گانت چارت آماده؛ از انتخاب قالب تا برنامه‌ریزی پروژه

برنامه‌ریزی زمانی هر پروژه با مشخص شدن فعالیت‌ها، مسئولیت‌ها و ددلاین‌ها شکل می‌گیرد و سروسامان دادن به این اطلاعات، به کمک گانت چارت میسر می‌شود؛ نموداری زمان‌بندی‌شده که ترتیب فعالیت‌ها و روند پیشرفت پروژه را قابل‌مشاهده می‌کند. برای ساده‌تر کردن شروع این فرایند، می‌توانید از قالب‌های آماده گانت چارت استفاده کنید که در آن‌ها ساختار اولیه نمودار از قبل طراحی شده و کافی‌ست متناسب با جزئیات پروژه تغییرش دهید. در مقاله حاضر، انواع گانت چارت آماده، یک نمونه جدول زمان‌بندی پروژه و معیارهای انتخاب قالب را بررسی می‌کنیم.

انواع گانت چارت آماده برای پروژه‌های مختلف

همان‌طور که توضیح دادیم، گانت چارت آماده، قالبی از پیش طراحی‌شده برای نمایش فعالیت‌های پروژه در یک بازه زمانی مشخص است. ساختار کلی این قالب، مواردی چون نام فعالیت‌ها، تاریخ شروع و پایان، مدت‌زمان اجرا و نوارهای زمانی را شامل می‌شود. برای آشنایی کامل‌تر با مفهوم گانت چارت، اجزای آن و کاربردهای نمودار، مقاله گانت چارت چیست را بخوانید.

1. گانت چارت آماده عمومی

قالب عمومی برای پروژه‌هایی مناسب است که مراحل اجرایی آن‌ها ساختار پیچیده یا تخصصی ندارد. این نمونه‌ها ستون‌هایی برای عنوان فعالیت، مسئول، تاریخ شروع، تاریخ پایان و وضعیت دارند. از این قالب می‌توان برای برنامه‌ریزی پروژه‌های داخلی سازمان، فعالیت‌های اداری، برنامه‌های آموزشی و پروژه‌های کوچک استفاده کرد.

2. گانت چارت آماده ساختمانی

پروژه‌های ساختمانی از چند مرحله اجرایی تشکیل می‌شوند که ترتیب انجام آن‌ها اهمیت زیادی دارد. قالب گانت چارت ساختمانی، فعالیت‌هایی مانند آماده‌سازی زمین، اجرای فونداسیون، اسکلت‌سازی، دیوارچینی، تأسیسات و نازک‌کاری را دربرمی‌گیرد.

در چنین قالبی، تعیین بازه زمانی هر مرحله و مشخص کردن وابستگی فعالیت‌ها اهمیت زیادی دارد؛ زیرا تأخیر در یک مرحله ممکن است زمان شروع مراحل بعدی را تغییر دهد.

3. گانت چارت آماده طراحی و توسعه وب‌سایت

پروژه طراحی وب‌سایت شامل فعالیت‌هایی مانند جمع‌آوری نیازمندی‌ها، طراحی رابط کاربری، پیاده‌سازی صفحات، توسعه بخش‌های فنی، تولید محتوا، آزمایش و انتشار است. قالب آماده این پروژه، مراحل اصلی را از ابتدا تا زمان انتشار نمایش می‌دهد. با افزودن مسئول هر فعالیت و زمان تحویل، هماهنگی میان اعضای تیم طراحی، توسعه و محتوا ساده‌تر می‌شود.

4. گانت چارت آماده بازاریابی و تولید محتوا

در پروژه‌های بازاریابی، فعالیت‌هایی مانند تحقیق بازار، تدوین استراتژی، طراحی کمپین، تولید محتوا، انتشار و تحلیل نتایج باید در یک برنامه زمانی مشخص قرار بگیرند. قالب گانت چارت بازاریابی برای زمان‌بندی کمپین‌ها و هماهنگی میان فعالیت‌های مختلف کاربرد دارد. برای مثال، در یک برنامه تولید محتوا می‌توان مراحل انتخاب موضوع، نگارش، ویرایش، طراحی تصویر و انتشار را به‌صورت فعالیت‌های جداگانه ثبت کرد.

5. گانت چارت آماده مدیریت رویداد

برگزاری رویداد شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها مانند انتخاب محل، برنامه‌ریزی بودجه، دعوت از مهمانان، تهیه تجهیزات، تبلیغات و اجرای برنامه است. قالب گانت چارت رویداد کمک می‌کند مهلت انجام هر فعالیت مشخص باشد و اقدامات ضروری پیش از روز برگزاری از قلم نیفتند. 

