مدیریت وظایف چیست و چرا به راهکارهای این سیستم مدیریتی نیاز داریم؟

مدیریت وظائف در زندگی روزمره و محیط کار
زندگی روزمره ما در محیط کار، در منزل و مشارکت‌های اجتماعی از تعداد زیادی از کارها و همچنین فعالیت‌های تکرارشونده تشکیل شده است. معمولا می‌توان این وظائف را در دوره‌های زمانی یک روزه، هفتگی، ماهانه و سالانه برنامه‌ریزی و سازماندهی کرد. این دقیقا همان معنای اساسی مدیریت وظائف است. در این مطلب از میزیتو با مفهوم مدیریت وظایف و راهکارها و نکات آن آشنا می‌شوید.
 

مدیریت وظایف چه معنایی دارد؟
مدیریت تسک را می‌توان نوعی استراتژی انعطاف‌پذیر، پویا و کاربردی برای برنامه‌ریزی وظائف توصیف کرد که نقشی مهم در تکمیل موفقیت تسک‌ها دارد. از این استراتژی می‌توان برای مدیریت کارهای فردی، مدیریت کار فریلنسری و مدیریت کارها در چرخه حیات یک پروژه در محیط کسب‌وکار استفاده کرد.
استفاده از این استراتژی به ما در مدیریت زمان برای انجام کارها، تحویل خروجی کار در زمان تعیین شده و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. در صورتی این استراتژی دارای رویکردی سیستماتیک باشد و یا از یک نرم افزار مدیریت وظائف روزانه یا مدیریت وظائف پروژه استفاده کنید، به آن سیستم مدیریت وظائف و تسک‌ها نیز گفته می‌شود.

مدیریت وظایف چه مراحلی دارد؟
در زمان استفاده از مدیریت کارها باید به چند معیار مهم دقت کنید. یکی از این معیارها زمان است؛ زیرا کارها باید دارای زمان مشخص برای انجام باشند. حتی اگر مانند شرایط اغلب پروژه‌ها ضرب‌العجلی برای شما تعیین نشده باشد، شما نمی‌خواهید منبع ارزشمند زمان خود را با طولانی شدن کار مورد نظر به هدر بدهید.
در ضمن شما باید هر فعالیت را به اجزای کوچکتری به نام تسک یا وظیفه بخش‌بندی کنید و هر واحد دارای تعریف و اهداف و شرح جزئیات کار مشخص باشد. حتی ممکن است بخواهید منابع دقیق را برای هر واحد کار در نظر بگیرید. در ضمن در صورت استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف باید تعیین کنید که هر کار توسط چه کسی انجام می‌شود.
 
در ادامه برخی از مراحل مدیریت وظائف را با هم مرور می‌کنیم:

• زمانی که کار ایجاد یا تعریف می‌شود (همچنین برنامه‌ریزی کار مورد نظر)
• زمانی که کار توزیع می‌شود (اختصاص کار به افراد مشخص)
• پیگیری پیشرفت کار در حال انجام
• نظارت و کنترل کیفیت کار و خروجی آن
• پایان کار و قرار گرفتن آن در فهرست وظائف انجام شده

چگونه در مدیریت وظایف موفق باشیم؟
بدون شک مدیریت وظائف یک استراتژی کارآمد برای انجام کارها، افزایش بهره‌وری و ... است. اما این در صورتی است که شما مفاهیم و اصول این کار را بیاموزید و از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت کارها استفاده کنید. بنابراین در صورت استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت تسک باید کار با آن‌ها را نیز بیاموزید. همچنین باید متناسب با مقیاس کارها و اهداف و نیازهای خود بهترین نرم‌افزار را برای این منظور انتخاب کنید. 
برخی از نکات مهم دیگر در این زمینه عبارتند از:

• در صورتی که انجام وظائف مورد نظر نیازمند ایجاد یک گروه کاری است؛ باید بهترین افراد را با توجه به الزامات مهارتی کار مور نظر انتخاب کنید.
• برنامه‌ریزی باید به‌گونه‌ای باشد که اهداف تیمی و فردی به‌طور همزمان برآورده شوند.
• برای کار زمان مناسبی را در نظر بگیرید که واقع‌بینانه باشد.
• زمان کار غیرواقع‌‌بینانه باعث ناامیدی اعضای گروه و ناتوانی در تامین اهداف می‌شود.
• از ابزاری استفاده کنید که اعضای گروه بتوانند میزان پیشرفت کاری خود را در هر روز در آن ثبت کنند و به‌روزرسانی‌ها در کمترین زمان از سوی کاربران دیگر پلتفرم قابل مشاهده باشد.

اهمیت مدیریت وظایف در چیست؟
شما هر قدر هم که فردی باهوش باشید نمی‌توانید بدون یادداشت‌برداری، ایجاد فهرست کارها، تعیین اولویت‌ها و ... در مدیریت وظائف موفق عمل کنید. بنابراین همواره نکاتی هستند که بدون استفاده از ابزارهای مدیریت تسک از چشم شما مخفی می‌مانند. در مقابل استفاده از ابزارهای مدیریت وظائف به شما کمک می‌کند تا نمایی کلی از تمامی وظائف را در اختیار داشته باشید و بتوانید بهترین تصمیمات را در مورد برنامه‌ریزی کارها، ایجاد تغییرات، در نظر گرفتن منابع اضافی و ... بگیرید.
 
ابزارهای مدیریت وظائف همچنین به‌شما کمک می‌کنند در کمترین زمان، ریسک‌ها، چالش‌ها و موانع موجود را شناسایی کنید و بتوانید در کمترین زمان با در نظر گرفتن راه حل‌های کاربردی از بروز مشکلات پیشگیری کنید و یا موانع را برطرف کنید.

سیستم مدیریت وظائف برای چه کسانی پیشنهاد می‌شود؟
در هر محیط و فعالیتی که تعداد زیادی کار برای انجام وجود داشته باشند، پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت کارها باعث گردش بهینه کار، افزایش سرعت انجام کارها، اطمینان یافتن از ارائه خروجی کار در مهلت زمانی تعیین شده و ... می‌شود. بنابراین مدیران سازمان‌ها، کارکنان بخش‌ها، اعضای تیم‌های کاری، فریلنسرها و ... همگی از این سیستم‌ها سود می‌برند.
 
وظایف را با میزیتو به‌طور بهینه مدیریت کنید
امروزه راه‌اندازی و مدیریت کسب‌وکار بدون استفاده از پلتفرم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت وظیفه قابل تصور نیست. شما در کمترین حالت باید از تکنیک‌های مدیریت تسک حتی با روش‌های سنتی، کاغذی و استفاده از تابلوها استفاده کنید. در مقابل استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت کار دارای مزایایی مانند گردش کار بهینه در محیط کسب‌وکار و فضای پروژه، مدیریت زمان بهینه، اولویت‌بندی کارها، کاهش میزان استرس و انجام کارها در مهلت‌های تعیین شده می‌شود.
در صورتی که به یک پلتفرم جامع و کاربردی با پشتیبانی از زبان فارسی برای مدیریت کارها نیاز دارید، میزیتو بهترین انتخاب برای شما است. شما با استفاده از این پلتفرم به‌راحتی می‌توانید وظائف را تعریف و ایجاد کرده و آن‌ها را مدیریت کنید. امکان مشاهده پیشرفت کارها و ایجاد به‌روزرسانی‌ها و افزایش تعامل بین اعضای گروه نیز از دیگر مزایای میزیتو است. برای بهره‌مندی از این خدمات می‌توانید همین الان در سایت ما ثبت نام کنید.

سوالات متداول
راهکارهای پیاده‌سازی مدیریت وظائف در زندگی و محیط کار شامل چه مواردی هستند؟
برای این منظور دو روش کلی وجود دارند. روش اول استفاده از تکنیک‌ها و متدهای مدیریت تسک است که با اندکی جستجو در اینترنت، مطالعه مقاله‌های معتبر در این زمینه و مطالعه کتاب‌های مشهور مدیریت کار، این متدها و تکنیک‌ها را بیاموزید. راهکار دوم، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت تسک است که خود انواع مختلفی دارند.