راز موفقیت در مدیریت تیم‌های دورکار چیست؟ ۳۰ روش مدرن

مدیریت پروژه تیم‌های دورکار با توجه به ماندگار شدن دورکاری در دنیای مدرن، شکل دیگری از مسئولیت را بر دوش مدیران گذاشته است. تسلط بر هنر مدیریت نیروهای دورکار و یا ترکیبی از شکل قبلی و جدید، به راحتی به دست نمی‌آید؛ نیاز به زمان، دانش و تمرین دارد.

رهبران و مدیرانی که یاد می‌گیرند چگونه تیم‌های دورکار را بهتر مدیریت کنند، از مزایای نیروی کار در دوران مدرن سهم بیشتری خواهند داشت. آن‌ها بهتر قادر خواهند بود تا:

• درآمد تجاری بیشتری کسب کنند.
• رضایت کارکنان را جلب کنند.
• در کار و زندگی تعادل ایجاد کنند.
• بهره‌وری را افزایش دهند.
• اهداف شرکت را محقق کنند.
• درصد حفظ نیروی انسانی را افزایش دهند.

مدیریت کارکنان دورکار دشوار است. ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم هنر مدیریت پروژه دورکار را به خوبی یاد بگیرید و به یک مدیر عالی تبدیل شوید. ابتدا به چالش‌های مدیریت پروژه نیروهای دورکار می‌پردازیم. سپس نکات و بهترین شیوه‌های مدیریت پروژه را در دو قسمت بررسی خواهیم کرد.

چرا مدیریت پروژه تیم دورکار دشوار است؟

مدیریت پروژه تیم‌های دورکار می‌تواند چالش‌برانگیز باشد و این موضوعی نیست که بخواهیم آن را پنهان کنیم. سعی می‌کنید بهترین عملکرد را از افرادی که به ندرت آن‌ها را می‌بینید و ممکن است هرگز ملاقات نکرده باشید، دریافت کنید و این می‌تواند دشوار باشد. چه تازه‌کار باشید و چه تجربه‌ای در مدیریت پروژه تیم دورکار داشته باشید، در اینجا چند چالش که حتماً با آن‌ها روبرو خواهید شد، آورده شده است:

سردرگمی 

گاهی اوقات، ایمیل‌ها و پیام‌ها آن‌قدر که فکر می‌کنید واضح نیستند. کارمندان دورکار  ممکن است در مورد فرآیندها و انتظارات شما دچار سردرگمی شوند. به یاد داشته باشید همه افراد شجاعت این را دارند که وقتی سؤالی دارند، دستشان را بالا ببرند. 

ترجیحات مختلف کاری 

تیم دورکار شما احتمالاً در مناطق زمانی مختلف و در شرایط مختلف زندگی و کار می‌کند. برخی از اعضای تیم ممکن است به تازگی از دانشگاه فارغ‌التحصیل شده باشند، در حالی که دیگران ممکن است در حال تربیت چندین فرزند باشند. شما باید یاد بگیرید که به ترجیحات کاری هر کدام توجه کنید و در برنامه‌ریزی و خواسته‌های تان انعطاف‌پذیر باشید.

ارتباطات 

هر کارمند ترجیح می دهد به شکل خاصی در ارتباط باشد و شما باید یاد بگیرید که با آن‌ها سازگار شوید. همه کارمندان را مجبور به استفاده از یک روش ارتباطی نکنید. در عوض، گزینه‌هایی را ارائه دهید و سبک کار و مدیریت هر فرد را در نظر بگیرید. برخی ممکن است پیام رسان های خارجی را ترجیح دهند در حالی که دیگران به پیام رسان های داخلی تکیه می‌کنند.

تنهایی 

در مدیریت پروژه تیم دور کار باید به بعد روانی کارمندان هم فکر کنید. یک کارمند دورکار به راحتی احساس تنهایی و انزوا می کند. بدون تعامل فیزیکی، این کارمندان به ایمیل‌ها و پیام‌ها برای ارتباط با دیگران وابسته هستند. حتی اگر کارمند خانواده‌ای داشته باشد و از خانه کار کند، ممکن است چالش‌برانگیز باشد که بیش از ۸ ساعت از روز را به تنهایی در مقابل کامپیوتر بگذراند.

فرسودگی

فرسودگی می‌تواند برای هر کسی اتفاق بیفتد، اما کارمندان دورکار کمی بیشتر در معرض آن هستند. بدون قوانین واضح برای تعامل و دستورالعمل‌های کار از راه دور، آن‌ها به راحتی ممکن است تمام روز "فعال" باشند و هرگز استراحت واقعی نداشته باشند. ممکن است صبح زود شروع به کار کنند، در طول روز مشغول کار باشند و شب به ایمیل‌ها پاسخ دهند زیرا زمان دقیقی برای جدایی از کار ندارند.

