تغییرات کوچک در برگزاری جلسات: قدمی مؤثر در توسعه مهارت‌های مدیریتی

 دنیا مملو از توصیه‌های عجیب و دوره‌های گران قیمت است که تلاش دارند شما را برای تبدیل شدن به یک رهبر برتر راهنمایی کنند. از آنجایی که ما عادت کرده‌ایم ساعت‌های زیادی را برای مطالعه کتاب‌های توسعه مهارت‌های مدیریتی و یا دریافت گواهی‌های معتبر صرف کنیم، به راحتی فرصت‌های کوچک و موثر مثل تعامل با کارکنان شرکت را از دست می‌دهیم و حتی برای دریافت گواهی موسسه‌ای خاص شاید عادت‌های ارتباطی خودمان را محدود کنیم و از شیوه‌هایی که می‌توانند تعامل ما با کارکنان شرکتمان را عمیق‌تر کنند، غافل هستیم. 

یکی از گزینه‌های مورد علاقه ما که در همه زمان‌ها قابل دسترسی است، توجه به عادت‌های کوچک روزانه و برنامه‌ریزی‌های مناسب در تقویم است. این کار قدرتمند، بسیار ساده خواهد بود. اما از آنجایی که عملی کردن آن برای بسیاری از افراد سخت است، در این فرصت ۳ فاکتور متفاوت را از جمله «موانع»، «تفکر و تعامل عمیق» و «دیدار برای به‌روزرسانی اطلاعات» را برایتان تشریح می‌کنیم تا تعامل بهتری در محیط کار داشته باشید. 

مدیر نباید زمان برگزاری جلسات را اجباری کند

این یک تصور اشتباه رایج است که مدیریت یک مجموعه از کارکنان باید با جمع آوری دوره‌ای آنها در اتاق‌های جلسات و یا کنفرانس انجام شود. همان‌طور که می‌دانید اغلب این جلسات در زمان‌هایی تشکیل می‌شوند که مدیر شرکت زمان مناسبی داشته باشد. این رویکرد نادرست است؛ زیرا مدیران باید با کارکنان خود ملاقات کنند تا فعالیت‌های مجموع به خوبی پیش بروند نه اینکه در روند کاری مشکل ایجاد کنند.

در واقعیت، متوجه می‌شوید مادامی که ملاقات با مدیر شرکت برای کارمندان امری دیکته‌شده و اجباری باشد، مسیر پیشرفت آنها نیز از تعادل خارج می‌شود. برای بسیاری از پرسنل، مواجه شدن با درخواست ملاقات از طرف رئیس با عناوین مبهم مانند «بیایید بحث کنیم» یا «قرار است اطلاعات به‌روزرسانی شوند» استرس زیادی را به همراه دارد.

به طور کلی، برای توسعه مهارت‌های مدیریتی خودتان باید در نظر داشته باشید که تیم‌های با عملکرد بالا به میزان زیادی از مالکیت فکری و استقلال حسی سود می‌برند. اما زمانی که مدیر سرعت کار و پیشرفت پروژه را از طریق جلسات کنترل می‌کند، هر دو کاهش پیدا می‌کنند. به همین دلیل است که اجازه دادن به کارمندان برای مدیریت مستقل نحوه و زمان ملاقات با مدیر شرکت، باعث ایجاد تعامل مثبت و سطوح رضایت در مدل‌های تعامل ترکیبی و حضوری می‌شود.

سه وجه اصلی هر جلسه برای ارتقا ارتباطات و توسعه مهارت‌های مدیریتی  

برخی از افراد باور دارند که برگزاری جلسات موثر بسیار دشوار است و با وجود تمام ابزارهای مدیریتی موجود، معمولا در برگزاری جلسات بیشترین اشتباهات رخ می‌دهد و این امر در دراز مدت به ضرر کل سازمان تمام می‌شود. توجه داشته باشید که برگزاری جلسات فقط زمانی توجیه دارد که انجام این کار بر سایر ابزارهای هماهنگی برتری داشته باشد. با استفاده از سه موضوع مهم می‌توان به ارتباط‌های رو در رو ارزش بیشتری داد که عبارتند از: «موانع»، «تفکر و تعامل عمیق» و «دیدار برای به‌روزرسانی اطلاعات».

این موارد باید سه وجه اصلی جلساتی باشند که با کارمندان برگزار می‌شود تا به آنها در مسیر برقراری ارتباط با شما کمک کند. وجه مشترک بین این سه موضوع، ارائه ارزش افزوده‌ی عالی به‌شمار می‌رود که حضور مدیر و امکان اخذ تصمیمات اجرایی برای هر پروژه را به ارمغان می‌آورد.

رفع موانع برای توسعه مهارت‌های مدیریتی  

در مورد موانع، باید تمرکز شما بر روی کارهایی باشد که توان انجام آن را دارید تا روند فعالیت کارمندانتان را آسان‌تر کنید. آیا سیاستی وجود دارد که مانع از این راحتی شود یا اینکه تیم در مورد اینکه چه کاری باید انجام دهد، با شما ارتباط شفافی ندارد؟ همچنین برای توسعه مهارت‌های مدیریتی از خودتان بپرسید که آیا بودجه شرکت به بازنگری نیاز دارد یا به صرف زمان کافی برای خرید تجهیزات بیشتر با مدیرعامل نیاز دارید؟ در هر صورت، باید با این دید که کارمندان در زمان مواجهه با موانع، شما را مطلع می‌کنند و ارتباطی صمیمی با مدیر خود دارند، پیش بروید. 