نمونه جدول گانت چارت آماده

جدول زیر نمونه‌ای ساده از یک گانت چارت برای پروژه طراحی وب‌سایت است. این نمونه برای نمایش ساختار اطلاعات موردنیاز طراحی شده‌است و می‌توان آن را متناسب با پروژه‌های دیگر تغییر داد.

این جدول، صرفا اطلاعات پایه هر فعالیت را مشخص می‌کند. در نسخه نموداری گانت چارت، بازه زمانی فعالیت‌ها به‌صورت نوارهایی روی محور زمان نمایش داده می‌شود تا هم‌پوشانی و ترتیب اجرای آن‌ها به‌ سهولت و سرعت قابل تشخیص باشد.

معیارهای انتخاب گانت چارت آماده مناسب

تنوع قالب‌های آماده، همان‌قدر که دست را برای انتخاب باز می‌گذارد، می‌تواند سردرگم‌کننده باشد. چک‌لیست زیر کمک می‌کند براساس معیارهای کاربردی، گانت چارت مناسب را انتخاب کنید. 

• تناسب قالب با نوع پروژه

انتخاب نمونه‌ای که با ساختار واقعی پروژه هم‌خوانی داشته‌باشد، نیاز به تغییرات گسترده را کاهش می‌دهد.

• امکان ویرایش اطلاعات

قالب باید اجازه دهد عنوان وظایف، تاریخ‌ها، مسئولان و مراحل پروژه به‌سادگی تغییر کنند. فایل‌های تصویری و PDF برای مدیریت پروژه به‌صورت مستمر گزینه مطلوبی نیستند.

• نمایش بازه زمانی فعالیت‌ها

قالب گانت، باید دارای قابلیت مشاهده زمان اجرای فعالیت‌ها باشد و فهرست وظایف و تاریخ‌ها محدود نشود.

• پشتیبانی از وابستگی وظایف

در پروژه‌های چندمرحله‌ای، بعضی از فعالیت‌ها تا زمان تکمیل کارهای قبلی قابل شروع نیستند. اگر پروژه‌تان چنین ساختاری دارد، قالب انتخابی باید امکان نمایش ارتباط و وابستگی میان وظایف داشته‌باشد.

• قابلیت پی‌گیری پیشرفت

در اکثر پروژه‌ها، دانستن تاریخ شروع و پایان کافی نیست. قالب مناسب‌ باید امکان ثبت وضعیت یا درصد تکمیل وظایف را فراهم کند.

تفاوت گانت چارت اکسل با نرم‌افزار آنلاین

یکی از روش‌های رایج استفاده از قالب آماده گانت چارت، دانلود فایل اکسل و وارد کردن اطلاعات پروژه در آن است. این روش برای پروژه‌های کوچک به‌کار می‌آید اما در پروژه‌های پیچیده‌ چندان کارآمد نیست. تفاوت میان فایل اکسل و نرم‌افزار آنلاین را در جدول زیر ببینید.

مدیریت گانت چارت پروژه با میزیتو

پروژه‌ای که برایش به گانت چارت احساس نیاز کرده‌اید، از چه نوعی‌ست؟ اگر پروژه‌ای ساده و شخصی دارید، با یک جدول زمان‌بندی کارتان راه می‌افتد اما اگر با تیمی متشکل از چند نفر، وظایف متعدد و مراحل گوناگون سروکار دارید، فقط ابزاری حرفه‌ای ازعهده کار برخواهدآمد.

در میزیتو، گانت چارت در بستر مدیریت پروژه قرار دارد و امکان نمایش زمان‌بندی فعالیت‌ها و مراحل اجرایی را فراهم می‌کند. در این برنامه، فعالیت‌ها را می‌توان در فازهای مختلف سازمان‌دهی و بازه زمانی، وابستگی و وضعیت اجرای آن‌ها را مشاهده کرد. قابلیت‌های گانت چارت در میزیتو به قرار زیر است:

• تقسیم پروژه به فازهای مختلف و سازمان‌دهی وظایف در هر فاز
• نمایش بازه زمانی وظایف و مراحل پروژه
• تعریف وابستگی میان وظایف
• مشاهده وضعیت فعالیت‌های انجام‌شده، درحال انجام و دارای تأخیر
• بررسی درصد پیشرفت وظایف
• دریافت اعلان برای ادامه وظایف وابسته پس از تکمیل فعالیت قبلی

برای آشنایی با نحوه فعال‌سازی و کار با این قابلیت، راهنمای گانت چارت در میزیتو را ببینید.