۲۸ راهکار برای مدیریت پروژه تیم دور کار

۲۸ تا از بهترین شیوه‌های مدیریت پروژه به نظر زیاد می‌رسد... خوب واقعاً همین‌طور است. اما فکر نکنید که باید همه چیز را به یکباره تغییر دهید. به این نکات و شیوه‌ها نگاهی بیندازید و آن‌هایی را پیدا کنید که بیشتر با چالش‌های تیم شما همخوانی دارد. به چند مورد متعهد شوید، تأثیر آن‌ها را ببینید و آن را به عادت تبدیل کنید—سپس به مجموعه دیگری که می‌خواهید اجرا کنید، بروید.

دورکاری هنوز یک پدیده نسبتاً جدید است، حداقل به میزانی که اکنون به آن رسیده است. یادگیری مدیریت پروژه تیم‌های دورکار یک فرآیند یک شبه نیست. این کار نیاز به آزمایش و خطا دارد. به خودتان زمان و فضا بدهید تا سازگار شوید.

۱. تعیین انتظارات بطور واضح 

یک سری قوانین همکاری برای تیم‌های دورکار خود ایجاد کنید. انعطاف‌پذیر باشید، اما قوانین اساسی را تعیین کنید که همه باید از آن پیروی کنند. انتظارات مورد نظر می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• جلسات تیمی: زمانی را در طول روز تعیین کنید که تیم باید برای جلسات برنامه‌ریزی کند، به طوری که برای برنامه و مناطق زمانی همه مناسب باشد. 
• ارتباطات: تصمیم بگیرید که در موقعیت‌های مختلف از کدام کانال‌های ارتباطی استفاده خواهید کرد. به عنوان مثال، ممکن است اطلاعات مربوط به وظایف را از طریق ایمیل به کارمندان اطلاع دهید و کانال‌هایی مثل پیام رسان‌ها را برای چت‌های غیرضروری نگه دارید. 
• جریان‌های‌ کاری: جریان‌های کاری (خودکار و دستی) بسازید که به حفظ مسیر کارمندان کمک کند. حتی زمانی که ارتباط قطع می‌شود. منظور از جریان کار در مدیریت پروژه ، سیستمی برای مدیریت فرآیندها و وظایف تکراری است که به ترتیب خاصی انجام می‌شوند.

۲. ایجاد مسئولیت‌پذیری 

به کارکنان خود در کارشان استقلال بدهید، اما اطمینان حاصل کنید که برای وظایف و پروژه‌هایشان به اندازه کافی مسئولیت‌پذیر هستند. موفقیت آن‌ها باید به معیارهایی که می‌توانند کنترل کنند، مرتبط باشد. ضمنا باید در جلسات تک نفره و تیمی درباره پیشرفت و موانع کار گزارش دهند.

۳. ارائه ابزارهای مناسب 

برای مدیریت پروژه به شکل بهینه، باید تعدادی ابزار و سخت‌افزار سرمایه‌گذاری کنید تا تیم‌های دورکار خود را توانمند سازید. به عنوان مثال، همه به کامپیوترهای مناسب با توجه به نقش‌شان نیاز دارند—قطعا نمی‌خواهید طراحان گرافیک شما ساعت‌ها منتظر بارگذاری و پردازش فایل‌هایشان بمانند.

در مرحله بعد، به ابزارهای مناسب برای همکاری از راه دور نیاز دارید. در اینجا چند مورد که می‌توانند کمک کنند، آورده‌ایم:

• پلتفرم مدیریت پروژه 
• ابزار تخته سفید آنلاین و طراحی مثل Figma
• برنامه پیام‌رسانی تیمی 
• فضای ابری برای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل (گوگل درایو)
• ابزار کنفرانس ویدیویی 
• ابزار توسعه مشترک نرم‌افزار مثل Github
• ابزار مدیریت و اشتراک‌گذاری رمز عبور مثل LastPass

۴. ارتباط بیش از حد

رسیدن به حد مناسب ارتباطات دشوار است. بنابراین بهتر است بیش از حد ارتباط برقرار کنید تا اینکه کم در ارتباط باشید. به طور منظم درباره پیشرفت پروژه‌ها و تغییرات کلی شرکت اطلاع‌رسانی کنید.

فرض کنید کارمندان شما هر ایمیلی را نمی‌خوانند (چرا که واقعا نمی‌خوانند).

در طول جلسات مجازی هفتگی خود، زمانی را برای به‌روز رسانی و هم‌راستا کردن اطلاعات همه افراد اختصاص دهید. دورهمی‌های منظم داشته باشید که در آن هر عضو تیم آنچه را که در حال حاضر روی آن کار می‌کند یا چیزهایی  را که به تازگی منتشر کرده است، به اشتراک بگذارد.

۵. به مناطق زمانی افراد احترام بگذارید

کارمندان شما احتمالاً در سرتاسر کشور و شاید حتی در سطح بین‌المللی ساکن باشند. به این زمان‌های مختلف احترام بگذارید. مثلا جلسات را برای ساعت ۱۰ صبح به وقت شرق تهران برنامه‌ریزی نکنید ، وقتی که این ساعت مثلا برای همکاران شما در سواحل اقیانوس آرام، ساعت 5 صبح خواهد بود.