تفکر و تعامل عمیق

تفکر عمیق هم مقوله‌ی دیگری است که در آن حضور رهبری و قدرت تصمیم‌گیری اجرایی شما، پتانسیل واقعی خود را نشان می‌دهد. برخی مدیران هنگام اجرای پروژه‌های پیچیده، کارکنان را با سؤالات و معضلات دشواری مواجه می‌کنند که شاید در لحظه کارکنان پاسخ درستی نداشته باشند. اطمینان از اینکه کارکنان در زمان ملاقات مفید با مدیر برای تفکر بهتر و یا تعامل مؤثرتر احساس راحتی می‌کنند، اهمیت بالایی دارد. زیرا این شرایط باعث می‌شود که پروژه‌ها با سرعت مطلوبی پیش بروند، حتی زمانی که تیم در ابتدای راه با انبوهی از فعالیت‌های پیچیده مواجه باشد.

دیدار برای به‌روزرسانی اطلاعات

در نهایت، یک رهبر، باید بخش قابل توجهی از زمان خود را نیز به معاشرت و مربیگری اختصاص دهد. به‌طور کلی جلساتی که با تلاش برای به‌روزرسانی اطلاعات برگزار می‌شوند، به بهبود روابط شخصی کارمندان با مدیر کمک می‌کنند. سیاست‌های درهای باز و برقراری ارتباط صمیمی، اغلب نیاز به سیاست‌های غلط و تنش‌زا را کاهش می‌دهند؛ بنابراین انتظار می‌رود که یک رهبر نمونه، از تاثیر مهارت‌های نرم در روابط آگاه باشد. 

بهترین کار این است که همه‌ی ما بدون توجه به نوع نرم افزاری که برای مدیریت پروژه یا مدیریت جلسات در اختیار داریم، به ارتقا مهارت‌های نرم برای توسعه مهارت‌های مدیریتی خودمان هم توجه کنیم. در ادامه دو مورد از راه‌های محبوب برای شروع کار و توانمندسازی کارکنان در مبحث مدیریت روابط را معرفی می‌کنیم. 

گزینه ۱: از اتوماسیون استفاده کنید

اینکه آیا هوش مصنوعی و مدیریت پروژه به اتوماسیون‌هایی می‌رسد که بالاخره پتانسیل کامل خود را نشان دهند یا نه، بحثی است که به آینده مربوط می‌شود. اما، با قطعیت می‌توان گفت که هیچ مدیری نباید در تنظیم زمان جلسات کوتاهی کند. چه از برنامه‌های مدیریت زمان مثل Calendly استفاده کنید، چه به ساعت مچی‌تان تکیه کنید و چه Doodle یا هر نرم افزار دیگری را در نظر بگیرید، توجه به برنامه‌ها و ثبت آنها در تقویم، اهمیت دارد. تقویم همان ابزاری است که (صرف نظر از اولویت‌ها و بودجه‌های زمان‌سنجی شما) برای همه در دسترس است.
توصیه می‌شود که هر سه وجه ذکر شده را باز نگه دارید و قرار ملاقات را به طور مستقل از طریق ایمیل در دسترس قرار دهید. برای اینکار باید برنامه‌ی تقویم (مانند گوگل کلندر) را به ایمیل متصل کنید، سپس زمان‌بندی‌ها را ثبت کنید و به تیم اجازه دهید مابقی موارد را پیش ببرد. 
 

گزینه ۲: ساعات برخی از جلسات را محدود کنید

برخی از افراد به دلیل سیاست‌های شرکت با محدودیت‌هایی در کار با نرم‌افزارهای شخص ثالث مواجه می‌شوند یا به هر دلیلی تمایلی به اضافه کردن حساب دیگری به انبوه حساب‌های خود ندارند. در چنین حالتی بهترین کار این است که از هر نرم‌افزار ایمیل یا تقویمی که دارند برای مشخص کردن فرصت‌های یک تا دو ساعتی در بازه‌های زمانی خالی، کمک بگیرند.

مدیر می‌تواند برای توسعه مهارت‌های مدیریتی‌اش، این ساعت‌ها را به‌ عنوان ساعات اداری در نظر بگیرد که طی آن کارکنان امکان ارسال دعوت‌نامه برای برگزاری جلسه را داشته باشند، زیرا اطمینان دارند که مدیر در دسترس خواهد بود. مدیر باید آنها را تشویق کند تا جلسه‌ای با عنوانی خاص ترتیب دهند و از  هر سه وجه معرفی شده، برای حداکثر تأثیرگذاری استفاده کنند. در نهایت با انتخاب هر گزینه نتایجی را به دست می‌آورید که ارزش حداقل یک بار امتحان کردن را دارند.