مدیریت وظایف چیست + نرم‌افزارهای کاربردی در این متد مدیریت پروژه

مدیریت وظایف؛ بخشی بسیار مهم از مدیریت پروژه
شما برای انجام بهتر وظایف روزانه چه کارهایی انجام می‌دهید؟ چگونه اطمینان پیدا می‌کنید که همه کارها در زمان مورد نظر انجام می‌شوند و هیچ کاری فراموش نمی‌شود؟ برای مثال ممکن است یک فهرست وظایف ایجاد کنید. ایجاد این فهرست یکی از راهکارهای مدیریت وظایف شخصی است. مشابه همین روند به شکلی پیچیده‌تر و دقیق‌تر برای مدیریت وظایف در یک پروژه به کار می‌رود که خود یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در متدهای مختلف مدیریت پروژه است.
 

مدیریت وظایف چیست؟
هر پروژه دارای چندین فاکتور از جمله مراحل، منابع و محدودیت‌های پروژه است. اما یکی از فاکتورهای اساسی در پروژه‌ها، وظائف هستند. مدیران پروژه برای تضمین موفقیت و ایجاد بهترین خروجی باید دانند هر پروژه از چه وظائفی تشکیل شده است؛ این وظائف توسط چه کسانی باید انجام شوند و هر وظیفه باید در چه مدت زمانی انجام شود. تمامی این موارد از جمله بخش‌های مدیریت وظایف هستند. به‌عبارت دیگر مدیریت وظایف شامل مواردی مانند سازماندهی گردش کار در پروژه، شناسایی تسک‌ها، تعریف دقیق آن‌ها و ایجاد برنامه زمان‌بندی برای آن‌ها و ... است.

چرخه حیات وظیفه چیست؟
درست مانند خود پروژه، تسک‌ها نیز دارای یک چرخه عمر هستند. ابتدا در مقطع برنامه‌ریزی، تسک‌های لازم تعیین و حتی تعریف می‌شوند. سپس زمانی برای شروع کار مورد نظر در نظر گرفته می‌شود. بنابراین نقطه شروع چرخه حیات وظیفه همان زمانی است که کار را شروع می‌کنیم. در ادامه میزان پیشرفته کار به نسبت مدت زمانی که برای آن در نظر گرفته شده است بررسی می‌شود. در پایان کار مورد نظر انجام می‌شود و نتیجه آن نیز مورد تایید قرار می‌گیرد. بنابراین می‌توان آن را در بخش کارهای انجام شده (برای مثال روی تابلوهای کانبان) قرار بدهیم.

مدیریت وظایف چه مزایایی دارد؟
پروژه‌ها همیشه دارای ساختار ساده نیستند. برای مثال در برخی از پروژه نوعی ارتباط وابستگی بین کارها وجود دارد. این یعنی در صورتی‌که یک وظیفه در زمان مقرر تمام نشود، وظائف دیگر به تعویق می‌افتند. از سوی دیگر گاهی چندین پروژه به‌طور همزمان در حال اجرا هستند. در این موارد نظارت و مدیریت بر وظائف اهمیت بالایی دارد.
 
اگر بتوانید مدیریت وظایف را به شکلی دقیق انجام دهید این مزایا را برای شما خواهد داشت:

• سازماندهی کار در یک پروژه گردش بهینه کار و افزایش بهره‌وری می‌شود.
• اعضای تیم به‌درستی می‌دانند چه زمانی باید کدام وظیفه را انجام دهند.
• اعضای تیم می‌دانند چه کدام کارها دارای اولویت هستند.
• مهلت اتمام تمامی کارها مشخص است.
• با بررسی پیشرفت کارها می‌توان برای موارد مانند اختصاص منابع بیشتر تصمیم‌گیری کرد.
• امکان بررسی سرعت و کیفیت کار اعضای تیم وجود خواهد داشت.
• امکان استفاده از افراد دیگر برای همکاری روی یک تسک و انجام سریع‌تر آن وجود دارد.

نرم‌افزار مدیریت وظایف چیست؟
در روش سنتی مدیریت وظایف ممکن است شما ساعت‌های بسیاری در چرخه حیات یک پروژه به جلسات کاری برای هماهنگی اعضای تیم، پیگیری پیشرفت کارها و ارائه اطلاعات در مورد اولویت‌های کاری جدید اختصاص بدهید. اما یک روش کاربردی دیگر نیز وجود دارد و آن استفاده از پلتفرم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت وظایف است.
نرم‌افزار مدیریت وظایف روزانه سیستمی است که از آن می‌توان برای مدیریت کارهای شخصی و کار اعضای تیم در پروژه‌ها استفاده کرد. البته باید توجه داشته باشید که پلتفرم‌های جامع مدیریت پروژه از جمله پلتفرم میزیتو دارای این ابزار داخلی هستند. با این حال نرم‌افزارهای اختصاصی و سبک‌تر نیز برای این منظور وجود دارند. با استفاده از این ابزارها می‌توان وظائف و زمان شروع و پایان آن‌ها و وابستگی میان آن‌ها را نیز تعیین کرد. از سوی دیگر تمامی همکاران شما دارای دسترسی به پنل شخصی هستند و حتی از تغییرات لحظه‌ای از سوی مدیریت یا دیگر اعضا باخبر می‌شوند.
 

نرم‌افزارهای مدیریت وظیفه دارای چه ویژگی‌هایی هستند؟
نرم‌افزارهای مدیریت تسک بر اساس طراحی خود دارای ویژگی‌ها و ابزارهای داخلی مختلف هستند. برخی از این ابزارها نمایشی بصری از تمامی کارها ایجاد می‌کنند، برخی دیگر قابلیت‌های کار گروهی را ارائه می‌دهند و برخی دیگر نیز باعث خودکارسازی کارهای مدیریتی می‌شوند.

در ادامه برخی از قابلیت‌های سیستم مدیریت وظایف را با هم مرور می‌کنیم:

• قابلیت‌های برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی در سیستم مدیریت تسک شامل تعیین کارها و زمان‌بندی آن‌ها می‌شود. معمولا این قابلیت در شکل لیست‌های وظایف در دسترس است.
• قابلیت‌های همکاری: کار تیمی بدون استفاده از نرم‌افزارها عموما دشوار است. این کار وقتی دشوارتر می‌شود که برخی از همکاران شما کار را به شکل دورکاری ارائه می‌دهند. بنابراین این سیستم‌ها دارای گزینه‌های چت داخلی و قابلیت کار همزمان روی پروژه هستند.
• قابلیت‌های اتوماسیون: ابزارهای خودکارسازی باعث کاهش زمان صرف شده برای کارهای مختلف می‌شوند. این قابلیت‌ها انواع مختلفی دارند که از جمله آن‌ها می‌توان به هشدارهای خودکار زمان‌بندی‌شده، خودکارسازی ایمیل‌ها و اتوماسیون گزارش‌ها اشاره کرد.
• قابلیت‌های بصری: ایجاد یک نمای کلی بصری از تمامی کارها یکی از قابلیت‌های سیستم مدیریت تسک است که به روش‌های مختلفی و متناسب با متد مدیریت پروژه در دسترس قرار می‌گیرد. ابزار گانت چارت و تابلوهای کانبان از جمله ابزارهای رایج در این زمینه هستند.
• قابلیت ردیابی زمانی: یکی از نیازهای مدیران پروژه و اعضای تیم‌های کاری، تعیین زمانی است که برای هر کار انجام شده است. برای این منظور سیستم مدیریت وظایف باید دارای ابزارهای مبتنی‌بر زمان مانند جداول زمانی باشد. امکان ثبت داده‌های زمانی از سوی خود اعضای تیم در این نرم‌افزارها نیز وجود دارد. این قابلیت از نظرات دیگری هم دارای اهمیت است. زیرا گزارش‌های پیشرفت کار، حسابرسی حقوق و دستمزد و همچنین ثبت تجارب پروژه برای بهبود فرآیند در پروژه‌های بعدی به این قابلیت بستگی دارد.

 
میزیتو؛ پلتفرمی برای تسهیل مدیریت وظائف شخصی و سازمانی
میزیتو یکی از برترین پلتفرم‌های مدیریت پروژه و ابزارهای کاربردی برای ایجاد دورکاری است. این پلتفرم در کنار خدمات پشتیبانی حرفه‌ای دارای ابزارهای داخلی و قابلیت‌های فراوانی است که از آن‌ها می‌توان برای مدیریت وظائف استفاده کرد. برای مثال شما می‌توانید با ایجاد بورد پروژه یک نمای بصری حرفه‌ای از وظائف ایجاد کنید. این بورد به شما نشان می‌دهد که تمامی اعضای تیم در زمان واقعی مشغول انجام چه کارهایی هستند و میزان پیشرفت کارها چگونه بوده است. از دیگر ابزارها و امکانات این پروژه می‌توان از ابزار گانت چارت، چت داخلی، ایجاد گزارش‌ها و ... نام برد.