از ویژگی‌های برنامه‌ریزی ارسال ایمیل و پیام‌ استفاده کنید تا پیام‌ها را در ساعات کاری کارمندان‌تان ارسال کنید.

۶. تمرکز بر خروجی (نه ورودی) 

مدیریت پروژه به شیوه جزئی نگر می‌تواند بزرگ‌ترین آسیب به تیم‌های کاری پراکنده و دورکار باشد. برای خودتان (و کارمندان‌تان) کار را آسان کنید و نگران ورودی کار نباشید.  ورودی‌ها، به زبان ساده، چیزهایی هستند که ما در پروژه برای پیاده‌سازی آن استفاده می‌کنیم. به عنوان مثال، در هر پروژه، ورودی‌ها شامل مواردی مانند زمان کارکنان داخلی و یا خارجی، منابع مالی به صورت پول، سخت‌افزار و یا نرم‌افزار، فضای اداری و غیره خواهد بود.

مهم نیست که کارمندان‌تان چقدر زمان صرف می‌کنند یا اینکه آیا هر روز ۸ ساعت آنلاین هستند—مهم این است که کارشان را انجام دهند. اگر کار کارمندان‌تان درآمد تجاری خوبی ایجاد می‌کند و به اهداف می‌رسند، نگران ورودی‌های آن‌ها نباشید.

۷. انعطاف‌پذیری را در فضای کار تقویت کنید

با کارمندان دورکار خود انعطاف‌پذیر باشید. شما به برخی قوانین و زمان‌بندی‌های همپوشان برای جلسات نیاز دارید. اما از ایجاد قوانین غیرضروری خودداری کنید.

مثلا اگر یک کارمند دوست دارد بعدازظهر، یک ساعت بدود اما صبح زود شروع به کار می‌کند تا تمام کارهایش را انجام دهد، این نباید مشکلی باشد. اگر یک والد باید در طول روز برای رساندن بچه‌ها به مدرسه و مهدکودک خارج شود، اجازه دهید این کار را تا حد امکان بدون استرس انجام دهد.

به یاد داشته باشید، کارمندان دورکار شما زندگی دارند. بله، آنها به کسب‌وکار شما متعهد هستند. اما هر چه استقلال بیشتری به آنها بدهید، احتمال اینکه به شرکت شما اهمیت دهند و در آن مشارکت کنند بیشتر خواهد بود.

۸. به‌طور مرتب دور هم جمع شوید 

تیم خود را به‌طور مرتب دور هم جمع کنید (ترجیحاً حداقل یک‌بار در هفته). اگر برنامه‌تان سبک است، زمانی را برای دیدن یکدیگر و برقراری ارتباط حضوری اختصاص دهید. این می‌تواند فرصتی برای اجتماعی شدن و به‌روز رسانی اطلاعات باشد.

برخی از تیم‌ها هر هفته (یا هر دو هفته یک‌بار) زمانی را برای بازی‌های از راه دور  اختصاص می‌دهند. این فعالیت‌ها برای تقویت تیم و تشویق به همکاری بسیار مفید است. بله! این هم جزئی از برنامه مدیریت پروژه به شیوه مدرن است.

۹. مستندسازی فرآیندها

مستنداتی تهیه کنید که فرآیندهای کار تیم شما را توضیح دهد. راهنماهای گام به گام بسازید که هر کسی بتواند آن‌ها را دنبال کند.

این مستندات می‌توانند برای آشنایی کارکنان جدید مفید باشد. ضمنا خسارات زمانی ناشی از ترک کار توسط کارکنانی را که تصمیم به ادامه مسیر شغلی خود در جای دیگری می‌گیرند، کاهش می‌دهد.

۱۰. ایجاد فرآیندهای کاری ساده و کارآمد

وقتی فرآیندهای مستندسازی شده خود را دارید، به دنبال راه‌هایی برای ساده‌سازی جریان‌های کاری خود باشید. این ممکن است شامل استفاده از اتوماسیون در فرآیند کار یا حتی استخدام پیمانکاران برای انجام برخی از کارهای جزئی باشد.

هرچه زمان کمتری را صرف مدیریت پروژه‌ها و  واگذاری کارها کنید، زمان بیشتری برای انجام کارهای واقعی خواهید داشت.

۱۱. چت و گفتگو کنید.

نیازی نیست که با همه همکاران یا گزارش دهندگان کار، بهترین دوست باشید، اما باید محیطی دوستانه برای چت کردن ایجاد کنید. برای مدیریت پروژه لازم است تعاملات اجتماعی را تقویت کنید.

می‌توانید این کار را با جلسات ویدیویی منظم انجام دهید. یا یک کانال خاص در پیام رسان‌های اجتماعی برای همکاران ایجاد کنید تا GIF‌های خنده‌دار و برنامه‌های آخر هفته خود را به اشتراک بگذارند.

در قسمت دوم این پست ادامه شیوه‌های مدرن مدیریت پروژه تیم دور کار را توضیح خواهیم داد.