ابزار مدیریت پروژه | این نرم‌افزارها چه قابلیت‌‌هایی را در اختیار تیم قرار می‌دهند؟

مدیریت پروژه با ظهور فناوری‌های مدرن متحول شده است
مدیریت پروژه سنتی یادآور تخته‌های فیزیکی با ده‌ها برچسب کاغذی، سررسیدها، لیست‌های ایمیل درهم و برهم و در بهترین حالت، صفحات گسترده اکسل است. اما به لطف نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، این پروسه به‌کلی دگرگون شده است. امروزه تیم‌ها می‌توانند از این ابزارها برای افزایش بهره‌وری، بهبود کار تیمی و صرفه‌جویی در زمان و منابع استفاده کنند. در این مطلب با ابزار مدیریت پروژه و کاربردها و قابلیت‌های آن آشنا می‌شویم.
 

ابزار مدیریت پروژه چیست؟
منظور از ابزار مدیریت پروژه نرم‌افزار یا پلتفرمی است که امکانات مختلفی را برای ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندها در مدیریت پروژه در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهد. این امکانات ممکن است از انواع تقویم‌های پروژه، ابزارهای مدیریت ایمیل، ابزارهای چت داخلی، تابلوهای کانبان، گانت چارت و ... باشند.

ابزارهای مدیریت پروژه برای چه کسانی مناسب هستند؟
در هر نوع از کسب‌وکار و با هر مقیاسی که شما بتوانید سفارش یک مشتری یا تغییر یک فرآیند یا ... را در قالب یک پروژه تعریف کنید، نرم افزار مدیریت پروژه به شما در انجام و مدیریت کارها به بهترین روش کمک می‌کند. برخی از کارهایی را که می‌توان در قالب پروژه تعریف کرد و نرم‌افزارها را برای مدیریت آن‌ها به کار برد با هم مرور می‌کنیم:

• طراحی یک محصول جدید در صنعت پلاستیک
• ایجاد تغییرات روی محصول در صنعت ریخته‌گری
• توسعه برنامه‌های آموزشی در موسسات آموزشی
• طراحی و توسعه انواع نرم‌افزار
• زیباسازی محیط یک کسب‌وکار
• راه‌اندازی یک شعبه از کسب‌وکار
• تمامی انواع پروژه‌های ساخت‌وساز و پروژه‌های عمرانی
• سفارش‌ها برای فریلنسرها

 
چرا از ابزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنیم؟
تمامی وظائف تعیین شده برای افراد در طول چرخه عمر پروژه و همچنین تغییرات و شرایط منابع و محدودیت‌ها را با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می‌توان مدیریت و بررسی کرد. این ابزارها به ویژه در زمانی که پروژه دارای مراحل مختلف، تسک‌های فراوان و پیچیدگی‌های خاص باشد، ابزارهای نجات‌بخش هستند و خطاهای فردی را نیز کاهش می‌دهند.

با استفاده از آن‌ها تمامی اعضای تیم به خوبی می‌دانند تا این لحظه چه کارهایی انجام شده‌اند، چه کارهایی باید انجام شوند، چقدر زمان برای انجام هر کار تعیین شده است و... . بنابراین همگی همسو با اهداف پروژه در حال انجام وظائف خود خواهند بود.

مزایای استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه
در بسیاری از صنایع و کسب‌وکارها، چندین بخش یا دپارتمان در انجام یک پروژه دخیل هستند. بنابراین ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کنند که تیم‌های کاری دور از هم را از طریق یک ابزار مدیریت کرده و بر کار آن‌ها نظارت داشته باشید تا محصول یا خروجی پروژه دقیقا در زمان مورد نظر کامل و ارائه شود. در ادامه برخی از دیگر مزایای این ابزارها را با هم مرور می‌کنیم:

• از این ابزارها می‌توانید برای تخصیص کارها و ارائه شرح وظائف استفاده کنید.
• تمامی اطلاعات پروژه از تحقیقات اولیه به بعد در یک پایگاه داده متمرکز گردآوری می‌شوند.
• اعضای تیم از طریق این ابزارها به داده‌های بلادرنگ و آخرین تغییرات دسترسی خواهند داشت.
• این ابزارها دارای قابلیت ایجاد گزارش‌ها بر اساس آخرین اطلاعات پروژه و کارها هستند.
• نرم افزار مدیریت پروژه زمان صرف شده برای انجام هر وظیفه را ثبت می‌کند.
• شما می‌توانید وابستگی میان کارها را نیز در این ابزار اعمال کنید.
• این ابزارها دارای قابلیت‌های مختلفی برای ایجاد نمایی بصری از پروژه هستند.
• ردیابی زمانی در این ابزارها به ایجاد گزارش‌های جامع کمک می‌کند.
• گزارش‌های ایجاد شده در این ابزارها بهترین منابع برای تصمیم‌گیری‎‌های مدیریتی هستند.
• امکان مقایسه حجم کاری با میزان پیشرفت اعضای تیم وجود دارد.
• می‌توانید در زمان لازم، منابع را برای انجام کارها در زمان کوتاه‌تر افزایش دهید.
• امکان اولویت‌بندی تسک‌ها در این ابزارها وجود دارد.
• می‌توانید از یک پلتفرم واحد برای ارتباطات و افزایش تعامل استفاده کنید.

قابلیت‌های کاربردی در ابزارهای مدیریت پروژه
پلتفرم‌های برتر مدیریت پروژه ابزارهایی همه‌کاره با قابلیت‌های کاربردی فراوان هستند. این ابزارها امکانات متعددی را در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهند. البته شما باید پیش از انتخاب نرم‌افزار مورد نظر، ابتدا نیازهای کسب‌وکار خود را تعیین کنید تا ابزاری متناسب با همان نیازها را تهیه کنید.

در ادامه با برخی از قابلیت‌های کاربردی این نرم‌افزارها آشنا می‌شویم:
•    الگوهای برنامه‌ریزی پروژه: این الگوها قالب‌هایی آماده هستند اما از قابلیت انعطاف‌پذیری برای شرایط پروژه‌های مختلف برخوردار می‌باشند
•    نمودار گانت: گانت چارت یکی از قدیمی‌ترین و کاربردی‌ترین ابزارها را برای ایجاد نمایی بصری از کارها در پروژه است
•    تابلوهای کانبان: این تابلوها در روش مدیریت پروژه چابک و متدولوژی کانبان کاربرد دارند. در ابزار مدیریت پروژه می‌توانید مشابه همان تابلوهای فیزیکی کانبان را به‌طور دیجیتالی ایجاد کنید
•    ابزارهای همکاری: این ابزارها شامل امکاناتی برای تعامل همزمان اعضای تیم و اعضای دورکار پروژه هستند. ابزارهای چت داخلی با قابلیت به اشتراک گذاری فایل‌ها و ... از جمله این موارد هستند
•    ویژگی‌های اتوماسیون: این ویژگی‌ها می‌توانند از انواع هشدارهای زمان‌بندی شده، قابلیت‌های ارسال ایمیل خودکار، پیگیری‌های مشتری و ایجاد گزارش‌های خودکار باشند
 
میزیتو؛ یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی با امکانات متنوع
میزیتو یک میز کار کامل برای تمامی کسب‌وکارها است. از این پلتفرم می‌توان به‌عنوان یک نرم‌افزار مدیریت پروژه با امکان مدیریت تسک‌ها و تسهیل کار گروهی استفاده کرد. همچنین این پلتفرم، انتخابی عالی برای کسب‌وکارهایی است که دارای کارمندان دورکار هستند.

از امکانات این پلتفرم می‌توان به امکان ایجاد لیست وظائف پروژه، استفاده از ابزار گانت چارت، مدیریت پروژه با متدولوژی‌های اسکرام و کانبان و ... اشاره کرد. برای استفاده از مزایای این پلتفرم بی‌نظیر کافی است در سایت مجموعه ما ثبت نام کنید.

سوالات متداول
آیا ابزار مدیریت پروژه دارای نرم‌افزار موبایل است؟
در حالی که این یک ویژگی مشترک نیست اما پلتفرم‌های برتر مدیریت پروژه دارای اپلیکیشن موبایل نیز می‌باشند. برخورداری از این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا در هر زمانی و از هر مکانی به آخرین اطلاعات و به‌روزرسانی‌های پروژه دسترسی داشته باشید.
آیا ابزار مدیریت پروژه دارای امکان یکپارچه‌سازی است؟
امکان یکپارچه‌سازی یکی از ویژگی‌های بهترین ابزارهای مدیریت پروژه است و باعث می‌شود که شما از ایجاد پایگاه‌های داده جزیره‌ای در سازمان خلاص شوید. برای مثال ممکن است بتوانید آن را با نرم‌افزار حسابداری سازمان خود یکپارچه‌سازی کنید.