلی سازمان خود را ایجاد کنید به عنوان مثال: بازاریابی، فروش، و...

یکبار این روند را شبیه سازی می کنیم:

مشتری تماس می گیرد و خرابی یا اختلال را اعلام می کند شما این امکان را دارید که در پرونده وظیفه بزنید و دسته بندی آن را، پروژه‌ای که قبلاً ایجاد کردید را انتخاب کنید و در ستون مربوطه مثلاً ستون اول "عیب یابی" قرار دهید.

تمام گزارشاتی که در وظیفه ثبت میشود در پرونده قرار می‌گیرد و شما سابقه پشتیبانی مشتری را مستند خواهید داشت.

گردش کار (Workflow) بین واحد ها:

اگر شرکت تولیدی/بازرگانی هستید یا در شرکت شما فعالیت‌ها بین واحد در گردش هستند یک ساختار روان و مشخص را می توانید در میزیتو تجربه کنید.

ابتدا یک پروژه ایجاد کنید. از قسمت بورد پروژه واحد های مختلف را به ترتیب اولویت ایجاد کنید. (در این حالت مدیر هر بخش می تواند ستون مربوط به خودش را مدیریت کند) حال می‌توانید یک وظیفه در ستون اول ایجاد کنید و مسئول انجام را مدیر آن بخش قرار دهید مدیر بخش مربوطه می‌تواند وظیفه را به یکی از افراد واحد خود ارجاع دهد این امکان را دارید که وظیفه را پس از ثبت گزارش به واحد دیگر انتقال دهید و مسئول انجام آن را تغییر داده و به شخص بعدی ارجاع داده دهید.

نکته جالب اینکه کلیه مراحل طی شده ی وظیفه از طریق سابقه تغییرات وظیفه قابل مشاهده و پیگیری خواهد بود.

گردش کار (Workflow) بین اعضاء:

اگر در شرکت شما وظایف بین افراد سازمان در گردش است می توانید به راحتی این روند را در میزیتو پیاده‌سازی کنید کافیست یک پروژه ایجاد کنید و ستون های بورد را بر اساس "اعضای تیم" قرار بدید.

در این حالت هر فرد در بورد پروژه یک ستون اختصاصی دارد و می تواند پس از ثبت گزارش وظیفه را به نفر بعدی ارجاع دهد.

گردش کار (Workflow) مرخصی پرسنل:

(دریافت مرخصی ساعتی و روزانه)

از قسمت نامه ها در میزیتو می توانید یک روند اداری کامل جهت ثبت مرخصی های ساعتی و روزانه داشته باشید.

برای این منظور ابتدا دو برچسب با نام مرخصی روزانه و مرخصی ساعتی ایجاد فرمایید و به پرسنل اطلاع دهید افرادی که درخواست مرخصی دارند باید نامه ی درخواست را با برچسب مرتبط با آقا یا خانم X ارسال کنند.

در صورت نیاز به تایید مدیران، نامه درخواست قابلیت ارجاع به مدیران بالاتر را دارد.
در قسمت برچسب ها از قسمت فیلتر شما لیست کاملی از مرخصی های داده شده روزانه و ساعتی را خواهید داشت.

در میزیتو ابزار های مختلفی در اختیار شما قرار گرفته است تا بتوانید به ساده‌ترین حالت ممکن بالاترین میزان کارایی و اثر بخشی تیمی را تجربه کنید...

مطلب مرتبط: