۴ تکنیک مدیریت پروژه برای تقویت همکاری تیمی

شاید در اصل، رهبری به معنای ایجاد تیم‌های قدرتمند باشد. از آنجاییکه رهبران به ندرت امور اجرایی را به دست می‌گیرند، به همین خاطر موفقیت نهایی سازمان به قدرت (یا ضعف) تیم‌های دست‌پرورده‌ی رهبران بستگی دارد.

علی‌الخصوص مدیران پروژه کاملاً از این قضیه باخبرند و از اینرو با تکیه بر مجموعه‌ای از فنون و استراتژی‌ها، آگاهانه به پرورش تیم‌هایی می‌پردازند که علاوه بر دقت در عملکرد، دارای فرهنگ تیمی سالم و حمایتی نیز هستند. در واقع، مدیران پروژه می‌دانند که برای ایجاد یک فضای تیمی قویاً سازنده و مستعد پیشرفت، به چیزی بیشتر از ناهارهای تیمی گاه به گاه یا ایمیل‌های الهام‌بخش از طرف معاونت نیاز است.

در حالیکه باید اذعان داشت هیچ فرمول واحدی برای موفقیت وجود ندارد، با اینحال مدیران پروژه معمولاً برای پرورش تیمی رویایی و دارای عملکرد عالی، بر یک سری فنون خاص تکیه دارند. بنابراین در ادامه چهار تکنیک مورد علاقه‌ی مدیران پروژه برتر را در رابطه با مدیریت پروژه معرفی می‌کنیم که تقریباً هر رهبری می‌تواند برای ایجاد تیم‌های کارآمد و برخوردار از حس همکاری بالا از آنها استفاده کند.

۱- برگزاری جلسات دقیق شروع پروژه با اعضای تیم پروژه و ذینفع/مشتری پروژه
اغلب اوقات رهبران، بدون حضور مقامات رسمی در «جلسات شروع پروژه»، صرفاً با ارسال ایمیل (یا ارسال پیام در اپلیکیشن مدیریت پروژه) پروژه‌ی نسبتاً پیچیده‌ای را آغاز می‌کنند. با اینکه جلسه‌ی شروع پروژه به نظر تشریفاتی می‌آید، اما درحقیقت فرصتی حیاتی برای گردهم‌آیی طرفین پروژه جهت شفاف‌سازی عوامل کلیدی (مانند اهداف، وسعت، هزینه/زمان/انتظارات کیفی) و بحث در مورد خطرات بالقوه‌ی پروژه است.

همچنین این جلسه فرصتی ارزشمند برای پیش‌شفاف‌سازی مفروضات افراد دخیل در پروژه است. همیشه هر یک از ذینفعان، مفروضات خاص خود را دارند و به ندرت همه‌ی آنها کاملاً هم‌راستا هستند. جلسه شروع پروژه از بسیاری جهات فرصتی است برای رهبران تا قبل از شروع کار، اطمینان حاصل کنند که همه‌ی افراد با هم اتفاق نظر دارند.

۲- روابط سازنده تیمی
رهبران آنقدر در خود پروژه غرق می‌شوند که فراموش می‌کنند از بسیاری جهات این روابط سازنده تیمی هستند که پیشرفت امور را ممکن می‌کنند. وقتی یک نفر از تیم در پردازش یک سفارش دچار اشتباه می‌شود، چه کسی را می‌شناسد که کنار میز کارش بیاید و در حل مشکلش به او کمک کند؟ یا وقتی در خلال یک جلسه‌ی مجازی تیمی، یک وظیقه جدید را می‌پذیرد، و در عین حال واقعاً نمی‌داند که خواسته‌ی مدیرش چیست، آیا دوست مورد اعتمادی دارد که با او مشورت کند؟

وقتی ایمیلی دریافت می‌کند که کمی مختصر و بریده به نظر می‌آید، آیا برداشت بدی در این مورد کرده و عصبانی می‌شود و یا آن را سوءتفاهمی بی‌ضرر تلقی کرده و از همکارش می‌خواهد تا حین صرف قهوه درباره‌اش با هم صحبت کنند؟

در امور روزمره‌ی ما، حضور یا فقدان روابط می‌تواند از بسیاری جهات — نه فقط در پیشرفت امور، بلکه بطور گسترده‌تر در روحیه‌ی تیمی — تغییرات بزرگی ایجاد کند. مدیران برای اجرای موفقیت‌آمیز پروژه زمان مشخصی در اختیار دارند، بنابراین می‌دانند که به ناچار نمی‌توانند منتظر شکل‌گیری طبیعی روابط باشند؛ از اینرو در همان ابتدای کار بر روی ایجاد روابط تمرکز می‌کنند.

آنها برقراری رابطه‌ی دوستی بدون احساس و از روی عادت را به اعضای تیم تحمیل نمی‌کنند، بلکه در عوض فضایی را برای آنها فراهم می‌آورند تا در آن نقاط مشترک ارتباطی و شباهت‌ها کشف شوند، چنددستگی‌ها از بین بروند و پیوندهای تیمی ترویج پیدا کنند. آنها برای ایجاد هرچه زودتر روابط مذکور معمولاً از فنون ساده‌ای مانند تغییر محل نشستن افراد در مراسم، درخواست از افراد برای در میان گذاشتن حقایق ناگفته‌ی خود در طول جلسات معارفه استفاده می‌کنند.

۳- شناسایی حالات ترجیحی ارتباطی هر یک از اعضای تیم
تقریباً تمامی افراد حالت ارتباطی ترجیحی خودشان را دارند. ممکن است کسانی را بشناسید که شاید ایمیل صوتی را نادیده می‌گیرند، اما سریعاً به ایمیل معمولی پاسخ می‌دهند یا ایمیل معمولی را با تاخیر جواب می‌دهند، اما اگر کنار میزشان بایستید (یا پیامی در فضای مجازی برایشان ارسال کنید)، با روی خوش با شما گپ خواهند زد.

کلید کار پیدا کردن روش ترجیحی هر فرد است. اکثر رهبران ممکن است اهمیت این کار را به لحاظ منطقی درک کنند یا در عمل اقدام خاصی انجام ندهند، اما مدیران پروژه اغلب اوقات این قبیل اطلاعات را از اعضای تیم بیرون می‌کشند تا در ابتدای کار تیم را برای داشتن مشارکت قوی با یکدیگر چیدمان کنند.

یکی از فنون عالی برای دستیابی به این هدف، روش فعالیت‌های ارتباطی چهار دیوار (4-Walls Communication Activity) است که در آن، از اعضای تیم درخواست می‌شود تا به سمت دیوار برچسب‌گذاری‌شده‌ای بروند که نشانگر حالت ترجیحی آنهاست: رو-در-رو، تلفنی/تماس تصویری، ایمیل یا پیام متنی از طریق تلفن همراه/ پیام متنی از طریق اینترنت و نتیجه‌ی کار را با کل تیم در میان می‌گذارند.

در اقدامی مشابه، به صورت مجازی از هر فرد خواسته می‌شود تا حالت ترجیحی خودش را در چت بنویسد، سپس اعضای تیم را در روم‌های مجزا (تعریف شده براساس حالت ترجیحی) از هم جدا کرده و به آنها اجازه می‌دهند تا پس از گفتگوی گروهی در مورد حالت‌شان، حالت ترجیحی خود را با کل تیم در میان بگذارند.

۴- وضع قوانین پایه برای تیم
مدیران کارآمد برای بهبود انسجام و مشارکت تیمی، میان‌بری بلدند که در آن پیش از شروع کار، قوانین پایه‌ای وضع می‌شوند که توسط خود اعضای تیم برای تیم نوشته شده‌اند.

مثلاً هنگامی که اعضای تیم در خارج از دفتر کار هستند، در صورت درخواست پشتیبانی رسمی، میزان اطلاع‌رسانی قبلی اعضا به یکدیگر در چه حد باید باشد؟

جلسات را چقدر زودتر یا دیرتر می‌توان برنامه‌ریزی کرد؟

آیا ترجیح تیم جلسات کوتاه پی‌درپی است یا جلسات طولانی با توالی کمتر؟

در تماس‌های تصویری، آیا از شرکت‌کنندگان انتظار می‌رود که دوربین‌شان روشن باشد (و آیا اگر روشن نباشد کار ناپسندی است)؟

زمان پاسخگویی مد نظر برای ایمیل‌های حاوی درخواست چقدر است؟

اینها مسائل کوچکی هستند که اگر اعضای تیم از قبل برای بحث در مورد آنها دور هم جمع نشوند، ممکن است خیلی سریع به مشکلات بزرگی تبدیل شوند. همچنین وضع قوانین پایه می‌تواند برای اعضای تیم فرصتی استثنایی فراهم کند تا در مورد ارزش‌های خودشان صحبت کنند و آگاهانه به ایجاد فرهنگ تیمی مورد نظرشان بپردازند. اگر فرآیند وضع قوانین پایه به خوبی پیش برود، می‌تواند تجربه‌ی تاثیرگذاری باشد که حس توانمندی و یگانگی تیمی به وجود می‌آورد.
با اینکه رهبران معمولاً می‌دانند که برای ایجاد یک تیم واقعاً مشارکتی عناصری کلیدی لازم است، با اینحال بسیاری از آنها خود را با این تصور فریب می‌دهند که اینگونه فضای مشارکتی بدون زحمت در طول زمان و خودبه‌خود ایجاد می‌شود. مدیران پروژه در مواجهه با رویدادهای مهم و محصولات تحویلی حساس به زمان پروژه، باید سریعاً در جهت ایجاد فضای مشارکتی اقدام کنند. خبر خوب این است که این اسرار مدیریتی صرفاً منحصر به مدیران پروژه نیستند. بلکه شما نیز می‌توانید از همین امروز آنها را بکار ببندید.